SESION 4 ACCIONES INICIALES, TIPOS DE PROPUESTAS DE EMERGENCIA, ESTANDARES, MECANISMOS DE COOPERACION, SISTEMAS Y HERRAMIENTAS CLAVES TALLER MAGRE CARIBE Santa Lucia 26-30 agosto 2013

Evaluación de daños y análisis de necesidades Los reportes y comunicaciones Los tipos de proyectos de emergencia, Mecanismos de Cooperación Las líneas de acción en la respuesta de emergencia, modelos existentes, los estándares y normas que deben considerarse para una respuesta de calidad. Los sistemas de soporte clave: logística, contabilidad, comunicaciones, seguridad. Los presupuestos y fuentes de financiamiento. Reportes del proyecto: técnicos y contable-financieros.

EVALUACION DE DAÑOS Y ANALISIS DE NECESIDADES EDAN La evaluación de daños y análisis de necesidades (EDAN) es un proceso que deben realizar las autoridades y las entidades que brindan asistencia en situaciones de emergencia y desastre para disponer de información técnica, de calidad, que permita diagnosticar, priorizar, planificar la intervención, solicitar recursos para la respuesta eficaz

ESQUEMA BASICO DE UN EDAN DATOS DEL EVENTO DE EMERGENCIA DAÑOS HUMANOS, SOCIALES, SERVICIOS, ECONOMICOS NECESIDADES PRIORITARIAS ENTIDADES Y ACCIONES QUE SE ESTÁN REALIZANDO

CONTENIDO BASICO. CASO OFICIAL * DATOS GENERALES: LUGAR, FECHA, TIPO DE EVENTO I EVALUACION DE DAÑOS: POBLACION AFECTADA DAÑOS EN INFRAESTRUCTURA : VIVIENDA, SALUD, EDUCACION DAÑOS EN VIAS DE COMUNICACIÓN DAÑOS EN SERVICIOS: AGUA, ENERGIA DAÑOS ECONOMICOS: PRODUCCION AGROPECUARIA, UNIDADES ECONOMICAS II ANALISIS DE NECESIDADES NECESIDADES PRIORITARIAS DE AYUDA HUMANITARIA ALIMENTACION - ALBERGUE-VIVIENDA - ABRIGO KITS HIGIENE, UTENSILIOS B. NECESIDADES DE EQUIPOS Y MATERIALES C. NECESIDADES DE ATENCIÓN: PERSONAL TECNICO (SALUD, INGENIERA, ETC * TOMADO DE MODELOS OFICIALES DE DEFENS CIVIL

CONTENIDO BASICO DE UN EDAN ENTIDADES Y ACCIONES GOBIERNO NACIONES UNIDAS, AGENCIAS INTERNACIONALES ONG´S IGLESIA: DIOCESIS, PARROQUIAS CAJA DE HERRAMIENTAS-CI SECCION III-EVALUACION RAPIDA • Preparación para una Evaluación • Buenas Prácticas en Evaluaciones de Esfera • Un ejemplo de Términos de Referencia para una Evaluación Rápida • Listas de Verificación de Evaluación • Formato Sugerido para un Informe de Evaluación

FUENTES DE INFORMACIÓN PARA EVALUACION RAPIDA COORDINACION CON ENTIDADES DE GOBIERNO Y DE NN.UU (OCHA, UNDAC), FUENTES OFICIALES DE INFORMACION 2. COMUNICACIÓN CON PARROQUIAS, DIOCESIS. FUENTES PROPIAS DE INFORMACION 3. PERSONAL CALIFICADO DE CARITAS. EVALUACION RAPIDA EN CAMPO Y FUENTES OFICIALES.

REPORTES Y COMUNICACIONES Datos del evento Reporte de Alertas Reportes de Situación Situación de Caritas en el país afectado Evaluación Rápida de Daños y Análisis de Necesidades COMUNICACIONES (Externas) - A CI, Caritas socias, Zona, Región

REPORTE DE ALERTA La Alerta Temprana es un tipo de monitoreo del evento (huracán, sequia, conflicto, etc.) El reporte puede indicar un desastre inminente. La información está basada en evidencias sólidas: oficiales, entidades internacionales. Autoridades eclesiales, comunidades, ONG´s, etc.

