Actividad 1 https://www.youtube.com/watch?v=bBg9pXXQcJ8 Archivo Histórico Municipio de Puebla.

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2 Actividad 1

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5 https://www.youtube.com/watch?v=bBg9pXXQcJ8 Archivo Histórico Municipio de Puebla

6 El documento de archivo Un documento de archivo, es un testimonio expresado en cualquier lenguaje, forma o soporte, generado en cualquier periodo o tiempo. El documento de archivo tiene las siguientes características: *Tiene un carácter auténtico. * Es objetivo e imparcial. * Se produce, recibe y acumula de forma automática y espontánea. * Es seriado. * Forma parte de un conjunto orgánico. * Único e irrepetible.

7 a) Carácter auténtico Un archivo es auténtico, cuando su custodia permanente es confiada a profesionales, esto le da garantía y los acredita frente a falsificaciones. Un archivo auténtico por ejemplo: es nuestro archivo personal que únicamente es utilizado por nosotros y que por lo tanto autentifica los documentos que contiene, como puede ser: acta de nacimiento, CURP, RFC, certificados de grados escolares, títulos de grado, etc. Otro ejemplo de archivo auténtico es el que lleva un notario público, como pueden ser las escrituras notariales que corresponden a la posición de un inmueble.

8 b) Objetivo e imparcial Los documentos de archivo son producto de las actividades, funciones y procesos de personas u organizaciones, dejando testimonio de su gestión. Y porque suelen reproducir los hechos, sin añadir juicios subjetivos. Un ejemplo de objetividad e imparcialidad, son las actas circunstanciadas que elaboran las organizaciones, para registrar hechos ocurridos en un acto, proyecto, situación, etc., pero que no contienen juicios subjetivos o a priori de lo acontecido.

9 c) El documento se produce, recibe y acumula, automáticamente y de forma espontánea. Los documentos de archivo son producto de las actividades diarias gestionadas por una persona u organización en cumplimiento de sus ocupaciones y los objetivos que persigue. Como ejemplo, podemos mencionar la nómina de pago a los empleados de una empresa d) Seriado Un documento de archivo está unido a otros documentos de su especie por un vínculo, relacionado con los que le anteceden y le siguen, como eslabón de una cadena. Siguiendo con el ejemplo anterior del pago de nómina

10 e) Forma parte de un conjunto orgánico Un documento de archivo nunca está aislado, o fuera del fondo orgánico y de su serie documental evidente de origen, y sólo tiene valor dentro de su contexto. Continuando con el ejemplo de la nómina, este documento está relacionado con el presupuesto de mano de obra, y no se puede pagar nada que no esté presupuestado, también se relaciona con el pago de impuestos, con el pago de seguridad social, con el pago de vacaciones, pago de aguinaldo, etc. f) Único e irrepetible Si se pierde, tiene consecuencias para la persona u organización, porque su formación es original es decir producido de forma ordinaria, a través del tiempo y las actividades ocupacionales y habituales de la persona u organización.

11 Gestión documental, Empresa. https://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAo X-Y

12 Los documentos de archivo tienen un ciclo de vida, desde que son originados por las personas u organizaciones, y a través de los procesos por los que pasan de conservación, mantenimiento, recuperación, hasta que son archivados definitivamente en un archivo histórico o son destruidos. Ciclo de vida de los documentos

13 Fundamentos metodológicos de un archivo a) Lógica En la actividad diaria de una persona u organización, se encuentran diferentes tipos de archivo. Por lo tanto, el sistema de clasificación que se seleccione deberá ajustarse a las necesidades de la persona u organización. Para establecer la lógica que conviene aplicar a cada archivo, hay que tener en cuenta lo siguiente: *Cómo se nos piden los documentos *Cómo necesitamos la información

14 b) Rigor Los documentos de archivo, deben cumplir con las políticas y procedimientos estableci- dos, de forma rigurosa, para contar con un archivo confiable. c) Sencillez El método o métodos que se utilicen deben tener una metodología sencilla de aplicar para la constitución, consulta y conservación, de los archivos