MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA SERVICIO GEOLÓGICO COLOMBIANO Resolución No. 166 del 4 de abril de 2014 "Por la cual se adopta el Manual de Supervisión.

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1 MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA SERVICIO GEOLÓGICO COLOMBIANO Resolución No. 166 del 4 de abril de 2014 "Por la cual se adopta el Manual de Supervisión e Interventoría del Servicio Geológico Colombiano" Mayo de 2014

2 Agenda 1.ObjetivoObjetivo 2.AlcanceAlcance 3.Base legalBase legal 4.Aspectos generales a.SupervisiónSupervisión b.InterventoríaInterventoría c.Alcance de la interventoría o supervisiónAlcance de la interventoría o supervisión d.Objetivos generales de la supervisión e interventoríaObjetivos generales de la supervisión e interventoría 5.Interventoría a.Contrato de interventoría b.Comunicación de la interventoría c.Inicio de funciones d.FacultadesFacultades e.ObligacionesObligaciones f.ProhibicionesProhibiciones g.ResponsabilidadesResponsabilidades h.Sanciones 6.Supervisión a.Designación y comunicación de la supervisión b.Inicio de funciones c.FacultadesFacultades d.FuncionesFunciones e.ProhibicionesProhibiciones f.ResponsabilidadesResponsabilidades g.Sanciones 7.Documentación complementaria a.Informe parcialInforme parcial b.Informe finalInforme final c.Informe especialInforme especial d.Formatos ISOLUCIÓNFormatos ISOLUCIÓN

3 Definir los lineamientos institucionales para el desarrollo de las funciones de supervisión e interventoría, así como desarrollar las responsabilidades de los supervisores e interventores por omisión o extralimitación en ejercicio de la labor encomendada. Objetivo Alcance El Manual tendrá aplicación en desarrollo de todas las funciones de supervisión e interventoría, dirigidas a verificar el cumplimiento a satisfacción de los siguientes contratos y convenios suscritos por el SGC: 1.Contratos de naturaleza distinta a actividades científicas y tecnológicas. 2.Contratos de actividades científicas y tecnológicas. 3.Convenios especiales de cooperación para adelantar actividades científicas y tecnológicas. 4.Contratos o convenios de cooperación internacional.

4 Constitución Política. Estatuto General de Contratación de la Administración. Normas especiales del sector ciencia y tecnología. Normas del Estatuto Orgánico del Presupuesto. Normas de control fiscal. Ley 1474 de 2011. Decreto 19 de 2012 y demás normas sobre trámites, procedimientos y las regulaciones administrativas. Normas Técnicas de Calidad. Las disposiciones comerciales y civiles pertinentes Base legal

5 Supervisión De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, el SGC, a través de la persona designada, ejercerá la supervisión del contrato cuando no se requieren conocimientos especializados o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. Para la supervisión, el SGC podrá contratar personal de apoyo a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos. Corresponderá al supervisor solicitar a las áreas competentes el apoyo que requiera para el adecuado cumplimiento de sus funciones, estando tales áreas obligadas a brindar el soporte que se requiera, en el ámbito de sus competencias. Aspectos generales

6 Interventoría La interventoría, por su parte, tendrá lugar cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen, caso en el cual el SGC contratará a una persona natural o jurídica, consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación para que realice el seguimiento técnico, sin perjuicio de que pueda contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría, cuando lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal. Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría, pero excepcionalmente podrá dividirse la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo del supervisor. Aspectos generales

7 Alcance de la Interventoría o Supervisión El seguimiento del contrato objeto de supervisión o interventoría estará determinado por el objeto y obligaciones de la supervisión o del contrato de interventoría, el cual podrá incluir, entre otros: Aspectos administrativos, Técnicos, Financieros, Contables, Ambientales, Sociales y legales, Y deberá ajustarse a las previsiones del propio contrato y los actos y documentos que hayan sido parte integral del proceso de selección, el contrato y demás previsiones normativas aplicables. Aspectos generales

8 Alcance de la Interventoría o Supervisión Desde el punto de vista funcional, la interventoría o supervisión comprende los aspectos relacionados con la verificación del cumplimiento de las obligaciones del contratista, en especial, de las especificaciones técnicas, de calidad, cantidad, plazo de entrega y demás condiciones del objeto contratado, así como de las obligaciones administrativas, financieras, contables y legales estipuladas. Objetivos generales de la interventoría y supervisión 1.Propender por la obtención de los fines generales de la contratación estatal y de los fines específicos que requiera el SGC de acuerdo a sus necesidades. 2.Verificar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por los contratistas, de conformidad con las condiciones pactadas y sin dilaciones. 3.Garantizar el contacto permanente entre el SGC y los contratistas con el fin de facilitar el cumplimiento de los objetos contractuales y la oportuna atención de los requerimientos presentados. Aspectos generales

