Organización de un gran evento deportivo Diana Pahola Brunal Berrocal Módulo 6 Organización de un gran evento deportivo Diana Pahola Brunal Berrocal 1

ORGANIZACIÓN GRAN EVENTO DEPORTIVO Viabilidad Estructuras legales y funcionales Organización Gestión del Talento humano Instalaciones y escenarios ORGANIZACIÓN GRAN EVENTO DEPORTIVO

Propiciar un escenario de participación para los deportistas de las modalidades de Downhill urbano, Bike trial, Flatland, en condiciones técnicas y logísticas con altos estándares nacionales e internacionales. Generar un espacio de disfrute, diversión y sano aprovechamiento del tiempo a través de un espectáculo de nuevas tendencias deportivas para los habitantes de la ciudad de Medellín, el cual favorezca el conocimiento y aceptación de las mismas en la ciudad. Proyectar la ciudad de Medellín como escenario innovador en el cual se propicia el desarrollo deportivo del país y se incentiva la cultura deportiva, recreativa y de actividad física de sus habitantes. Fortalecer las organizaciones del sector que tienen experticia en la ejecución de actividades y eventos de nuevas tendencias deportivas o modalidades en proceso de desarrollo. 3

Criterios fundamentales para desarrollo del evento Escoger un socio estratégico, con experiencia en ejecución de eventos con un alto nivel técnico y logístico. Favorecer las competencias con avales de organizaciones del sector federado. Establecer acercamientos gubernamentales, públicos y privados. Determinar un sistema de inscripción selectivo para deportistas avalados por una organización que respalde la idoneidad y experiencia de estos. Vincular a los medios de comunicación cómo socios indispensables para dar a conocer las pretensiones institucionales a través de este tipo de eventos.

Convenio de Asociación integración del recurso público y el privado. Aúnan esfuerzos y recursos para contribuir al fomento y desarrollo de las prácticas deportivas. Disposición y disponibilidad de asociarse, % de participación no inferior al 40%. Dueño del evento Inder Medellín y se promoverá conforme a sus condiciones.

Fases del evento 1. DISEÑO 2. DESARROLLO Inicia trabajo conforme cronograma establecido en el proyecto. Se conforman comisiones de trabajo indicado responsabilidades y plazos. Se hace un proceso de seguimiento y control que permite identificar los ajustes a realizar. Proyecto que contempla componente técnico deportivo, logístico, social y financiero. Este documento recoge cada detalle del evento, planeación, ejecución y evaluación… es el soporte del convenio de asociación.

3. EJECUCIÓN (implantación) Coordinador administrativo (funcionario de Inder Medellín) Coordinador técnico (funcionario de la organización asociada) Entre ambos toman las decisiones con respecto a cualquier situación que se presente y que esté afectando o pueda afectar el evento.

4. EVALUACIÓN (disolución) Finalizado el evento se sigue un protocolo de desmontaje que garantiza dejar el lugar tal cual se encontró de manera previa. Posterior al evento se programa una fecha de evaluación donde se aborda con precisión cada tema y situación presentada durante la ejecución. Se elabora un documento denominado informe final, al que se debe recurrir para posteriores eventos similares.

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Personal INDER, funcionarios o contratistas, se vinculan apoyando y acompañando el evento. Regularmente no son más de 4 personas. Personal de la entidad asociada: alrededor de 20 personas las que se encargan de ejercer funciones de liderazgo en comisiones (se contratan por prestación de servicios). Personal de logística, 65 personas aprox. que facilitan el montaje, desmontaje y desarrollo del evento, ejerciendo funciones de apoyo a las diferentes comisiones (se contratan por prestación de servicios). Personal voluntario: líderes del barrio, sector o comuna, que contribuyen al buen comportamiento de las personas, al cuidado y seguridad de los elementos del montaje, a la sensibilización de la comunidad, al préstamo de espacios, entre otras cosas (estímulo y reconocimiento social – no pago).

Características del escenario para ejecutar este evento Escenario urbano que permita adecuar técnica y logísticamente sus calles, escaleras, entre otros. Descenso continuo alternado entre escaleras y vía preferiblemente asfaltada. Punto de salida y llegada donde puedan confluir una cantidad aproximada de 80 deportistas con sus respectivas bicicletas y con acceso vehicular. Un punto fijo en llegada para montaje de tarima, sonido, actividades alternas y complementarias. Evitar vías principales que sean el único acceso a los barrios. Durante el recorrido deben haber espacios aptos para ubicar el servicio de ambulancia, garantizando sus posibilidades de movilidad.

ESCENARIO evento 2016

Permiso para ejecutar grandes eventos deportivos en Medellín Lo otorga la secretaría de gobierno, este permiso está sujeto a los siguientes requisitos. Solicitud escrita a Secretaría de Gobierno, describiendo el evento, fecha, horario, cálculo aprox. de asistentes, dispositivo logístico, tipo de público, nombre y nacionalidad de los deportistas. Certificado de existencia y representación legal vigente de la persona jurídica que haga las veces de empresario. Póliza de responsabilidad civil extracontractual por daños a terceros, (DAGRED determinará su monto). Certificación del DAGRD Copia de respuesta emita por la Secretaría de la Movilidad. Autorización escrita o contrato de arrendamiento del lugar donde se realiza el evento. Presentar contrato con la empresa que prestará servicio de baños públicos y de aseo. Presentar certificación escrita de la entidad que Acreditar pago de Sayco y Acinpro (derechos de autor). Permiso para eventos especiales en el espacio público. Copia de oficio con sello de recibo enviado a la Policía Metropolitana.