REPORTES DE SITUACION DE EMERGENCIA Datos de la emergencia (Ej.: inundación, conflicto, desplazamiento como resultado, etc.). Cuándo y Dónde ocurrió. Número estimado de personas afectadas (usar rangos). Información de daños o impacto de la emergencia (ej.: daño a vivienda, salud, agricultura, etc.). Probables amenazas inmediatas a la vida. Evidencia o información en relación a diferencias en impacto y necesidades entre hombres, mujeres y niños. Información sobre lo que la Iglesia está haciendo. Información sobre lo que otras agencias humanitarias y el gobierno están haciendo (evaluaciones, coordinaciones, acciones, recursos, en que ambito, tipos). Las acciones en el pais son suficientes, se perfila cooperacion internacional para la emergencia. Tipo de respuesta y acciones de la Caritas.

Emergencia-rehabilitación Rehabilitación-reconstrucción LOS TIPOS DE PROYECTOS Respuesta inicial Emergencia-rehabilitación Rehabilitación-reconstrucción Elaborar y presentar un proyecto es una decisión integral: - Política, ética, técnica, social, económica CAJA DE HERRAMIENTAS CI SECCION 4: DISEÑO DE UN PROGRAMA Y REDACCCION DE UNA PROPUESTA

PRIMERAS ACCIONES OCURRIDA UNA EMERGENCIA Referente Y Reporte EA Otros mecanismo cooperación (Equipo apoyo) CI Referente Z Referente A Refente B Referente Nacional Cooperación al EA Referente C SELACC Activa protocolo Comparte elabora Reportes Situación de Emergencia Elaboran evaluación daños e identificación de Necesidades Formulan Propuesta (EA) Propone tipo de cooperación OOMM CI PRIMERAS ACCIONES OCURRIDA UNA EMERGENCIA RELACIONES DESDE CARITAS NACIONAL A LA CONFEDERACION

Coordinaciones entre la Caritas Nacional y la Secretaría CI Plan de Acción Inicial Coordinaciones entre la Caritas Nacional y la Secretaría CI CAJA HERRAMIENTOS –CI SECCION II-ACCIONES INICIALES OCURRIDA UNA EMERGENCIA

Para cumplir con calidad la Respuesta a la Emergencia Prici Para cumplir con calidad la Respuesta a la Emergencia Principios y valores de la DSI, Principios Humanitarios Líneas de acción y Estándares de calidad en la respuesta: Nutrición – Seguridad Alimentaria Agua, Saneamiento, Higiene Vivienda-Alojamiento, artículos no alimentarios Salud Rehabilitación medios de vida (Normas Complementarias: ganadería, recuperación económica) (Estándares Esfera) Promoción comunitaria Logístico Gestión Contable-Financiero Comunicaciones Seguridad Organización interna y relaciones cooperación Relaciones, concertación e incidencia (estado y actores del mercado) (Protocolos, Manuales, Caja de Herramientas)

CALIDAD DE LA RESPUESTA Ejecución de Componentes con modelos, estándares y metodologías adecuadas para asegurar bienestar a la población Oportuno Con manejo eficiente y transparente de recursos Se informa, se visibiliza con ética (de la solidaridad)

INTERVENCIONES CON CALIDAD, ESTÁNDARES NORMAS ESFERA MODELOS VALIDADOS SEGÚN CONTEXTO Y REALIDADES DEL PAIS Nutrición – Seguridad Alimentaria Agua, Saneamiento, Higiene Vivienda-Alojamiento, artículos no alimentarios Salud Rehabilitación medios de vida (recuperación económica )

NUTRICION-SEGURIDAD ALIMENTARIA Objetivo: acceso a cantidad y calidad de alimentos que cubran requerimientos Distribución de raciones de alimentos (familiares, APT) Cupones de dinero o alimentos (efectivo por trabajo) Seguridad alimentaria-medios de subsistencia: Producción agropecuaria, Generación de empleo-ingresos, Acceso a mercado laboral.

