seminario sobre gestión del TIEMPO

Ahora que todos tenemos reloj, nadie tiene tiempo El tiempo no se puede ganar, pero sí se puede perder. No podemos gestionar el tiempo, lo único que podemos hacer es gestionarnos a nosotros mismos en relación al reloj: es decir, organizarnos inteligentemente.

Herramientas de Gestión Mejore el uso que hace de su tiempo 1 El uso del tiempo 2 Ladrones de tiempo 3 Herramientas de Gestión Estrategias de administración del tiempo

1 El uso del tiempo Diseñar, organizar y colaborar

ADMINISTRANDOSE UNO MISMO El tiempo es nuestro, como nuestra es la vida que tenemos, somos dueños de nosotros mismos, el tiempo lleva en nuestra vida un sello permanente de cambio y de evolución. Tenemos tiempo para todo, tiempo para el trabajo, para el reposo y tiempo libre; la correcta utilización de cada uno, genera el éxito y eficiencia, contribuyendo esto a un saber llevar una vida feliz.

Para poder gestionarse uno mismo tenemos que estar claros en varios puntos. Tenemos que saber que queremos lograr en nuestra rutina de vida y para ello una de las cosas más importantes a considerar es el orden, ya que este es una virtud decisiva para la eficacia de cualquier trabajo. Tener orden en las ideas, en las decisiones y en la actuación facilita la organización del trabajo. Saber lo que se quiere hacer Decidir a donde quieres ir Pararse a pensar Listado de tareas pendientes Asignar prioridades Ejecutar lo decidido Flexibilidad, sin perder el norte El uso del tiempo Saber lo que se quiere hacer

Para poder gestionarse uno mismo tenemos que estar claros en varios puntos. Tenemos que saber que queremos lograr en nuestra rutina de vida y para ello una de las cosas más importantes a considerar es el orden, ya que este es una virtud decisiva para la eficacia de cualquier trabajo. Tener orden en las ideas, en las decisiones y en la actuación facilita la organización del trabajo. Saber lo que se quiere hacer Decidir a donde quieres ir Pararse a pensar Listado de tareas pendientes Asignar prioridades Ejecutar lo decidido Flexibilidad, sin perder el norte Si no sabes a donde quieres ir, lo mejor es que te pares antes de seguir avanzando. Puede suceder que por momentos has corrido pero fuera del camino. Existe la trampa de ir muy rápido sin saber hacia dónde se va. El uso del tiempo Decidir a donde quieres ir

Para poder gestionarse uno mismo tenemos que estar claros en varios puntos. Saber lo que se quiere hacer Decidir a donde quieres ir Pararse a pensar Listado de tareas pendientes Asignar prioridades Ejecutar lo decidido Flexibilidad, sin perder el norte Si no sabes a donde quieres ir, lo mejor es que te pares antes de seguir avanzando. Puede suceder que por momentos has corrido pero fuera del camino. Existe la trampa de ir muy rápido sin saber hacia dónde se va. El uso del tiempo Se trata de pensar para diferenciar lo que es importante de lo que no lo es; de saber lo que es urgente y lo que puede esperar. Esto implica que antes de comenzar la actividad hay que pararse a pensar para asignar prioridades, sabiendo que la eficacia no consiste en hacer muchas cosas, sino las que tenemos que hacer en cada momento. Pararse a pensar

Para poder gestionarse uno mismo tenemos que estar claros en varios puntos. Saber lo que se quiere hacer Decidir a donde quieres ir Pararse a pensar Listado de tareas pendientes Asignar prioridades Ejecutar lo decidido Flexibilidad, sin perder el norte El uso del tiempo Una vez pensada la planificación de las actividades, lo correcto es realizar un listado de tareas pendientes. Esta lista de tarea debe ser los más amplia posible y no importa si los asuntos los tenemos que abordar dentro de algunos meses. Se trata de pensar para diferenciar lo que es importante de lo que no lo es; de saber lo que es urgente y lo que puede esperar. Esto implica que antes de comenzar la actividad hay que pararse a pensar para asignar prioridades, sabiendo que la eficacia no consiste en hacer muchas cosas, sino las que tenemos que hacer en cada momento. Listado de tareas pendientes