9 Objetivos generales de la interventoría y supervisión 4.Informar al ordenador del gasto de todo evento que pueda influir en la ejecución de los objetos contractuales, así como del avance en el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los contratos y convenios suscritos por el SGC. 5.Identificar oportunamente los riesgos que puedan afectar la normal ejecución de los contratos y convenios suscritos, e informar a las áreas competentes con el fin de que se tomen las medidas pertinentes. 6.Evitar los conflictos entre los contratistas y el SGC. 7.Proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual. 8.Mantener informado al SGC de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. Aspectos generales

10 Contrato de interventoría Comunicación de la interventoría Inicio de funciones Facultades La interventoría implica el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Los interventores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informado al SGC de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o del incumplimiento del contratista. Los interventores en ningún caso podrán emitir órdenes que modifiquen las condiciones del contrato, pues sus facultades no implican ordenación de gasto ni representación legal del SGC. Interventoría

11 Obligaciones  Obligaciones Técnicas  Previas al inicio del contrato o convenio objeto de vigilancia  Durante la ejecución del contrato o convenio objeto de vigilancia  Obligaciones Administrativas  Previas al inicio del contrato o convenio objeto de vigilancia  Durante la ejecución del contrato o convenio objeto de vigilancia  Posterior a la terminación del contrato o convenio objeto de vigilancia  Obligaciones Financieras y Contables  Previas al inicio del contrato o convenio objeto de vigilancia  Durante la ejecución del contrato o convenio objeto de vigilancia  Posterior a la terminación del contrato o convenio objeto de vigilancia  Obligaciones Jurídicas Interventoría

12 Prohibiciones  Transar o conciliar diferencias con el contratista.  Autorizar modificaciones, adiciones, prórrogas, suspensiones o terminaciones anticipadas al contrato o convenio objeto de vigilancia. Frente a las situaciones señaladas, la actuación del interventor debe limitarse a emitir concepto y recomendación sobre su necesidad, viabilidad y conveniencia; a realizar las gestiones necesarias para la emisión de la autorización del ordenador del gasto y demás autorizaciones o trámites que se requieran al interior del SGC.  Exonerar al contratista del cumplimiento de cualquiera de sus obligaciones.  Emitir conceptos u órdenes dirigidas al contratista, que modifiquen lo dispuesto en el contrato o convenio objeto de vigilancia.  Preparar las certificaciones o constancias de contratos o convenios, para firma del ordenador de gasto.  Omitir el cumplimiento de las funciones asignadas o dilatar injustificadamente el desarrollo de las mismas. Interventoría

13 Prohibiciones  Omitir el deber de informar al SGC los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato o convenio objeto de vigilancia, o cuando se presente el incumplimiento.  No exigir la calidad de los bienes y servicios adquiridos por el SGC, o en su defecto, la exigida por las normas técnicas obligatorias, o certificar, como recibidos a satisfacción, bienes o servicios que no han sido ejecutados a cabalidad.  Certificar el cumplimiento sin que se hayan dado los presupuestos de hecho ni se hayan ejecutado las obligaciones establecidas en el contrato o convenio objeto de vigilancia.  Asumir obligaciones o compromisos de pago que superen la cuantía de los montos establecidos en el contrato o convenio objeto de vigilancia. Interventoría

14 Prohibiciones  Autorizar cualquier tipo de erogación al contratista sin el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato o convenio objeto de vigilancia, o sin el cumplimiento de las condiciones pactadas para tal efecto.  Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato o convenio objeto de vigilancia.  Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato o convenio objeto de vigilancia.  Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato o convenio objeto de vigilancia.  Gestionar indebidamente a título personal asuntos relacionados con el contrato o convenio objeto de vigilancia.  Las demás prohibiciones establecidas en las normas disciplinarias, fiscales y penales. Interventoría

15 Responsabilidades De conformidad con lo establecido en los artículos 51, 53 y 56 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 82 de la Ley 1474 de 2011, los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos o convenios respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría.  Civil  Fiscal  Penal  Disciplinaria  Sanciones Interventoría

16 Designación y comunicación de la supervisión Inicio de funciones Facultades La supervisión implica el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Los supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informado al SGC de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. Supervisión

17 Funciones La supervisión tendrá a su cargo el cumplimiento de funciones de seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el contrato o convenio objeto de vigilancia, cuando el seguimiento del mismo no requiera conocimientos especializados o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.  Funciones Técnicas  Previas al inicio del contrato o convenio objeto de vigilancia  Durante la ejecución del contrato o convenio objeto de vigilancia  Funciones Administrativas  Previas al inicio del contrato o convenio objeto de vigilancia  Durante la ejecución del contrato o convenio objeto de vigilancia  Posterior a la terminación del contrato o convenio objeto de vigilancia  Funciones Financieras y Contables  Previas al inicio del contrato o convenio objeto de vigilancia  Durante la ejecución del contrato o convenio objeto de vigilancia  Posterior a la terminación del contrato o convenio objeto de vigilancia  Funciones Jurídicas Supervisión

