Formulación de proyectos para implementar SGC

Presentación del tema: "Formulación de proyectos para implementar SGC"— Transcripción de la presentación:

1 Formulación de proyectos para implementar SGC
Dr. Ciro Espinoza Montes Formulación de proyectos para implementar SGC Dr. Ciro Espinoza Montes

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Contenido Proceso de implementación de ISO 9000 Ciclo de Deming Formulación de proyectos sistémicos Dr. Ciro Espinoza Montes

3 Proceso de implementación de ISO 9000
Dr. Ciro Espinoza Montes

4 Proceso de implementación de SGC
Un sistema de calidad es un método planificado para que los clientes reciban lo que esperan. Pasos para poner en marcha un SGC: Lograr el compromiso de la alta dirección y de los recursos humanos. Identificar las expectativas de los clientes. Determinar el tipo de sistema a seguir. Designar un responsable. Realizar el diagnóstico inicial. Redactar el manual de calidad. Redactar el manual de procedimiento Establecer los registros de calidad Ejecutar auditorías o autoevaluaciones periódicas Dr. Ciro Espinoza Montes

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1. Lograr el compromiso de la alta dirección y de los recursos humanos. (Chase, 2007): "para lograr una calidad sobresaliente se requiere un liderazgo de calidad por parte de la alta gerencia, un enfoque en el cliente, una participación total de la fuerza laboral y una mejora continua basada en el análisis de los procesos". 2. Identificar las expectativas de los clientes. ¿Qué esperan los clientes? ¿Cómo les damos lo que requieren? Una vez detectado el mercado al que nos dirigimos, es importante determinar las necesidades de los compradores y traducirlas en términos de los productos o servicios que brinda la empresa. 3. Determinar el tipo de sistema a seguir. Existen numerosas opciones para gestionar la calidad: normas, modelos o manuales, gratuitas o pagas. Algunas son internacionales (por ejemplo, las normas ISO), otras regionales y hasta se han desarrollado estándares que pueden ser exclusivamente locales (por ejemplo, certificaciones de origen de una determinada localidad). 4. Designar un responsable. Pocas cosas ocurren si no existe alguien a cargo. Dependiendo de las características propias de la organización, en este caso podrá ser una persona, un comité o un departamento de calidad. 5. Realizar el diagnóstico inicial. Para entender el punto de partida es necesario realizar mediciones de la situación actual de la empresa en materia de calidad. El diagnóstico puede realizarse mediante entrevistas o cuestionarios, observación de los procesos o revisión de registros. Dr. Ciro Espinoza Montes

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6. Redactar el manual de calidad. En este documento la empresa especifica QUÉ es lo que va a hacer en relación a la calidad (política, medios, compromiso), ajustado a la dimensión de la organización. 7. Redactar el manual de procedimiento. En este documento se detalla CÓMO se van a llevar a cabo los compromisos registrados en el manual de calidad. Al estar escrito, sea quien sea que realice la tarea, puede ajustarse al procedimiento. 8. Establecer los registros de calidad. Esta etapa implica sistematizar los registros de los diversos procesos y sectores para poder realizar diagnósticos posteriores. Por ejemplo, la cantidad de unidades que pasaron las pruebas o las que fueron devueltas, o los reclamos y observaciones de clientes. 9. Ejecutar auditorías o autoevaluaciones periódicas. La medición del cumplimiento es parte del mismo sistema. Es necesario realizar diagnósticos permanentes para detectar dónde la empresa está fracasando y dónde debe realizar correcciones o poner mayores esfuerzos para alcanzar la calidad deseada. Dr. Ciro Espinoza Montes

7 SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN ISO
Proceso de implantación ISO 9001 Carrera profesional SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN ISO Conciencia de la dirección Definición del equipo de trabajo Establecimiento de necesidades Coordinación Facultad-consultora Planificación de tareas Integración del personal con autoridad Líneas de comunicación Determinación de necesidades INICIO DE LA IMPLANTACION Estilo de dirección Estilo e mando Clima de relación Formación del personal Organización Relación con proveedores Relación con clientes La calidad de empresa Medios productivos Procesos productivos Evaluación del orden Procesos administrativos Auditorias internas Formación al equipo auditor de empresa Acciones correctoras y preventivas Implantación definitiva Elaboración del manual de calidad Elaboración de procedimientos Formación del personal Implantaciones parciales Inicio del proceso de mejora permanente AUDITORIAS INTERNAS Consultora Consultora Consultora Finalización de la implantación procedimientos Inicio auditorias internas No conformidades Acciones correctoras y preventivas DETERMINACION DEL PLAN DE TRABAJO DOCUMENTACION BASICA SITUACION DE PARTIDA ( DIAGNOSTICO) MANUAL DE CALIDAD Carrera profesional PROCEDIMIENTOS + ANALISIS INFORME DE RESULTADOS Chequeo de la documentación Auditorias internas Ajustes de proceso Carrera profesional PRESENTACION DE LA DOCUMENTACION BASICA DE LA CARRERA A LA DIRECCION