Modelo paquete alimentario costa Productos de las Raciones de Alimentos Ración mensual Kg. Unidad de Medida Presentación de los Productos Azúcar 3 Kilo Bolsas de 1 kg. en sacos de 50 Aceite 2 Litro Cajas de 12 unidades de aceite x 1 lt. Atún / pescado enlatado 1.7 Caja de 24 unidades x latas 425.gr. Menestras 8 Bolsas de 1 kg. en sacos de 50  Arroz 12 Hojuela de cebada avena Bolsas de 1 Kg. en bolsones de 25 TOTAL 29.7   Se calcula que la ración complementaria proporciona aproximadamente 40% de la ingesta calórica mensual por persona para una familia de 5 miembros

MODELO DE KIT DE COCINA COMUNAL Nº FAMILIAS POR ATENDER POR CADA COCINA 40 Nº RACIONES POR ATENDER POR CADA COCINA 200   ARTÍCULOS Unidad Unidades por Medida Kits 1 Cocina de 2 quemadores kerosene con bomba 2 Ollas # 60 3 Cucharones grandes # 12 4 Espatula grande Grande 5 Trinche grande 6 Cuchillos de cocina 7 Cucharas de metal para tomar sopa 200 8 Taper de plástico cuadrado 9 Jarra con tapa 1 litro 40 10 Tazones grande de plástico grande 11 Baldes de plástico 10 litros 12 Batea 20 kg 13 Tabla de picar 14 Tachos con tapa 140 litros guardar agua. 15 Desinfectante 1 kg. 24 16 Mandiles 17 Tachos con tapa 80 litros guardar agua.

Producción agropecuaria (Medios de Vida) Cultivos: Semillas, fertilizantes por tipo de cultivo, por unidad de producción familiar. Animales menores Número y características de animales, por tipo de crianza, unidad familiar Metodología de asistencia técnica en campo

AGUA Y SANEAMIENTO Objetivo: Acceso a agua en cantidad ( 7.5-15 litros/dia persona) y calidad (potable) Sistemas agua (gravedad, pozos, c/s bombeo) con conexión domiciliaria, pilas comunales. Camiones cisterna/reservorios-cilindros-tecnologías domiciliarias de potabilización (filtros)

VIVIENDA-ALBERGUE Objetivo: Acceso a vivienda segura y saludable, con acceso a servicios, medios de vida, mercado Proyecciones de vivienda: Población no desplazada (temporal, reparación, reconstrucción) Población desplazada (albergues temporales)

Albergues temporales Algunas normas: - Área mínima 3.5 m2/persona Confort térmico, ventilación, hermético, impermeable según condiciones de clima Tecnologías de madera, material pre-fabricado, quincha

MODELO DE KIT COMUNAL DE HERRAMIENTAS ARTÍCULOS / HERRAMIENTAS Nº DE KITS DE HERRAMIENTAS : 300 UNIDADES Nº FAMILIAS POR ATENDER POR CADA KIT DE HERRAMIENTAS: 30 Nº PERSONAS TRABAJANDO POR CADA KIT 33 PERSONAS   ARTÍCULOS / HERRAMIENTAS Composicion del 1 Kits 3 del Kits 1 Carretilla tipo Bugui 3 2 Lampas cuchara 5 15 Picos 9 4 Comba Barreta TOTALES : 11 33

Para reflexionar Efectos negativos, comportamiento y costos-lucrativo sobre suministros humanitarios: Alimentos Medicamentos Transporte Albergues, viviendas Seguros Empresas negocian financiamiento público y ponen precio especulativo ante demanda de entidades civiles (Caritas) de suministros de urgencia.

