EJE LUCHA CONTRA LA IMPUNIDAD Y LA CORRUPCION PROYECTO: SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD FORTALECER LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Y LA PARTICIPACIÓN DE LA SOCIEDAD CIVIL EN LAS ACTIVIDADES DE LAS ENTIDADES BENEFICIARIAS

INTRODUCCIÓN GENERAL

Objetivo del Proyecto: Estructurar un Modelo de Gestión de la Calidad por Procesos, asociado a la Administración de Riesgos en los siguientes Organismos Públicos: Ministerio de Hacienda Ministerio de Educación y Cultura Ministerio de Salud Pública y Bienestar Social Ministerio de Agricultura y Ganadería Ministerio de Obras Públicas y Comunicación Auditoría General del Poder Ejecutivo Contraloría General de la República Unificar y fortalecer los criterios y las competencias de los Equipos de Auditoría Interna y Externa

Introducción: Focalización Social (Puertas afuera “Imagen de Éxito") Dentro del marco provisto por el Programa Umbral Paraguay existe una gran oportunidad para guiar al Sector Público hacia un nuevo tipo de cultura que permitirá forjar mejores relaciones con la Sociedad, transformando y mejorando su Calidad de Vida. Mostrar resultados no es solo una moda pasajera. La demanda actual y futura exige una mejora permanente en el desempeño de este tipo de Entidades.

Introducción: Focalización en la Gestión (Puertas adentro “Logro de Objetivos”) El desarrollo de las actividades en los distintos Organismos, a través de Sistemas de Gestión de la Calidad fuertemente orientados a los Procesos y a la Administración de Riesgos, permitirá la Mejora Continua en la performance de los procesos internos, obteniendo mejores resultados en la Gestión y una Mayor Satisfacción de todas las Partes Interesadas

CONCEPTOS BÁSICOS

Sistema: Conjunto de Elementos Relacionados o que Interactúan

Sistema de Gestión: Sistema para establecer la Política y los Objetivos, y para Lograr dichos objetivos POLÍTICA OBJETIVOS

Sistema de Gestión de Calidad (SGC): Sistema de Gestión para dirigir y controlar una Organización con respecto a la Calidad POLITICA MEJORA OBJETIVOS REGISTROS MANUAL DEL SGC PROCEDIMIENTOS

Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas que se gestionan de modo de Transformar Recursos (Entrada) en Resultados (Salida) RRHH INFORMACIÓN PROCESO MATERIALES PRODUCTOS RECURSOS RESULTADOS TIEMPO SERVICIOS DINERO SATISFACCIÓN

Orientación a los Procesos: La Organización se Orienta hacia el cumplimiento de los Objetivos definidos por la Alta Dirección organization Organización organization Organización

Administración de Riesgos: Modelo Sistemático Interactivo (Buenas Prácticas de Gestión) que consiste en evaluar y gestionar las actividades de forma de lograr un equilibrio adecuado entre: resultado esperado variabilidad libertad de acción acorde con la capacidad de la Organización para asumir Riesgos

Administración de Riesgos: El diseño de una estrategia de Administración del Riesgo implica atender cuatro cuestiones principales: Identificar fuentes potenciales de riesgo Anticipar la probabilidad de ocurrencia de ciertas situaciones y sus consecuencias Definir y tomar acciones de contingencia Monitorear el desempeño de las acciones planeadas

Mejora Continua: Es una filosofía que asume que la superación es siempre posible y que los procesos de las Organizaciones deben ser continuamente reevaluados y las Oportunidades de Mejora detectadas e implementadas MEJORA Ciclo P-D-C-A

Modelo Integrador: Resp. de la Dirección Gestión de Recursos Medición, Análisis, y Mejora CLIENTE Entrada Salida SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD MEJORA CONTINUA Requisitos Satisfacción Producto o Servicio Proceso

BENEFICIOS

Beneficios Esperados: Mejorar la Eficiencia y el Control de los Procesos y de sus Interfases Optimizar los Recursos Humanos y Presupuestarios Unificar Criterios de Gestión y Auditoría de Procesos Fomentar el Trabajo en Equipo y la Participación Potenciar la Formación de Líderes para el Cambio Elevar el Nivel de Competencias de los RRHH Aumentar la Satisfacción de las Partes Interesadas Identificar y Reducir los Costos Ocultos por Incumplimientos, Reprocesos y/o Duplicación de Actividades

ESTRUCTURA

Líderes del Proyecto: Coordinador Institucionales Gerente de Gestión de la Calidad Líder de Gestión de la Calidad Nivel de Autoridad

ESTRATEGIA

Estrategia General del Proyecto: Se aplicará un Modelo Sistemático que permitirá delinear un SGC siguiendo los siguientes pasos generales: Conocimiento General de la Entidad Identificación de los Procesos Administración de Riesgos Definición y Documentación del SGC Implementación y Registro de Actividades Ejecución de Auditorias Internas

DESARROLLO

 Desarrollo del Proyecto: El Proyecto se encuentra dividido en 7 Fases: Planificación Introducción y Diagnóstico Entrenamiento de Equipos de Trabajo Asistencia Técnica Apoyo a la Implementación Entrenamiento de Auditores Cierre 

Fase 1: PLANIFICACIÓN Se ha establecido un Programa General de Consultoría, definiendo los plazos comprometidos para la ejecución de cada una de las Fases del Proyecto Se establecerá un Cronograma Detallado de Actividades por Fase