8 Estructura del proyecto
Título Resumen ejecutivo Objetivo Alcance Responsable Actividades Cronograma de actividades Presupuesto Dr. Ciro Espinoza Montes

9 Dr. Ciro Espinoza Montes
V H P Ciclo de Deming Dr. Ciro Espinoza Montes

10 El Ciclo Shewhart o Ciclo Deming
Técnica para la organización, el desarrollo y el control de proyectos de todo tipo. Es una técnica desarrollada por W. A. Shewart entre 1930 y 1940. En 1950 E. Deming la toma y la difunde como una alternativa para encarar los proyectos de acción o mejora sobre los procesos propios, externos o internos Dr. Ciro Espinoza Montes

11 Utilización del ciclo Deming
Se utiliza cuando se prepara proyectos concretos, trabajando “en equipo” Por ejemplo: Equipos de diseño. Equipos para el análisis y solución de problemas. Equipos de mantenimiento preventivo. Equipos de Logística Etc. El desarrollo de Sistemas de Gestión, con la participación de todos los miembros de la organización. Es particularmente apropiado para la planificación, la implementación, la implantación y la operación de sistemas de gestión integrados. Dr. Ciro Espinoza Montes

12 Cómo funciona el ciclo Deming
Consiste en aplicar 4 pasos perfectamente definidos, al desarrollar un proyecto. Los 4 pasos, aseguran para el proyecto: la organización lógica del trabajo, la correcta realización de las tareas necesarias y planificadas, la comprobación de los logros obtenidos, y la posibilidad de aprovechar y extender aprendizajes y experiencias adquiridas a otros casos. Gráficamente al ciclo Shewhart o Deming se representa por las iniciales del nombre de los pasos en ingles "Ciclo PDCA": Dr. Ciro Espinoza Montes

13 Dr. Ciro Espinoza Montes
El ciclo Deming A P V H A P MEJORA CONTINUA DE LA ORGANIZACIÓN (Mapeo de procesos) V H A P V H Dr. Ciro Espinoza Montes

14 ESQUEMA DEL DR. MIYAUCHI
Ciclo de mantenimiento 5W1H 5M VERIFICAR SI PLANEAR HACER ACTUAR Mantenerse así no Para resultados ACTUAR Seguimiento Acción remedial Ideas Ciclo de corrección ACTUAR Para eliminar causas ACTUAR Acción preventiva mejora Ciclo de mejoramiento Dr. Ciro Espinoza Montes

15 Dr. Ciro Espinoza Montes
EL APORTE DE ISHIKAWA Ishikawa (1994) sostiene que el control de calidad debe organizarse con base en seis dimensiones, que son los siguientes: Definir metas y objetivos (P) Definir método para lograr metas (P) Educar y capacitar (H) Realizar el trabajo (H) Verificar efectos de la realización (V) Tomar acción apropiada (A) Dr. Ciro Espinoza Montes

16 Ciclo de Deming, círculo de control de Ishikawa
P H E A Políticas, objetivos y metas Ajustes y prevenciones Mejora continua Políticas, objetivos y metas Metodología para lograr metas Capacitación y diseño de solución Capacitación implementación de solución Problemas en procesos causas/efectos Ajustes y prevenciones Metodología para lograr metas Capacitación y diseño de solución Problemas en procesos causas y efectos Capacitación e implementación de solución Dr. Ciro Espinoza Montes

17 1. Definir metas y objetivos
Formulación de políticas cuantitativamente en términos de reducción de los problemas. Las metas se obtienen de las políticas. Las metas expresan en números la reducción del problema. Se indican el plazo para alcanzar las metas. Dr. Ciro Espinoza Montes

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Políticas Las políticas se formulan para un proceso determinado. Las políticas deben ser formuladas por el dueño del proceso. Se formulan en términos de solución de problemas. Debe ser cuantitativas. Dr. Ciro Espinoza Montes

19 2. Definir método para lograr metas
El método a utilizar para alcanzar las metas deben controlar los factores causales. Los métodos deben partir de quienes ejecutan las actividades y estandarizar la “mejor práctica” Los métodos están definidos en procedimientos documentados que constituye la tecnología de la organización. El método debe convertirse en norma para todos, por lo que debe ser útil y libre de dificultades. Para obtener mejores efectos debe controlarse el proceso, también considerado como factores causales. Identificar los factores causales más importantes mediante Pareto y Juran. Normalizar solo los factores causales más importantes. Dr. Ciro Espinoza Montes

