Av. 12 de Octubre y Coruña Ed. Urban Plaza, Piso 5 www.delfosconsultancy.com C O N S U L T A N C Y.

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1 Av. 12 de Octubre y Coruña Ed. Urban Plaza, Piso 5 www.delfosconsultancy.com C O N S U L T A N C Y

2 ¡LÍDERES EN PROCESOS LEGALES INMOBILIARIOS! Agosto 2012

3 EQUIPO DE TRABAJO GERENTE LEGAL ABOGADO TRAMITADOR ASISTENTE OPERATIVO ABOGADO CONTADOR REPRESENTANTE LEGAL PRESIDENTE ABOGADO COORDINADOR SERVICIO AL CLIENTE REPRESENTANTE LEGAL PRESIDENTE GERENTE LEGAL ABOGADO EJECUTIVO SERVICIO AL CLIENTE COORDINADOR SERVICIO AL CLIENTE MENSAJERO ASISTENTE CONTABLE

4 HOMELAW POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ACUERDOS DE SERVICIO AGENDA COMPARTIDA SISTEMA HOMELAW

5 FLUJOS DE PROCESOS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Verificación DPH Promesa Compra Venta Escritura Compra Venta Crédito Escritura Compra Venta Fondos Propios Cesión de Derecho/ Resciliación MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

6 ACUERDOS DE SERVICIO CARTERA CRÉDITO PLANIFICACIÓN SERVICIO AL CLIENTE VENTAS

7 SISTEMA HOMELAW Ejecutiva de Operaciones - Registro de DPH entregadas a Homelaw - Registro de Ingreso de Ventas ingresadas a Homelaw - Registro de documentos enviados a tramitadores y mensajero - Generación de Hojas de Ruta - Ingreso de encuestas de satisfacción Abogados - Revisar status de trámite - Ingresar información de cada trámite - Generar Minutas Contador- Registrar en el sistema valor facturado a cliente Gerente Legal y Directiva -Realizar seguimiento y control de trámites - Generar reportes Ejecutivo de Servicio al Cliente - Registrar fechas en la que se acerca el cliente a Homelaw a firmar minutas, realizar pagos o retirar trámites - Verificar datos de contacto del cliente - Verificar estado de trámites - Generar Orden de Entrega Ventas y Crédito- Generar reportes de Ventas y Crédito USUARIOS

8 INGRESO AL SISTEMA Seleccione el ícono del sistema en el escritorio Paso 1 Ingrese su usuario y contraseña Paso 2 Se desplegará una pantalla con 5 opciones Seleccione la opción deseada Paso 3

9 OPCIÓN “ARCHIVO” Al Seleccionar “Archivo” en el menú de herramientas se desplegarán estas opciones El sistema automáticamente reconocerá la impresora configurada en su equipo, sin embargo, si desea seleccionar otra impresora, ingrese a la opción “Configuración de Impresión” y seleccione la impresora requerida. Para salir del sistema, seleccione la opción “salir”

10 ÓPCIÓN: SEGURIDADES Importante: esta sección sólo estará habilitada para administrador del sistema Al Seleccionar “Seguridades” en el menú de herramientas se desplegarán estas opciones En la opción “usuarios” podrá agregar, editar o eliminar usuarios y elegir el tipo de permisos que tendrá cada uno.

11 ÓPCIÓN: SEGURIDADES En la opción “parámetros” y “plazos” podrá modificar los implementados

12 ÓPCIÓN: SEGURIDADES En la opción “Abogados por Proyecto” podrá seleccionar asignar a cada Proyecto el /los Abogado/s que desee 1. Seleccione el Proyecto 2. Seleccione el /los Abogados a cargo de ese Proyecto

13 OPCIÓN “CATÁLOGOS” En el menú de “Catálogos” el usuario podrá consultar información general de Clientes, Proyectos y las Plantillas Generales de Promesas y Escrituras Al seleccionar “Clientes”, se desplegarán parámetros de búsqueda del cliente que desea buscar Se desplegará e listado de clientes con los parámetros indicados. Haga “doble click” en el cliente de desee visualizar. Aparecerán loa datos generales del cliente

14 OPCIÓN “CATÁLOGOS” Al seleccionar “Proyectos”, se desplegarán el listado de Proyectos. Seleccione el que desea visualizar Se desplegará el detalle de los inmuebles de ese Proyecto Aparecerá la descripción de los inmuebles en el Proyecto, seleccione que inmuebles desea visualizar

15 OPCIÓN “CATÁLOGOS” Al seleccionar “Configuración Plantillas”, aparecerá esta pantalla. Seleccione el Proceso (promesas o escrituras) y el Proyecto Se desplegará el detalle de los inmuebles de ese Proyecto Edite en la siguiente pantalla los textos que aparecen. Los mismos aparecerán cada vez que solicite generar un documento de esos Proyectos

16 OPCIÓN “PROCESOS” Al seleccionar “Inventario de Proyectos”, seleccione el proyecto deseado para visualizar todos los inmuebles, y los clientes que han adquirido los mismos. En el menú de Procesos, el personal de Homelaw podrán registrar y realizar seguimiento a sus trámites

17 OPCIÓN “PROCESOS” “Estatus DPH” permitirá al usuario registrar actividades relacionadas con la DPH Seleccione el Proyecto Aparecerá la información de la DPH: - En la cabecera, información general del proyecto - En la parte inferior las actividades a registrar

