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1 Planeación de la Comunicación en la Organización México D.F. Mayo de 2004 Universidad Veracruzana MAESTRIA EN COMUNICACIÓN Profesor: Maestro Mauricio.

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1 1 Planeación de la Comunicación en la Organización México D.F. Mayo de 2004 Universidad Veracruzana MAESTRIA EN COMUNICACIÓN Profesor: Maestro Mauricio Guerrero

2 2 Comunicación Estratégica Empresarial Paoli J Antonio Comunicación e Información Perspectivas Teóricas Desde la perspectiva de sistemas la vida organizada tiene su origen en los procesos de comunicación este explica la comunicación como un proceso que se caracteriza por una serie de eventos que suceden al mismo tiempo y se afectan entre si.

3 3 Comunicación Estratégica Empresarial Mauricio Guerrero / Objetivo General: proporcionar los elementos teóricos, metodológicos y prácticos para que los participantes puedan desarrollar estrategias de comunicación integrales, efectivas y eficientes que faciliten el logro de los objetivos institucionales.

4 4 Objetivos particulares del Curso Analizar la importancia de la comunicación institucional como un factor para el logro de los objetivos organizacionales. Entender la importancia de conceptos como Misión, Visión; Valores ; Identidad; Imagen, Cultura. Diagnosticar necesidades de comunicación para poder generar una Visión Estratégica de la Comunicacion. Comunicación Organizacional

5 5 Ser Hacer Tener Jerarquía de Valores en el curso

6 6 Dinámica del aprendizajePropulsores del aprendizaje ParticipativoAutoconfianza PermanenteComunicación Bidireccional permanente para estimular nuevas ideas PrácticoRelaciones Humanas avanzar en conocernos PositivoLiderazgo Características del Curso

7 7 Analizar y criticar estrategias, planes y programas de comunicación organizacional desde la perspectiva de sus condiciones contextuales. Proponer alternativas de aplicación de lo aprendido en el curso en casos concretos de comunicación en organizaciones, publicas y privadas. lucrativas y no lucrativas Comunicación Organizacional

8 8 Comunicación y Organización Metodología del Curso Exposiciones del profesor. Exposiciones de los alumnos, individuales y grupales. Análisis y discusión de diversos materiales, videográficos, bibliográficos y de Internet. Simulación de la realidad.

9 9 Criterios de Evaluación. Para acreditar el curso se requiere mínimo 80% de asistencia. 20% Ensayo Nosnik o Ensayo sobre algún texto de la bibliografía 10% Trabajos menores asistencia y participación 10% autoevaluación 60% Trabajo final escrito y CD Interactivo

10 10 Bibliografía Básica del Curso COLLINS, James C y PORRAS Jerry I. Empresas que perduran. Editorial Norma México 1995 REBEIL, María Antonieta y RUIZ SANDOVAL Celia El poder de la comunicación en las organizaciones. Editorial Plaza Valdés México 1998 FERNANDEZ COLLADO, Carlos La comunicación en las organizaciones. Editorial Trillas México 1991 ROGER D´APRIX Comunicación para el cambio Granica Comunicación para la productividad Granica

11 11 Comunicación y Organización Trabajo Final del Curso El trabajo final consiste en hacer un propuesta estratégica de la comunicación para la organización elegida. Deberá contener: Resumen Ejecutivo Introducción de la organización; que hace, desde cuando, número de empleados, instalaciones, perfil de actividades, historia, cultura del trabajo, políticas de administración, recursos humanos, el estilo de liderazgo, prestaciones, logros, posicionamiento de la organización en el mercado; entre los de mayor relevancia. Analizar y proponer estrategias, planes y programas de comunicación organizacional desde la perspectiva de sus propias condiciones contextuales particulares. Matrices de Comunicación por área estratégica

12 12 Comunicación y Organización Trabajo Final del Curso Los ensayos deberán entregarse personalmente o mandarse por correo electrónico el día acordado precisamente. Los avances del trabajo final se deberán presentar en la sesión del 30 de Mayo y entregarse exclusivamente en la fecha propuesta por las autoridades.

13 13 Comunicación y Organización Materiales de apoyo para el Curso

14 14 Que es la Comunicación Institucional? Antecedentes. Discusión del Artículo de A. Nosanik

15 15 Para que sirven las organizaciones? De que tipos hay? Características.

