El Archivo de oficina / gestión 4 El Archivo de oficina / gestión Imagen sacada de Flickr

«En esta oficina nunca se encuentran los documentos cuando se necesitan» «con este desorden es imposible localizar nada» «ya no nos cabe ni un papel más» Imagen sacada de Flickr «un día de estos me lío a romper papeles y se acaban los problemas» Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”

Abandono de los documentos en alguna estancia del edificio Eliminación de documentos más antiguos o cuando dejan de tener valor legal Abandono de los documentos en alguna estancia del edificio Pérdida de documentos vitales para conocer el pasado de nuestras comunidades

¿Qué es un archivo de oficina? El Archivo de Gestión es aquel en el que permanecen los documentos desde el momento en que se generan hasta que su trámite ha finalizado y su consulta administrativa ha descendido. Por lo tanto, custodia los documentos mientras estén en trámite o su uso sea muy frecuente. En los Archivos de Gestión los documentos mantienen su valor primario (testimonio de la gestión administrativa). Con carácter general, no podrán custodiar documentos que superen los 5 años de antigüedad, desde que el trámite haya finalizado. Según la Subdirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Ministerio de la Presidencia

FUNCIONES BÁSICAS del archivo de oficina: Organizar y conservar la documentación que van produciendo y recibiendo (expedientes). Formar correctamente las series documentales, impidiendo la dispersión o eliminación de la documentación. Elaboración de instrumentos de control e información (ficheros, bases de datos). Servicio de consulta administrativa. Preparación de las transferencias al Archivo Central. Cumplir y hacer cumplir las normas y directrices del Archivo General. PRINCIPIOS BÁSICOS de su organización: Un responsable de archivo que se encargue de todas las tareas relacionadas con su gestión. Un espacio adecuado con el mobiliario necesario para una correcta instalación y conservación. Según “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia

Organización del archivo de oficina Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”

ARCHIVO DE OFICINA Documentación de archivo Según la Subdirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Ministerio de la Presidencia, forma parte del Archivo de Gestión: Expedientes sometidos a procedimiento reglado Expedientes no reglados: materializan cualquier actividad sin que pretendan la resolución administrativa de un asunto (informes, estadísticas…) Correspondencia oficial que materializa las relaciones de un Órgano Administrativo con otros Órganos o personas físicas o jurídicas. Registros, que son el testimonio de la actividad de control administrativo, dan valor jurídico a la documentación que contienen y certifican la existencia de un documento que asentó en su día.

No forma parte del Archivo de Gestión la documentación de apoyo informativo de tipo bibliográfico o documental, como: los textos legales, boletines oficiales, publicaciones, circulares, copias de informes, dossier informativos, duplicados, etc. Una vez finalizada la tramitación de cada expediente, deberán eliminarse del mismo, todo este tipo de documentos.

ARCHIVO DE OFICINA Documentos de apoyo informativo Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestión administrativa. Ejemplos: publicaciones, fotocopias de legislación, folletos, copias de escritos remitidos por otras oficinas, boletines oficiales, circulares, dossieres informativos, revistas especializadas, manuales de derecho, diccionarios, etc. MISIÓN INFORMATIVA Nunca se han de transferir al Archivo General.

¿Cómo organizar los documentos de apoyo informativo? ALGUNAS IDEAS Separados del resto del archivo administrativo Creación de dossieres temáticos (documentos ordenados por asuntos) Dossieres temáticos (en formato papel) Carpetas colgantes ordenadas por temáticas Libros, revistas, catálogos, etc. Estanterías o revisteros Evitar la proliferación de fotocopias colgar Intranet de la institución Dossieres temáticos Almacenamiento externo (CD-ROM, disco duro extraíble, …)

