PROCESO DE ELABORACION DE LA SOLICITUD DE GIRO SISTEMA FINANCIERO INTEGRADO FINANZAS PLUS PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA DIRECCION FINANCIERA OFICINA DE ANALISIS Y CONTROL DE PAGOS

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CÓDIGO DE USUARIO PASSWORD DE USUARIO Después de ingresar su Código de Usuario y el respectivo Password haga “Clic” sobre el botón Connect.

Dentro de FINANZAS PLUS haga “Clic” en TESORERIA CUENTAS DE PAGO DOCUMENTO CUENTA POR PAGAR o digite las letras PMDC en el campo que se indica con el recuadro azul. PRINCIPAL ANTERIOR SIGUIENTE

LISTA DE VALORES Recuerde que ... Haga Clic sobre el botón Lista de Valores, este le desplegará una ventana sobre la cual podrá consultar la información que requiera.

CODIGO DE DOCUMENTO EMPRESA Para ilustrar el uso del FINANZAS PLUS, se seguirá el proceso de elaboración de una Solicitud de Giro de una Factura. FECHA DE ELABORACION PERIODO Y LAPSO Los dos primeros campos que se deben llenar corresponden a la Empresa y al Tipo de Documento, “SG” (Solicitud de Giro). Al ingresar estos valores, el Sistema automáticamente me envía el Nombre del Documento, un Número de Consecutivo y la Fecha en la que se está elaborando la Solicitud de Giro.

POR FAVOR NO DIGITE DATOS EN ESTOS CAMPOS NUMERO DE RADICACION El Número de Radicación es un campo de uso restringido. Sólo la Oficina de Análisis y Control de Pagos, le corresponde ingresar el consecutivo interno que se lleva para controlar el orden de las Solicitudes de Giro y demás documentos que son revisados por dicho Control.

UTILICE LA LISTA DE VALORES O PRESIONE F9 DIGITE CODIGO DEL AREA O DEPENDENCIA A LA QUE PERTENECE En el campo de División se deben ingresar los dígitos del área o dirección a la que pertenece.

Contabilidad: Contabilidad: Sí el Beneficiario NO se encuentra creado en la Base de Datos del Sistema, la solicitud deberá ser enviada a Contabilidad para que sea incluido. NIT O CÉDULA DEL BENEFICIARIO DEL GIRO ESCRIBANOS……. reembolso@javeriana.edu.co En el campo Tercero se debe ingresar el NIT o la Cédula del Beneficiario del giro. Si es un NIT, recuerde que deben ingresar sólo los dígitos que se encuentran antes del Guión (-). El Sistema automáticamente despliega la Razón Social o Nombre del Beneficiario correspondiente.

DESCRIPCION O DETALLE DE LA ORDEN DE GIRO Especificar claramente los conceptos por los cuales se está generando el pago. La descripción debe ser detallada y resumida. Los datos allí registrados deben estar acorde a las normas internas de la universidad. A CONTINUACION PROXIMA PAGINA

DIGITE TIPO DE MOVIMIENTO DEL AREA AL CUAL PERTENECE DESTINO O DEPENDENCIA En el campo Tipo de Movimiento debe digitar los códigos terminados en (32) cuando se trata de cualquier giro que afecte directamente el Presupuesto. Si tiene registro presupuestal por favor digite los códigos terminados en (30). Ej.. 2030, 2032

DIGITE EL RUBRO QUE AFECTARA EL PRESUPUESTO DIGITE CODIGO DEL PROYECTO El rubro presupuestal debe ser acorde a la naturaleza del gasto, este afectará el presupuesto directamente, y debe ser uniforme al concepto de movimiento. Si el tipo de proyecto es normal digite (01), si es especial digite el código del proyecto.

el ente que prestó el servicio o la compra. DIGITE EL VALOR TOTAL DE LA FACTURA, INCLUIDO EL IVA El CONCEPTO DE MOVIMIENTO DEBE SER ACORDE AL RUBRO. Utilice los conceptos de movimientos apropiados para cada caso. UNIVERSIDAD 5000 …. 5399 EMPRESA 11 5500 …. 5599 PROYECTOS 6000 …. 6099 INVESTIGACION 7000 …. 7099 DOCENCIA 8000 …. 8099 SERVICIOS 9000 …. 9099 GRUPOS 2900 …. 2999 FONDOS DIGITE NIT O CEDULA CUANDO SE TRATE DE REEMBOLSOS DE GASTOS. El valor del movimiento debe ser igual al total de la factura, este valor incluye IVA, el concepto de movimiento debe ser uniforme al rubro presupuestal, cuando se trate de pagos por reembolsos de gastos, debe cambiar el número del NIT o la cédula por el ente que prestó el servicio o la compra.

