EFICIENCIA DEL SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 2015 Bogotá D.C. 3 de junio de 2016 Subdirección de Aseguramiento de la Calidad para la Educación Superior

Registro Calificado El desafío es aumentar la eficiencia y mejorar la percepción del Sistema de Aseguramiento de la Calidad

CONTEXTO Variación porcentual2012/ / / /2014 Trámites Radicados36%25%8%-10% Trámites Resueltos18%47%-6%-3% En el año 2015, se resolvieron solicitudes de R.C y se recibieron Se logró descongestionar los trámites radicados en vigencias pasadas. El sistema presentó una estabilización en la demanda de las IES, que venia en crecimiento desde el año (1) en el caso de algunas modificaciones se incluyen los oficios en los que el MEN se da por notificado de las modificaciones.. Fuente: SACES- Min Educación Demanda de R.C.

CONTEXTO Institución Diferencia IES Acreditadas No acreditadas SENA Total general El incrementó en la demanda de R.C que se presentó entre 2013 y 2014, se estabilizó en el En el 2015, el SENA redujo un 69% las solicitudes para registros calificados. Demanda de R.C.

CONTEXTO Demanda de R.C. Tipo de trámites de RC Ampliación de cobertura Modificaciones al programa Nuevos programas Renovaciones de RC Total Solicitudes Radicadas por tipo de trámite de R.C.: Fuente: SACES- Min Educación El ciclo de renovaciones que se presentó entre 2012 y 2014, se redujo un 38% para el La demanda de nuevos registros calificados se mantuvo en el mismo nivel del año anterior y las modificaciones a programas se incrementaron en 78%.

RUTA DEL TRÁMITE TipoEtapas del proceso Tiempo máximo Trámite ideal 6 meses + 1 mes (UAC) Auto 6 meses + 2,5 meses (AUTO) + 1 mes (UAC) Auto y Recurso 6 meses +2,5 meses (AUTO) +1 mes (UAC) + 2,5 meses (RECURSO) + 1 mes (UAC) Revisión de solicitudes Visita de pares Evaluación CONACES Resolución Concepto de Sala 1 Resolución Concepto de Sala Auto de Información complementaría Revisión de solicitudes Visita de pares Evaluación CONACES 1 2 Resolución Concepto de Sala Auto de Información complementaría Revisión de solicitudes Visita de pares Evaluación CONACES 1 2 Recurso de reposición 3 1.Primera evaluación 2.Evaluación de la información complementaria 3.Evaluación del Recurso

RUTA Revisión de la completitud

REVISIÓN DE LA COMPLETITUD AÑO Revisiones de completitud Revisiones de completitud al mes Procesos revisados Revisiones de completitud por proceso: Se están revisando un promedio de 320 completitudes de información por mes. El proceso de completitud es más eficiente y se refleja en el número de veces que se revisa la completitud de un proceso. En el 2011 por cada 10 procesos se revisaban 17 completitudes, en el 2015 éstas se redujeron a 12.

REVISIÓN DE LA COMPLETITUD Fuente: SACES- Min Educación Año:2015 Distribución del número de devoluciones El porcentaje de trámites que se devuelven por falta de información en la radicación, se disminuyó considerablemente en los últimos cuatro años. Esto es el resultado de las jornadas de capacitación a las IES en temas de radicación de los documentos para registro calificado que se vienen realizando desde hace dos años. Porcentaje de trámites con devolución

REVISIÓN DE LA COMPLETITUD PERFILACIÓN DE CASOS PROBLEMÁTICOS TOP 10 NOMBRE DE LA IES PROCESOS CON DEVOLUCIÓN DEVOLUCIONES PROMEDIO POR PROCESO COLEGIO INTEGRADO NACIONAL ORIENTE DE CALDAS - IES CINOC 252 CORPORACION UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR-CUN- 121 FUNDACION UNIVERSITARIA NAVARRA - UNINAVARRA 124 CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON 101 UNIVERSIDAD METROPOLITANA72 FUNDACION UNIVERSITARIA DE SAN GIL - UNISANGIL - 61 UNIVERSIDAD ECCI51 INSTITUTO TECNOLOGICO DEL PUTUMAYO51 UNIVERSIDAD LIBRE52 CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS -UNIMINUTO- 51 TOTAL2882 Caracterización de las IES

REVISIÓN DE LA COMPLETITUD PERFILACIÓN DE CASOS Top 10 – Motivos de devolución Distribución por áreas y tipo de solicitud RAZONES DE DEVOLUCIÓN% DE CASOS No se adjunta justificación, ni plan de transición de las modificaciones, ni acto administrativo interno que autorice la modificación. 28% No se presentan todas las condiciones de calidad. Faltan algunas pestañas por diligenciar. 18% El convenio se debe ajustar al Decreto 055 de 2015 con respecto a afiliación a salud y riesgos laborales y las pólizas solicitadas y falta la póliza que cubra los riesgos biológicos (Dec de 2010) 17% No registra recibo de pago y/o debe ajustar el valor consignado17% No adjunta la norma de creación del programa.11% No registra número de cupos de estudiantes admitidos ni periodicidad de admisión en el documento maestro 11% Inconsistencia en la información de la duración estimada entre Documento maestro y SACES. 10% Inconsistencias entre el número de créditos del SACES y el documento maestro 10% Se solicita a la IES adjuntar un solo anexo técnico por cada escenario de práctica, con el fin de definir con certeza el número de estudiantes que rotan por cada uno de ellos. 9% Faltan algunos anexos técnicos y/o convenios.8% BASE: 270

