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UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR ESCUELA DE RELACIONES INTERNACIONALES GESTION, MONITOREO Y EVALUACION DE PROYECTOS CICLO II/2008 AGOSTO DE 2008.

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Presentación del tema: "UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR ESCUELA DE RELACIONES INTERNACIONALES GESTION, MONITOREO Y EVALUACION DE PROYECTOS CICLO II/2008 AGOSTO DE 2008."— Transcripción de la presentación:

1 UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR ESCUELA DE RELACIONES INTERNACIONALES GESTION, MONITOREO Y EVALUACION DE PROYECTOS CICLO II/2008 AGOSTO DE 2008

2 Pasos para la implementación del monitoreo Paso 1 ACORDAR LOS OBJETIVOS DEL MONITOREO Identificar actores involucrados en el monitoreo Acordar los objetivos de manera participativa Construir un mandato de implementación Se podría iniciar con un proceso de sensibilización Paso 2 ACORDAR UN PRESUPUESTO PARA EL MONITOREO Establecer un marco presupuestario Acordar el monto de recursos que serán aportados para ello Revisar criterios de agencias de cooperación (GTZ 3 al 6% y otras sugieren hasta un 5% del presupuesto del proyecto) Paso 3 DETERMINAR LAS ÁREAS DE IMPACTO A OBSERVAR Es imposible monitorear todas las aristas del proyecto Es necesario priorizar aspectos Es importante consensuar una selección de áreas de impacto prioritarias. Paso 4 CONSTRUIR LAS CADENAS DE RESULTADOS E HIPOTESIS DE IMPACTO Resultados e hipótesis = teoría del proyecto Teoría del proyecto responde a la manera en que los productos o prestaciones del proyecto serán aprovechadas por los usuarios o beneficiarios, y de qué manera este aprovechamiento producirá los resultados propuestos.

3 Pasos para la implementación del monitoreo Paso 5 CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES Es importante construir indicadores que registren el grado de avance en el logro de los resultados propuestos. Paso 6 ELABORACIÓN DE UN PLAN PARA EL LEVANTAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS Un levantamiento de datos estructurado de manera detallada Es necesario definir: fuentes de datos, construcción de herramientas para el levantamiento de los mismos, reglas para periodicidad de mediciones, pautas para el procesamiento de datos. Paso 7 ELABORACIÒN DE UN PLAN PARA EL USO Y LA DIFUSIÒN DE LOS DATOS El monitoreo es útil si se socializa y aprovecha por parte de los involucrados. Se debe contemplar un plan para la socialización y utilización de los mismos; estableciendo a quiénes se les dará a conocer, cuándo y el medio a través del cual se logrará dicha socialización. (GTZ, 2007)

4 Planificación de un sistema de monitoreo o seguimiento ¿Qué debería ser monitoreado?: ¿Cómo?: ¿Quién y cuándo?: Es necesario identificar el objetivo de la actividad y la población beneficiaria. Seleccionar indicadores que limiten y enfoquen la recolección de datos. Se debe seleccionar los métodos, técnicas e instrumentos para rastrear los indicadores. Observación, entrevistas, informes rutinarios, etc. Identificar a los generadores, recolectores y analistas de la información y definir la periodicidad (UPV, 2003)

5 ¿Cuáles recursos son necesarios y si están disponibles?: Consulta y capacitación: Preparación del plan de trabajo: Planificación de un sistema de monitoreo o seguimiento Se debe asignar fondos y recursos humanos. Es importante consideras este aspecto antes de ponerlo en práctica. Es necesario prepararlo e implementarlo de manera participativa y con resultados concretos.

6 Plan de monitoreo o seguimiento El plan de monitoreo debe especificar: ¿Quién recolecta la información? ¿Para qué propósito? ¿En qué forma? ¿Cuándo y cómo se utilizará? Incluye fortalecer sistemas de monitoreo existentes (UCM, 2006)

7 Instrumentos de recogida de datos Se pueden utilizar todos aquellos medios y herramientas que se consideren pertinentes, sin embargo, los más comunes son: Informes periódicos (Dirección del proyecto) Fichas de situación (créditos, stock, etc.) Documentos contables y de gestión (presupuesto, facturas, documentos justificativos de gastos, etc.) Visitas de supervisión a la zona de intervención Observación directa (constatación de actividades y resultados) Entrevista con responsables de áreas Reuniones con beneficiarios del proyecto Formularios específicos de seguimiento

8 ALGUNOS ELEMENTOS DE LA CONSTRUCCIÒN DEL SISTEMA DE MONITOREO 1. Construcción de indicadores * Tipos y características de indicadores * Líneas de Base * Escribir indicadores 2. Levantamiento de datos

9 Pasos para definir indicadores de monitoreo o seguimiento 1. Definición de una línea basal o línea base Responde a ¿cuál es el estado de la situación del problema a solucionar? 2. Establecer objetivos y metas claras Establecer ¿qué es lo que queremos lograr? 3. Establecer acuerdos sobre indicadores y metas ¿Cómo debemos medir el cambio?