INGRESE LAS RETENCIONES A CONTINUACION INGRESE LAS RETENCIONES CARGOS Y DEDUCCIONES PARA EFECTUAR LAS RETENCIONES, DEBE ESTAR UBICADO EN EL REGISTRO PRESUPUESTAL. ( ..2032.. ) DIGITE EL VALOR DEL IVA, SI NO TIENE DIGITE ENTER DIGITE EL NUMERO DE LA FACTURA CUANDO LA FACTURA ES ALFANUMERICA DIGITE LETRAS, SI NO TIENE ENTER DIGITE FECHA DE LA FACTURA, NO DEL SISTEMA

Se entiende por Entidades sin animo de lucro, las empresas que se dedican principalmente a las actividades de Educación, salud, cultural, Instituciones, Fondos, Cooperativas, Fundaciones, Centros religiosos y todos aquellos que no buscan generar utilidades, sino beneficios. DIGITE CODIGO, POR RETENCION EN LA FUENTE DIGITE EL VALOR ANTES DE IVA, PARA RETENCIÓN EN LA FUENTE E ICA DIGITE CODIGO POR INDUSTRIA Y COMERCIO O ICA DIGITE CODIGO POR RETENCION DE IVA - 701 - la base por este concepto es el valor del IVA. PARA EFECTUAR RETENCIONES FAVOR TENER EN CUENTA LAS SIGUIENTES INDICACIONES: * CUANDO SON AUTORRETENEDORES, NO EFECTUAR RETENCION EN LA FUENTE. * CUANDO SON GRANDES CONTRIBUYENTES NO EFECTUAR RETENCION POR ICA E IVA. * CUANDO SON ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO NO EFECTUAR RETENCION EN LA FUENTE. * CUANDO LA BASE NO SUPERE LAS TARIFAS APLICADAS. Ej.. $ 430,000 Compras, $ 62,000 servicios. * LAS PERSONAS JURIDICAS SON RESPONSABLES DE IVA - REGIMEN COMUN-. * LAS PERSONAS NATURALES NO SON RESPONSABLES DE IVA. No facturan IVA.

DIGITE CODIGO, 4210 DESCUENTO COMERCIAL EN EL CAMPO DEL VALOR SE DIGITA EL TOTAL DEL DESCUENTO EN ESTE CAMPO SE DIGITA EL VALOR ANTES DEL IVA CUANDO EL PROVEEDOR NOS OTORGA UN DESCUENTO CONDICIONADO, Ó DESCUENTO POR PRONTO PAGO SE DEBE TENER EN CUENTA: * EN LA FACTURA NOS DEBEN INDICAR EL PORCENTAJE DEL DESCUENTO. * UBICADOS EN LA PANTALLA CARGOS Y DEDUCCIONES DEL APLICATIVO FINANZAS PLUS SEGUIR LOS SIGUIENTES PASOS. CUANDO TERMINE POR FAVOR HAGA CLIK EN PAGINA ANTERIOR NOTA. CUANDO HAGA CLICK EN PAGINA ANTERIOR FAVOR DIRIJASE A PLAN DE PAGOS

* Pagos por concepto de nomina 2 días hábiles. DIGITE EL VALOR QUE ESTA POR DISTRIBUIR EN LA CASILLA ROJA FECHA DEL SISTEMA NUMERO DE DIAS DE PAGO ESTOS DATOS SON AUTOMATICOS El plan de pagos es de obligatorio cumplimiento para poder dar tramite a la solicitud de giro. Este campo identifica las cuentas pendientes de pago y permite a la Universidad manejar los flujos futuros de efectivo y en algún momento conceder descuentos por pronto pago, es de notar que para las fechas de vencimiento de pago existe una norma interna. * Pagos por concepto de nomina 2 días hábiles. * Honorarios, devoluciones y suscripciones 8 días hábiles. * Compras y servicios 20 días hábiles. CUANDO TERMINE POR FAVOR HAGA CLIK EN PAGINA ANTERIOR

HAGA CLICK EN PROXIMA PAGINA PARA GENERAR LA CONTABILIDAD cuando se genere la contabilidad automáticamente la Solicitud de Giro queda sellada para hacer las respectivas modificaciones al documento.