Fase 2: INTRODUCCIÓN Se conducirán Talleres de Autoevaluación con los Equipos de Proceso a fin de identificar los Proceso Principales en cada Entidad y comenzar a delinear el primer borrador del Diagrama General de Procesos El Diagnóstico implicará la evaluación del estado actual de situación, por parte de los Consultores, incluyendo la visita a las instalaciones y entrevistas a los funcionarios en su lugar de trabajo

Fase 3: ENTRENAMIENTO DE EQUIPOS DE PROCESO Se prevé Capacitación General y Específica en: Modelo de Sistemas de Gestión de la Calidad basados en Procesos. Estructura Documental Conceptos de Administración del Riesgo Mejora Continúa y Trabajo en Equipo Resolución de Problemas Otros Cursos, según necesidades detectadas

Fase 4: ASISTENCIA TÉCNICA Se desarrollarán Talleres Ejecutivos para la definición de la Misión, Visión y Objetivos Se trabajará con los Equipos de Procesos en la construcción del Sistema de Gestión de la Calidad y en el diseño del Manual y los Procedimientos Principales

Fase 5: APOYO A LA IMPLEMENTACIÓN Asistencia a Directivos y Funcionarios en la Difusión, Puesta en Marcha, Monitoreo y Ajuste de los procesos definidos en el Sistema de Gestión de la Calidad Ejecución de Auditorias Tuteladas de Control, junto a los Auditores de Gestión de Calidad, a manera de instrumento de control y seguimiento, que asegure el eficaz desenvolvimiento del proyecto

Fase 6a: ENTRENAMIENTO DE AUDITORES Conformación de Equipos de Auditores Capacitación de los Equipos de Auditores en el desarrollo de Auditorías Sistémicas por Procesos

Fase 6b: MANUAL DE AUDITORÍA Unificación de Criterios y Técnicas de Auditoria Asistencia y definición de lineamientos para la emisión del Manual de Auditoria

Fase 7: CIERRE Formulación de un Informe Final del Grado de Avance de la Implementación del SGC, incluyendo la evaluación del nivel de competencia y capacidad alcanzado por los funcionarios Formulación de un Plan de Implementación a futuro, para que la Entidad continúe el desarrollo continuo de su sistema por sus propios medios

Nos tomamos 10 minutos ……..

AUTOEVALUACIÓN de PROCESOS

Procesos: Un PROCESO es una serie de actividades y tareas asociadas que se ejecutan de forma SECUENCIAL para producir productos o servicios que satisfacen a los CLIENTES que los necesitan Comenzamos desde el conocimiento de las necesidades y expectativas del CLIENTE y terminamos asegurando su SATISFACCIÓN

Proveedor: Toda persona, departamento, unidad, empresa u organización que provee RECURSOS que se consumen o agregan valor se denominan PROVEEDORES Información Productos Servicios Materiales

Cliente: Es aquel que necesita y recibe, o se beneficia, de los resultados de un PROCESO Interno Externo Directo Indirecto

R Variabilidad de los Procesos: Todas las etapas de un PROCESO están influenciadas por múltiples factores que pueden afectar su desempeño: Equipos Personas Mediciones Materiales Políticas Medio Ambiente R Etapa 1 Etapa 2 Etapa n

Medición de los Procesos: La MEDICIÓN de los procesos es una forma de determinar el grado en que las actividades y los resultados satisfacen lo planificado y, en consecuencia, los requisitos y necesidades de los Clientes Las MEDICIONES son importantes porque proveen información que ayuda a la organización a identificar y solucionar problemas

AUTOVALUACIÓN DE PROCESOS Entidad Nombre Cargo / Función Sector DESCRIPCIÓN Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Elaboración de café Restaurante Bistró Agustín XZY Asistente de Cocina Cocina Descripción General del Proceso Principal Elaboración de café de filtro a partir de granos molidos

AUTOVALUACIÓN DE PROCESOS Registros / Documentos Asociado (si existe) Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Elaboración de café Identificación / Descripción de las distintas Etapas del Procesos Principal y sus Registros Asociados Etapa Descripción Registros / Documentos Asociado (si existe) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Definir requisitos del cliente Comanda Verificar materias primas Planilla de Control de Stock Colocar nuevo filtro al portafiltros Colocar 1 cucharada de café molido en el filtro Calentar agua en recipiente de acero inoxidable Controlar temperatura del agua (90-95 °C) Registro de Temperatura Pasar el agua por el filtro de café Transferir el café a una taza pequeña

AUTOVALUACIÓN DE PROCESOS RECURSOS (Entradas al Proceso) Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Elaboración de café Recursos Materiales / Equipamiento Requeridos Café molido Cafetera u otro recipiente para calentar agua Portafiltros c/ recipiente colector Filtros Taza para café y plato Cucharas (varias medidas) Termómetro

AUTOVALUACIÓN DE PROCESOS RECURSOS (Entradas al Proceso) Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Elaboración de café Información y Documentación Necesaria para la Ejecución del Proceso. ¿Qué Sector lo provee? Comanda Receta c/ indicación de temperaturas Planilla de Control de Stock actualizada

AUTOVALUACIÓN DE PROCESOS RESULTADOS (Salidas del Proceso) Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Elaboración de café ¿Qué se obtiene como resultado del Proceso? (documentos, informes, producto, servicio, etc ) Taza de café Registros de control Satisfacción del Cliente

Autoevaluación de Procesos … manos a la obra …