ARCHIVO DE OFICINA Documentos administrativos Los documentos administrativos son los producidos y/o recibidos por una unidad administrativa en el ejercicio de una función y como desarrollo de una actividad. Los documentos de archivo tienen carácter seriado. Se producen en el ejercicio de diferentes actividades que se prolongan en el tiempo, dando lugar a las distintas series documentales. Dentro de los documentos administrativos en las oficinas se pueden establecer 2 grandes grupos: CORRESPONDENCIA EXPEDIENTES

ARCHIVO DE OFICINA Correspondencia La correspondencia materializa las relaciones que la unidad administrativa mantiene con otros órganos o con personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ámbito de sus actividades. ALGUNAS IDEAS para su organización Cada carta deber ir unida a su respuesta La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se ordena con dicho expediente. La correspondencia que sirva como elemento enlace de otros tipos documentales (facturas, informes...), se archivará en función de la información adjunta y no en correspondencia. La correspondencia se ordenará cronológicamente por anualidades y, dentro de cada año, se podrá agrupar por: organismos, lugares, etc. Correspondencia externa Correspondencia interna: correspondencia o notas interiores entre unidades administrativas. (1) (2) (1)“Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia (2)“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante

(2) Clasificación de la CORRESPONDENCIA EXTERNA RELACIONES EXTERIORES Dentro de cada división la correspondencia se ordena alfabéticamente por organismos. Dentro de cada organismo se ordena cronológicamente en orden inverso, de más antigua a más reciente, siempre respetando que la correspondencia sobre el mismo asunto, tanto emitida como recibida, quede agrupada. En este caso el orden cronológico lo marca la fecha del primer documento que forma parte del asunto. La correspondencia con instituciones que tienen departamentos o secciones se ordenará respetando la jerarquía orgánica oficial. Ejemplos: Universidad de Granada / Escuela de Enfermería Generalitat Valenciana / Consellería de Cultura y Educació / Direcció General d'Ensenyaments Universitaries i Investigació RELACIONES EXTERIORES (subclase de “Representación y Relaciones Públicas”) Administración del Estado Comunidad Valenciana Generalitat Cortes Valencianas Otras instituciones Otras comunidades autónomas Administración local Ayuntamientos Mancomunidades y otras entidades locales menores Diputaciones . (2)“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante

(2) Clasificación de la CORRESPONDENCIA INTERNA RELACIONES INTERIORES (subclase de “Representación y Relaciones Públicas”) Cuadro de clasificación de la UA Se ordena alfabéticamente por el nombre de las unidades administrativas de la Universidad de Alicante. Dentro de cada unidad administrativa, la correspondencia se ordena cronológicamente, dejando delante la más reciente y siempre respetando que la correspondencia sobre el mismo asunto, tanto emitida como recibida quede agrupada. En este caso el orden cronológico lo marca la fecha del primer documento que forma parte del asunto. La correspondencia interna genera gran cantidad de duplicados, ya que es conservada tanto por las unidades administrativas emisoras como receptoras. Para evitarlo, es aconsejable seguir el principio de jerarquía. Es decir, la unidad que debe conservar la correspondencia interna, a efectos de su posterior transferencia al Archivo General, es la que tenga un rango jerárquico superior. se puede conservar en la oficina de rango inferior mientras dicha información sea útil para la gestión administrativa, pero podrá eliminarse antes de ser transferida al Archivo General. Los Servicios guardarán la correspondencia interna que mantengan con unidades administrativas de rango inferior, junto con las correspondientes contestaciones. Este criterio de jerarquía se puede emplear siempre que exista seguridad de que la unidad administrativa de rango superior sigue el mismo principio y conserva sistemáticamente la correspondencia interna que mantiene con las unidades inferiores. A este efecto, es necesario que las unidades administrativas no procedan a eliminar correspondencia interna hasta que no tengan la correspondiente autorización al Archivo General. En caso contrario, es preferible que las unidades administrativas de rango inferior conserven la correspondencia interna, aún a riesgo de posibles duplicados. (2)“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante

ARCHIVO DE OFICINA Expedientes El término expediente administrativo procede del verbo latino: Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como: Según el Diccionario de Terminología Archivística un expediente es: “expedire” = el que resuelve, de ahí que esté encaminado a resolver un determinado asunto o materia. Formalización de un PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO “el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla” Se trata del documento principal de la Administración, constituye la piedra angular de la actuación administrativa. Dentro de este grupo estarían, también, los expedientes no reglados, que son los que materializan cualquier actividad de una oficina, en la que no se pretende la resolución administrativa de un asunto. Responden a actividades que tienen como objeto el estudio de un determinado asunto, a efectos de estadística, constancia e información. “una unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto”

Tramitación De OFICIO: por necesidades internas de la oficina, de la propia Administración. 1 INICIACIÓN Por SOLICITUD de persona interesada: cuando la acción es emprendida desde afuera, mediante solicitud razonada.

Los interesados en cualquier momento del procedimiento van produciendo y recibiendo documentación hasta que finalice el hecho. 2 PROCEDIMIENTO

Por RESOLUCIÓN: mediante decisión motivada del órgano que le compete. Por DESISITIMIENTO: del interesado en el caso de que el haya iniciado el expediente con una solicitud. 3 FINALIZACIÓN Por RENUNCIA: todo interesado puede renunciar sus derechos cuando no esté prohibido por la Ley. Por CADUCIDAD: algunos procedimientos tienen términos de vencimiento que cierran el expediente.

La ejecución de los actos es inmediata y cuenta con plazos definidos según el tipo de procedimiento. 4 EJECUCIÓN

Documentos que integran del expediente: Documentos que han sido producidos por la propia oficina, y otros recibidos en ella. Estos últimos los conservaremos en forma original, mientras que los otros, al salir fuera de las oficinas, los conservaremos en forma de copia administrativa. Documentos esenciales (informes, dictámenes, resoluciones,... que recogen la información más cualificada del procedimiento administrativo), documentos de enlace (oficios de remisión, notas internas, ... Cuya finalidad es servir de nexo y dejar constancia de los trámites realizados) Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su correspondiente carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite del procedimiento administrativo, e indicando en la portada los siguientes datos: riguroso orden del trámite del procedimiento administrativo: nosotros podemos incorporar a un expediente un certificado de notas compulsado anterior a la fecha de otros documentos del expediente, la fecha que se tomará para el orden de este documento en el exp será la de la compulsa y no la del certificado.

La carpetilla o guarda exterior: Nombre de la oficina que lo ha tramitado. Fecha de iniciación y finalización. Resumen del asunto. Número de documentos. Dígitos del cuadro de clasificación con la denominación de serie. Signatura de la instalación. La relación de contenido (índice de documentos): Documentos que componen el expediente: nº de orden del documento, fecha del documento y asunto. Cumplimentarlo a la vez que se incorporan los documentos a la carpetilla del expediente. La relación de contenido puede ir bien en la cubierta de la carpetilla bien en el interior del expediente como documento suelto.

La relación de contenido, que lleva pocos minutos a las oficinas, tiene efectos muy positivos: Permite buscar un documento no dentro del expediente sino en la relación de contenido señalada en la carpeta. Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente dentro de la carpeta. Con un simple vistazo a la cubierta de la carpeta se conocen los documentos que contiene y el estado de tramitación del expediente. Ayudará a reconstruir los expedientes en el caso de que se hubieran dispersados (en caso de utilización negligente, podemos devolverlo a su orden original de forma simple y mecánica).

