Sistema de Gestión Censo Instructivo versión 1.2 Marzo de 2017

Contenidos Introducción Flujo de trabajo. Módulos y funcionalidades. 2

Nota 3 IMPORTANTE: El presente instructivo tendrá variaciones en el tiempo de acuerdo a las mejoras que se vayan liberando según el requerimientos de las distintas áreas.

INTRODUCCIÓN

El Sistema de Gestión Censo tiene como objetivo apoyar el proceso de planificación y operación del Censo 2017 en todas sus Fases: Reclutamiento, Capacitación, Operación y Día del Censo, mediante una interfaz web de uso interno que permite además la visualización de diversos indicadores a través de un Panel de Control. Objetivo

El Sistema de Gestión Censo 2017 funciona en base a módulos y perfiles, vía web, por lo que requiere conectividad para su uso. Está desarrollado en forma “responsive”, es decir, que puede adaptarse a distintos medios móviles (laptops, tablets y celulares), sin embargo está diseñado principalmente para ser utilizado en laptops y PCs. Se recomienda utilizar Google Chrome para su navegación por temas de visualización y performance. Indicaciones de Uso

El Sistema de Gestión Censo 2017 se encuentra disponible en: Si tiene problemas con el acceso puede enviar un a: Cristina Morales Roberto Nobili Mario Pavez Acceso

FLUJO DE TRABAJO

El flujo de trabajo principal del sistema se presenta a continuación: Flujo de Trabajo del Sistema RECLUTAMIENTO CAPACITACIÓN OPERACION DÍA DEL CENSO PANEL DE CONTROL SISTEMA DE GESTIÓN CENSO Módulos Operativos

El Sistema de Gestión Censo es gobernado por un Panel de Control que presenta diferentes vistas del proceso en base a los indicadores clave definidos. Cada módulo operativo alimenta al Panel de Control, por tanto cada acción sobre el sistema a nivel de Reclutamiento, Capacitación, Operaciones y el mismo Día del Censo van generando información que alimenta los indicadores. Los módulos del sistema son naturales al proceso de gestión de Censo, presentando una secuencialidad de procesos y tareas que pueden traslaparse en el tiempo. La forma de trabajo del sistema está basada el perfiles con ámbitos funcionales definidos y con una visualización de acuerdo a su labor (nacional, regional, provincial, comunal o local). Flujo de Trabajo del Sistema

Flujo de Trabajo del Sistema - Perfiles N° Submódulos Perfiles RECLUTAMIENTOCAPACITACIÓNOPERACIONESDÍA DEL CENSO Panel de Control Carga Masiva Voluntarios Gestión Carga Masiva Crear Sedes Asignación Perfil Reasignación Perfil Reasignar Perfil Carga Masiva Reportes Panel de Control Creación Curso. Asignar Capacitador Gestión de Cursos Supervisión Cursos Reportes Panel de Control Mantenedor Sedes Mantenedor Local Operativo Mantenedor Local Capacitacion Asignación personas a Local Op Mantenedor de Vehículos Chech list Local Op. Reportes Panel de Control Local Habilitado Ingreso Asistencia Asignacion de Portafolios Ingreso de formulario Express Devolución de portafolios Ingreso formulario C2 y C3 ALCANCE 1ADMINISTRADORxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Nacional 2DIRECTIVOS TICx x x x Nacional 3DIRECCION NACIONALx xx x x Nacional 4DIRECCION REGIONALx Xx x x Regional 5PERSONAL RECLUTAMIENTOxxxx xx xxx x Nacional 7PERSONAL CAPACITACIÓN xxxxxx x x Nacional 8PERSONAL OPERACIONESx x xx x x Nacional 9ENCARGADO OPERATIVO REGIONALxxx xxxxx xxxxxxxxxx Regional 10ENCARGADO OPERATIVO PROVINCIALxxx xxx x xxxxxxx xx Provincial 11ENCARGADO TECNICO COMUNALxxx xxxxx xxxxxxxxxx Comunal 20COORDINADOR RECLUTAMIENTO Y CAP.xxx xxxxx x x x Regional 13CAPACITADOR CENSAL x x Curso 16CAPACITADOR NACIONAL xxxxxx Nacional 12CAPACITADOR PROVINCIAL xxxxxx x x Provincial 17JEFE DISTRITAL xx xxxxxxxxxLoc. Operativo 18JEFE ZONAL x xx xxxxxxLoc. Operativo 19DIGITADOR CENSAL xxxxxxLoc. Operativo 14SUPERVISOR N/A 15CENSISTA N/A