18 Prohibiciones  Transar o conciliar diferencias con el contratista.  Autorizar modificaciones, adiciones, prórrogas, suspensiones o terminaciones anticipadas al contrato o convenio objeto de vigilancia. Frente a las situaciones señaladas, la actuación del interventor debe limitarse a emitir concepto y recomendación sobre su necesidad, viabilidad y conveniencia; a realizar las gestiones necesarias para la emisión de la autorización del ordenador del gasto y demás autorizaciones o trámites que se requieran al interior del SGC.  Exonerar al contratista del cumplimiento de cualquiera de sus obligaciones.  Emitir conceptos u órdenes dirigidas al contratista, que modifiquen lo dispuesto en el contrato o convenio objeto de vigilancia.  Preparar las certificaciones o constancias de contratos o convenios, para firma del ordenador de gasto.  Omitir el cumplimiento de las funciones asignadas o dilatar injustificadamente el desarrollo de las mismas. Supervisión

19 Prohibiciones  Omitir el deber de informar al SGC los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato o convenio objeto de vigilancia, o cuando se presente el incumplimiento.  No exigir la calidad de los bienes y servicios adquiridos por el SGC, o en su defecto, la exigida por las normas técnicas obligatorias, o certificar, como recibidos a satisfacción, bienes o servicios que no han sido ejecutados a cabalidad.  Certificar el cumplimiento sin que se hayan dado los presupuestos de hecho ni se hayan ejecutado las obligaciones establecidas en el contrato o convenio objeto de vigilancia.  Asumir obligaciones o compromisos de pago que superen la cuantía de los montos establecidos en el contrato o convenio objeto de vigilancia. Supervisión

20 Prohibiciones  Autorizar cualquier tipo de erogación al contratista sin el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato o convenio objeto de vigilancia, o sin el cumplimiento de las condiciones pactadas para tal efecto.  Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato o convenio objeto de vigilancia.  Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato o convenio objeto de vigilancia.  Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato o convenio objeto de vigilancia.  Gestionar indebidamente a título personal asuntos relacionados con el contrato o convenio objeto de vigilancia.  Las demás prohibiciones establecidas en las normas disciplinarias, fiscales y penales Supervisión

21 Responsabilidades De conformidad con lo establecido en los artículos 51, 53 y 56 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 82 de la Ley 1474 de 2011, los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos o convenios respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría.  Civil  Fiscal  Penal  Disciplinaria  Sanciones Supervisión

22 Informe parcial de supervisión o interventoría Los supervisores e interventores deberán elaborar informes parciales que serán entregados mensualmente al Grupo de Contratos y Convenios o de acuerdo con lo previsto en el contrato o convenio correspondiente, en donde se relacionen los avances en la ejecución del contrato o convenio objeto de vigilancia. Dicho informe deberá ser allegado al Grupo de Contratos y Convenios en un término igual o inferior a cinco (5) días hábiles tras su expedición, para que repose en la carpeta contractual, y constituirá el soporte del deber de vigilancia y gestión de seguimiento por parte de supervisores e interventores. Para el caso de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión para el funcionamiento de la entidad, las veces de este informe lo hará el documento denominado “Constancia de labores del contrato”, o el que haga sus veces. Dicho documento será proyectado por el contratista y suscrito por el supervisor para luego ser remitido a la Unidad de Recursos Financieros junto con la cuenta de cobro de manera mensual. Documentación complementaria

23 Informe final de supervisión o interventoría Los supervisores o interventores deberán elaborar un informe final en donde se especifiquen las condiciones de ejecución de los contratos y convenios, el porcentaje final de ejecución, así como la calificación del cumplimiento de las obligaciones y actividades del contratista en términos de excelente, bueno, o aceptable. En dicho informe deberán relacionarse todos los hechos relevantes que hayan surgido durante la ejecución del contrato, y el mismos deberá ser allegado al Grupo de Contratos y Convenios en un término igual o inferior a cinco (5) días hábiles tras su expedición, para que repose en la carpeta contractual, y constituirá el soporte del deber de vigilancia y gestión de seguimiento por parte de supervisores e interventores, así como el soporte principal para iniciar el trámite de liquidación del contrato y la elaboración del acta de liquidación. Informe especial de supervisión o interventoría Cuando el ordenador del gasto lo solicite por escrito Documentación complementaria

24 Manual de Supervisión e Interventoría, Código: MO-CIN-SSG-001 Acta de recibo parcial, Código: F-CIN-ARP-001 Acta de entrega y recibo final, Código: F-CIN-ERF-001 Acta de inicio, Código: F-CIN-ADI-001 Acta de terminación, Código: F-CIN-ADT-001 Informe de supervisión o interventoría, Código: F-CIN-IDS-001 Formatos ISOLUCIÓN