Sistema GAD oficinas de ventas Calidad y Mejora Continua Oficinas de venta Gerencia Desarrollo Oficinas de venta Noviembre 2015

Agenda 1. Antecedentes generales 2. Política de implementación 3. Perfiles del sistema 4. Ingreso al sistema 5. Módulos del sistema

Antecedentes Generales Esta Guía fue generada principalmente para acompañar a todos quienes desempeñan un rol en nuestras oficinas de venta, para potenciar sus habilidades y trabajar en aquellas brechas que los alejan de las conductas esperadas para sus respectivos roles. Las GAD reemplazan las pautas de mejora actuales, permitiendo una observación en terreno de las conductas y acciones que esperamos de nuestros equipos en una jornada de trabajo. Beneficios : -Relación directa con el nuevo modelo de competencias, sumando consistencia al sistema de gestión de las personas. -Facilitar el desarrollo de habilidades y conductas en el observado y entregar mayores herramientas para el feedback al observador. - Observación diferenciada en las competencias y conductas evaluadas, dependiendo del tipo de rol ejercido. -Apoyo de comunicación una vez implementada la herramienta de capacitación para el aprendizaje continúo de feedback y coaching para el desarrollo de colaboradores. Es importante destacar que hay ciertas competencias en las GAD que no podrán ser observados en una jornada, por lo que se espera que se definan como no observados; o se realice una indagación con la persona observada para notar si la conducta es efectivamente realizada o no.

Política de Implementación Observaciones - Nro. de Observaciones: - Mínimo 3 Observaciones para completar una pauta GAD - Para el Supervisor, aplica más que las 3 observaciones (trabajo en terreno, conversaciones indagatorias, registro de tareas (feedbacks, entre otros), participación briefing, etc…) - Frecuencia: - Bimensual: Ejecutivo counter / Lobby / Promotor - Trimestral o bimensual: Supervisor (según realidad país) - Pauta de Mejora Continua: - Uso según definición local. Se sugiere aplicarla por 6 meses cuando el observado sea Inicial o nuevo en el rol Feedback - Entregado por el observador (Jefe directo) - Realizado en una sala en privado y sin distracciones - Acuerdo conjunto para trabajar en 2 conductas criticas durante el periodo, generando compromisos de desarrollo (planes de acción) - Bimensual o Trimestral, según corresponda - No existe pauta de Coordinador, ni de ejecutivo/Lobby -> Se observa con la del rol que ejerce principalmente

Perfiles del sistema Realiza carga y modificaciones de las pautas de observación para cada rol y país. Jefes de Calidad & MC CEX Administrador General Mantiene vigente a las personas que trabajan en su mercado, y las relaciones de jerarquía (dependencia) entre ellas. Analista de Calidad y Mejora Continua (o persona definida por el país) Administrador Local Tiene acceso a la información de todas las GAD de las oficinas a su cargo Gerentes, Subgerentes y Jefes en ciertos mercados (o persona definida por el país) Monitor Corresponde a la persona que realiza las observaciones de su equipo y las disponibilidad en el sistema, para luego entregar feedback Jefes de zona/oficina y Supervisores Observador Corresponde a la persona a la que se realiza la observación. Coordinadores, Lead, Monitores, Ejecutivos, Lobby, Promotores Observado

Ingreso al sistema Para ingresar a la aplicación GAD, ingresar a link en (preferentemente en Chrome) Ingresar usuario y clave de Red

Módulos del sistema Paso 2 : Seleccionar fecha de inicio y fin que se requiere revisar  Mis GAD / Observado Permite ver registros de sus GAD Asignadas, En proceso, y en Feedbak, además permite editar GAD Pendientes de firma y visualizar el resultado de las GAD Finalizadas Paso 1 : Seleccionar Mis GAD

Nombre de la pauta, según rol Fecha de última actualización Oficina a la que pertenece Rol por el cual fue observado : Ejecutivo, Lobby, Promotor Estados En proceso: Pauta en construcción, tiene algunas observaciones, pero no ha sido terminada. (no puede ser visualizada hasta tener Feedback ) Feedback : Pauta con las observaciones realizadas (no puede ser visualizada hasta tener Feedback ) Pendiente de Firma: Realizado Feedback y acordados los planes de acción, falta firma del observado Finalizado : GAD cerrada Estados En proceso: Pauta en construcción, tiene algunas observaciones, pero no ha sido terminada. (no puede ser visualizada hasta tener Feedback ) Feedback : Pauta con las observaciones realizadas (no puede ser visualizada hasta tener Feedback ) Pendiente de Firma: Realizado Feedback y acordados los planes de acción, falta firma del observado Finalizado : GAD cerrada Extrae y guarda listado de resultados de la búsqueda en Excel o en PDF Paso 3 : Se desplegará el listado de GAD y su estado, de acuerdo al periodo de tiempo previamente seleccionado Visualizar GAD / Editar GAD Visualizar GAD / Editar GAD

