TEMA: EL CICLO O PROCESO DE COMPRAS Ing. Larry D. Concha B. UNIVERSIDAD AUTONOMA SAN FRANCISCO

Para tener una visión clara de todas las fases, del flujo completo y de las acciones a realizar en el proceso de compras, desde que surge la necesidad del cliente interno, hasta que ésta es satisfecha y son realizadas las obligaciones de pago o de reclamación con el proveedor, considerando la secuencia de la Figura 1, donde tenemos representado el ciclo completo de compra de cualquier empresa. Donde, podemos ver que existen siete fases diferenciadas, en las que actúan uno o varios departamentos y en el que se llevarán a efecto una serie de acciones con el claro objetivo de satisfacer las necesidades del departamento usuario con el menor costo integral de aprovisionamiento

INICIO 1.REQUISICIÓN 2. INVESTIGACIÓN 3. COTIZACIÓN 4. ORDEN DE COMPRA 5. SEGUIMIENTO FIN 7. REGISTRO Y PAGO 6. RECEPCIÓN

PRIMER PASO: REQUISICIÓN Se recibe la requisición de las compras hechas al departamento de abastecimiento, la cuales indicaran: *¿Qué es lo que se necesita? *¿Cuántas unidades necesita? *Cuándo debe estar disponible los artículos. *Quién hace la requisición y la solicitud. *Cantidad de existencia en el inventario del producto ( esto para evitar compras innecesarias y mantener al mínimo los gastos de inventario) *¿Quiénes autorizan la compra? SEGUNDO PASO: INVESTIGACIÓN DE ABASTECIMIENTO Análisis de las posibles fuentes de abastecimiento "proveedores potenciales". Realizar investigación de los archivos disponibles que se tengan en compras, pedir cotización de precios a cada uno de los proveedores así como fechas de entrega y embarque.

TERCER PASO: COTIZACIÓN Realizar el análisis de las cotizaciones de los proveedores en término de precios, descuentos, entregas, embarques. Solvencia, calidad del trabajo. Reciprocidad y otros factores. CUARTO PASO: ORDEN DE COMPRA En este paso se coloca la orden de compra, a la mejor alternativa, mejor proveedor, se debe estar seguro de que en la orden exista toda la información del artículo, numero de orden, firmas, cantidad, precio, fecha de entrega, descuentos y condiciones de pago. QUINTO PASO: SEGUIMIENTO Seguimiento del pedido, esto implica realizar comprobaciones ocasionales para chequear el progreso, el estatus de cumplimiento del pedido.

SEXTO PASO: RECEPCIÓN Recibo del artículo, esto traerá varias actividades por el departamento de recibo antes mencionadas como inspección, traslado y manejo en el área de almacén. SEPTIMO PASO: REGISTRO Y PAGO Este paso final implica la finalización de la transacción y debe realizarse un registro del inventario la operación de compra se da como terminada y se envía el pago a los proveedores.

REQUISICIÓN DE COMPRAS Se produce cuando surge la necesidad del cliente interno o de un departamento de la empresa, así se reciben las requisiciones de compras, las que especificarán, qué es lo que se necesita comprar, cuántas unidades se necesitan y en qué momento deben estar disponibles los materiales listos para la producción. Se debe tener en cuenta quien hace la requisición así como la cantidad del producto que se tiene en almacén a fin de evitar compras innecesarias lo que contribuirá en mantener al mínimo los gastos en inventarios. Toda compra debe ser autorizada por la dependencia que requiere los materiales, así compras proceder a buscar los materiales requeridos.

Donde comprar Como comprar A quien comprar En qué condiciones comprar INVESTIGACI Ó N DE COMPRAS. Las decisiones fundamentales en el á rea o departamento de compras est á n dirigidas a dar respuesta a los siguientes interrogantes:

LOCALIZACIÓN E INVESTIGACIÓN DE PROVEEDORES POTENCIALES. Una actividad básica de la función de compras es la búsqueda y selección de proveedores. Esta constituye una de las actividades más importantes dentro de la función de compras, tendiente a lograr una calificación de los proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de partida para las futuras relaciones comerciales con ellos. El primer paso para la búsqueda y selección de proveedores es el estudio del mercado de productos. Este análisis consiste en reunir y analizar las informaciones relativas a la producción, distribución y venta de un determinado artículo o material. El objetivo final es obtener un esbozo de la política de compras a seguir por la empresa. Como no puede abordarse a la vez el estudio de todos los artículos o materiales que se requieren se agrupan en familias de productos y se traza un plan de estudio empezando por las más importantes. A veces este trabajo excede el tiempo disponible del comprador, por lo que puede ser recomendable su realización por especialistas en investigación de mercados.

