ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN PREPARACIÓN DEL ESCENARIO Presentado por: Maritza Álvarez Lucenith Pinilla Orlando Monsalve
Estructura organizacional: forma de dividir, organizar y coordinar las actividades de la organización, es el conjunto de elementos (cargos y responsabilidades que la integran, relaciones que tienen asignadas cada uno de los cargos, relaciones jerárquicas existentes entre los distintos elementos. Cambios en el entorno: tecnología, clientes, competidores. Cambio a una estructura más adaptada a la nueva estrategia, en base a líneas de productos o servicios.
FUNDAMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN El organigrama: Describe gráficamente los puestos en la compañía y como están organizados. Representación esquemática de la estructura formal de la empresa. Indica la organización jerárquica y funcional.
CONCEPTOS DE ESTRUCTURA DIFERENCIACIÓN: Significa que la organización esta compuesta por muchas unidades que trabajan sobre tipos diferentes de tareas, utilizando distintas aptitudes y métodos de trabajo. ESPECIALIZACIÒN: Se refiere al hecho de que diferentes personas o grupos desempeñan partes especificas de la tarea completa. INTEGRACIÓN: Significa que estas unidades diferenciadas se juntan nuevamente de modo que el trabajo se coordina en el producto total.
CONCEPTOS DE ESTRUCTURA DIFERENCIACIÓN : División y Especialización del trabajo. Subdivisión de las tareas ESPECIALIZACIÓN: partes especificas de la tarea completa. COORDINACIÓN: Se refiere a los procedimientos que vinculan partes diferentes de la organización para lograr la misión total de estas.
ESTRUCTURA VERTICAL La Autoridad en las organizaciones Es el derecho legitimo a tomar decisiones y a decir a la gente que hacer . Una estructura de Autoridad es la que cohesiona los niveles mas altos y casi siempre ordenan al nivel inferior.
ESTRUCTURA VERTICAL NIVELES JERARQUICOS: El concejo Directivo El director General El Equipo de alta Dirección TRAMO DE CONTROL: Numero de subordinados que reportan directamente a un ejecutivo o supervisor.
LA ESTRUCTURA VERTICAL DELEGACIÓN Es la asignación de autoridad y responsabilidad aun subordinado de nivel inferior. Es una característica fundamental de la administración, porque implica las cosas se hagan a través de otros. Es importante en todos los niveles jerárquicos. «Responsabilidad y autoridad, exigibilidad»
LA ESTRUCTURA VERTICAL «DELEGACIÓN» Cuando se delega trabajo, hay que pensar en: Responsabilidad: A una persona se le asigna una tarea que se tiene que realizar. Autoridad: Que la persona tiene poder y el derecho a tomar decisiones. Exigibilidad: Expectativa de que los empleados realicen un trabajo, lleven a cabo las medidas correctivas cuando sea necesario y reporten a sus superiores la situación y calidad de su trabajo. «Si no esta delegando, sólo está haciendo cosas, pero entre mas delegue, mas verdaderamente esta construyendo y administrando una organización»
LA ESTRUCTURA VERTICAL «DELEGACION» Defina la meta en forma correcta. ¿Cómo debemos delegar los gerentes? Seleccionar a la persona para la tarea. Importante: El gerente debe tener claro el resultado que espera. Solicitar opiniones al subordinado acerca de los enfoques sugeridos. El gerente debe seleccionar a la persona capaz. De al subordinado: autoridad, tiempo y recursos para desarrollar su tarea. Durante el proceso de delegación el subordinado y el gerente deben comunicarse. Programe verificaciones para revisar el avance. El gerente debe estar disponible y enterado del estado actual de la tarea. Continúe mediante la discusión del progreso en intervalos apropiados.
LA ESTRUCTURA VERTICAL «La delegación de responsabilidad y autoridad descentraliza la toma de decisiones» Organización Centralizada: Los ejecutivos de alto nivel toman la mayor parte de decisiones y las pasan a niveles inferiores para su implementación. Menos confianza a los subordinados. No permite actuar oportunamente. Se desconoce de primera mano los puntos clave del problema.
LA ESTRUCTURA VERTICAL Organización Descentralizada: Los gerentes de nivel inferior toman decisiones importantes. Confianza en los subordinados. Aprovecha la creatividad y recursos de los empleados. Toma de decisiones hasta el punto de la acción. Se encara directamente los problemas y las oportunidades. Se tiene información mas relevante.