10 Pasos para definir indicadores de monitoreo o seguimiento 5. Establecer acuerdos sobre indicadores de monitoreo 6. Utilización y reportes ¿Qué es lo que se quiere monitorear? ¿Cómo lo vamos a utilizar? 4. Tener claridad sobre insumos, actividades y resultados Responder claramente a ¿cómo lograr los objetivos?

11 Pasos para definir indicadores de monitoreo o seguimiento PASO 1: Especificar resultados a medir PASO 2: Diseñar indicadores ideales PASO 3: Seleccionar indicadores factibles PASO 4: Comparar alternativas disponibles PASO 5: Especificar el manejo de indicadores PASO 6: Levantar una línea basal PASO 7: Evaluar aplicación y afinar los indicadores (GTZ, 2008)

12 LINEA BASAL Es la base inicial que permite identificar lo que ha cambiado en un período determinado, lo cual es resultado del proyecto. Es una herramienta que, construida a través de indicadores, se convierte en el punto de partida o situación inicial, antes que se haya producido una intervención. (FIDA)

13 LINEA BASAL PROBLEMAS COMUNES 1.Los estudios de base se hacen tarde o nunca. 2.La LB son excesivamente detallados o demasiado generales e irrelevantes. 3.Parten de una muestra demasiado grande que sobrepasa la capacidad analítica del proyecto o del co-ejecutores. 4.Contienen datos sobre personas que no pertenecen al grupo destinatario directo. 5.Pocas veces se utilizan en las estimaciones de impacto ya que no pueden cumplir su propósito fundamental: facilitar. (FIDA)

14 ALGUNAS SUGERENCIAS Se sugiere recoger en la línea basal los aspectos orientados al objetivo del proyecto, y aquellos aspectos específicos de interés del mismo. Se sugiere elaborar la línea de base después de haber revisado la MML del proyecto. (FIDA)

15 ALGUNOS EJEMPLOS - LINEA BASAL- Algunos indicadores de la línea de base Proyecto Educación 1.% de niños que no asisten a la escuela 2.Tasa de analfabetismo 3.% de niños que desertan de la escuela 4.# de escuelas

16 Proyecto de Salud 1.% de niños vacunados 2.% de niños desnutridos 3.Tasa de mortalidad infantil 4.# de CBI`s 5.# de embarazo precoz 6.# de casos de VIH/SIDA -LINEA BASAL-

17 Proyecto de reducción de pobreza 1.% de hogares pobres 2.% de hogares con agua por cañerìa 3.% de hogares con servicio sanitario 4.% de niños que trabajan 5.# de niños maltratados 6.# de casos de violencia intrafamiliar - LINEA BASAL-

18 ¿QUÈ HACER PARA CONSTRUIR UNA LINEA BASAL? 1.Recoja solamente la información que va a utilizar. 2.Planee su línea de base como planearía cualquier encuesta. Tome en cuenta para ello: - ¿Qué información existente puede utilizar? - ¿Dónde encuentra esa información? - ¿Recursos que se necesitan? - ¿Quién lo recolecta, su análisis, su uso? - Tener claro el momento y la manera en que se revisará el estudio durante la ejecución del proyecto. 3.Mantenga su factibilidad (pequeña y que se maneje – costos y tiempo-) 4.Adopte métodos creativos. (métodos de seguimiento y línea de base son los mismos – a fin de que datos sean comparables-) METODOS: Encuesta, ERP, Video (Proyecto en Venezuela), etc. (FIDA)

19 SEA PRACTICO Utilice datos del primer informe de seguimiento como línea de base. (proyecto en Brasil). Línea de base rotatorias. Utilice su diagnóstico y con ello cree su propia línea de base (no necesita entonces recoger datos en el terreno). (FIDA)

20 ESCRIBIR INDICADORES OBJETIVO DEL PROYECTO: La gestión integral de residuos en la región del proyecto ha mejorado Indicadores cuantitativosIndicadores cualitativos Hasta finales del proyecto, al menos el 25% de los residuos sólidos municipales en la región del proyecto son valorizados a través de la reutilización, reciclaje o coprocesamiento (desde 10% al inicio del proyecto). Hasta el año 2010, se ha establecido un relleno sanitario regional en la zona del proyecto que cumple con la normativa vigente. Hasta finales del proyecto, al menos 5 municipios de al región del proyecto, los ingresos generados en el marco de la GIR han aumentado al menos un 10% Al final del proyecto, al menos un 60% de los ciudadanos en cada municipio de la región expresan su satisfacción con el servicio de recolección (comparado con 35% en el año base). (GTZ, 2008)

21 Seguimiento financiero-contable Esta dirigido a comprobar si el flujo de gastos e ingresos está de acuerdo en cantidades y plazos, con los previsiones del presupuesto aprobado. En caso de existir desviaciones, se detectará y especificará en qué consisten éstas, cómo afectan a la situación económica del proyecto y qué incidencia tienen en la estructura de gestión, en el plan operativo, y en los calendarios previstos. Instrumentos a utilizar y revisar: libros de caja, libro de bancos, documentos justificativos de gastos, facturas, etc.