REVISIÓN DE LA COMPLETITUD Top 10 – Motivos de devolución Sala de Ciencias de la Salud M4No se adjunta justificación, ni plan de transición de las modificaciones, ni acto administrativo interno que autorice que autorice la modificación. M6 El convenio se debe ajustar al decreto 055 de 2015 con respecto a afiliación a salud y riesgos laborales y las pólizas solicitadas. No se establecen las pólizas de conformidad al decreto 2376 de 2010, falta la póliza que cubra los riesgos biológicos. M7 Se solicita a la IES adjuntar un solo anexo técnico por cada escenario de práctica, con el fin de definir con certeza el número de estudiantes que rotan por cada uno de ellos. M8 No se puede establecer la finalización del Convenio pues no tiene fecha de firma. M9El convenio o anexo técnico no tiene todas la firmas de los miembros del comité docencia servicio y de los representes legales de las partes (IES, IPS) M10Inconsistencia en la información de la duración estimada entre Documento maestro y SACES. M11Inconsistencia en la información de estudiantes admitidos entre Documento maestro y SACES. M14No se especifica al estudiante que esté rotando en el escenario de práctica M17inconsistencias entre el número de créditos del SACES y el documento maestro M21Faltan algunos anexos técnicos y/o convenios. Base: 81

RUTA Visita de verificación de condiciones de calidad

VISITA DE PARES En el año 2015, se visitaron programas*. De manera coherente con las solicitudes recibidas, el número de visitas realizadas en el año se disminuyeron frente al año anterior. Fuente: SACES- Min Educación Visitas realizadas, procesos con visita y pares movilizados vs *Algunos programas no se visitan; por ejemplo un programa acreditado, que no se trate de un doctorado o un programa del área de la salud.

VISITA DE PARES En el 2015, se realizaron visitas de verificación de condiciones de calidad que movilizaron pares académicos, en el 2014, con un número muy similar de pares se realizaron más visitas, un total de 2.514; es decir, que para el 2015, se presentó una menor concentración de las visitas en un par académico. Fuente: SACES- Min Educación Visitas realizadas por par académico vs En 2014, el 27% de los pares realizaron más de dos visitas, este porcentaje se redujo a 8% en el 2015.

VISITA DE PARES Las visitas realizadas durante el 2015, atendieron un total de 220 Instituciones de Educación Superior. El 20% de éstas IES concentran el 60% de la demanda de visitas. Fuente: SACES- Min Educación TOP 10 NOMBRE DE LA IES PROGRAMAS VISITADOS EN 2015 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA-109 CORPORACION UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR-CUN-85 CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS -UNIMINUTO-44 CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON40 UNIVERSIDAD LIBRE34 UNIVERSIDAD MANUELA BELTRAN-UMB-34 UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA32 UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO29 COLEGIO INTEGRADO NACIONAL ORIENTE DE CALDAS - IES CINOC28 FUNDACION DE EDUCACION SUPERIOR SAN JOSE -FESSANJOSE-28 BASE: Visitas por IES: Min: 1 Máx.: 109 Promedio: 7

RUTA Evaluación del programa por la CONACES

EVALUACIÓN DE CONACES AÑO Programas evaluados en sala Estudios realizados en sala % VAR En el 2015, las salas de la CONACES realizaron estudios a programas. Estudios versus programas evaluados en Sala CONACES Fuente: SACES- Min Educación

EVALUACIÓN DE CONACES AÑO Sesiones promedio por programa 21,61,5 1,4 Sesiones realizadas Programas promedio evaluados por sesión Actualmente, por cada diez (10) programas que se evalúan en sala, se sesionan catorce (14) veces. En el 2010 esta relación era de 10/20. Lo anterior sugiere que los filtros en la revisión de completitud son más efectivos, logrando así que se requieran menos sesiones para la evaluación de un programa. En el año 2015 se realizaron 202 salas de CONACES, con un promedio de 18 programas evaluados por sesión. Estudios realizados por programa Fuente: SACES- Min Educación

EVALUACIÓN DE CONACES En el 2015, se evaluaron en sala de CONACES 2,630 procesos, de los cuales 1,023 fueron devueltos por solicitud de información complementaria, es decir un 39% de los procesos. Es importante anotar que los tiempos de atención se incrementan en un promedio de 2 meses para este tipo de trámites *. * La norma establece un tiempo máximo de 30 días para que las IES respondan las solicitudes del Ministerio respecto a los trámites de registros calificados. Fuente: SACES- Min Educación

EVALUACIÓN DE CONACES Conceptos de la sala en las evaluaciones Un aspecto a resaltar en el comportamiento de los conceptos de las salas entre el año 2014 y 2015, es que se incrementaron los conceptos negativos. Fuente: SACES- Min Educación

RUTA Acto administrativo

RESOLUCIONES Resoluciones elaboradas y notificadas a 2015 En el 2015, se han elaboraron resoluciones de registros calificados, manteniendo un mismo nivel al de los últimos dos años. Fuente: SACES- Min Educación

RESOLUCIONES Recurso de reposición Evaluados RevocaConfirma %11462% %19156% %11541%283 Fuente: SACES- Min Educación En el 2015, el 62% de los procesos con concepto negativo enfrentaron recurso de reposición y se estima que este porcentaje ascienda a 76%. De los recursos que han sido evaluados a la fecha, el 38% la sala revocó la negación.