Para poder gestionarse uno mismo tenemos que estar claros en varios puntos. Saber lo que se quiere hacer Decidir a donde quieres ir Pararse a pensar Listado de tareas pendientes Asignar prioridades Ejecutar lo decidido Flexibilidad, sin perder el norte El uso del tiempo Una vez pensada la planificación de las actividades, lo correcto es realizar un listado de tareas pendientes. Esta lista de tarea debe ser los más amplia posible y no importa si los asuntos los tenemos que abordar dentro de algunos meses. Una vez terminada la lista, el siguiente paso es repasar los asuntos pendientes y asignar prioridades a esas tareas. Hay que precisar los asuntos para hoy para esta semana, para el mes, entre otros. Asignar prioridades

Para poder gestionarse uno mismo tenemos que estar claros en varios puntos. Saber lo que se quiere hacer Decidir a donde quieres ir Pararse a pensar Listado de tareas pendientes Asignar prioridades Ejecutar lo decidido Flexibilidad, sin perder el norte Una vez realizado el esfuerzo de pararse a pensar, de programar asignando prioridades, el siguiente paso es ejecutar lo decidido. Hay que ser realistas y saber que la vida no se puede meter en un papel y mucho menos en una lista de tareas pendientes. El uso del tiempo Una vez terminada la lista, el siguiente paso es repasar los asuntos pendientes y asignar prioridades a esas tareas. Hay que precisar los asuntos para hoy para esta semana, para el mes, entre otros. Ejecutar lo decidido

Para poder gestionarse uno mismo tenemos que estar claros en varios puntos. Es importante una mentalidad de gran flexibilidad y saber cambiar cuantas veces sea necesario. Procurar no perder el norte. Saber lo que se quiere hacer Decidir a donde quieres ir Pararse a pensar Listado de tareas pendientes Asignar prioridades Ejecutar lo decidido Flexibilidad, sin perder el norte Una vez realizado el esfuerzo de pararse a pensar, de programar asignando prioridades, el siguiente paso es ejecutar lo decidido. Hay que ser realistas y saber que la vida no se puede meter en un papel y mucho menos en una lista de tareas pendientes. El uso del tiempo Flexibilidad, sin perder el norte

2 Ladrones del tiempo ¿Por qué no puedo terminar en el tiempo previsto?

Herramientas de gestión del tiempo Los ladrones de tiempo son esa suma de imprevistos que nos resta minutos e incluso horas de trabajo efectivo. Detectarlos nos ayudará a combatirlos. Éstos son los más destacados:

Herramientas de gestión del tiempo Ladrones de tiempo Visitas inesperadas. Reuniones. Hay que entrar en ellas con un orden del día y procurar ceñirse a ellos. Papeleo y lectura. Mejor redactar sólo lo imprescindible y tener preparado un mismo texto para contestar a peticiones similares. Desorden. Destinar unos pocos minutos cada día a archivar. Comunicación ineficaz. Si no transmitimos mensajes claros es muy posible que los demás realicen mal el trabajo. Escasa disciplina personal.

Causas de malversación del tiempo a nivel personal Falta de organización personal Confusión de prioridades Escasa delegación en nuestros colaboradores Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de trabajo Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio Poca puntualidad y control de horario Posponer las decisiones importantes Precipitación en otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de los problemas.

Causas de malversación del tiempo a nivel laboral Falta de información Comunicaciones lentas y absurdas. Interrupciones constantes Desorganización de los colaboradores Exceso de urgencias Llamadas telefónicas Exceso de burocracia Errores de terceros Visitas al exterior Salidas para resolver problemas Exceso de reuniones Incompetencia de los jefes.

