Recepción, envío y registro de la correspondencia y su clasificación CFGM. Comunicación empresarial Unidad 4.

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1 Recepción, envío y registro de la correspondencia y su clasificación CFGM. Comunicación empresarial Unidad 4

2 1 CONTENIDOS 4.1. La comunicación escrita en la empresa 4.2. Principales características de la correspondencia comercial 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas 04 Comunicación oral

3 4.1. Comunicación escrita en la empresa 2 La empresa necesita relacionarse y comunicarse con particulares y con otras empresas privadas y públicas debido a su actividad mercantil. A. Normas de comunicación y expresión escrita Exponer adecuadamente los asuntos a tratar. Evitar adornos y un número de palabras excesivo. No cometer faltas de ortografía. Utilizar un vocabulario amplio. Tratar de una forma individualizada los diferentes temas. Evitar los pleonasmos (redundancia de palabras). Huir del empleo excesivo del gerundio en el comienzo y en la despedida de las cartas comerciales. Evitar las frases con demasiado formulismo. No cometer cacofonías (repetición frecuente de unas mismas sílabas o letras).

4 04 Comunicación oral 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Amdinistraciones públicas 3 A. Documentos administrativos básicos El documento administrativo es el soporte físico que utilizan las diferentes Administraciones para materializar o plasmar sus actos.

5 04 Comunicación oral 4 El oficio es el documento que utilizan los órganos o unidades de la Administración pública, autonómica y local para comunicarse entre sí y con los ciudadanos. Oficio Partes de que consta: Inicio Membrete Referencia Asunto Contenido Final Lugar Antefirma Firma Destinatario Fecha Identificación del firmante 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas A. Documentos administrativos básicos

6 04 Comunicación oral 5 Nota interior 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas Se trata del documento que se utiliza para la comunicación entre departamentos o unidades pertenecientes a un mismo órgano superior.

7 04 Comunicación oral 6 El documento mediante el cual se pone en conocimiento del ciudadano la comunicación de una notificación es la acreditación de la notificación. Notificación Fases del proceso: La ordenación de la notificación La práctica de la notificación Texto del inicio. Inicio Contenido Membrete. La notificación es el trámite por el que el órgano competente comunica al interesado o interesados una resolución o acuerdo. Partes de que se compone: Circunstancias de la notificación practicada. Circunstancias de la notificación no practicada. Final Lugar. Medio utilizado. Lugar y fecha. Firma. 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas

8 04 Comunicación oral Publicación o anuncio La publicación o anuncio es una actuación material que consiste en la inserción de un acto administrativo en un diario oficial con el fin de comunicarlo. 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas

9 04 Comunicación oral Solicitud Se trata del documento que contiene una o más peticiones de un ciudadano o empresa con el objeto de iniciar la acción del órgano administrativo al que se dirige para satisfacer una o más pretensiones con fundamento de derecho subjetivo o un interés legítimo. Las partes de que se compone son:  Inicio Nombre y apellidos del solicitante o representante. Número del DNI o NIF del solicitante.  Contenido  Final Expone. Solicita. Complementos. – Documentos requeridos – Datos e informaciones Medio preferente. Lugar de notificación. Localidad y fecha de la solicitud. Firma o rúbrica del solicitante. Identificación del órgano. 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas

10 04 Comunicación oral Declaración La declaración es el documento por el que tanto las personas físicas, jurídicas y otras organizaciones manifiestan la autenticidad de unos hechos ante los organismos públicos. Partes: 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas

11 04 Comunicación oral La carta Tanto la Administración como los ciudadanos pueden dirigirse recíprocamente comunicaciones a través de cartas. Ejemplos: 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas

12 04 Comunicación oral B. Comunicaciones breves y de régimen interior Dentro de este apartado incluiremos aquellas cartas o escritos que contienen un asunto a tratar conciso o corto. Carta circular Principales tipos: Saluda 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas

13 04 Comunicación oral Nota interior Avisos y anuncios 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas B. Comunicaciones breves y de régimen interior

14 04 Comunicación oral C. Medios físicos de la correspondencia comercial El sobre En él han de figurar los datos del destinatario, la persona a quien se envía la carta, los del remitente, la persona que la escribe, y el franqueo o el pago del servicio que se va a prestar mediante los sellos o estampillas. Es la cubierta donde se introduce la carta para su envío posterior. 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas

15 04 Comunicación oral El sobre prefranqueado El código postal El papel La carta El certificado 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas C. Medios físicos de la correspondencia comercial

16 04 Comunicación oral 15 Créditos: Autores del libro del alumno Gerardo Álvarez Alberto Cadiñanos Edición Estudio177.com, Rocío Orovengua León