HAGA CLICK EN PROXIMA PAGINA PARA IMPRIMIR LA SOLCITUD DE GIRO POR FIN ….

A CONTINUACION ENCONTRARA LA RUTA PARA CORREGIR UNA SOLICITUD DE GIRO.

RUTA PARA CORREGIR UNA SOLICITUD DE GIRO 1. UBICARSE EN LA PANTALLA MOVIMIENTO CONTABLE BORRAR Y GRABAR. 2. UBICARSE EN EL PLAN DE PAGOS, BORRAR Y GRABAR. 3. SI TIENE DEDUCCIONES PROCEDA A BORRAR Y GRABAR. 4. PROCEDA A MODIFICAR LA SOLICITUD DE GIRO 5. VUELVA Y APLIQUE LAS RETENCIONES RESPECTIVAS 6. VUELVA Y APLIQUE EL PLAN DE PAGOS. 7. GENERE EL MOVIMIENTO CONTABLE COMO SE HACE SE DESHACE !

LOS REGISTROS CONTABLES 1. UBICARSE EN LA PANTALLA MOVIMIENTO CONTABLE. PROCEDA A BORRAR LOS REGISTROS CONTABLES 1 PAGINA ANTERIOR 3 GUARDAR 2 CUANDO BORRE LOS REGISTROS, GUARDE Y A CONTINUACION HAGA CLICK EN PAGINA ANTERIOR. DIRIJASE AL PLAN DE PAGOS

1 3 2 2. UBICARSE EN EL PLAN DE PAGOS, BORRAR Y GRABAR. PROCEDA A BORRAR LOS REGISTROS 1 PAGINA ANTERIOR 3 GUARDAR 2 CUANDO BORRE LOS REGISTROS, GUARDE Y MODIFIQUE LA FECHA DE PAGO. SI VA A MODIFICAR RETENCIONES O MOVIMIENTO PRESUPUESTAL HAGA CLICK EN PAGINA ANTERIOR. DIRIJASE A CARGOS Y DEDUCCIONES

1 3 2 3. SI TIENE DEDUCCIONES PROCEDA A BORRAR Y GRABAR. LOS REGISTROS 1 PAGINA ANTERIOR 3 GUARDAR 2 CUANDO BORRE LOS REGISTROS, GUARDE Y MODIFIQUE LAS DEDUCCIONES. SI VA A MODIFICAR MOVIMIENTO PRESUPUESTAL HAGA CLICK EN PAGINA ANTERIOR. DIRIJASE A MOVIMIENTO EJECUCION PRESUPUESTAL

4. PROCEDA A MODIFICAR LA SOLICITUD DE GIRO ELIMINE EL REGISTRO Y PROCEDA A INSERTARLO NUEVAMENTE UNA VEZ BORRADA LAS RETENCIONES, ELIMINE EL REGISTRO E INSERTELO NUEVAMENTE CON LAS CORRECCIONES, SIGA EL PROCEDIMIENTO NORMAL DE ELABORACION DE SOLICITUD DE GIRO.

5 6 7 6. VUELVA Y APLIQUE EL PLAN DE PAGOS. 5. VUELVA Y APLIQUE LAS RETENCIONES RESPECTIVAS 5 6. VUELVA Y APLIQUE EL PLAN DE PAGOS. 6 7. GENERE EL MOVIMIENTO CONTABLE 7

¿COMO PROCEDER CUANDO LA FACTURA TIENE UNA NOTA CREDITO? 1. SE ELABORA LA SOLICITUD DE GIRO COMO LO HEMOS INDICADO HASTA AHORA 2. UNA VEZ TERMINADA LA SOLICITUD NOS UBICAMOS EN EL MENU PRINCIPAL DEL FINANZAS PLUS.