Ejemplo carpetilla (Archivo General de la Región de Murcia) “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia

Ejemplo carpetilla (Archivo General de la Universidad de Alicante) “Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante

Ejemplo de índice de documentos (Archivo General de la Región de Murcia) “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia

Ordenación del expediente: A los expedientes en tramitación se les irá añadiendo los documentos en el orden en que se produzcan, que será el que establezca la norma de procedimiento que regule el trámite. En general, la ordenación de los documentos dentro del expedientes será CRONOLÓGICA ya que las actividades encaminadas a su resolución tienen una secuencia en el tiempo, de forma que el primer documento será el más antiguo y el último el más reciente. OJO: los documentos que acompañan a otros documentos, aunque sean de fecha anterior, deben ordenarse después del documento principal (ej.: instancia de solicitud de una plaza -documento principal- a la que acompaña documentos de notas, méritos, etc. -documentación que acompaña-).

Expedientes complejos: puede ser útil agrupar los documentos por conceptos en subcarpetas siguiendo un orden cronológico, que a su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente y se numeran como si fuera un volumen. Ej.: en una carpeta de un expediente personal se pueden agrupar en subcarpetas la documentación relativa a datos administrativos, certificaciones de cursos de formación, etc. Los documentos en soporte diferente al papel (fotografías, vídeos, disquetes, etc.) que pertenezcan a un determinado expediente, se separan físicamente de éste. Hay dejar constancia dentro del expediente de la relación de los mismos con los datos de su localización. “Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante

El Expediente: precauciones Los expedientes ya tramitados por toda la unidad deben almacenarse en cajas tipo archivo definitivo, en cuyo lomo se anotará el organismo productor, título de la serie, años, expedientes que contienen y el número de orden de las cajas. Se recomienda que cada expediente esté descrito en una base de datos (instrumentos de descripción). El Expediente: precauciones Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha sido abierto. No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, día y persona a la que se lo ha prestado (anotarlo en el registro de control de salida). Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su utilización. Los documentos que hayan salido del expediente si no se apuntan en el registro de control de salida serán documentos que terminarán perdiéndose y sin volver a u lugar de origen. “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA

El Expediente: precauciones Los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitación. No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha usado para su resolución, pero que no forma parte de él (ej.: fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.). Estos documentos deben conservarse mientras constituyan fuente de información para las oficinas, después deben destruirse. La proliferación de este tipo de documentación es causa de desorganización de los archivos. La CORRESPONDENCIA emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del expediente, y de ninguna forma se archivará como serie de correspondencia. Nunca se archivarán los documentos del expediente en orden inverso al trámite administrativo; es decir, del documento más reciente al más antiguo, y si así fuera para comodidad del trámite, el expediente deberá ser ordenado correctamente para su transferencia al Archivo Central. Nunca se mezclarán en una misma caja diferentes tipos de expedientes o series documentales. Se evitará el amontonamiento de documentos aislados que estén pendientes de introducir en el expediente que le corresponda, así como la disgregación y dispersión de los expedientes por no haber sido guardados en su caja o carpeta adecuada. “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA

ARCHIVO DE OFICINA Serie documental Según Cruz Mundet: “conjunto de unidades archivísticas (expedientes, libros) agrupados por ser el resultado de una misma actividad, y que han sido producidas y agrupadas de manera continua (seriada) en el proceso de tramitación administrativa” Según el Diccionario de Terminología Archivística: “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento” Según Heredia Herrera: “cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series” y éstas son “el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función”

Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”

La unión de tipos documentales iguales = SERIE DOCUMENTAL también se puede crear una serie con tipos documentales distintos Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”

EJEMPLO 1 Crear series con tipos documentales distintos: En una oficina de Cultura se tramitan al año tres expedientes de actividades culturales (teatro, cine, visita a un museo) y una vez cada cuatro años un Certamen de poesía, y un campamento de verano para niños. Sería absurdo que en un Cuadro de Clasificación aparecieran las siguientes series: * Exptes. de Actividades Teatrales * Exptes. de Actividades Cinematográficas * Exptes. de Actividades Museísticas * Exptes. de Actividades de Certámenes de Poesía * Exptes. de Actividades de Campamentos para niños. En el Cuadro de Clasificación figurarán como Expedientes de Actividades Culturales y Sociales. Por el contrario una oficina de Cultura, que tiene encomendada el fomento del teatro como una actividad administrativa propia y con sus propias normas de procedimiento, se creará serie propia. Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”