22 El seguimiento de las reacciones de los beneficiarios da respuesta a: Quién tiene acceso a los productos y servicios. Qué reacciones hay. Como estos productos y servicios repercuten en su comportamiento. En que grado incorporan estos aspectos a su actividad. En que medida responden a sus necesidades Qué mejoras reales están obteniendo dichos beneficiarios. Seguimiento de las reacciones de los beneficiarios El conocimiento de las reacciones de los beneficiarios es la clave del éxito del seguimiento de un proyecto. El seguimiento mide, ante todo, el grado de cumplimiento de un proyecto. Sin embargo sus responsables deben saber si sus servicios son aceptados y cómo son integrados por sus destinatarios.

23 Técnicas e Instrumentos a utilizar: Elaboración de fichas de participación, fichas de resultados, encuestas, observación directa y participativa, entrevistas no estructuradas y reuniones con grupos significativos implicados en el proyecto. Seguimiento de las reacciones de los beneficiarios

24 EXISTEN TANTOS INSTRUMENTOS, HERRAMIENTAS Y FORMAS DE DARLE SEGUIMIENTO A UN PROYECTO, COMO TIPOS DE INTERVENCIÒN Y DINÀMICAS Y REALIDADES (TECNICAS, PRESUPUESTARIAS, OPRGANIZATIVAS) EXISTAN … LEVANTAMIENTO DE DATOS

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30 Informes de seguimiento Medio a través del cual va transmitiéndose la evolución de la ejecución del proyecto. Los informes de seguimiento suelen dividirse en informes de avance (trimestrales, semestrales, anuales), los cuales permiten conocer la situación del proyecto a los largo del período en que se ejecutan, y en informes finales, que transmiten una información completa del conjunto de la acción, una vez que la ejecución de ésta ha concluido.

31 Informes de seguimiento Su periodicidad y contenido depende de las características del proyecto y de las exigencias de las agencias financiadoras y organizaciones sobre las que recae la responsabilidad última de la acción. Se pueden clasificar también en ordinarios (los que está previsto se realicen desde el inicio de la ejecución) y de extraordinarios (los que se llevan a cabo ante disfunciones graves o acontecimientos importantes que afecten a la posible continuidad de la acción).

32 Criterios que deben reunir los informes de seguimiento La estructura y la forma deben concebirse en función de las necesidades reales de los destinatarios de los informes. La información que faciliten debe estar lo más actualizada posible. Las informaciones deben estar correctamente sintetizadas y resultar claras y contrastables.

33 Estructura informe de seguimiento Ver Pág. 82 (Gómez Galán y Sainz Ollero) Datos de presentación del proyecto. Descripción del proyecto y del mecanismo de ejecución. Objetivos propuestos y grado de cumplimiento. Resultados previstos y grado de cumplimiento Actividades realizadas y grado de ejecución. Programación y ejecución presupuestaria. Valoración de la ejecución del proyecto desviaciones y recomendaciones. Entrega final del proyecto Anexos

34 El plan de trabajo y el informe de avance son instrumentos importantes para el seguimiento. El plan de trabajo describe lo que se prevé hacer. El informe de avance da cuenta del trabajo efectivamente realizado. (OIT, 2004)

35 El plan de trabajo debería precisar: - las actividades y los productos mostrando su relación con cada objetivo inmediato; - las fechas previstas de comienzo y fin, y - las personas, organizaciones e instituciones responsables de realizar el trabajo. (OIT, 2004)

36 El informe de avance debería dar respuesta a las preguntas siguientes: - ¿Están disponibles los insumos como se había previsto? - ¿Están realizándose las actividades de acuerdo al plan de trabajo? - ¿Están produciéndose los productos de acuerdo con el cronograma? - ¿Ha habido cambios, especialmente, agregados o supresiones? - ¿Qué problemas o dificultades se han encontrado? - ¿Qué medidas correctivas se han tomado o previsto? (OIT, 2004)

37 Una de las principales consecuencias del seguimiento puede ser un reajuste que tome en cuenta condiciones o necesidades nuevas que no pudieron preverse en la etapa del diseño del programa o proyecto, e incluya la definición y adopción de un procedimiento para la actualización del plan de trabajo. Los eventuales ajustes deberían ser hechos con la participación de las partes interesadas, los grupos destinatarios, las instituciones de contraparte y los otros agentes de cooperación. (OIT, 2004)

38 ¿PREGUNTAS? ¿COMENTARIOS?


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