PROCEDIMIENTO PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS JULIO DE 2014

OBJETIVO Identificar y definir el procedimiento interno para adelantar el perfeccionamiento y la legalización de los contratos y convenios del Servicio Geológico Colombiano, de acuerdo con el marco legal vigente y los principios que rigen la función administrativa y la gestión fiscal, con el objeto de garantizar una gestión contractual ágil y transparente. ALCANCE El procedimiento interno que se describe en el presente documento comprende el perfeccionamiento y legalización de los contratos y convenios que celebre el Servicio Geológico Colombiano.

CONDICIONES GENERALES De acuerdo con el artículo 18 del Decreto 0723 del 2013 las personas naturales que se pretenda vincular mediante contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, tienen la obligación de practicarse un examen pre-ocupacional cuyo costo será asumido por éste, y deberá ser allegado dentro de los documentos que soportan la futura contratación. El cumplimiento de esta obligación debe ser controlada por el respectivo supervisor del contrato. Teniendo en cuenta que para el ingreso de los contratistas a la Entidad es necesaria la presentación del carnet institucional, las personas que pretendan vincularse mediante contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión deberán presentar dentro de los documentos requeridos para adelantar dicha contratación una foto en medio magnético (tamaño 3x4, a color, fondo blanco en formato JPG).

PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO O CONVENIO El profesional del Grupo de Contratos y Convenios elabora el contrato Visto Bueno del Coordinador del Grupo de Contratos y Contratos El Ordenador del Gasto suscribe el contrato o convenio Se tramita la firma del contratista o cooperante, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción de la minuta por parte del ordenador del gasto. Se entrega una copia al contratista o cooperante para que tramite la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales (cuando corresponda), y constituya la garantía de cumplimiento y demás garantías a que haya lugar (cuando corresponda).

LEGALIZACIÓN Si se trata de un contrato de prestación de servicios y de apoyo a la gestión y el tiempo de ejecución es superior a un (1) mes Informe al contratista sobre la necesidad de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, de conformidad con el Decreto 723 de Diríjase a la oficina de Salud Ocupacional con copia del contrato suscrito, solicite y tramite la afiliación del contratista al Sistema General de Riesgos Laborales y entregue copia del formulario de afiliación a la ARL. La afiliación al Sistema debe surtirse como mínimo un día (1) antes del inicio de la ejecución de la labor contratada.

El Grupo de Contratos y Convenios solicita el Registro Presupuestal El Grupo de Presupuesto expide el Registro Presupuestal y envía copia al Grupo de Contratos y Convenios El contratista o cooperante constituye las garantías Una vez el contratista o cooperante haya entregado las pólizas, se haya expedido el Registro Presupuestal y se haya allegado la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales (cuando aplique), la carpeta del contrato se remite a la Oficina Asesora Jurídica para su aprobación. La Asesora Jurídica suscribe el formulario de aprobación de pólizas. El expediente o carpeta del contrato o convenio y el formulario de aprobación de pólizas se remite al Grupo de Contratos y Convenios, con copia del mismo a la Unidad de Recursos Financieros.

DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR El Grupo de Contratos y Convenios proyecta memorando de comunicación de designación del supervisor del contrato o convenio, de conformidad con lo especificado en los estudios previos y el contrato o convenio, y remítalo para firma del Secretario General. El Secretario General suscribe el memorando El Grupo de Contratos y Convenios envía el memorando al supervisor con copia del contrato o convenio y del formulario de aprobación de las pólizas. El Supervisor proyecta y tramita la firma del Acta de Inicio del contrato o convenio y la remite al Grupo de Contratos y Convenios. Publicación del contrato en el SECOP

PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS JULIO DE 2014

OBJETIVO Identificar y definir el procedimiento interno para adelantar la liquidación de los contratos y convenios del Servicio Geológico Colombiano, de acuerdo con el marco legal vigente y los principios que rigen la función administrativa y la gestión fiscal, con el objeto de garantizar una gestión contractual ágil y transparente, así como el cierre definitivo y la liquidación de los convenios y contratos. ALCANCE El procedimiento interno que se describe en el presente documento comprende desde la revisión de los documentos contenidos en la carpeta del contrato o convenio a liquidar, hasta la publicación del acta de liquidación de mutuo acuerdo o del acto administrativo de liquidación unilateral, cuando hubiere lugar a ella.