RESOLUCIONES Los actos administrativos de registros calificados deben cumplir un proceso de revisiones antes de ser radicados en la Unidad de Atención al Ciudadano para su notificación. Este proceso dura un promedio de casi 2 meses (54 días). DURACIÓN PROMEDIO DEL TRÁMITE (DÍAS)

RESOLUCIONES Motivos de DevoluciónProcesos Aspectos Jurídicos61 Redacción61 Errores en fecha, año, nombre del programa o IES18 Modificaciones o eliminaciones de firmas16 Falta incluir parrafos especiales9 Formato5 Otros2 TOTAL172 En el año, para trámites de registros calificados, se presentaron 172 devoluciones de actos administrativos del despacho del Viceministerio.

EFICIENCIA La duración de los trámites depende principalmente de 3 variables: i)Si la CONACES pide un auto de información complementaria. ii)Si al ser negado la IES tramita un Recurso de Reposición. iii)Si el programa es de Salud, que toca pasarlo al Ministerio de Salud Fuente. SACES- Mineducación

EFICIENCIA El proceso fue más eficiente: en 2015 el tiempo promedio para atender una solicitud se redujo en 37 días (una disminución porcentual del 19% en trámites normales, y de 38% en trámites de acreditadas). DURACIÓN PROMEDIO DEL TRÁMITE (DÍAS) -19% -38% 21% Variación Fuente: SACES- MinEducación

RC OTORGADOS AÑO Acumulado Nuevos programas % VAR Renovación de registros calificados % VAR Nuevos Programas y Renovación de Programas 2011 a 2015 Fuente: SACES- Min Educación En los últimos cinco años, el Ministerio otorgó registros calificados y renovó Las renovaciones presentaron un pico entre los años 2013 y 2014.

RC OTORGADOS Nuevos Programas por Nivel Acumulado Nivel Acumulado Doctorado Maestría Especialización Universitaria Profesional Universitario Técnicos y tecnológicos Total general  En los últimos cinco años, se crearon en el país programas académicos, entre los cuales se destaca la creación de 774 maestrías y 107 doctorados.  Entre los años 2013 y 2014, se impulsó la creación de nuevas especializaciones universitarias.  Cabe resaltar que la mayor inserción de programas en país, se presentó en el 2014 y 2015 con los programas Técnicos y tecnológicos, que presentaron un crecimiento del 145% respecto al Fuente: SACES- Min Educación

RC OTORGADOS Metodología Acumulad o Presencial Virtual A distancia Total general Nuevos Programas por Metodología Acumulado 2011 a 2015 En los últimos cuatro años, se crearon 329 programas virtuales, 142 a distancia y presenciales. En proporción, los programas virtuales han presentado un incremento importante en los años 2013 y Fuente: SACES- Min Educación

BALANCE Los principales resultados del año fueron: solicitudes de registros calificados atendidas en el año incluidas solicitudes del 2014, logrando descongestionar completamente el rezago del 2014 y dejando tan solo 23 trámites del 2015 pendientes por visita. Se cumplió con la revisión de la completitud de las solicitudes radicadas al 100% durante el periodo establecido para cada ciclo y una reducción del porcentaje de devoluciones en la revisión de la completitud, pasando de un 27% en el 2014 a 18% en 2015, producto de las capacitaciones en temas relacionados con la radicación de documentos. Más eficiencia en la programación de las visitas. Se redujo en 16 días la duración en la selección de los pares y la programación de las visitas días (una reducción porcentual del18%) La oportunidad en la programación de las visitas se cumplió en un 95%, las cuales se llevaron a cabo en los períodos establecidos para cada ciclo.

BALANCE Los principales resultados del año fueron: En todo el año, tan solo quedaron 23 visitas pendientes por realizar, las cuales se llevaran a cabo en la primera programación del año Mayor diversificación de las visitas: El número de visitas por par académico se redujo significativamente. El 92% de los pares no superaron dos visitas en el año visitas de condiciones iniciales que movilizaron pares académicos a 220 Instituciones de Educación Superior. Se evaluaron en sala de CONACES procesos, de los cuales fueron devueltos por solicitud de información complementaria, es decir un 39% de los procesos, lo cual, significa un aspecto importante en la duración de los trámites. 397 recursos de reposición recibidos y atendidos, que constituyeron el 13% de los trámites que cursaron en el año, lo cual introduce un factor representativo en los tiempos de estos trámites.

Gracias