Ley General de CI N°8292 y Norma de Control Interno para el Sector Público(N-2-2009-CO-DFOE) Dra. Mónica Sandí Lizano Máster en Sistemas de Gestión de Calidad Jefe Unidad de Gestión de Calidad SENASA 10/02/2014

Qué busca la Ley de CI? Establecer Hacer Funcionar Mantener Perfeccionar Evaluar

Confidencialidad Ante el ciudadano que presente denuncias. La información, documentos y evidencias que originen un procedimiento administrativo son confidenciales hasta la resolución final

Integrado y Congruente Sistema de CI Aplicable Completo Razonable Integrado y Congruente

Objetivos del Control Interno Proteger y Conservar el patrimonio público Exigir confiabilidad y oportunidad de la información Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico

Órganos del SCI Órganos del SCI Administración Activa Auditoría Interna

Cómo saber quién es la Administración Activa? Funcional Decide Ejecuta Resuelve

Qué le corresponde hacer al jerarca y sus titulares subordinados? REALIZAR ACCIONES Establecer Mantener Perfeccionar Evaluar

Cuáles son los deberes de los jerarcas? Velar por el adecuado desarrollo de las actividades que le corresponden a la Institución Tomar AC ante evidencia de desviaciones Analizar e implementar las observaciones o recomendaciones de la AI, CGR, AE y demás entes de control y fiscalización Que se cumplan los SCI Presentar un informe de fin de gestión

Ambiente de Control Busca el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo al CI hacia: Mantener y Demostrar integridad y ética Desarrollar una administración orientada al logro de resultados y medición del desempeño Evaluar el funcionamiento de la Estructura Organizativa

Ambiente de Control Establecer autoridad y responsabilidad y proporcionar canales de comunicación Establecer políticas de gestión en RRHH (contratación, entrenamiento, evaluación, acciones disciplinarias)

Adoptar medidas y ubicarse en un nivel de riesgo “aceptable” Valoración del riesgo Identificar y analizar los riesgos asociado al logro de objetivos y metas Analizar el posible efecto de los riesgos, su importancia y probabilidad Adoptar medidas y ubicarse en un nivel de riesgo “aceptable”

Actividades de Control

Los procedimientos, políticas y normas deben contener: Autoridad y responsabilidad para autorizar o aprobar operaciones Protección y conservación de activos institucionales Diseño y uso de registros que evidencien hechos importantes de la institución

Los procedimientos, políticas y normas deben contener: Revisión periódica de registros para verificar su exactitud y enmendar errores u omisiones Controles a los Sistemas de Información que procesan datos

Sistemas de Información Gestión documental institucional para poder controlar, almacenar y recuperar la información realizada o recibida, relacionada a la gestión de la información incluyendo bases de datos y aplicaciones informáticas.

Sistemas de Información Identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna. Comunicar a las personas que sean necesarias Cumplir los plazos establecidos para comunicaciones Armonizar los Sistemas de información con los objetivos institucionales Establecer políticas, procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional

Seguimiento del SCI Busca valorar la calidad del funcionamiento del SCI, de modo que: Los funcionarios responsables tomen acciones de control y prevención b. Una vez al año se realicen autoevaluaciones (para perfeccionar el SCI y detectar desvíos en el cumplimiento de los objetivos)

Sistema específico de Valoración del Riesgo Identificar el riesgo institucional y adoptar métodos de uso continuo y sistemático

Cómo funciona la AI Institucional? Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente Verificar el cumplimiento del SCI Verificar que se tomen las AC Asesorar al jerarca y advertir a órganos pasivos sobre las posibles consecuencias por determinadas conductas o decisiones Preparar planes de trabajo y un informe anual

Dependencia orgánica Nombrado por el máximo jerarca Deben tener independencia funcional y de criterio Recibir protección jurídica Contar con recursos Potestad para libre acceso a información Solicitar cualquier colaboración, asesoramiento y facilidades

Responsabilidad administrativa Si se incumple injustificadamente los deberes y funciones: Amonestación escrita b. Amonestación escrita con copia al Colegio Profesional c. Suspensión sin goce de salario (8 a 15 días hábiles)

Norma de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE Provee de una seguridad razonable sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales. Mecanismo idóneo para apoyar los esfuerzos de las Instituciones Control Interno

Calando paulatinamente Integrándose en los procesos Integrándose en la cultura de las entidades

Qué busca esta herramienta Esquema básico para la transparencia en la gestión pública en el marco de la legalidad, la ética y la rendición de cuentas.

Qué comprende la Norma? Regulaciones básicas Ambiente de Control Valoración del riesgo Actividades de control Sistemas de información Sistemas de seguimiento

Vinculación del SCI con la calidad Promover un compromiso institucional con la calidad y apoyarse en el SCI para propiciar la materialización de este compromiso. Debe establecer políticas y actividades de control. Verificar y gestionar la calidad del sistema para darle un enfoque de mejora continua.