EJEMPLO 2 Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”

IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES Esquema básico (contexto municipal – Ayuntamiento) AYUNTAMIENTO TIPO DOCUMENTAL COMPETENCIAS unión de tipos documentales iguales FUNCIONES ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS SERIE DOCUMENTAL ACTIVIDADES

Ejemplo 1: Ejemplo 2: AYUNTAMIENTO: Granada AYUNTAMIENTO: Granada FUNCIÓN: Fé Pública FUNCIÓN: Velar por el Medio Ambiente ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS: Secretaría General ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS: Delegación de Medio Ambiente ACTIVIDAD: Reuniones de la Comisión de Gobierno ACTIVIDAD: Otorgar licencias de aperturas de act. peligrosas TIPO DOCUMENTAL: El acta TIPO DOCUMENTAL: Licencia de apertura de actividades calificadas SERIE DOCUMENTAL: Actas de la Comisión de Gobierno SERIE DOCUMENTAL: Licencias de apertura de actividades calificadas

Algunos ejemplos de series documentales (1) (2) (1) “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia (2) Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA

Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA

Ordenación de series documentales Ordenación cronológica: la unidad de orden establecida es la fecha de los documentos. Ordenación alfabética: los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Esta ordenación se aplica exclusivamente a los documentos referidos a personas, lugares y entidades. Ej.: Expedientes personales. Su uso sólo es recomendable para oficinas con poco volumen documental y/o sin posibilidades de crecimiento. Ordenación numérica: los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos. Ordenación numérica-cronológica: consiste en ordenar los documentos por años y dentro de éstos por un número correlativo. Ej.: Expediente 34/89 (expediente 34 de 1989) Es uno de los sistemas de ordenación más extendidos en las oficinas municipales. Un departamento de Personal debe archivar los expedientes personales de los empleados municipales. Generalmente la oficina abre una carpeta por cada uno de ellos, y la coloca, por orden alfabético, en un archivador. El sistema funciona cuando el equilibrio entre altas y bajas se mantiene, pero cuando éste se rompe (aumentan los contratos por ejemplo) comienzan los problemas. Las nuevas carpetas deben intercalarse entre las viejas, lo que obliga a continuos desplazamientos de éstas en el mueble. Otra desventaja que ofrece este sistema son las posibles dudas que, sobre alfabetización, se pueden presentar entre los funcionarios que tienen acceso a los documentos. Para evitar este problema será imprescindible elaborar unas normas de utilización. Algunos criterios que debemos seguir son los siguientes: * El primer apellido dará la pauta para la ordenación, seguido del segundo apellido, y por último del nombre. * Los apellidos se ordenan siguiendo la secuencia exacta de las letras que los componen. Fernández Gil, Paloma Fernández Gil, Rafael García Gómez, Pablo García Peña, Francisco. * Las partículas enlazantes de algunos apellidos no se tienen en cuenta en la ordenación. Peña, José Luis de la * Los apellidos compuestos se colocarán al final de la serie del primer apellido. García Peña, Francisco García-González Pérez, Leonor García-Rus Sánchez, León. Paloma Fernández Gil * Si dos personas tienen los mismos apellidos y el mismo nombre, primará el criterio cronológico (año de nacimiento o año de ingreso en la Administración).