Algunos principios, normas y estándares en la respuesta humanitaria (PRINCIPIOS Y NORMAS ESFERA)

Instalación de campamentos fuera de lugar y comunidad de residencia Uso de instalaciones (viviendas, escuelas, centros de salud, etc.) no seguras habiendo riesgos (terremoto, inundaciones, deslizamientos)

Autoridad: No acepta especialistas de búsqueda y rescate No solicita-declara la situación de emergencia. Restringe la la comunicación y transporte con control de fronteras No atiende damnificados y no permite que otros actúen: heridos, politraumatizados, instalación de viviendas, sistemas de agua potable y saneamiento

Ausencia de presencia institucional y orden público con alta probabilidad de saqueo, delincuencia, violencia, inmediatamente a la ocurrencia del desastre Desatención a stress post-traumático

GRUPOS Y TEMAS PARA LA PROTECCIÓN Niños Mujeres Adulto mayores Personas con discapacidad Grupos pobres excluídos: comunidades rurales, campesinas, nativas Vivienda, tierra, patrimonio Estado de derecho y acceso a justicia

Contabilidad y Finanzas Objetivo de Finanzas: Obtención y la administración del dinero y otros recursos para lograr los objetivos, tomando en cuanta todos los riesgos que ello implica. Maximizar valor de los recursos desde los intereses de la entidad y los donantes. Coadyuvar a proyectar metas de eficiencia del proyecto, de la institución. Objetivo de Contabilidad: Registro, control, reporte de los recursos aplicados en la emergencia. Conocer el estado financiero de un proyecto / de una Caritas en un tiempo contable.

Elementos básicos en contabilidad-finanzas Planificación: Objetivos y acciones sustentan, interactúan con recursos, costos, presupuesto. Análisis y alternativas actualizadas de costos unitarios por tipo de insumo, actividad, producto en los componentes de respuesta a emergencia.

Estructura organizativa preparada: Recursos humanos preparados: central y diocesano Estructuras funcionales: Dirección, líneas, soporte. Nivel central y diocesano Acuerdos y prácticas previas Sistema de orientación, seguimiento oportuno durante etapa emergencia Manuales y procedimientos validados y operativos, con estándares. Conocimiento de condiciones de financiamiento: normas, convenios de cooperación

.. Elementos básicos en contabilidad-finanzas Estructura de presupuestos: Ámbito Componentes Fuentes de financiamiento Incluir donaciones materiales Proyecciones realistas y conservadoras de tipo de cambio. Incluir todos los costos (financieros) Criterios e instancias para priorización y ajustes: cobertura, objetivos, acciones, presupuesto.

…Elementos básicos en contabilidad-finanzas Monitoreo y evaluación Seguimiento de metas, acciones Control presupuestal (semanal, mensual) Registro ingresos, egresos, saldos Personal nivel diocesano y central agil y preparado. Instancia de dirección y gestión de plan de respuesta Reprogramaciones Ambitos, metas, acciones, presupuestos

Objetivos de la función logística Asegurar bienes y servicios en Cantidad Calidad Costo Oportunidad Para la atención de los damnificados

Elementos para la preparación de la respuesta NIVEL INSTITUCIONAL INTERNO: Esquema de organización con capacidad de decisión. Aprobada por Obispos y/o conferencia episcopal Políticas y normas de compras, almacén, transporte, distribución, reportes, seguridad Organización de procesos, formatos y mecanismos de control para compra, distribución, almacenamiento y entrega de suministros Control de Riesgos en locales institucionales Inventario de recursos disponibles Inventarios de suministros para emergencia Vehículos de transporte Personal calificado Locales y almacenes

…….Elementos para la preparación de la respuesta (2) 2. INSTRUMENTOS LOGISTICOS: Mapas de rutas, aeropuertos, puertos, terminales terrestres Listado de medios de comunicación y transporte dentro del territorio y hacia el territorio Directorio de servicios logísticos y proveedores disponibles: Empresas de transporte, almacenamiento, seguridad, estiba. Proveedores de suministros críticos: alimentos, medicinas, materiales de vivienda y albergue, insumos para potabilización de agua, transporte, energía y combustible, insumos agropecuarios Pautas de análisis de riesgo y recursos de servicios básicos: agua, electricidad, energía