16 16 Evolución de las Teorías del Comportamiento Organizacional Escuela Clásica 1909 La Burocracia Max Weber 1911 La Administración Científica Taylor 1916 Principios de Management Fayol Escuela Humanística 1927 Relaciones Humanas Mayo 1947 Factores Psicosociales Likert / Argyris 1957 Recursos Humanos Argyris / McGregor

17 17 Evolución de las Teorías del Comportamiento Organizacional Escuela Sistémica 1951 Teoría de Sistemas -inicio- Tirst 1966 Síntesis Sistemas y Psicología Social Katz/ Kahn Teorías Contingentes 1958 Teoría Contingente -inicio- Woodward 1967 Teoría Contingente -proyección- Lawrence / Lorsch

18 18 Evolución de las Teorías del Comportamiento Organizacional Reingeniería 1993 Reingeniería Hammer/ Champy/Johansson/Thomas Nuevas Corrientes y Paradigmas Cambio de Epoca 1995 s XXI

19 19 Escuela Clásica Max Weber, FrederickTaylor, Henri Fayol Aportación.- enfatizar los aspectos estructurales de la organización como jerarquía y autoridad, reglas y procedimientos, relaciones formales etc. Limitaciones.- Relativa importancia a los procesos, la forma en que se toman las decisiones, el conflicto, la forma en que se establecen los objetivos organizacionales y en general, al elemento humano. Evolución de las Teorías del Comportamiento Organizacional

20 20 Evolución de las Teorías del Comportamiento Organizacional Escuela Humanística Elton Mayo, Kurt Lewin, Rensis Likert, Chris Argyris, Douglas McGregor Aportación.- Valoración adecuada del elemento humano, mayor participación y comunicación, estructuras más flexibles e integradas, la conjunción de las necesidades organizacionales e individuales, la preocupación por el desarrollo del personal y la motivación. Limitaciones.- Exagera el papel del ser por encima de los costos. Se generalizan los supuestos sin analizar diferencias tecnológicas, económicas y culturales. Se simplifican los requisitos de una buena administración integral y las necesidades de logro y poder.

21 21 Evolución de las Teorías del Comportamiento Organizacional Escuela Sistémica E.Trist, Katz y Kahn Aportación.- Presenta una visión mas realista de las organizaciones con toda su complejidad: identificación de las partes y de los subsistemas de la organización y énfasis en las necesidades de identificar la interrelación de éstos entre sí y con el todo. Limitaciones.- No especifica como o qué tanto se pueden dar en la interrelación entre cada una de las partes, de éstas con el todo y de éste con el medio ambiente y lo que puede pasar en cada caso.

22 22 Evolución de las Teorías del Comportamiento Organizacional Escuela Contingencia Joan Woodward, Burns, Laurence y Lorsch Aportación.- Todos los autores comparten la necesidad de identificar situaciones concretas para que las empresas y organizaciones se desarrollen de manera eficaz y eficiente.

23 23 Evolución de las Teorías del Comportamiento Organizacional Reingeniería Hammer/ Champy/Johansson/Thomas Reingeniería.- es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez. No podemos enfrentrar el sXXI con empresas diseñadas en el sXIX.

24 24 Evolución de las Teorías del Comportamiento Organizacional Reingeniería fundamental qué se debe hacer y como se debe hacer radical llegar a la raíz de las cosas procesos reconceptualizar a fondo espectacular dar saltos gigantescos en rendimiento

25 25 Evolución de las Teorías del Comportamiento Organizacional Reingeniería Las corporaciones se deben reinventar a sí mismas La reingeniería de negocios significa volver a empezar arrancando de cero. La reingeniería se debe al interes de ofrecer mejor calidad y servicio al cliente. No son los productos sino los procesos los que llevan a las corporaciones al éxito

26 26 Comunicación Estratégica La Comunicación Estratégica, un proceso por el que la conducción de una empresa intencionalmente maneja sus comunicaciones de modo que sean abiertas, claras y se centren en el mercado y el cliente como causa primera. Roger D`Aprix