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HACER La realización del trabajo sigue la metodología definida en la planificación. Tiene dos etapas: capacitación y ejecución. Cuando el trabajo implica diseño previo se realiza: Capacitación y diseño de la solución Capacitación e implementación de la solución. Dr. Ciro Espinoza Montes

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3. Educar y capacitar Los supervisores tienen la función de capacitar a sus subalternos. Si se distribuye el reglamento a los empleados, tal no lo lean o no lo comprendan. Es importante educar a las personas que se verán afectadas por las normas y reglamentos. La capacitación será de manera personal y en el trabajo práctico. Se delega autoridad y otorga liberta para hacer su trabajo al trabajador que ha sido capacitado de la manera anterior. Los empleados se convierten en confiables mediante la educación y capacitación. La capacitación se realiza de manera personal y durante el trabajo práctico. Dr. Ciro Espinoza Montes

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4. Realizar el trabajo Las normas y reglamentos nunca estarán al día respeto a las situaciones cambiantes. Aunque las normas se cumplan estrictamente, siempre habrá defectos y fallas. La experiencia y la destreza son factores que compensan la imperfección de las normas o reglamentos. Consiste en la ejecución de la tarea de acuerdo a la capacitación anterior. Dr. Ciro Espinoza Montes

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VERIFICAR 5. Estudiar Aplicar el principio de excepción: intervenir cuando hay variaciones o hechos inesperados, caso contrario dejar continuar. Definir el problema. Realizar mediciones y comparaciones (políticas, estándares, etc.) Verificar las causas o los efectos. Identificar excepciones y factores causales. Dr. Ciro Espinoza Montes

24 Verificación de las causas
Ver si todos los factores causales están bajo control. Examinar cada proceso para ver si los factores causales se han comprendido claramente. Si los factores causales armonizan con las normas fijadas. Revisar los factores causales identificados en el diagrama de causa y efecto. Verificar lo que se observa comparándolo siempre con las normas y reglamentos. Se utilizan listas de verificación. Los factores causales que requieren de verificación se llaman “puntos de verificación”. La tarea de revisar los factores causales se delega a los gerentes de menor nivel. Dr. Ciro Espinoza Montes

25 Verificación por medio de los efectos
Los puntos de control son empleados para verificar los procesos y administración por medio de los efectos. Un supervisor puede tener entre 5 y 20 puntos de control. Un gerente puede tener entre 20 a 50 puntos de control. Se trata de verificar por medio de los efectos y no los efectos mismos. Los efectos varían ampliamente, aunque los factores causales sean similares. Los efectos se registran secuencialmente en una gráfica de distribución para descubrir las excepciones. El cuadro de control es una herramienta para verificar la distribución. Se debe contar con registros de utilización de recursos y personal. Para realizar análisis y controles se requiere construir una estratificación rígida en los lotes. Se deben comunicar a todo el personal los efectos observados mediante esta verificación. Lo más pronto posible. Se deben encontrar las razones de las excepciones y ocuparse inmediatamente de sus factores causales. Dr. Ciro Espinoza Montes

26 Actuar 6. Tomar la acción apropiada
Es necesario encontrar los factores causales de las excepciones y tomar la acción apropiada. Se debe tener medidas para impedir que las excepciones vuelvan a repetirse. Ajustes. Tratar de eliminar los factores causales que han ocasionado las excepciones. Prevención. Tomar medidas para evitar que las excepciones se repitan. Eliminar o reducir los factores causales con el fin de que las excepciones o variaciones no se vuelvan a repetir. Implementar acciones preventivas para evitar excepciones. Dr. Ciro Espinoza Montes

27 Formulación del proyecto
5. Verificar efectos de la realización (V) 6. Tomar acción apropiada (A) 1. Definir metas y objetivos (P) 2. Definir método para lograr metas (P) 3. Educar y capacitar (H) 4. Realizar el trabajo (H) Formulación del proyecto Dr. Ciro Espinoza Montes

28 5. Verificar efectos de la realización (V) Identificación del proceso
Entrada Proceso Función Producto Formación profesional, investigación y EU y PS Ingresantes Problemas Profesionales Conocimientos Soluciones Dr. Ciro Espinoza Montes

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5. Verificar efectos de la realización (V) Identificar al dueño del proceso y su equipo Dueño del proceso: Persona responsable de que el proceso se realiza a satisfacción del cliente. Tiene facultades para hacer cambios en el proceso. Equipo Personas que dan soporte o responsables de las actividades del proceso. Dr. Ciro Espinoza Montes