Ej.: el Expte. 34-O = Expediente de obras nº 34. Ordenación alfa-numérica: consiste en ordenar los documentos según las letras del alfabeto y asignar, dentro de cada letra, un número. Se puede utilizar la primera letra por la que empiece el contenido del expediente o actuación que refleje. Ej.: el Expte. 34-O = Expediente de obras nº 34. O bien, se puede elegir una letra determinada dotándola de un significado. Ej.: podemos tomar la decisión de que una A signifique «expediente de solicitud de licencia de obra», la letra B. «solicitud de acondicionamiento de local», etc. Todas las A se instalarían juntas, las B igual, etc. Ordenación por conceptos: Los documentos se agrupan por conceptos (de acuerdo con un índice previamente establecido) y dentro de ellos por orden cronológico. Útil para la correspondencia, por ejemplo. Ej.: CORRESPONDENCIA DE ALCALDÍA: * Con Asociaciones Deportivas * Con Asociaciones Profesionales Con Asociaciones Religiosas * … Un departamento de Personal debe archivar los expedientes personales de los empleados municipales. Generalmente la oficina abre una carpeta por cada uno de ellos, y la coloca, por orden alfabético, en un archivador. El sistema funciona cuando el equilibrio entre altas y bajas se mantiene, pero cuando éste se rompe (aumentan los contratos por ejemplo) comienzan los problemas. Las nuevas carpetas deben intercalarse entre las viejas, lo que obliga a continuos desplazamientos de éstas en el mueble. Otra desventaja que ofrece este sistema son las posibles dudas que, sobre alfabetización, se pueden presentar entre los funcionarios que tienen acceso a los documentos. Para evitar este problema será imprescindible elaborar unas normas de utilización. Algunos criterios que debemos seguir son los siguientes: * El primer apellido dará la pauta para la ordenación, seguido del segundo apellido, y por último del nombre. * Los apellidos se ordenan siguiendo la secuencia exacta de las letras que los componen. Fernández Gil, Paloma Fernández Gil, Rafael García Gómez, Pablo García Peña, Francisco. * Las partículas enlazantes de algunos apellidos no se tienen en cuenta en la ordenación. Peña, José Luis de la * Los apellidos compuestos se colocarán al final de la serie del primer apellido. García Peña, Francisco García-González Pérez, Leonor García-Rus Sánchez, León. Paloma Fernández Gil * Si dos personas tienen los mismos apellidos y el mismo nombre, primará el criterio cronológico (año de nacimiento o año de ingreso en la Administración). Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”

ARCHIVO DE OFICINA Clasificación de documentos ARCHIVO DE OFICINA Clasificación de documentos. El cuadro de clasificación Identificadas las series de las oficinas el siguiente paso es la clasificación de los documentos. Hay que estructurar nuestro conjunto de documentos siguiendo un orden jerárquico y de acuerdo con un criterio, que dará como resultado el Cuadro de Clasificación que servirá de pauta en la organización del archivo. Clasificación = operación intelectual que consiste en agrupar la documentación en categorías / grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo. La clasificación responde a una doble necesidad: Proporcionar una estructura lógica a los documentos. Facilitar su localización conceptual.

CLASIFICACIÓN ORGÁNICA La clasificación se puede hacer siguiendo dos criterios: Orgánico Funcional CLASIFICACIÓN ORGÁNICA Utilizamos un criterio orgánico para hacer la clasificación cuando las series documentales se estructuran de acuerdo con el organigrama de una institución. Los documentos se agrupan según las distintas estructuras administrativas de las organizaciones o instituciones de las que emanan. Inconvenientes: Obligación de cambiar el Cuadro a medida que se producen cambios organizativos. Solo muestra un estado un estado de la evolución del archivo. Muestra un momento del tiempo. Debería corregirse mediante la aplicación de criterios funcionales. Sólo están aconsejados para el supuesto de un organismo de crecimiento o mutación muy pequeña (Archivos de algunas empresas, administraciones muy pequeñas) Javier Barbadillo. “I Jornada Profesional: lenguajes y gestión de información”.