DENTRO DEL FINANZAS PLUS TESORERIA - CUENTA DE PAGO HAGA “CLIC” EN TESORERIA - CUENTA DE PAGO DOCUMENTO DE AJUSTE O DIGITE LA SIGLA PMAC

CODIGO DE DOCUMENTO FECHA DE ELABORACION EMPRESA PERIODO Y LAPSO Los dos primeros campos que se deben llenar corresponden a la Empresa y al Tipo de Documento, “AJCP” (AJUSTE DE CUENTA POR PAGAR). Al ingresar estos valores, el Sistema automáticamente me envía el Nombre del Documento, un Número de Consecutivo y la Fecha en la que se está elaborando el documento.

EN EL CAMPO DE DIVISION SE DEBEN DIGITE CODIGO DEL AREA O DEPENDENCIA A LA QUE PERTENECE EN EL CAMPO DE DIVISION SE DEBEN INGRESAR LOS DIGITOS DEL AREA O DIRECCION A LA QUE PERTENECE.

el nit del proveedor que emitió PARA CONTINUAR PRESIONE EL ICONO PROXIMA PAGINA DIGITE EL NUMERO DEL NIT DEL PROVEEDOR NUMERO Y EL MOTIVO DE LA NOTA CREDITO En el campo de TERCERO se deben ingresar el nit del proveedor que emitió la nota crédito

DIGITE EL DOCUMENTO, EJ. SG,SD. ENTRE A LA BOLSA DE PRESUPUESTO DIGITE EL TIPO DE MOVIMIENTO 049 DIGITE EL NUMERO DE LA SOLICITUD DE GIRO DIGITE EL VALOR DE LA NOTA CREDITO

PARA CONTINUAR PRESIONE EL ICONO PROXIMA PAGINA UTILCE EL TIPO DE MOVIMIENTO TERMINADO EN ..35; EJ. 4035 DIGITE EL VALOR DE LA NOTA CREDITO CONCEPTO MOVIMIENTO TERCERO LOS CAMPOS DE:: DESTINO RUBRO PRESUPUESTAL DEBEN SER DILIGENCIADOS CON LOS MISMO DATOS UTILIZADOS EN LA SOLICITUD DE GIRO:

EL MOVIMIENTO CONTABLE SE DEBE EFECTUAR DE FORMA MANUAL PASOS A SEGUIR: 1. VERIFICAR LA CONTABILIDAD DE LA SOLICITUD DE GIRO. 2. TOMAR NOTA DE LAS CUENTAS CONTABLES CON SU RESPECTIVA NATURALEZA; EJ: 220515 CRÉDITO. 3. EN EL DOCUMENTO AJUSTE REGISTRAR CADA CUENTA CONTABLE CON EL VALOR PROPORCIONAL A LA NOTA CRÉDITO Y CON NATURALEZA CONTRARIA. EJ: 220515 DÉBITO. PARA QIE SEA MAS FACIL DE COMPRENDER ESTE PROCESO LO ILUSTRAREMOS CON UN EJEMPLO SENCILLO.

CONTABILIDAD DOCUMENTO AJUSTE LA NOTA CREDITO CORESPONDE A $1´510.907 MAYOR VALOR COBRADO EN UNA FACTURA PASADA, LA FACTURA QUE SE CANCELA TIENE UN VALOR DE 1´563.007, AL APLICAR LA NOTA CREDITO EL VALOR A GIRAR SERIA POR $52.100. CONTABILIDAD DOCUMENTO AJUSTE CONTABILIDAD DE SOLICITUD DE GIRO EL TERRCERO CORRESPONDE AL MISMO DE LA NOTA CREDITO DIGITAMOS LA PRIMER CUENTA CONTABLE POR EL VALOR DE LA NOTA CREDITO PERO CON NATURALEZA CONTRARIA HACEMOS LO MISMOCON LA SEGUNDA CUENTA 519525636 OBSERVEMOS QUE TENEMOS DOS CUENTAS CONTABLES 220520 NATURALEZA CREDITO EN EL DOCUMENTO AJUSTE QUEDARIA ASI: 519525636 NATURALEZA DEBITO

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