Documentos en las oficinas Definiciones Caracteres Valores Ciclo de Vida El Documento.

Presentación del tema: "Documentos en las oficinas Definiciones Caracteres Valores Ciclo de Vida El Documento."— Transcripción de la presentación:

1 Documentos en las oficinas Definiciones Caracteres Valores Ciclo de Vida El Documento

2 Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o un acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal. Diccionario de Terminología Archivística Definiciones

3 Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda expresión de lenguaje natural o convencional, incluídas las de carácter gráfico, sonoro o audiovisual, recogida en cualquier soporte material, incluso los soportes informáticos que constituyan testimonio de las actividades del hombre o de los grupos humanos. Ley de Archivos de la Rioja 1994 Definiciones

4 Def. Ley General de Archivos de Colombia Definiciones Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Ley General de Archivos de Colombia 2000

5 Elementos diferenciadores. Génesis Elementos Diferenciadores Génesis Cada documento de archivo surge de un proceso natural como resultado de la actividad de personas e instituciones, por lo tanto su generación no puede controlarse.

6 Interrelación Un unico documento no tiene ningun valor archivístico, los documentos tienen valor al estar integrados a un conjunto y por las relaciones establecidas dentro de éste, que es el expediente. Elementos Diferenciadores

7 Unicidad Cada documento de archivo es único, no se produce en múltiples ejemplares. En el caso de las copias de un documento estas no son “ejemplares” del documento original, sino otro documento igualmente único. Características

8 Integridad Características Integridad Cada documento debe mantener sus caracteres internos y externos integros, esto es intactos e inmodificados para conservar sus valores. Así una copia mantiene el contenido pero no el formato, del documento original.

9 Carácter Seriado Características Carácter Seriado Los documento de archivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series. Como las actas, la correspondencia, las cuentas de cobro, etc.

10 Obetividad Características Objetividad El documento de archivo constata una actividad personal o institucional sin añadir a ello criterios de valoración o subjetividad.

11 Autenticidad Características Autenticidad El documento no es falso en sí mismo. Lo que es distinto de la veracidad del contenido, si éste es una “falsificación” es porque fue generado con el fin de sustituir y de engañar. En cuyo caso será una falsificación pero como documento aislado es autentico.

12 Caracteres Externos e Internos Caracteres Los caracteres del documento, han sido dividos en Externos, los que se refieren a la estructura física; e Internos, los que se refieren a su contenido sustantivo. Los veremos ahora diferenciados:

13 Caracteres Externos Son cinco: Clase Tipo Formato Cantidad Forma

14 Clase Caracteres Externos Clase Textuales IconográficosSonoros Audiovisuales Electrónicos

15 Tipo Caracteres Externos Lo define el contenido y la estructura del documento y deriva de la acción presentada. Asi si la acción es legislativa, el tipo es ley; si la acción es interrogativa, el tipo es cuestionario; si la acción es de petición, el tipo es solicitud; si es informar, el tipo es informe; si es constatar, el tipo es constancia;etc. Tipo

16 Formato Caracteres Externos Va de acuerdo con el soporte. Asi si es papel, los formatos son carta, A4, oficio, etc. Si se trata de video casetes el formato es VHS, Beta, Super8, etc. Si se trata de diketes el formato es 3 ½, 5 ¼, etc. Si se trata de imágenes electrónicas es jpg, bmp, gif, etc. O de textos electrónicos es txt, rtf, html, doc, etc. Formato

17 Cantidad Caracteres Externos Es el número de unidades (volúmenes, legajos, documentos) y al espacio que ocupan los documentos, en metros lineales si se trata de textos manuscritos, o en bites si son electrónicos, o en minutos si son sonoros o visuales. Cantidad

18 Caracteres Internos Son cuatro: Entidad Productora Origenes Fundacionales Fecha y lugar de producción Contenido sustantivo

19 Entidad Productora Lo que es el autor del documento, que puede ser una persona natural, es decir física; o puede ser una persona jurídca, es decir insititucional. Esta puede ser pública o privada. Entidad Productora Caracteres Internos

20 Orígenes Fundacionales Son las razones que han dado lugar a la creación del documento, tomando en consideranción, en este orden: la función, la actividad, y el trámite por el que se ha realizado. Caracteres Internos Orígenes Fundacionales