27 27 Comunicación Estratégica La Comunicación Estratégica,es un esfuerzo por conectar la visión, la misión y los objetivos del negocio, con las fuerzas y oportunidades que existen en el mercado y que le dan sentido al trabajo que hace la gente. Roger D`Aprix

28 28 Comunicación Estratégica El verdadero objetivo de la Comunicación Estratégica,en una organización es lograr una comprensión común y concentrarse todos en lo que tenemos que lograr. Roger D`Aprix

29 29 La comunicación estratégica integral, un factor indiscutible para el logro de los objetivos y la proyección de la imagen de la organización Comunicación Integral

30 30 La comunicación estratégica integral es el vehículo que facilitará el poder construir en la empresa una cultura organizacional humana, abierta productiva y participativa. Comunicación Integral

31 31 El proceso diario de toma de decisiones - y particularmente la manera en que se les toma - es expresión de los valores y uno de los medios más eficaces para la creación de una cultura organizacional participativa, productiva abierta y humana. Comunicación Integral

32 32 z Sin confianza en la naturaleza humana no puede haber comunicación z Cualquier organización es sólo una colección de individuos, cada uno de los cuales es muy diferente de los demás Premisas de la Comunicación

33 33 z El nuevo liderazgo es receptivo, abierto, cooperativo, participativo, comunicativo y de beneficios mutuos. z El manejo de la autoridad por parte de los líderes determina el ritmo, alcance y calidad de desarrollo de la cultura de una organización Barry Phegan Liderazgo

34 34 Cultura es lo que la gente hace y el significado para ella misma de sus acciones. Son las ideas, intereses, valores y actitudes compartidas por un grupo. La diversidad de la fuerza de trabajo, de una organización es una de las razones de su éxito. El descubrimiento de uno mismo va acompañado del descubrimiento de los demás. La Comunicación parte de la Cultura

35 35 HACIA UNA ORGANIZACION HUMANA, ABIERTA, PARTICIPATIVA, PRODUCTIVA Y SOCIALMENTE RESPONSABLE

36 36 Visión Estratégica de Comunicación La comunicación debe responder a las premisas y estrategias expuestas en el plan de negocios de la organización.

37 37 Principios 4Congruencia Comunicación Organizacional. 4Coherencia Desarrollo o Diseño Organizacional. 4Consistencia Desarrollo Gerencial. Abraham Nosnik

38 38 Congruencia Comunicación Organizacional. Sistemas productivos alineados al corazón ideológico. La operación coincide con el propósito. (Normatividad) Principios

39 39 Coherencia Desarrollo o Diseño Organizacional. Resultado de las acciones comunicativas que emprende la organización. (Imagen positiva ante los públicos). Principios

40 40 Consistencia Desarrollo Gerencial. El sistema de jefatura los jefes. (Conducta ejemplar, actitudes y comportamiento). Principios de la Comunicación

41 41 zIntegra No se puede permitir no transmitir información veraz. Excepción: No se tiene la información o es confidencial. zIntegral Plan Estratégico de Comunicación que identifique a todos los públicos. zIntegrada Condiciones, clima laboral, liderazgo para cumplir con el Corazón Ideológico. Abraham Nosnik Principios de la comunicación

42 42 Comunicación Mercadológica Comunicación Mercadológica Comunicación Administrativa Areas de oportunidad Comunicación Institucional Comunicación Institucional Plan de Comunicación

43 43 Selección de argumentos Selección de argumentos Identificación de audiencias Acciones Preliminares Identificación de medios Identificación de medios Plan de Comunicación

44 44 Institucional Mercadológica Organizacional Plan de Comunicación Corazón Ideológico Misión - Valores - Visión

45 45 AMBIENTE COMUNICACIONAL E INFORMACIONALMENTE RICO Debemos crear Corazón Ideológico Misión - Valores - Visión

46 46 ¿Qué hacemos? 4Cómo lo hacemos 4Desde cuando, Para qué 4Con qué sentido 4Logros tropiezos alcances 4Evaluación permanente

47 47 La comunicación, impacta de manera relevante en el clima de trabajo y proporciona los medios para la realización de actividades y para la consecución de las metas, políticas y objetivos de una organización. La comunicación, provee a la institución de estabilidad y equilibrio. Logros e Impacto de la Comunicación