El estudio debe abarcar las siguientes fases: 1)Definición de las necesidades en términos cualitativos y cuantitativos 2)Producción del artículo. Una vez definida la necesidad se inicia la investigación sobre la fabricación del producto en cuestión, haciendo énfasis en los siguientes aspectos: materias primas que componen el producto, métodos de producción existentes para entender las diversas calidades y precios que hay en el mercado, y análisis a medio y largo plazo de la evolución del articulo 3)Consumo y distribución del producto 4)Precios: Sobre todo su evolución histórica, tendencia, fluctuaciones y causas que lo generan 5)Presentaciones, costos de transporte y embalajes Aspectos legales

Archivo de adquisiciones y su manejo. El archivo de adquisiciones del departamento de compras debe contener la siguiente información:  Adquisición de bienes, mercancías, servicios y mano de obra  Pago de adquisiciones  Clasificación, resúmenes e informes de lo que se adquirió y lo que se pagó Dentro de la adquisición de bienes intervienen algunos departamentos o áreas funcionales tales como: 1.Recepción 2.Crédito y Cobranzas 3.Caja-Pagaduría 4.Contabilidad 5.Financiero 6.Contraloría 7.Compras

Su manejo tiene como objetivos  Reducir el nivel de inventario  Combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes  Implantar control de calidad en las compras  Establecer políticas de adquisición y licitación  Mantener registro de los productos Los principales indicadores del archivo de Compras son: 1.Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior 2.Total de compras/Número de compras 3.Porcentaje de compras rechazadas 4.Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima 5.Inventario/Ventas 6.Costo promedio de Orden de compra 7.Tiempo promedio de entrega de pedidos 8.Número de orden por mes en comparación con el año anterior

Kardex de compras El Kardex de compras tiene dos importantes utilidades: a.Facilita las reclamaciones, ya que contiene los datos del proveedor con la forma y dirección de reclamaciones. b.Nos ayudara en la gestión de compras, pues en todo momento sabremos que proveedor nos ha suministrado cada título en cada año (puede cambiar para cada año) y el precio a que lo adquirimos. Se podrá incluso recoger el precio presupuestado para el siguiente año. A continuación se muestra un modelo de Kardex, que contiene todos los movimientos del artículo, desde su inventario inicial hasta la última compra o venta que se hecho a ese artículo.

CLASIFICACIÓN DECRITERIOS PARA EL CONCURSO : Productos Costo, beneficio, volumen de ventas, de compras, etc. Proveedores Volumen de compras, calidad, condiciones de pago, retrasos en los plazos de entrega, etc. Inventarios Demanda, Costo, Volumen de ventas, tipo de materiales, movimiento de los productos, características físicas, etc. ClientesVolumen de compras, forma y ciclo de pago COTIZACI Ó N Y GENERACI Ó N DE UNA ORDEN DE COMPRA. Para realizar la cotizaci ó n se requiere tener informaci ó n precisa sobre el producto, los proveedores, los niveles de inventarios y los clientes de la empresa, as í poder realizar un concurso de m é ritos en funci ó n a la siguiente tabla:

REGISTRO DE PROVEEDORES DE BIENES Consiste en localizar los proveedores potenciales y seleccionar, entre ellos, a los que reúnan mejores condiciones para la empresa, basándose, en principio, en criterios de política de compras, tales como la distancia, canal de distribución, etc. La calificación de los proveedores será normalmente progresiva, por pasos sucesivos, de modo que en cada paso se profundice cada vez mas, pero con menos proveedores, utilizando criterios de conveniencia comercial y política de empresa, de tal forma que al final se tenga una selección reducida de posibles proveedores, sobre los cuales se hará un estudio de valoración y calificación para establecer la selección definitiva. Los factores clave del suministro pueden ser los siguientes: Calidad del producto Fiabilidad de las entregas Plazos de entrega Continuidad Flexibilidad Nivel tecnológico Capacidad de reacción Precios Para conseguirlos es recomendable efectuar visitas y evaluar la capacidad tecnológica, económica y comercial de los proveedores.