Las vistas de los Paneles de Control varían según el perfil que ingresa. Los perfiles de tipo Directivo acceden al Panel de Control y a la reportería. NO acceden a ejecutar tareas en un módulo específico. El Jefe de Local es un JEFE DISTRITAL o JEFE ZONAL. El JEFE DISTRITAL accede al Panel de Control siempre y cuando tenga un distrito asignado. El perfil DIGITADOR CENSAL accede al Panel de Control siempre y cuando tenga un local asignado. Para el Día del Censo, el Ingreso Express solo se puede realizar si el DIGITADOR CENSAL tiene un local asignado. Flujo de Trabajo del Sistema - Perfiles

MÓDULOS Y FUNCIONALIDADES

INGRESO AL SISTEMA

Para acceder al sistema debe ingresar su Rut, sin puntos, con guion y dígito verificador. La contraseña son los 5 primeros dígitos de su Rut en el primer ingreso. Ingreso al Sistema Al acceder por primera vez, por temas de seguridad de la información, el sistema le solicitará que cambie su contraseña. Se recomienda seleccionar el cuadro “Recuérdame” si se estará trabajando por tiempo prolongado con el sistema, sino la sesión de usuario se cortará a los 30 minutos aprox.

Ejemplo: Digite su Rut y Contraseña. Presione sobre el botón Entrar. No seleccione el cuadro “Recuérdame”, para evitar que por error otras personas accedan al sistema. Es su responsabilidad evitar que otra persona ingrese al sistema con sus datos. Ingreso al Sistema IMPORTANTE: La contraseña es personal e intransferible, todo cambio realizado en el sistema quedará registrado bajo el rut y contraseña registrado.

Si por algún motivo no recuerda su contraseña, el sistema le permitirá recuperarla, mediante la selección del hipervínculo: ¿Olvidaste tu contraseña? Recuperación de contraseña Se desplegará en la parte inferior un cuadro donde: Debe digitar su Rut. Presione sobre el botón “Recordar”. La contraseña será enviada a su correo electrónico.

EDICIÓN DE CUENTA DE USUARIO

19 Edición de Cuenta de Usuario En el extremo superior derecho podrá editar los datos con los que fue registrado en el Sistema, presionando su nombre de usuario registrado se desplegarán 2 opciones: Mi cuenta y Editar Cuenta.

20 Edición de Cuenta de Usuario Mi cuenta permite ver los datos básicos de la cuenta Editar Cuenta permite editar los datos de usuario. Tenga en cuenta que no podrá cambiar su Rut, ni su Perfil de cargo.

Día del Censo Módulo que permite gestionar el local operativo, funciones a cumplir por los voluntarios y portafolios el mismo día del censo.

Día del Censo Para ingresar al módulo de Día del Censo debe seleccionar esta opción del Menú izquierdo (Esta opción aparece solo a aquellas personas que están asignadas a un local operativo como Jefe de local o como Digitador Censal ). El Jefe de local y el Digitador Censal al ingresar con su usuario y contraseña accederá inmediatamente al módulo de Día del Censo visualizando el local operativo previamente asignado.

Día del Censo– Vista principal Información y monitoreo del local Administración Selección de local a gestionar Control de recursos Descargas

Día del Censo – Información del local Asegúrese que en la sección Información del Local aparezcan datos del local operativo que usted gestionará. Si no lo es, puede ir a la Sección Ubicación geográfica y cambiarlo si es que tiene otro local asignado.

Día del Censo – Panel de gestión Asignar Portafolio a Censista Recepción de portafolios listos Digitación de las hojas de resumen de los portafolios Esta sección sirve para administrar el local y gestionar portafolios de vivienda particulares La administración realizable para el local son Apertura Local, Ingreso Asistencia y Cierre Jornada Las gestiones realizables a los portafolios son, Asignación, Devolución e Ingreso de Resumen Ingreso de Asistencia de voluntarios Apertura jornada de Local Cierre de Jornada de Local

Día del Censo – Apertura de Local Debe informar el funcionamiento del local mediante esta opción. Puede ingresar a la pestaña Apertura Local Luego Seleccione un estado en Reportar Funcionamiento y presione el botón Guardar

Día del Censo – Ingreso Asistencia (1-4) Esta opción sirve para registrar las personas presentes en el local y asignarles un rol. Para acceder se debe seleccionar la pestaña Ingreso Asistencia. Digitar RUT de la persona a ingresar y presionar el botón Buscar

Día del Censo – Ingreso Asistencia (2-4) Si se digita un RUT correcto se desplegará otra pantalla con los datos del voluntario a llenar (Solo si tiene autorizaciones pendientes). Una vez llenado el formulario correctamente se guardará al presionar el botón Guardar Exclusivo Menores de Edad

Día del Censo – Ingreso Asistencia (3-4) CASO ESPECIAL: Si por algún motivo un voluntario llega a su local erróneamente, el sistema permite reasignarlo por medio del Ingreso Asistencia y podrá asignarle un rol dentro de su local operativo llenando el formulario y presionando el botón Guardar