21 Fecha y Lugar de Producción Son los datos que ubican cronológica y geográficamente el documento. Y se denominan también datación cronológica y tópica del documento. Caracteres Internos Fecha y Lugar de Producción

22 Contenido Sustantivo Es el asunto o tema que trata el documento, es decir el fin u objetivo de su producción. El contenido puede ser: Intensivo: muchos datos sobre asuntos bien definidos. Extensivo: pocos datos sobre un contenido que es más amplio. Diversificado: datos variados de asuntos diferentes. Caracteres Internos Contenido Sustantivo

23 Valores Primario y Secundario Valores Los valores del documento de archivo dependen del fin por el cual ha sido creado, lo que se denomina Valor Primario; y además de la utilidad que puede tener con posterioridad, lo que es el Valor Secundario. Estos son los valores más reconocidos pero existen otros que pueden desglosarse así:

24 Valor Administrativo Es un valor primario, por cuanto el documento da cuenta de una gestión o actividad que requiere ser atentida y que tiene un curso propio, este valor permanece hasta la gestión para la cual fue creado llegue a su fin.

25 Valor Legal, Jurídico y Probatorio Valor Legal, Juridico o Probatorio Después de finalizado el valor administrativo el documento conserva un valor probatorio, es decir es un comprobante legal y juridico de que la gestión exitió o de que la actividad de la que da cuenta se produjo, y testifica la fecha y el lugar en que se succedió el evento. Este valor tiene término en unos tipos documentales y en otros es permanente.

26 Valor Histórico y Cultural Estos son valores secundarios del documento. Cumplido su ciclo vital, algunos documentos tendrán un valor cultural e histórico permanente y pasaran a formar parte del patrimonio documental, los que no tienen este valor son destruidos al finalizar su ciclo vital, esto es al perder su valor primario.

27 Otros Valores Valores Otros autores diversifican más las categorias de valor, incluyendo valor fiscal o financiero, pero este no es sino un valor adiministrativo específico. De igual forma el Diccionario Terminológico Archivístico adiciona el Valor Informativo, que es que tienen los documentos usados para consulta o investigación; y el Valor Intrínseco que está relacionado con el contenido: firmas, sellos, circunstancias de producción, etc. Pero el primero es un valor secundario y el último es un valor primario.

28 Ciclo de Vida o Edades de Documento 3 2 Ciclo de Vida intermedia permanente intermedia histórica Primera Edad: circulación y tramitación de los asuntos inciados. La documenta. forma parte de los archivos de gestión y es de uso frecuente. Segunda Edad: El expediente ha finalizado su tramite pero es objeto de consulta regular. La documentación forma parte del archivos intermdio. Tercera Edad: El documento ha sido consierado de valor permanente y será conservado como fuente cultural e invertigativa. Se localiza en los archivos históricos. 1 corriente administrativa

29 Etapas o Edades Ciclo de Vida a.Creación: incluye el diseño y la gestión de formularios; la preparación y gestión de los formatos y la aplicación de las modernas tecnologías a este proceso. b.Mantenimiento y uso: incluye el desarrollo de los sistemas de archivo y recuperación y gestión de archivos de oficina, correos y telecomunicaciones; creación de programas de acceso, reproducción, conservación y tramitación. c.Disposición: incluye la identificación y descripción de las series, cuadros de clasificación, tablas de retención y transferencia. J.B. Rhoads.1983.

30 Edad Corriente o Administrativa Ciclo de Vida 1 corriente administrativa Documentos en Trámite Recibidos en el año Finalizados años anteriores de consulta frecuente y valor administrativo, fiscal y legal Archivo de Oficina

31 Edad Intermedia Ciclo de Vida Documentos sin vigencia administrativa De consulta frecuente Con vigencia fiscal y legal Archivo Intermedio 2 intermedia

32 Edad Intermedia Ciclo de Vida Documentos sin vigencia administrativa De consulta frecuente Con vigencia fiscal y legal Archivo Intermedio 2 intermedia

33 Edad Permanente o Histórica 3 permanente histórica Ciclo de Vida Documentos de valor cultural e investigativo permanente. Archivo Histórico

34