Compromiso de las Jefaturas Comunicar las políticas Difundir la cultura Gestión apegada a eficiencia, eficacia, economía y legalidad

Fortalecimiento de la ética institucional Medidas e instrumentos que materialicen La filosofía institucional El enfoque de la institución El comportamiento del personal Gestión ética de la Institución

Factores formales de la ética institucional Declaración formal de la visión, misión y valores institucionales http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.php/secciones/view/2

Factores formales de la ética institucional Un código de ética o similar

Factores formales de la ética institucional Indicadores que permitan dar seguimiento a la ética institucional y efectividad de los elementos.

Políticas Tratamiento de conductas fraudulentas, corruptas o antiéticas Manejo de conflicto de interés Atención apropiada de denuncias

Elementos Informales de la ética Institucional Clima organizacional Estilo gerencial Modelo de toma de decisiones Valores compartidos Creencias El comportamiento

Personal Idóneo Planificar el reclutamiento, selección, motivación, promoción, evaluación del desempeño y capacitación del personal. Contratación, retención y actualización del personal idoneo.

Estructura organizativa Relaciones jerárquicas Líneas de dependencia Líneas de coordinación Definición de funciones y autoridad Rotación de labores de forma sistemática

Vinculación con Planificación La valoración del riesgo debe ser planificada y alineada con la Misión y Visión, Objetivos, Metas, Políticas e indicadores

Actividades de control DIVULGACIÓN (de conocimiento general y comunicarse , de preferencia por escrito, en términos claros y específicos) Contribución al logro de objetivos con un costo razonable (costo beneficio) Integración a la gestión (Eficacia, eficiencia, simplicidad y celeridad) Respuesta a riesgos (sistema dinámico de acuerdo a la realidad) Documentación (manuales, procedimientos, descripción de puestos y deben estar disponibles para uso, consulta y evaluación) Viabilidad (adaptarse a la capacidad de la Institución)

Protección y conservación del patrimonio Asegurar de forma razonable la protección, custodia, inventario, uso correcto y control de activos, incluyendo los derechos de propiedad intelectual

Regulación para la Administración de Activos Establecer, actualizar y comunicar las regulaciones con respecto al uso, conservación y custodia de los activos, considerando: Programar necesidad de activos Asignación de responsables para uso, control y mantenimiento Control, registro y custodia de la documentación relacionada Trato de activos obsoletos, desuso o reparaciones costosas Préstamos justificados y autorizados por escrito Cumplimiento de requerimientos legales (placas)

Custodia de activos Debe ser asignado formalmente Si el equipo se comparte debe existir un responsable de su custodia y administración Los dispositivos de seguridad deben ser vigilados para asegurar que siempre sirvan de forma óptima y se proteja contra el deterioro, pérdida o uso irregular

Confiabilidad y oportunidad de la información Documentos y registros de la gestión institucional Formularios uniformes Registros contables y legales Verificaciones y supervisiones constantes y periódicas

Gestión de proyectos Identificar el nombre, objetivos, metas, recursos y fechas de inicio y fin Designar un responsable (planear, organizar, dirigir, controlar y documentar) Supervisión y control de avance considerando costos y recursos (informes periódicos) Sistema de información para dar seguimiento al proyecto Evaluación para analizar la efectividad del mismo y retroalimentar esfuerzos futuros

Donaciones Externas Establecer, mantener, perfeccionar, evaluar las actividades de control para los bienes y servicios provenientes de donadores o cooperadores Transparencia, rendición de cuentas, utilidad, razonabilidad y buena gestión

Control sobre la rendición de cauciones http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.php/paginas/view/192

Informe de fin de gestión Se resumen las actividades realizadas durante su período de funciones, logros obtenidos incluso en CI y el estado de las recomendaciones de la AI, CGR u otros Sugerencias Asuntos en proceso Entrega de bienes asignados

Sistemas de información El jerarca y subordinados deben disponer elementos necesarios para organizar de forma uniforme, consistente y oportuna la información Los sistemas de información deben ser flexibles que permitan modificaciones a las necesidades cambiantes del entorno

Sistemas de información Deben propiciar una debida gestión documental institucional. Se debe controlar, almacenar y recuperar la información de forma oportuna y eficiente.

Archivo Institucional El jerarca y titulares deben implementar, comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar políticas y procedimientos para el archivo

El archivo incluye: Creación Organización Utilización Disponibilidad Acceso Confidencialidad Autenticidad Migración Respaldo periódico Conservación Conservación de documentos

Calidad de la información Confiabilidad Utilidad Oportunidad

Calidad de la Comunicación Llega a las instancias pertinentes Llega en el tiempo propicio Deben establecerse canales de comunicación para trasladar la información de forma transparente, ágil, segura, correcta y oportuna. Tomar en cuenta usuarios internos y externos

¡Muchas gracias! Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Nacional de Salud Animal Tel.: (506) 2260.8300. Fax: (506) 2262.0221 www.senasa.go.cr Formato PPT Versión 2 febrero 2011. Comunicación y Notificación