Día del Censo – Ingreso Asistencia (4-4) Para Revisar la lista de Asistencia se debe presionar Detalle Listar Asistencia del Local

Día del Censo – Asignación Portafolio (1-2) Para asignar un portafolio a un censista se debe presionar la pestaña Asignar Portafolio Digita el Número de portafolio y presiona Buscar Se debe asignar el supervisor y a su censista a cargo Para terminar la asignación se debe presionar Guardar

Día del Censo – Asignación Portafolio (2-2) Para Revisar la asignación de portafolios realizada se debe presionar la opción Asignaciones Listar Asignaciones de Portafolios

Día del Censo – Devolución Portafolio (1-2) Para recibir un portafolio que llega al local se debe presionar la pestaña Devolución Portafolio Digita el Número de portafolio que llega y presiona Buscar Para poder recibir el portafolio se debe presionar Recepcionar

Día del Censo – Devolución Portafolio (2-2) Para ver un listado de los portafolios recepcionados, se debe presionar la opción Devoluciones Listar portafolios recepcionados

Día del Censo – Ingreso Resumen (1-3) Se debe digitar el resumen de los datos obtenidos mediante la pestaña Ingreso Resumen. Digita el Número de portafolio que llega y presiona Buscar

Día del Censo – Ingreso Resumen (2-3) Si el portafolio fue recepcionado se desplegará un formulario a completar con los datos escritos en el Formulario C2 o C3. Para finalizar la digitación se debe presionar el botón Guardar

Día del Censo – Ingreso Resumen (3-3) Para ver un listado de los portafolios digitados en el ingreso de resumen se debe presionar Digitaciones Listar portafolios digitados

Día del Censo – Cierre Jornada Para cerrar la jornada del local operativo se debe ir a la pestaña Cierre Jornada. Para cerrar la jornada todos los portafolios deben estar con justificación que se seleccionan según corresponda a su situación Cuando todo este justificado se puede presionar Cerrar jornada Marcará con borde rojo los portafolios que no han sido justificados

Día del Censo – Ingreso usuarios (1-2) Si se desea ingresar una nueva persona al sistema para un rol de Apoyo de tareas censales (ATC), censista o digitador censal. seleccione Ingresar Usuario en al sección Ingreso usuarios. Esta selección desplegará un formulario de Ingreso de Usuarios con un conjunto de datos a llenar.

Día del Censo – Ingreso usuarios (2-2) Seleccione e ingrese toda la información requerida en el formulario para ingresar un nuevo Capacitador al sistema. Es muy importante verificar que el usuario acepta el traspaso de su información (cuadro azul) Una vez ingresada la información, debe presionar el botón Ingresar.

Día del Censo – Editar Rol Voluntario (1-2) Para cambiar el rol de un voluntario el día del Censo para cubrir contingencias. Seleccione Editar Rol Voluntario en la sección Editar Rol Voluntario. Esta selección desplegará un formulario para editar el rol de un voluntario de ese local operativo con un listado de roles a seleccionar (aplica solo para personas con registro de asistencia en el local).

Día del Censo – Editar Rol Voluntario (2-2) Digite el Rol del voluntario y presione el botón Buscar. (Si el RUT está incorrecto el botón estará bloqueado) Se cargarán los datos del voluntario buscado Para cambiar el rol de un voluntario se debe seleccionar desde la lista Rol a Asignar Una vez que esté listo el cambio, debe presionar el botón Guardar.

Día del Censo – Mantenedor de portafolio (1-2) Para agregar un portafolio de contingencia a un local operativo se debe presionar Oficializar Portafolio. Digitar el n° de portafolio y presionar Buscar en la nueva pantalla. Decidir si desea Oficializar. IMPORTANTE: Recuerde leer las advertencias que indica el sistema antes de tomar una decisión.

Día del Censo – Mantenedor de portafolio (2-2) Para dar de baja un portafolio y evitar que se levante se debe presionar Dar de baja Portafolio. Digitar el n° de portafolio y presionar Buscar en la nueva pantalla. Decidir si desea dar de baja. Esta opción estará disponible solo para el jefe de Local. IMPORTANTE: Recuerde leer las advertencias que indica el sistema antes de tomar una decisión.

Día del Censo – Descargas En esta sección se puede descargar en formato Excel listados de los voluntarios y de portafolios del local que se está gestionando. Para descargar un listado de los voluntarios del local, se debe presionar Lista Voluntarios. Para descargar un listado de los Portafolios asignados al local, se debe presionar Lista Portafolios.

Si tiene dudas, luego de conocer las indicaciones de este Sistema de Gestión Censo 2017, póngase en contacto con: Rodrigo Vidal Kasija Cristina Morales Cortes Felipe Concha Rojas 46 Dudas sobre el Módulo Día del Censo