48 48 4Motivar al personal a ejecutar su trabajo eficazmente evitar la desintegración o marginación obrera estimular la cooperación y la satisfacción en el trabajo 4Fomentar el pensamiento colectivo 4Generar información confiable 4Crear y mantener la imagen de la organización y utilizar canales o medios estructurados para coadyuvar al logro de los objetivos institucionales. Ramos-1991 La comunicación se orienta para:

49 49 Se define como el sistema de comportamiento integrado que calibra, regulariza, mantiene, y, por ello, hace posibles relaciones entre los hombres. En consecuencia, podemos ver en la comunicación el mecanismo de la organización social, de la misma manera que la transmisión de información es el mecanismo del comportamiento comunicativo". Birdwhistell-1965 La Comunicación

50 50 Visto de esta manera la comunicación será el proceso que facilite la integración, conexión y cohesión de las entidades, como sistemas vivos y abiertos, hacia ellas mismas y hacia el exterior en un proceso de eminente diálogo productivo y propositivo. La Comunicación

51 51 Se define como un proceso integral donde circulan y se intercambian conocimientos, técnicas, habilidades y destrezas, ideas, valores, principios, creencias, teorías, que permiten a los sujetos que intercalan integrarse al desarrollo de actividades productivas. Comunicación Institucional

52 52 La gestualidad, la oralidad, y el espacio interpersonal se materializan para crear, expresar, comprender y asegurar su adaptación al ecosistema mediante la comunicación integral. Modalidades de Comunicación

53 53 Se refiere a las actividades encaminadas al manejo de la imagen de la institución incluyendo desde la imagen gráfica hasta la relación con los medios de comunicación social, la atención a audiencias selectas, la designación de voceros institucionales, el establecimiento de estrategias para el manejo de crisis y la proyección en la sociedad de la naturaleza, logros y objetivos de la organización. Comunicación Institucional

54 54 Tiene que ver fundamentalmente con: Relaciones Públicas Publicidad Institucional Identidad Corporativa Mercadotecnia social y cultural Comunicación Institucional

55 55 Contempla todas las actividades de comunicación cuyo fin es el apoyo a la comercialización, promoción, la mercadotecnia y las ventas. Es el área que mantiene enlace y vinculación con los consumidores y el mercado. Comunicación Mercadológica

56 56 Tiene que ver fundamentalmente con: Publicidad Comercial Mercadeo Ventas Asesoría a clientes Asistencia Post - Venta Comunicación Mercadológica

57 57 Atiende a la comunicación interna, incluyendo a todo el público que forman parte de la organización, e incluye tanto la definición y estrategias para el manejo de medios como de procesos de comunicación, en función de los objetivos institucionales y para garantizar el flujo correcto y oportuno de la información a todos los niveles. Comunicación Organizacional

58 58 La más básica de las necesidades de comunicación en el trabajo es dar orientación al trabajador... la gente necesita entender claramente que se espera de ella Comunicación Organizacional Roger D`Aprix

59 59 Comunicar información general actualizada sobre la marcha de la empresa Discutir los objetivos del grupo de trabajo y cómo se integran a los objetivos generales de la organización Reconocer los logros del equipo de trabajo Discutir la necesidad de mejorar el desempeño del grupo de trabajo Encontrar oportunidades para reunir al grupo a dialogar o celebrar Comunicación Organizacional

60 60 Información que se debe dar al personal Información general sobre la organización Cultura Sistemas de Trabajo Políticas Reglamentos Normas Prestaciones Servicios Comunicación Organizacional

61 61 Medios de Comunicación con el personal Manual de Inducción o de Bienvenida Contacto Personal Boletines / Revistas / Tableros de Avisos Anexo al sobre de sueldo Folletos Especiales Cartas personales en momentos clave Entrevistas Personales Conferencias Actividades Sociales Convenciones o Asambleas Buzón o Libro de Felicitaciones y Sugerencias Comunicación Organizacional

62 Administración de Recursos Humanos Comunicación Organizacional 1 Reclutamiento6 Salarios y Compensaciones 2 Selección7 Evaluación de Desempeño 3 Inducción 8 Incentivos 4 Plan de Vida9 Sanciones 5 Sueldos 10 Entrevista de Salda