Urgente y/o importante Crisis Problemas apremiantes Proyectos con fecha de vencimiento cercana II Planeación estratégica Prevención Construir relaciones Nuevas oportunidades Planificación III Interrupciones Llamadas Correo Algunas reuniones Compromisos sociales IV Trivialidades Algunas cartas Algunas llamadas Importante No importante Urgente No urgente

? Pero espera… ¡Hay más! ¡Bueno lo vemos después del descanso!

Herramientas de gestión 3 Herramientas de gestión Cómo nos ayudamos en nuestra organización

Ideas para dinamizar las reuniones Para mejorar sus habilidades directivas, es necesario mejorar la capacidad de llevar a cabo una reunión Veamos algunas recomendaciones

Al dirigir reuniones Orientar la reunión hacia resultados. Fomentar la participación de los menos comunicativos, y administrar la de los más comunicativos. Administrar la “palabra” (dar o quitar). Controlar que no se introduzcan temas no previstos. Asegurar el cumplimiento de tiempos pautas (acuerdo previo). Controlar que no se produzcan “discusiones al margen”. (dispersión) Evitar “solucionar” conflictos interpersonales en las reuniones.

Al dirigir reuniones Un buen programa, ordenado de la mejor manera posible y con estimaciones del tiempo destinado para cada asunto a tratar, constituye la fórmula ganadora para que las reuniones no se salgan de su cauce. A veces se puede originar una discusión, y un tema puede acabar necesitando el doble de tiempo del que se le había asignado. A menudo, sin embargo, los participantes lo compensan siendo más breves en otros temas. Cuando los participantes conocen por adelantado el tiempo asignado a cada tema, la mayoría hace lo que puede para respetar ese tiempo.

Al dirigir reuniones Cómo dinamizar y encauzar una reunión: Mejorando las técnicas visuales. Dedicando los primeros minutos a conversar con los asistentes para “romper el hielo”. Resumir en los primeros minutos, de lo que trata la reunión y lo que espera de cada uno de los asistentes. Antes de iniciar la reunión, aproxímese a ellos y pregúnteles qué opinan sobre el guión previsto, y agradézcales que le sugieran cuantas más ideas mejor. Durante el transcurso de la reunión, no olvide escuchar las aportaciones que se realicen pero intente no detenerse en las que no aportan valor, sin menospreciar ningún comentario. Manténgase realista y positivo/a, es la mejor combinación para conseguir buenos resultados. Cómo dinamizar y encauzar una reunión:

Herramientas de gestión del tiempo Checklist Planning o agenda

Herramientas de gestión del tiempo Diagrama de gantt Tiempo  Actividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10  Actividad 1    Actividad 2  Actividad 3  Actividad 4 Actividad 5

Herramientas de gestión del tiempo Flujograma de procesos

Herramientas de gestión del tiempo Matriz para la Toma de decisiones

Planificar: Plan de trabajo Se trata de realizar una lista de actividades u objetivos a cumplir. Todos los expertos dicen que los minutos más productivos del día son los dedicados a planificar. Así, 20 minutos diarios de planificación pueden ayudarle a ahorrar una hora. Plan de trabajo

Priorizar: Plan de trabajo Tiene que ver con la jerarquización de las actividades y/o los objetivos. Decidir cuáles de ellos son los más importantes para que encabecen la lista. Al concentrarnos en una sola tarea por vez, no sólo administramos bien el tiempo, sino que ganamos en eficiencia. Plan de trabajo

Agendar: Plan de trabajo Determinar cuándo se hará cada uno de los puntos. La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades. Plan de trabajo

Seguimiento: Plan de trabajo Hacer las cosas de acuerdo a lo planeado y verificar los pasos de cada objetivo. Plan de trabajo

ES TU MOMENTO No hay tiempo que perder