30 5. Verificar efectos de la realización (V) Mapa de procesos

31 5. Verificar efectos de la realización (V) Problema y causas
Dr. Ciro Espinoza Montes

32 5. Verificar efectos de la realización (V) Problema y causas
Problemas (excepciones) Causas Carencia de Sistema de Gestión de Calidad No están documentado los requisitos generales del SGC No están documentado el sistema de gestión estratégica Carencia de documentación sobre la gestión de personal, infraestructura y ambiente de trabajo No está definido las acciones de seguimiento, medición, análisis y mejora Limitada documentación de la formación profesional Limitada documentación de la Investigación Limitada documentación de la Extensión Universitaria y Proyección Social Dr. Ciro Espinoza Montes

33 6. Tomar acción apropiada (A)
Causas Eliminar causas Acciones correctivas/preventivas No están documentado los requisitos generales del SGC Documentar los requisitos generales del SGC Establecer, documentar, implementar y mantener un SGC de acuerdo con los requisitos de ISO 9001 No están documentado el sistema de gestión estratégica Documentar el sistema de gestión estratégica Comprometerse con el desarrollo e implementación del SGC y su mejora continua para satisfacer al cliente. Carencia de documentación sobre la gestión de personal, infraestructura y ambiente de trabajo Documentar la gestión de personal, infraestructura y ambiente de trabajo Gestionar los recursos para implementar y mantener el SGC, la mejora continua y aumentar la satisfacción del cliente. No está definido las acciones de seguimiento, medición, análisis y mejora Documentar las acciones de seguimiento, medición, análisis y mejora Planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora del SGC. Limitada documentación de la formación profesional Documentar la gestión de la formación profesional Planificar y desarrollar el proceso de formación profesional, en base a los requisitos del empleador, al currículo de estudios y la realización del servicio en condiciones controladas. Limitada documentación de la Investigación Documentar la gestión de la Investigación Planificar y desarrollar el proceso de investigación, en base a los requisitos del grupo de interés, al plan de investigación y la realización del proceso en condiciones controladas. Limitada documentación de la Extensión Universitaria y Proyección Social Documentar la gestión de la Extensión Universitaria y Proyección Social Planificar y desarrollar el proceso de EU y PS, en base a los requisitos del grupo de interés, al pan de PS y EU y la realización del proceso en condiciones controladas. Dr. Ciro Espinoza Montes

34 1. Definir metas y objetivos (P) Políticas
Compromiso/ responsabilidad ¿Qué lograr? Solución del problema ¿Para qué lograr? Efecto Nos comprometemos Establecer, documentar, implementar y mantener un SGC de acuerdo con Cumplir los requisitos de ISO 9001 Desarrollar e implementar el SGC y mejorar continuamente. Satisfacer al cliente Gestionar los recursos para implementar y mantener el SGC Mejorar continuamente y aumentar la satisfacción del cliente. Planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora del SGC. Mejorar continuamente la realización del producto y servicio Planificar y desarrollar el proceso de formación profesional, en base a un currículo de estudios con enfoque de competencias y la realización del servicio en condiciones controladas. Cumplir los requisitos del empleador Planificar y desarrollar el proceso de investigación, en base a líneas de investigación y la realización del proceso en condiciones controladas. Cumplir los requisitos del grupo de interés Planificar y desarrollar el proceso de EU y PS, en base a los planes de EU y PS y la realización del proceso en condiciones controladas. Dr. Ciro Espinoza Montes

35 1. Definir metas y objetivos (P) objetivos y metas
Indicador Meta Establecer, documentar, implementar y mantener un SGC Manual de calidad Manual de procedimientos 1 Desarrollar e implementar y mejorar continuamente el SGC # de políticas # de objetivos # de procedimientos # de registros 6 10 20 Gestionar los recursos para implementar y mantener el SGC # de proyectos 3 30 40 Planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora del SGC. 15 Planificar y desarrollar el proceso de formación profesional, en base a un currículo de estudios con enfoque de competencias y la realización del servicio en condiciones controladas. Planificar y desarrollar el proceso de investigación, en base a líneas de investigación y la realización del proceso en condiciones controladas. Planificar y desarrollar el proceso de EU y PS, en base a los planes de EU y PS y la realización del proceso en condiciones controladas. Dr. Ciro Espinoza Montes