63 63 Actitudes positivas fundamentales y sentido de los valores

64 64 MISIÓN VISIÓN VALORES DE LA ORGANIZACION: Definición del Emisor Autoestima Amor a la verdad Trabajo bien hecho Calidad Creatividad Compañerismo Disciplina Generosidad Honestidad Lealtad Compromiso Austeridad Limpieza Orden Responsabilidad Etica Respeto Servicio Voluntad de Servicio Confianza Trabajo en Equipo Integridad Innovación Justicia Sinceridad Democracia

65 65 Descripción del Logo: Colores Lema Definición del Emisor

66 66 VALORES CONCEPTUAL SIMBÓLICOS: Definición del Emisor Filosofía Organizacional Aparato Simbólico Mitología

67 67 VALORES CONDUCTUALES : Definición del Emisor Lenguaje Comportamiento no verbal Rituales Formas de interacción

68 68 VALORES ESTRUCTURALES : Definición del Emisor Políticas y Procedimientos Normas Estructura de Poder Distribución del Poder

69 69 VALORES MATERIALES : Definición del Emisor Tecnología Instalaciones Mobiliario Equipo

70 70 4Buscar aceptación 4Fortalecer 4Reconocer 4Motivar 4Posicionar 4Retroalimentar Argumentos Motivacionales para interactuar con los públicos 4Difundir 4Formar 4Fomentar 4Sensibilizar 4Nutrir 4Sostener

71 71 Escenario comunicológico de la organización. Objetivos generales de comunicación. Definición e identificación de públicos. Definición de conceptos eje. Lineamientos básicos del contenido de los mensajes a comunicar. Programa de Comunicación Institucional y de Relaciones Públicas, que asegure la presencia de la institución y sus voceros. Manual de Comunicación

72 72 Comprende: Definición de los voceros institucionales. Determinación de Públicos y Audiencias. Determinación de políticas de comunicación. Actividades recurrentes y especiales. Manejo de relaciones con los medios. Estrategia de Relación con medios, autoridades, clientes directos e indirectos. Manual de Comunicación

73 Comunicación Administrativa. Comunicación para el día a día, para el funcionamiento y la operación. 2.- Comunicación Institucional: relaciones públicas, periodismo, publicidad institucional, identidad corporativa y mercadotecnia social y cultural. 3.- Comunicación Mercadológica: publicidad comercial, promoción de ventas, mercadeo, venta personal, demostraciones de productos, ferias y exposiciones, entrenamiento de vendedores, asesoría a los clientes y asistencia post venta. Áreas de oportunidad

74 74 Ambiente Externo InsumoProducto C ultura O rganizacional Espacio de Trabajo Toma de decisiones Solución de problemas Control/ReportesPrácticas Personales Comunicación/Lenguaje Imagen laboral Compensaciones Reconocimientos Herramientas Equipo Actitudes/Principios Estilos de Liderazgo Políticas/ Procedimientos Normas/ Estándares Roles/ Relaciones Reglas/ Regulaciones Estructuras/ Tecnología Etica/ Valores Misión Visión Objetivos

75 75 I) TAXONOMIA DEL MENSAJE. Actos del mensajeexpresivos y ejecutivos Barreras del mensaje administrativas: omisión, preparación, complejidad y jerarquía de conducción, operativas; físicas y fisiológicas psicológicas semánticas Espacio del mensaje público y privado íntimo, privado y social Variables Clasificación.

76 76 III) ANEXOS Taxonomia del Mensaje Las juntas Liderazgo Alcances de la Responsabilidad Social Empresarial Empresas Más Admiradas Etnografía Organizacional 7 Buenas Razones para el éxito ISO

77 77 I) TAXONOMIA DEL MENSAJE. Lenguaje del mensaje verbal: escrito y oral no verbal: gestual Métodos de difusión del mensajesoftware oral escrito hardware medios mecánicos Propósitos del mensajetarea mantenimiento humanas

78 78 I) TAXONOMIA DEL MENSAJE. Redes del mensaje formales e informales ascendentes y descendentes horizontales y verticales Receptores del mensaje internos y externos Relaciones del mensaje diádicos 2 personas pequeños grupos más de 2 y menos de 12. públicos 13 en adelante. Tipología del mensaje formal e informal interpersonal, directa, organizacional y masiva