……..Elementos para la preparación de la respuesta (3) 3. PROYECCIONES ANTE EVENTOS: En un contexto o territorio dado, proyección de escenarios y requerimientos para operar la logística: Tipo de estructura y organización del sistema logístico Mapeo de recursos y listado de: Proveedores, Almacenes, Transportes, Equipamiento logístico: vehículos, montacargas, Equipos de comunicación, Personal

Durante emergencia Actualización de situación de: Rutas de comunicación y transporte Disponibilidad de infraestructura de almacenamiento y de servicios básicos requeridos (energía, agua, seguridad) Según plan de emergencia: Adquisiciones o recepción de bienes Almacenamiento-distribución Entrega Documentación, control y reporte

Elementos clave en distribución Cálculo de suministros básicos (alimentos, insumos, materiales) requeridos por población total por atender según plazo critico. Cálculo de ciclos de distribución de suministros para cubrir requerimientos. Formulación de un plan de distribución para cumplir con metas de atención. Activar adquisiciones para cubrir requerimientos. Cálculo de unidades de transporte para movilizar y entregar suministros según cantidad y plazo. Establecimiento, según plan de distribución, de almacenamiento

Organización Equipo Emergencia Conferencia Episcopal Gobierno Obispados Caritas Diocesanas Directorio Obispos Medios Obispos Cooperación Nacional Internacional Cañete Secretario General Comités comunales Donantes: Empresas personas Comités Coordinación Defensa Civil Parroquias Yauyos Comités Coordinación Defensa Civil Parroquias Comités comunales Comunicaciones Castrovirreyna Comités Coordinación Defensa Civil ONG´s Parroquias Comités comunales Equipo Emergencia Comités Coordinación Defensa Civil Chincha Parroquias Comités comunales Comités Coordinación Defensa Civil Parroquias Proveedores Logística Adquisiciones Comités comunales Pisco Parroquias Comités comunales Ica

Abastecimiento centralizado Sistema Logístico Abastecimiento centralizado Entrega Recepción Transporte Recojo Programación General Suministros Necesidades inmediatas de Ayuda Humanitaria Analisis y Priorización Almacén de Donaciones Nacionales Internacionales Compras CP CD´s Otros Donantes Nacionales / Internacionales Cañete Chincha Ica Pisco Huancavelica

Abastecimiento central y local Sistema Logístico Abastecimiento central y local Cañete Logística desde Caritas Perú Proveedores Lima o Nacionales Compras desde Oficina Central Caritas del Perú Entrega Transporte Chincha Logistica Local (Diocesana) Proveedores Locales Compras Locales Ica Pisco Entrega Transporte Huancavelica Programación General Suministros Para equipo local o Equipo Central de Logística PROGRAMACION DE BIENES Y SERVICIOS EN PROYECTOS DE RECONSTRUCCION Analisis y Priorización

Elementos claves en almacenamiento Ubicación Capacidad Seguridad Acceso Implementos: comunicación, mobiliario básico, computadora, impresora, calculadoras, extinguidores, formatos, tarimas, luz, agua, limpieza, control de contaminantes, roedores, vectores Mecanismos de control: autorizaciones cruzadas, supervisión externa continua

Procesos y documentos Orden de compra Guía de recepción Kardex Guías de transporte Guías-actas de entrega Planillas de distribución y entrega COMPRAS RECEPCION DONACIONES ALMACENAMIENTO TRANSPORTE DISTRIBUCION-ENTREGA

Elementos de evaluación del proceso o función Entrega según cantidad, calidad, oportunidad de los suministros a la población damnificada, establecidas en el plan de emergencia. Impacto resultado en el uso de suministros en la población. Nivel de pérdidas y deterioro Identificación de puntos críticos: adquisiciones, transporte, almacenamiento, entrega Costo de operaciones logísticas Organización y nivel de desempeño de personal responsable