36 2. Definir método para lograr metas
¿Qué lograr? Solución del problema ¿Qué métodos? Medio Establecer, documentar, implementar y mantener un SGC de acuerdo con los requisitos de ISO 9001 Ciclo Deming: Planificar Hacer Verificar Actuar Comprometerse con el desarrollo e implementación del SGC y su mejora continua para satisfacer al cliente. Gestionar los recursos para implementar y mantener el SGC, la mejora continua y aumentar la satisfacción del cliente. Planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora del SGC. Planificar y desarrollar el proceso de formación profesional, en base a los requisitos del empleador, al currículo de estudios y la realización del servicio en condiciones controladas. Planificar y desarrollar el proceso de investigación, en base a los requisitos del grupo de interés, al plan de investigación y la realización del proceso en condiciones controladas. Planificar y desarrollar el proceso de EU y PS, en base a los requisitos del grupo de interés, al pan de PS y EU y la realización del proceso en condiciones controladas. Dr. Ciro Espinoza Montes

37 3. Educar y capacitar (H) 4. Realizar el trabajo (H)
Identificar actividades para cada objetivo Objetivo Metodología Actividades Planificar y desarrollar el proceso de investigación, en base a líneas de investigación y la realización del proceso en condiciones controladas. Ciclo Deming: Planificar Hacer Verificar Actuar Formular el plan estratégico de investigación. Formular las políticas y objetivos de investigación. Formular los procedimientos de las actividades de investigación. Desarrollar competencia investigativa de investigadores. Capacitar al personal e investigadores en ejecución del procedimiento Ejecutar proyectos de investigación Identificar no conformidades en procedimiento de investigación (problemas y causas). Formular acciones correctiva y preventivas para evitar no conformidades. Dr. Ciro Espinoza Montes

38 Dr. Ciro Espinoza Montes
Políticas de calidad Dr. Ciro Espinoza Montes

39 Dr. Ciro Espinoza Montes
Políticas de calidad La alta dirección debe asegurarse de que la política de la calidad (ISO 9001:2008, P. 4): es adecuada al propósito de la organización, incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad, proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad, es comunicada y entendida dentro de la organización, y es revisada para su continua adecuación. Dr. Ciro Espinoza Montes

40 Dr. Ciro Espinoza Montes
Política y estrategia En la planificación, existen dos elementos importantes que dan dirección y discrecionalidad al gestor, son las estrategias y las políticas. La estrategia nos enuncia el curso de acción y Las políticas ponen límites a nuestra discrecionalidad. Ejemplo: Estrategia: el ómnibus se dirige a un determinado destino, la organización se dirige al logro de su misión; Política: es el ancho de la carretera por el que el conductor puede llevar el vehículo sin invadir el espacio de la otra dirección, en la organización es el grado de discrecionalidad que tiene el gerente para operar la estrategia en la búsqueda del logro de la misión. Dr. Ciro Espinoza Montes

41 Dr. Ciro Espinoza Montes
Política y estrategia Dr. Ciro Espinoza Montes

42 Estructura de las políticas
Compromiso/ responsabilidad ¿Qué lograr? Solución del problema ¿Qué métodos? Medio ¿Para qué lograr? Efecto Nos comprometemos Resolver el problema Ciclo Deming Mejorar calidad Nos responsabilizamos Acciones correctivas Método X Cumplir los requisitos Dr. Ciro Espinoza Montes

43 Ejemplo: Problema y causas
Eliminar causas Acciones correctivas/preventivas 5% de investigadores conocen las normas de redacción APA Capacitar a investigadores en normas de redacción APA 20% de investigadores utilizan normas de redacción APA en sus artículos científicos. Dr. Ciro Espinoza Montes

44 Ejemplo: Redacción de política
Causas Eliminar causas Acciones correctivas/preventivas 5% de investigadores conocen las normas de redacción APA Capacitar a investigadores en normas de redacción APA 20% de investigadores utilizan normas de redacción APA en sus artículos científicos. Compromiso/ responsabilidad ¿Qué lograr? Solución del problema ¿Qué métodos? Medio ¿Para qué lograr? Efecto Nos comprometemos 20% de investigadores utilizan normas de redacción APA en sus artículos científicos Talleres de capacitación Posibilitar la publicación en revistas indexadas Política: Nos comprometemos a elevar a 20% de número de investigadores que utilizan normas de redacción APA en sus artículos científicos, mediante talleres de capacitación, para posibilitar su publicación en revistas indexadas. Dr. Ciro Espinoza Montes

45 Dr. Ciro Espinoza Montes
Taller 3 Redacte la política para una no conformidad en la publicación de artículos científicos en revistas indexadas. Dr. Ciro Espinoza Montes

46 Gracias por su atención
Gracias por su atención Dr. Ciro Espinoza Montes