ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

II UNIDAD EL PROCESO ADMINISTRATIVO

EL PROCESO ADMINISTRATIVO En el proceso administrativo se debe: 1. Planificar. 2. Organizar. 3. Dirigir. 4. Controlar. Solo para efectos pedagógicos las partes de este proceso serán analizadas por separado

PLANIFICACIÓN

LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN Los objetivos de la organización son las metas que pretende alcanzar un sistema administrativo abierto. Ellas se desprenden en forma natural de la misión o el propósito de la organización.

MISIÓN O PROPÓSITO DE LA ORGANIZACIÓN La misión o propósito de la organización es la razón por la cual la empresa existe. Si una empresa está alcanzando sus objetivos, está cumpliendo su propósito y ello justifica su razón de existir.

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN El decidir los objetivos de la organización, constituye uno de las tareas más importantes que debe realizar un buen gerente. Objetivos demasiado altos e inalcanzables producirán frustración en el personal, en cambio objetivos demasiado bajos no motivan a los empleados. El gerente debe elegir objetivos que estén al alcance de los empleados, pero con bastante esfuerzo.

IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN. Los objetivos de la organización proveen a los gerentes y al resto del personal de importantes parámetros para la acción en las siguientes áreas: 1. Guía para tomar decisiones. 2. Guía para medir la eficiencia. 3. Guía para medir la coherencia. 4. Guía para evaluación de desempeño.

TIPOS DE OBJETIVOS EN UNA ORGANIZACIÓN Los objetivos dentro de una organización pueden ser de la organización como un todo, o bien individuales. El reconocer estas dos categorías y reaccionar adecuadamente a cada una son un gran reto para los gerentes hoy en día.

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN Los objetivos de la organización, son los que se establecen formalmente por la empresa y se fijan para orientar a ésta en el logro de su propósito. Es muy importante en áreas como la eficiencia, la productividad y la maximización de las utilidades de la empresa

OBJETIVOS INDIVIDUALES Los objetivos individuales, son los objetivos que cada empleado desea alcanzar con su desempeño dentro de la empresa. Estos objetivos pueden incluir, mayores ingresos, crecimiento y desarrollo personal, reconocimiento del grupo de trabajo y reconocimiento social. Cuando los objetivos de la organización y los objetivos individuales son incompatibles, se convierten en un gran problema para la gerencia.

ÁREAS PARA LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN Peter F. Drucker, cree que la supervivencia de un sistema administrativo está en peligro cuando los gerentes hacen énfasis sólo en el objetivo de obtener utilidades, pues esta única meta alienta a los gerentes a tomar acciones que les hagan producir dinero hoy, con poca perspectiva de cómo se hará dinero mañana.

FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN P. Drucker identifica ocho áreas claves para que la gerencia formule sus objetivos: Posición en el mercado: indicando el lugar en que quisiera estar en relación con su competencia. Innovación: esbozando su compromiso con el desarrollo de nuevos métodos de operación. Productividad: fijando los niveles de producción que deben alcanzarse. Recursos físicos y financieros: para el uso, la compra y el mantenimiento del capital y de los recursos monetarios.

FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN Utilidades: que especifiquen las utilidades que la empresa quisiera generar. Desempeño gerencial y desarrollo: para especificar las tasas y los niveles de productividad y de crecimiento gerencial. Desempeño laboral y actitud de los trabajadores: especificar las tasas de productividad de los trabajadores, así como actitudes deseables en ellos. Responsabilidad pública: para indicar las responsabilidades de la empresa con sus clientes y con la sociedad, y su compromiso con esas responsabilidades.

FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN Drucker plantea que los primeros cinco objetivos se relacionan con características tangibles e impersonales de la operación de la empresa, la mayoría de los gerentes estará de acuerdo que son áreas claves; pero las tres últimas pueden encontrar oposición de los gerentes, pues son mas personales y subjetivas. Independiente de dicha posible oposición una empresa debe tener objetivos en las ocho áreas para maximizar su probabilidad de éxito.

FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN En general una organización debe fijar tres tipos de objetivos: 1. Objetivos a corto plazo: para ser alcanzados en un año o menos. 2. Objetivos a mediano plazo: para ser alcanzados entre uno y cinco años. 3. Objetivos a largo plazo: para ser alcanzados entre cinco y siete años.

FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN La necesidad de predeterminar los objetivos de la organización ha llevado al desarrollo de una línea de actuar gerencial llamado el “principio del objetivo”. Este principio sostiene que antes de que los gerentes inicien cualquier acción, deben determinar claramente, comprender y declarar el objetivo de la organización.

FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIACIÓN Los tres pasos principales que un gerente debe seguir para desarrollar una serie de objetivos de la organización son: 1. Determinar la existencia de tendencias del entorno que puedan influir significativamente en la operación de mi organización. 2. Determinar los objetivos para la empresa como un todo. 3. Determinar una jerarquía de los objetivos de la organización.

FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN Las organizaciones en general pueden fijar dos tipos genéricos de objetivos, ellos son : 1. Cualitativos. 2. Cuantitativos u operacionales.

PARÁMETROS PARA ESTABLECER OBJETIVOS CUALITATIVOS Los parámetros para establecer objetivos cualitativos son: 1. Permita que los responsables en alcanzar los objetivos tengan voz al fijarlos. 2. Especifique los objetivos lo mejor posible. 3. Relacione los objetivos a acciones específicas cuando quiera que fuere necesario. 4. Señale los resultados esperados. 5. Fije metas suficientemente altas pero no inalcanzables. 6. Especifique cuando se espera que se alcancen los objetivos. 7. Fije objetivos sólo en relación con otros objetivos de la organización. 8. Escriba los objetivos en forma clara y simple.

OBJETIVOS CUANTITATIVOS U OPERACIONALES Los objetivos cuantitativos u operacionales son realizados en términos observables o medibles. En ellos se especifican las actividades u operaciones necesarias para alcanzarlos.

LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN El logro de los objetivos de la organización es la meta obvia para todos los gerentes; sin embargo ellos pronto descubren que para llevar la organización hacia el logro de los objetivos, requieren ejecutar las acciones apropiadas dentro de la organización para alcanzar los fines buscados. Este proceso se denomina análisis de medios y fines.

ANÁLISIS DE MEDIOS Y FINES Básicamente, el análisis de medios y fines implica comenzar con el objetivo general que se pretende lograr, descubrir un grupo de medios, especificados de manera general, para alcanzar dicho objetivo, y el tomar cada uno de estos medios, a su vez, como un sub - objetivo y descubrir los medios en detalle para alcanzarlo.

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN Los gerentes deben tener una buena comprensión de las influencias que moldean los objetivos de su organización porque, a medida que estas influencias cambian, los objetivos deben cambiar también. Los gerentes nunca deben considerar los objetivos como inmodificables.

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO) La administración por objetivos (APO), es un enfoque administrativo que utiliza los objetivos de la organización como medio principal para manejar las organizaciones.

DEFINICIÓN DE PLANIFICACIÓN La planificación es el proceso de determinar cómo el sistema administrativo alcanzará sus objetivos. En otras palabras, cómo puede la organización llegar a donde quiere llegar.

DEFINICIÓN DE PLANIFICACIÓN La planificación es el desarrollo sistemático de los programas de acción encaminados a alcanzar las metas acordadas por la empresa por medio del análisis, la evaluación y selección de las oportunidades que se presentan. La planificación es una actividad crítica en Administración, independiente del tipo de organización que se trate.

PROPÓSITO DE LA PLANIFICACIÓN El propósito general de la planificación es contribuir a que la organización alcance sus metas. Koontz y O´Donell afirman “el primer propósito de la planificación es facilitar el logro de los proyectos y de las metas de la empresa”. Los otros propósitos de la planificación, se derivan de éste.

VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN Un programa de planificación vigoroso produce muchos beneficios: 1. Ayuda a los gerentes a mirar hacia el futuro. 2. Aumenta la coordinación de las decisiones. 3. Se pone el énfasis en las metas de la organización.

VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN La planificación, por supuesto no elimina el riesgo, pero si ayuda a los gerentes a identificar y a manejar los problemas de la organización para lograr los objetivos de ésta.

PLANIFICACIÓN: FUNCIÓN PRIMARIA La planificación, es la función primaria de la administración, es aquella que precede y sirve de base a las funciones de organizar, dirigir y controlar.

PROCESO DE PLANIFICACIÓN El proceso de planificación consta de: 1. Declarar los objetivos de la organización. 2. Hacer una lista de las maneras de alcanzar los objetivos. 3. Desarrollar premisas en las cuales basar cada acción. 4. Escoger la mejor opción para alcanzar los objetivos. 5. Elaborar planes para desarrollar la opción escogida. 6. Poner en marcha el plan.

PLANIFICACION Y ALTA GERENCIA La alta gerencia de las organizaciones tiene que desempeñar muchos papeles. Deben representar a la empresa en una gran variedad de situaciones sociales, legales y de protocolo.

RESPONSABILIDAD AL PLANIFICAR La alta gerencia además de cumplir muchos papeles en representación de la organización, es el responsable de la planificación de la organización.

PLANIFICACIÓN La alta gerencia al planificar, busca respuesta a las siguientes preguntas: 1. ¿ En qué dirección debe ir la organización ?. 2. ¿ En qué dirección va la organización en este momento ?. 3. ¿ Debe hacerse algo para cambiar esa dirección ?. 4. ¿ La organización continúa en la dirección apropiada ?

ASISTENCIA PARA PLANIFICAR Puesto que la alta gerencia debe participar en todos los aspectos relevantes de una organización, es frecuente que la labor de planificación sea delegada a otra persona, experta en el tema. Lógicamente esto se realiza bajo la estrecha supervisión de la alta gerencia. Este cargo suele denominarse el “planificador de la organización”.

HABILIDADES DE LOS PLANIFICADORES Es deseable que los planificadores posean cuatro habilidades básicas: 1. Tener considerable experiencia dentro de la empresa. 2. Deben ser capaces de tener una visión de la empresa como un sistema complejo e interrelacionado. 3. Tener conocimiento e interés por el entorno directo y como los cambios de él pueden afectar a la organización. 4. Tener capacidad para trabajar en equipo, y expresarse con mucha claridad en términos orales y escritos.

OBLIGACIONES DE LOS PLANIFICADORES Los planificadores, tiene a lo menos tres obligaciones dentro de su labor: 1. Supervisión del proceso de planificación. 2. Evaluación de los planes desarrollados. 3. La solución de problemas de planificación.

SUPERVISIÓN DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN Los planificadores deben velar porque la planificación se realice, vale decir los planificadores deben desarrollar un plan para la planificación; que en términos simples es una lista de todos los pasos que deben darse en una organización. Esto garantiza que la planificación efectivamente se realice.

EVALUACIÓN DE LOS PLANES DESARROLLADOS Los planificadores, deben evaluar los planes desarrollados, deben decidir si los planes: 1. Presentan los retos suficientes para la empresa. 2. Son completos. 3. Son coherentes con las metas de la empresa. Todo plan que no cumpla estos tres requisitos debe modificarse en forma adecuada.

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS DE PLANIFICACIÓN Los planificadores deben evaluar continuamente la necesidad de cambios y de mejoras al interior de la organización. Ellos deben recomendar lo que la organización debe hacer para manejar los problemas de planificación y predecir como puede beneficiarse la empresa de las oportunidades relacionadas con la solución de dichos problemas.

EVALUACIÓN DE LOS PLANIFICADORES Los planificadores, deben ser evaluados de acuerdo con la contribución que hagan para el alcance de los objetivos de la organización. Una evaluación adecuada del planificador es crítica y muy importante para la organización, pues las funciones de la alta gerencia de organizar, dirigir y controlar depender vitalmente de la función de planificar.

“ EL 65% DE LOS NEGOCIOS NUEVOS, NO ALCANZAN A CUMPLIR SU QUINTO AÑO DE VIDA, EN GRAN MEDIDA POR UNA PLANIFICACIÓN INADECUADA ”