18 OPCIÓN “PROCESOS” “Trámites” permitirá al usuario registrar actividades relacionadas con la DPH Seleccione el Proyecto y parámetros de búsqueda del trámite (puede seleccionar todos) Aparecerán los trámites con los parámetros buscados. A lado derecho podrá visualizar el Estado de los trámites, en amarillo los que tienen una actividad pendiente. Seleccionar el trámite deseado

19 OPCIÓN “PROCESOS” Al seleccionar el trámite deseado, aparecerá la siguiente ventana: - En la cabecera, los datos generales del trámite (En amarillo los datos a completar) - En “inmuebles”, el detalle del inmueble adquirido por el cliente - En “promesa compra venta”, aparecerán las actividades a completar de la promesa compra venta - En “escritura crédito”, o “fondos propios” aparecerán las actividades a completar - En “cesión de derecho” o “resciliación” deberá registrar las actividades correspondientes

20 OPCIÓN “PROCESOS” Al concluir las actividades de “promesas”, “escrituras”, “cesión de derecho” o las realizar la actividad relacionada con “orden de entrega”, podrá seleccionar la opción “generar documento” en la parte inferior de la pantalla Se desplegará una pantalla para ingresar datos del usuario con relación al trámite y los datos del Abogado que firmará el documento. Deberá guardar y exportar en word, para revisar y editar el documento.

21 OPCIÓN “PROCESOS” La opción “Hoja de Ruta” permitirá contar con las hojas de ruta de tramitadores y mensajeros. Seleccione el responsable y la fecha de hoja de ruta Aparecerá la hoja de ruta. Podrá colocar actividades adicionales, exportar a excel, y completar el cumplimiento de actividades

22 OPCIÓN “PROCESOS” La opción Encuestas, permite ingresar al sistema el resultado de encuestas de satisfacción de cliente Seleccione el mes, el año y el proceso (promesa, escritura, cesión de derecho) Ingrese la cantidad de datos para cada uno de los puntajes

23 OPCIÓN “REPORTES” En el menú de Procesos, se podrán obtener varios tipos de reportes. Al seleccionar cada uno de los reportes, deberá ingresar los parámetros de búsqueda deseados (tiempo/proceso) Podrá exportar todos los reportes a excel. Tiempo de Procesos

24 OPCIÓN “REPORTES” Cantidad de Trámites

25 OPCIÓN “REPORTES” Satisfacción de Clientes

26 OPCIÓN “REPORTES” Eficiencia de Procesos

27 OPCIÓN “REPORTES” Ventas

28 OPCIÓN “REPORTES” Crédito

29 OPCIÓN “REPORTES” Personal

30 OPCIÓN “REPORTES” Orden de Entrega

31 AGENDA COMPARTIDA Homelaw - Visualizar citas generadas para atender al cliente - Registrar citas propias de reuniones con clientes Ventas - Registrar citas de firma de promesas de compra venta Agenda Electrónica

32 AGENDA COMPARTIDA INGRESAR A LA AGENDA COMPARTIDA Ingresar a cualquier navegador de Internet: Internet Explorer, Firefox, Google Chrome Ingresar la dirección electrónica (URL): www.google.com/calendarwww.google.com/calendar Aparecerá la siguiente pantalla: Ingresar su “Correo electrónico” y “Contraseña” y pulsar “Iniciar sesión”.

33 AGENDA COMPARTIDA Aparecerá la pantalla principal de la Agenda Compartida, donde se puede visualizar el calendario: En la parte superior derecha se encuentra un menú que permite cambiar la vista del calendario a día, semana, mes, días y agenda. En la parte superior izquierda, se encuentran tres botones que permiten moverse en el tiempo. El primer botón dice “Hoy”, permite ir a la fecha actual. Y dos botones con flechas para la derecha e izquierda que permiten desplazarse a fechas pasadas (botón, flecha izquierda) y fechas futuras (botón, flecha derecha). También es posible desplazarse a las diferentes fechas de la agenda con el calendario pequeño ubicado en la parte superior izquierda debajo del botón rojo que dice “CREAR”.

34 AGENDA COMPARTIDA AGENDAR UNA CITA Forma 1: Agendamiento Normal Seleccionar el Botón de color rojo, llamado “crear”, en la parte superior derecha de la pantalla. Se desplegará la pantalla indicada a continuación en la que podrá describir la cita. Ingresar 3 datos en el campo “evento”: Nombre del cliente, Proyecto al que pertenece, Nombre del Vendedor Presionar “guardar” Verificar que la cita se visualice en el Calendario

35 AGENDA COMPARTIDA AGENDAR UNA CITA Forma 2: Agendamiento Rápido Hacer click sobre fecha y hora de la cita a agendar en el calendario principal. Se abrirá una pequeña ventana. Ingresar 3 datos: Nombre del cliente, Proyecto al que pertenece, Nombre del Vendedor Presionar “crear evento” Verificar que la cita se visualice en el Calendario

36 BENEFICIOS Agenda Electrónica Sistema Homelaw Información Centralizada Consultas de datos de proyectos y clientes Generación de Documentos Reportes Automáticos Seguimiento de trámites Mejor atención a clientes (no hay colas) Clientes mejor informados BeneficiosTemas tomar en cuenta -Ingreso de información de nuevos trámites en Sistema Homelaw - Adaptar plazos de acuerdo a realidades - Verificar cumplimiento de Acuerdo de Servicios -Exigir cumplimiento de – Verificar cumplimiento de Acuerdo de Servicios con Ventas

37 www.delfosconsultancy.com Av. 12 de Octubre y Coruña Edificio Urban Plaza, Piso 5 Quito - Ecuador C O N S U L T A N C Y