Paso 4 (Visualizar GAD): Al presionar Ver, se desplegará la información del «Observado»

Paso 4 (Editar GAD) : Al presionar Editar, puede ingresar algún comentario a la pauta y Firmar Observación

Asignar GAD / Observador Permite seleccionar a la(s) persona(s) a observar y asignar una GAD, de modo de poder ingresar lo observado en la pauta de GAD Paso 1 : Asignar al ejecutivo el perfil a observar Asignar GAD con ese perfil a todos los ejecutivos Sólo a los que tienen GAD finalizadas Sólo a ejecutivos sin GAD asignadas

Paso 2 : Luego de asignar al ejecutivo, presionar Editar para comenzar a trabajar en la GAD NOMBRE DEL EJECUTIVO DE VENTAS SELECCIONAR NOMBRE DE EJECUTIVO

Paso 3 : Completar según lo observado, luego Guardar observación si requiere realizar más cambios ó Pasar a Feedback en caso de que la GAD esté finalizada. El botón «Pasar a Feedback», sólo se habilitará una vez que todas las conductas tengan una observación

Paso 4 : Durante la reunión de Feedback con el observado, seleccionar editar e ingresar los planes de acción acordados para las dos competencias a trabajar. Finalmente enviar al Observado para su firma.

Reportes : Observador- Monitor- Administrador Local - Administrador General Paso 1 : Seleccionar reporte a utilizar GAD Equipo : Genera registro de todas las GAD de los colaboradores a tu cargo, con los siguientes campos: Colaborador / BP / Rol / Oficina / Fecha Último Estado / Nombre GAD / Último Estado GAD, y permite además visualizarlas. Se puede filtrar por estado de la observación (feedback, Finalizado, etc), por Rol y seleccionar un periodo de tiempo determinado. Muestra además tabla resumen con la cantidad total de colaboradores, y la cantidad de GAD por cada estado. Reporte GAD : Genera reporte filtrado por Rol (Ejecutivo. Lobby, Promotor) y entrega un registro con la nota promedio del general observado (siempre con nota redondeada hacia abajo), para las últimas GAD publicadas (último formulario vigente). También muestra tabla resumen con la cantidad total de colaboradores, y la cantidad de GAD por cada estado.

Paso 2 : Seleccionar los filtros requeridos, y presione Buscar En todos los casos se puede bajar el reporte del resultado de la búsqueda en PDF o Excel

Administración : Administrador Local / Administrador General Paso 1 : Seleccionar el tipo de acción a realizar Paso 2: Llenar el formulario elegido Agregar persona: Permite ingresar nuevos funcionarios al sistema, debiendo completarse los campos definidos para el ingreso : BP (Al ingresar BP y presionar «Buscar», el sistema se conectará con SAP y traerá información de Primer Nombre, Segundo Nombre, Apellido Paterno y Apellido Materno: ) Rol: Perfil: País: Ciudad: Oficina: Mantener persona: Permite modificar la información actualmente ingresada en el sistema para un determinado funcionario. La búsqueda se realiza por BP, y los campos que pueden modificarse son: Vigencia: (Pasar de funcionario vigente, a no vigente y viceversa) Rol: Perfil: País: Ciudad: Oficina:

Mantener Jerarquía : Permite establecer (o eliminar) relaciones jerárquicas entre 2 funcionarios previamente ingresados y vigentes en el sistema. Paso 1: Ingresar BP del Jefe en la relación jerárquica. Se desplegará el listado actual de colaboradores del jefe seleccionado.

Paso 2: Buscar colaboradores. La búsqueda de colaboradores se realiza usando los criterios de Rol / País / Ciudad / Oficina y entrega un listado con todas las personas que cumplan con los criterios definidos. Para establecer o eliminar jerarquía, se deberá clickear / desclickaer los checkbox ubicados al lado izquierdo de cada funcionario y finalmente Establecer Jerarquía

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