CLASIFICACIÓN FUNCIONAL CLASIFICACIÓN POR MATERIAS Utilizamos el criterio funcional para hacer la clasificación cuando estructuramos un fondo de acuerdo con las funciones y actividades que se llevan a cabo en una institución. La funciones y actividades no suelen cambiar con excesiva frecuencia. No obstante, es posible que se desarrollen nuevas actividades y desaparezcan otras, pero en un Cuadro funcional tanto unas como otras siempre tendrán un sitio. = Clasificación FUNCIONAL Clasificación ESTABLE CLASIFICACIÓN POR MATERIAS Los Cuadros de Clasificación basados en las funciones y actividades de una institución ofrecen la enorme ventaja de que éstas no suelen cambiar con excesiva frecuencia. En el caso de los Ayuntamientos se ha observado que las funciones básicas han cambiado muy poco desde la Edad Media hasta nuestros días. Las oficinas municipales tomarán del Cuadro aquella parte que afecte a sus documentos. En ningún caso se debe elaborar partiendo de las oficinas ya que el producto sería engañoso al existir en todas las oficinas documentos fotocopiados que son la plasmación de actividades de otras oficinas. No obstante también se puede elaborar un Cuadro de Clasificación funcional para una sola oficina cuando no se prevea la posibilidad de que se haga para todo el Ayuntamiento. Se van estableciendo grupos según los asuntos de los que traten. Este tipo de clasificación, como recomienda Heredia Herrera, se podrá aplicar con frecuencia en los archivos particulares que se acercan bastante a las colecciones documentales, donde los órganos o las funciones son casi inexistentes.

EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN (CD) «Instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura» Los Cuadros deben elaborarse para toda una institución. Debe ser único y servir para todo el sistema de archivos, desde la oficina al archivo histórico. NO SIEMPRE es así Se estructura por niveles o categorías. Se empieza siempre eligiendo el nivel más amplio para ir descendiendo hasta finalizar en la descripción de la serie documental o incluso el tipo documental. Los niveles elegidos podrán ser los órganos administrativos o las funciones y actividades, según hayamos optado por uno u otro sistema. Estos niveles se denominan secciones y subsecciones del Cuadro de Clasificación.

Características del CD Según Paloma Gil Fernández, en una oficina en donde se produzca un número inferior a seis series dentro de la misma función, no será necesaria crear secciones diferentes. Abierto a nuevas inclusiones. Debe llevar pocas subdivisiones. No debe incluir nunca un apartado de VARIOS. Debe estar diseñado para que no haya que introducir grandes cambios. Debe estar siempre codificado (a ser posible la codificación debe estar dotada de un significado. Es decir que determinadas letras o números por si solos nos den una INFORMACIÓN sobre los documentos). Características del CD Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”

Sistemas de codificación del CD El título escogido para cada sección o subsección del Cuadro de clasificación debe: Reflejar el contenido de los documentos reagrupados. Estar formado por palabras que posean un carácter informativo. Ser breve. Ser exclusivo (evitar que un mismo título pueda servir a dos secciones o subsecciones diferentes de un mismo fondo). Para que sean un instrumento útil de localización de documentos deben codificarse en toda su estructura. Sistemas de codificación del CD

Existen tres clases de códigos: Alfabéticos Numéricos Alfanuméricos 70.000 Área de urbanismo 71.000 Servicio de Planificación 71.100 Sección de Obras 71.140 Expedientes de Licencias 71.141 Expedientes de Licencias de Aperturas A. Urbanismo A-1000. Planificación A-1100. Obras, etc.

ALGUNOS EJEMPLOS de CD Cuadro de Clasificación del Archivo General de la Universidad de Alicante Cuadro de Organización de Fondos del Archivo Municipal de Barcelona Cuadro de Clasificación Uniforme de Documentos del Archivo Municipal de Barcelona Archivo Histórico Provincial de Granada Archivo General de Andalucía Archivo General de la Administración Archivo Histórico Nacional Archivo Universitario de Granada Fondo de los Colegios Mayores de Sta. Cruz de la Fé y Sta. Catalina Mártir Fondo de Elena Martín Vivaldi Archivo de la Diputación de Córdoba Centro Cultural de la Memoria Histórica

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