SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD – GESTION POR PROCESOS EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE Mayo de 2010 GICUV

Contenido Calidad Institucional Implementación en las sedes regionales. Gestión de la Calidad Clima Organizacional Quejas, Reclamos y Sugerencias Gestión de Procesos

El Por qué de la Calidad en las IES? Fenómenos asociados a la globalización y a la internacionalización de la Educación Superior – Universidades de Clase Mundial. Mandato iberoamericano para la eficiencia y eficacia de las organizaciones del Estado Los SGC se vislumbran como respuesta para el logro de estos objetivos.

Certificación de Calidad NTCGP1000 y ISO 9001 Por qué Certificarnos?? Por los reconocimientos y méritos que tiene la Universidad Por los grandes desafíos a nivel nacional e internacional El MEN ha establecido que toda IES que desee acreditarse o reacreditarse institucionalmente debe tener un Certificado de Calidad. El MEN esta apoyando a las IES económicamente en el diagnóstico, implementación y certificación de la calidad

Universidad del Valle: Sistema de Gestión Integral de la Calidad – GICUV -

Sistema de Gestión Integral de Calidad en la Universidad del Valle Reconocimiento de la Calidad Institucional

ELEMENTOS del GICUV GICUV Autoevaluación CNA SISTEDA MECI SGC Propios (Biblioteca, Sedes) Laboratorios NTCGP1000

GICUV en las Sedes Regionales

Plan para el año 2010

Diagnóstico de la Situación de la Calidad Personas Diagnóstico de Clima Org. Desarrollo de Cambio en percepción y dinámicas de trabajo CALIDAD Mejoramiento Evaluación Satisfacción Técnica Requisitos

Actividades a Desarrollar Conformación del Comité de Calidad a nivel de Sede Regional. (Legalización a través de resolución). Establecimiento del responsable de calidad por la Sede Regional (persona formada por la OPDI o con conocimientos en temas de calidad) Establecimiento de un Plan de Trabajo para la implementación y desarrollo de las directrices de calidad en las Sedes. Definir responsables y fechas de ejecución para: Programa de PQR´S en la Sede Regional. Clima Organizacional y Plan de Mejoramiento Indicadores del Plan de Acción, SUE y de Gestión Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Gestión por Procesos

TABLA DE CONTENIDO Mapa de Procesos y Subpresosos Procedimientos Obligatorios de la NTCGP 1000:2009 Control de Documentos y Registros Pirámide Documental Documentación por Subproceso Listado Maestro de Procesos y Procedimientos Listado Maestro de Registros Gestión del Mejoramiento Servicio No Conforme Auditorias Internas de Calidad Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento Revisión por la Dirección Satisfacción de Usuarios Planificación de los Cambios del Sistema de Gestión Integral de Calidad

MAPA DE PROCESOS

MAPA DE SUBPROCESOS

PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS DE LA NTCGP 1000:2009 Manual de Procedimientos de Control de Documentos y Registros MP-12-01-02 Versión No. 5.0 – Mayo 2010 Control de Documentos Control de Registros Dificultades en el Desarrollo de los Procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Auditorias Internas de Calidad Manual de Procedimientos de Control de Documentos y Registros MP-12-01-03 Versión No. 4.0 -Mayo 2010 Resolución de Rectoría No. XXX de Mayo XX de 2010

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 1. Manual de Operaciones (Política y Objetivos de Calidad) 2. Manuales de Procedimientos, de Instructivos de Procedimientos y Manuales de Operaciones 3. Instructivos de Trabajo, Fichas Técnicas, Caracterización de Subprocesos, Normograma, Caracterización de Indicadores y Planes de Calidad 4. Formatos, Registros, Planes y Documentos Externos (Resultados, datos, archivos y libros)

DOCUMENTACION POR SUBPROCESO Caracterización del Subproceso Normograma Indicadores del Plan de Acción – Indicadores de Gestión (en proceso de implantación) Manuales de Procedimientos Instuctivos de Procedimientos 5. Procesos Misionales: Plan de Calidad por Proceso Posibles Dificultades en el Desarrollo de los Procesos Políticas Procedimientos Formatos

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Listado Maestro de Procesos y Procedimientos Listado Maestro de Registros

Labor de las Sedes Regionales GICUV Identificar los procesos, subprocesos, manuales de procedimientos y procedimientos que le aplican a la Sede Regional Identificar que instructivos de procedimientos requiere la sede documentar. Documentar los instructivos de procedimientos de acuerdo con el Manual MP-12-01-02 Versión No. 5.0 – Mayo 2010 Revisar los formatos institucionales, su correcta aplicación en la Sede y la Normalización y Oficialización de formatos propios de la Sede. ISO 9001:2008 PARA LA SEDE Diagnóstico de la Sede frente a los requisitos de la norma (instrumento) Definir: Política y Objetivos de Calidad coherentes con lo Institucional. Establecer Mapa de Procesos y presentar la coherencia con el Institucional Establecer la estructura documental para la Sede coherente con la Institucional.

Taller

GESTION DEL MEJORAMIENTO Dificultades en el Desarrollo de los Procesos Establecer Posibles Dificultades para el Desarrollo de los procesos Posibles Dificultades para el Desarrollo de los Procesos Identificar dificultades que se presentan durante la prestación del Servicio (en el evento) Seguir las acciones establecidas y registrar Registro de Dificultades para el Desarrollo de los Procesos Realizar Análisis y Acciones de mejoramiento, si hay lugar a ellas

2. Auditorias Internas de Calidad 3. Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento 1. Actas 2. Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora 3. Registro y Seguimiento a Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora 5. Seguimiento a Indicadores Resultados y Operaciones de Subprocesos Auditorias Internas de Calidad

4. Revisión por la Dirección Tareas pendientes de revisiones por la dirección anteriores. Resultados de auditorías internas de calidad, Retroalimentación del usuario (encuestas, reuniones) Desempeño de los subprocesos y dificultades en el desarrollo de los procesos Estado de las acciones correctivas y preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión Integral de la Calidad Verificación de la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema de Calidad

Satisfacción de Usuarios Es responsabilidad del líder del Subproceso gestionar la realización de las mediciones, análisis y mejora de la satisfacción de usuarios. Planificación de los Cambios del Sistema de Gestión Integral de Calidad Cada que se presente un cambio que pueda llegar a afectar la integridad del Sistema de Gestión el responsable del subproceso debe realizar la Planificación

Taller

http://gicuv.univalle.edu.co; http://procesos.univalle.edu.co Gracias “El Sistema Integrado de Gestión no nace en el momento de su implementación, él recupera de la Universidad sus tradiciones e historias y sus modos de operación, convirtiéndolos en diálogos y contextos de calidad, al traducirlos en esquemas universales, amigables, comunicables, trazables, medibles y mejorables”. Universidad de Caldas http://gicuv.univalle.edu.co; http://procesos.univalle.edu.co