79 79 II) Juntas Efectivas. 1 Propósito de las juntas. comunicar y/o resolver problemas planear y delegar responsabilidades dar seguimiento a diversos asuntos 2 ¿ Cómo lograr una junta eficaz ? selección de un lugar dónde no interrumpan determinar la hora y el día apropiado establecer metas para la reunión, preparación de la agenda avisar a los participantes con anticipación la reunión no deberá exceder las dos horas distribuir con anticipación los documentos de importancia que se van a utilizar, para que los participantes los revisen con antelación comenzar y terminar puntualmente evitar apartarse de la agenda, determinar quien vigilará el tiempo y el estricto cumplimiento de la agenda allegarse los materiales necesarios que se utilizarán

80 80 II) Juntas Efectivas. 3 ¿ Cómo establecer los objetivos y la agenda de la reunión ? usar el formato convencional y anotar asistentes, objetivos, planes de acción/delegación/seguimiento asignar periodos específicos para cada tema evaluación de la reunión y recapitulación de tareas y responsabilidades de cada participante 4¿ Cómo dirigir la junta ? comunicación.- quien dirige la junta deberá señalar con precisión a los participantes cuando atender y cuando participar. resolución de problemas.- identificar problemas y soluciones, crear planes de acción/delegación/seguimiento, delegación.- quien dirige la junta deberá delegar las tareas a las personas más aptas cuidando que la gente no se sobrecargue de trabajo. seguimiento.- quien dirige la junta deberá revisar las tareas delegadas y anotar cuando se harán los seguimiento.

81 81 II) Juntas Efectivas. Tipos de Juntas 1.- Unidireccionales.- La Comunicación fluye en un solo sentido, sin interrupciones no hay intercambio de opiniones. 2.- Síncronas.- Suceden a un mismo tiempo presencial o virtual. 3.- Asíncronas.- Ocurren básicamente en Internet. 4.- Únicas.- Suceden por algún anuncio especial. 5.- Seguimiento.- Tiene por objeto llevar a feliz término algún proyecto. 6.- Periódica.- Ocurren por tradición para asuntos operativos. Expansión N0 797 Agosto 16, 2000 pp

82 82 II) Juntas Efectivas. Roles y Personalidades Vacilador.- Divaga, hace bromas y provoca pérdida de tiempo. Despótico.- No acepta ideas utiliza su poder para eliminar opiniones y no comparte con los demás, es el típico regañon. Dominante.- Hace menos a los demás acapara el tiempo, impone ideas. Reacio.- Siempre esta callado, se conforma con todo lo que pasa no opina. Al final de la junta se queja de todo.

83 83 II) Juntas Efectivas. Roles y Personalidades Apresurado.- Tiene urgencia de terminar, corretea las presentaciones, sintetiza los comentarios de sus compañeros y cierra las sesiones de preguntas. Sordo.- No atiende más que a sus opiniones. De hecho no escucha ni al facilitador. Chofer.- Saca al grupo del tema y lleva la conversación a otro asunto. Rival.- Exterioriza conflictos anteriores, usa el foro para aclarar problemas con otras personas y entra en discusiones individuales.

84 84 II) Juntas Efectivas. Cómo manejarlos Vacilador.- Hágale preguntas directas. Despótico.- Cuestione su opinión pero reconozca sus aciertos. Dominante.- Formule preguntas que provoquen una respuesta negativa ¿Entonces lo que usted dice es que....? Reacio.- Lance cuestiones con opción dicotómica Si/No.

85 85 II) Juntas Efectivas. Como Manejarlos Apresurado.- Sin rodeos, pregúntele ¿De que forma se relaciona este tema con su área de competencia?. Sordo.- Formule preguntas guiadas ¿Verdad que es mejor...? ¿Esta usted de acuerdo en que...?. Chofer.- Haga preguntas de regreso. Por ejemplo ¿De qué forma se relaciona su comentario con...? ¿Podríamos utilizar lo que usted comenta para....?. Rival.- Evite la confrontación: Deshaga la potencial riña con frases como Un momento, de lo que acaba de comentar me gustaría escuchar la opinión de....