LA ESTRUCTURA HORIZONTAL DEPARTAMENTALIZACIÓN Subdivisión de una organización en subunidades pequeñas. Departamentos de Línea: Unidades que tratan directamente con los bienes y servicios fundamentales de la organización. Departamentos de Apoyo: Unidades que apoyan a las unidades de línea proporcionándoles habilidades especializadas o profesionales. «Cuando las organizaciones dividen el trabajo, se evidencian tres enfoques básicos: el funcional, divisional y matricial »
LA ESTRUCTURA HORIZONTAL ORGANIZACIÓN FUNCIONAL Cadena de Valor: Secuencia de actividades que fluyen desde la materia prima hasta la entrega de un producto o servicio. Los departamentos están especializados y agrupados de acuerdo con la funciones del negocio y habilidades que se requieren. Actividades de Primarias Infraestructura dela empresa Administración de recursos humanos Desarrollo tecnológico Adquisiciones Logística Operaciones Marketing Ventas Servicio Actividades de Apoyo Director Servicio de T.I. Adquisiciones Recursos Humanos Logística Operaciones Marketing y Ventas Servicio Departamentos de línea Departamentos de apoyo
LA ESTRUCTURA HORIZONTAL ORGANIZACIÓN FUNCIONAL Ventajas: Puede realizarse en economías de escala. La vigilancia del entorno es más efectiva. Las normas de desempeño se mantienen mejor. Oportunidades de adiestramiento y desarrollo de habilidades. Los especialistas técnicos están libres de trabajo administrativo. La toma de decisiones y las líneas de comunicación son simples y entendidas claramente. Desventajas: Las personas se ocupan solo de su función y no ven la organización como un todo. Los gerentes se vuelven especialistas, pero no generalistas. Disminuye la comunicación y coordinación. Si la organización se desintegra puede dificultar el desarrollo e introducción de nuevos productos y no se responde con agilidad a la demanda de cliente.
DIVISIÓN POR PRODUCTO Consejo directivo Director general División de herramienta para el hogar División de tractores División aeroespacial División de sistema de tránsito División de transformadores de servicio público Marketing Recursos humanos Producción
División por clientes/regiones geográficas PRESIDENTE DEL CONSEJO Gerente regional del noreste Gerente regional medio oeste Gerente regional sudeste Gerente regional del sudoeste Gerente regional pacífico Gerentes generales para: Nueva york, Filadelfia, y Boston Gerentes generales para: Cleveland, Chicago, St. Louis Gerentes generales para: Raleigh Atlanta y Orlando Gerente generales para: Dallas, Houston y Albuquerque Gerente generales para: Seattle, San Francisco y Los Ángeles
LA ORGANIZACIÓN MATRICIAL Es una forma híbrida de organización en la que se combinan formas funcional y divisional. Los gerentes y el personal de confianza reportan a dos jefes, un gerente funcional y un gerente divisional. Línea de mando dual.
LA ORGANIZACIÓN MATRICIAL Director de ingeniería Jefe de diseño Jefe de Ing. Mecánica Jefe de Ing. Electrónica Jefe de Ing. Hidráulica GTE. Del proyecto A GTE. Del proyecto B GTE. Del proyecto C GTE. Del proyecto D
DIAMANTE MATRICIAL Liderazgo superior Gerente Matricial Gerente con dos jefes
VENTAJAS: La toma de decisiones está centralizada a un nivel donde la información es procesada y se aplica conocimiento relevante. Extensas redes de comunicación ayuda a procesar grandes cantidades de información. La utilización de recursos al mismo tiempo es eficiente porque se comporten recursos a través de varios programas o productos importantes. Los empleados aprende habilidades de apoyo necesarias para funcionar en un ambiente caracterizado por juntas frecuentes y más interacciones informales. Las escalas de carrera duales están elaboradas conforme se vuelven disponibles más opciones de carrera de ambos lados de la organización.
DESVENTAJAS: Puede sugerir confusión porque la gente no tiene un solo superior con el cual tiene responsabilidad primaria El diseño estimula a los gerente quienes comparte subordinados para maniobrar por poder Puede surgir la creencia equivocada de que la administración en matricial es la misma cosa que la toma de decisiones en grupo, en otras palabras, todo mundo tiene que ser consultado para cada decisión Demasiada democracia puede conducir acción insuficiente
INTEGRACIÓN ORGANIZACIONAL Normalización: Establecimiento de reglas y procedimientos comunes que se aplican a todos uniformemente. Procedimientos operativos estándar. Coordinación planeada: Se requiere a las unidades interdependientes que cumplan con las fechas límite y objetivos que contribuyen a un propósito en común. Coordinación por ajuste mutuo: Interacción de las unidades unas con otras, para relacionarse y lograr una coordinación flexible. Retroalimentación.