PLAZO PARA LA LIQUIDACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN DE MUTUO ACUERDO ACTA DE LIQUIDACIÓN UNILATERAL LIQUIDACIÓN JUDICIAL CONSTANCIA DE CIERRE ACTA DE CIERRE Y ARCHIVO

La liquidación de los contratos es el acto por medio del cual el SGC, como entidad contratante, y el contratista, realizan un balance económico general de las obligaciones pecuniarias surgidas para cada uno durante la ejecución del contrato. En la liquidación del contrato se deben incluir los ajustes, revisiones y recomendaciones a que haya lugar, acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. De conformidad con lo establecido en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 (modificado por el Decreto Ley 19 de 2012), serán objeto de liquidación los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran. La liquidación no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

De conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 la liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 141 de la Ley 1437 de 2011.

Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 141 de la Ley 1437 de Los contratos celebrados bajo la causal de ciencia y tecnología, regidos por el Derecho Privado, que se hayan celebrado bajo el amparo del Manual para Convenios Especiales de Cooperación de Ciencia, Tecnología e Innovación y el procedimiento establecido para el efecto, acogerán los mismos plazos señalados para los contratos estatales para adelantar su liquidación. La liquidación unilateral de los contratos regidos por el Estatuto General de la Administración Pública es una facultad de la entidad en los casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre el contenido de la misma. Será practicada directa y unilateralmente por la entidad y se adoptará por acto administrativo motivado susceptible del recurso de reposición (artículo 11 de la Ley 1150 de 2007).

La liquidación unilateral de los contratos celebrados bajo la causal de ciencia y tecnología, regidos por el Derecho Privado, que se hayan celebrado bajo el amparo del Manual para Convenios Especiales de Cooperación de Ciencia, Tecnología e Innovación y el procedimiento establecido para el efecto, podrán liquidarse unilateralmente mediante Acta de Liquidación Unilateral cuando ello se establezca de manera expresa en los contratos. En los contratos en los que no se requiera la suscripción del Acta de Liquidación bilateral por las partes, una vez verificado el incumplimiento del contratista y la existencia de obligaciones pendientes derivadas del objeto contractual, deberá adelantarse el presente procedimiento de liquidación y cierre de los convenios y contratos, en el que se deje constancia de tales circunstancias y se consagren de manera clara, expresa y exigible las obligaciones y/o actividades pendientes a cargo del contratista.

Si una vez vencidos los plazos para adelantar la liquidación de mutuo acuerdo, la unilateral o la judicial, no se hubiera logrado la misma, el Grupo de Contratos y Convenios procederá a elaborar el Acta de Cierre y Archivo, la cual será suscrita por el ordenador del gasto y el supervisor del contrato o convenio, dejando constancia del balance final del contrato y su porcentaje de ejecución, ordenando la liberación de saldos y pagos a que haya lugar para cerrar contablemente el contrato, y el archivo del expediente. Ese documento emitido unilateralmente tiene efectos administrativos y financieros, no constituye un título ejecutivo ni revive términos para el ejercicio de acciones judiciales por ninguna de las dos partes. El supervisor del contrato tiene la obligación de impulsar el trámite de la liquidación y radicar la solicitud en el Grupo de Contratos y Convenios. El Grupo de Contratos y Convenios adelantará el trámite y archivara las evidencias del mismo en el expediente del contrato.

DOCUMENTOS JURIDICOS Contrato con todas sus modificaciones, adiciones, prórrogas, suspensiones. Acta de inicio (si la hubiere) Aprobación de Garantías (si la hubiere) Soportes de Cumplimiento de obligaciones al Sistema de Seguridad Social en salud, pensión, riesgos laborales y aportes parafiscales de acuerdo a las condiciones del contratista: Soportes que evidencien el incumplimiento parcial o total de las obligaciones contractuales (Resoluciones de declaren la caducidad, impongan una multa, conciliaciones, entre otros) Solicitud de liquidación del área solicitante donde se incluyan las solicitudes de reintegro y liberaciones, órdenes de pago, costos fijos y variables ejecutados. Soportes de representación legal actualizados.

DOCUMENTOS TÉCNICOS Acta de terminación del contrato Acta de entrega y recibo a satisfacción (cuando aplique) Informe final de Supervisión y/o Interventoría (cuando aplique) Informe de buen manejo e inversión del anticipo (cuando aplique) Documento Proyecto de Acta de liquidación. (cuando aplique) DOCUMENTOS FINANCIEROS Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP Registro Presupuestal - RP Relación de pagos y/o desembolsos expedida por el área de Tesorería. Informe de rendimientos financieros (cuando aplique) Comprobantes de ingreso o reintegro al Tesoro Nacional de los rendimientos financieros. Certificación de cancelación de la cuenta conjunta o de la fiducia, donde se manejó el anticipo o de terminación de la fiducia (cuando aplique) Certificación de amortización del anticipo

En el evento en que haya transcurrido el tiempo contractual y legalmente establecido y otorgado para la suscripción del Acta de Liquidación bilateral o la elaboración del Acto administrativo o Acta de Liquidación Unilateral, y en consecuencia se haya perdido la competencia para adelantar el trámite de cierre y liquidación establecido en el presente procedimiento, se procederá a elaborar un “Acta de Cierre y Archivo” del correspondiente contrato o convenio, suscrita por el ordenador del gasto y el supervisor del contrato donde conste el cumplimiento del objeto contractual, las circunstancias que impidieron adelantar el procedimiento de cierre y liquidación y los demás elementos señalados en el presente procedimiento.

El Supervisor o interventor solicita en consulta la carpeta del contrato o convenio a liquidar para realizar la verificación documental. Solicita al Grupo de Tesorería el informe de pagos y desembolsos efectuados en ejecución del contrato o convenio a liquidar. Envía memorando al Grupo de Presupuesto solicitando la liberación del saldo no ejecutado. Elabora el proyecto de acta de liquidación de mutuo acuerdo, de conformidad con el formato establecido. Radica la solicitud de adelantar el tramite de la liquidación en el Grupo de Contratos y Convenios junto con los documentos relacionados y como mínimo de manera necesaria y obligatoria los siguientes: 1.Proyecto de acta de liquidación de mutuo acuerdo 2.Informe final de supervisión 3.Acta de recibo de satisfacción 4.Informe de pagos efectuados en ejecución del contrato 5.Documentos que acreditan la facultad para suscribir el acta de liquidación por parte del contratista 6.Soportes de las observaciones, si las hay.

El Grupo de Contratos y Convenios elabora el Acta de Liquidación. Se envía a revisión y aprobación de la Oficina Asesora Jurídica en el caso de requerirse la firma del Director General Se envía al supervisor o interventor para su aprobación y suscripción. Se cita al contratista para que asista a suscribir el Acta de Liquidación. En caso que el contratista no resida en la ciudad de Bogotá, se envía vía correo electrónico o en físico. El contratista suscribe el Acta de Liquidación. El contratista tiene el derecho a realizar salvedades al contenido del Acta de Liquidación por mutuo acuerdo. Una vez firmada por el contratista el Acta se firma por el ordenador del gasto En caso que el contratista no suscriba el Acta de Liquidación, el Grupo de Contratos y Convenios proyectara el Acto Administrativo de Liquidación Unilateral. Se cita al contratista para notificarle la expedición y el contenido del Acto Administrativo de Liquidación Unilateral. Se publica en el SECOP.