86 86 II) Juntas Efectivas. 3 ¿ Cómo establecer los objetivos y la agenda de la reunión ? usar el formato convencional y anotar asistentes, objetivos, planes de acción/delegación/seguimiento asignar periodos específicos para cada tema evaluación de la reunión y recapitulación de tareas y responsabilidades de cada participante 4¿ Cómo dirigir la junta ? comunicación.- quien dirige la junta deberá señalar con precisión a los participantes cuando atender y cuando participar. resolución de problemas.- identificar problemas y soluciones, crear planes de acción/delegación/seguimiento, delegación.- quien dirige la junta deberá delegar las tareas a las personas más aptas cuidando que la gente no se sobrecargue de trabajo. seguimiento.- quien dirige la junta deberá revisar las tareas delegadas y anotar cuando se harán los seguimiento.

87 87 III Liderazgo Habilidades Directivas 1.- Comunicación 2.- Trabajo en Equipo 3.- Manejo de Información y Juntas 4.- Análisis de Problemas y Toma de Decisiones 5.- Negociación y Manejo de Conflictos 6.- Delegación y empowerment

88 88 Liderazgo 7.- Motivación y Reconocimiento 8.- Capacitación y Desarrollo 9.- Sistemas de Información 10.- Manejo de Sistemas Computarizados 11.- Creatividad e Innovación 12.- Selección y Evaluación 13.- Idiomas (cuando menos una segunda lengua) Habilidades Directivas

89 89 El Líder Características principales 1.- Integridad y Honestidad 2.- Congruencia y Credibilidad 3.- Ser un Educador, Capacitar y Desarrollar a su Personal 4.- Humildad y Sacrificio 5.- Respeto a la Dignidad Humana

90 90 El Líder Características principales 6.- Equidad y Justicia 7.- Compartir, Crear Redes y Apoyar el Trabajo en Equipo 8.- Cuidar la Ecología y la Naturaleza 9.- Búsqueda de la Paz 10.- Amor a la humanidad Expansión No 795 Julio 19, 2000 pp

91 91 Visión y Misión 4Ética 4Evaluaciones y Auditorías Respeto al Medio Ambiente 4Políticas y Operaciones 4Minimización de Desperdicios 4Prevención de la Contaminación 4Eficiencia en el uso del Agua y Energía 4Diseño Ambiental IV Alcances de la Responsabilidad Social Empresarial

92 92 Lugar de Trabajo 4Prácticas Generales en el Empleo 4Diversidad Étnica, Racial y Cultural 4Capacitación/Desarrollo Profesional 4Empowerment/Facultamiento 4Programas de Compensaciones 4Políticas de Despidos, Retiro y Jubilaciones 4Balance entre el Trabajo y la Familia 4Salud, Seguridad y Bienestar Alcances de la Responsabilidad Social Empresarial

93 93 La Comunidad 4Políticas y Prácticas 4Programas de Voluntariado 4Filantropía 4Educación 4Otros proyectos en la Comunidad El Mercado 4Mercadotecnia Responsable 4Mercadotecnia Relacionada a las Causas Sociales Alcances de la Responsabilidad Social Empresarial

94 94 Los Derechos Humanos 4Código de Etica 4Temas Prioritarios 4Origen de las Manufacturas 4Monitoreo Alcances de la Responsabilidad Social Empresarial Fuente:Business for Social Responsibility Comunicación Organizacional. Mauricio Guerrero

95 95 Walt Diseny 4Filosofía y Misión 4Excelente organización 4El mundo de los detalles 4Trato, Capacitación, Inducción V En Busca de La Excelencia Empresas de Éxito Supermercado 4 Servicio y cercanía con el cliente 4 Calidad 4 Políticas 4 Trato, atención, satisfacción

96 96 3 M 4Filosofía y Misión 4Innovación 4Apertura 4Las Reglas no escritas robar talento a otras áreas En Busca de La Excelencia Empresas de Éxito Apple 4 Gerentes Facilitadores 4 Involucramiento 4 Identificación, apoyo y selección de personal 4 Generación de campeones 4 Trato, transparencia

97 97 IBM 4Reconocimiento pertenencia 4Habilidades y destrezas de equipo 4Valores, personalidad 4Motivación e iniciativa 4Cooperación de la gente En Busca de La Excelencia Empresas de Éxito Mc Donalds 4 Capacitación 4 Tiempos y Movimientos 4 Políticas 4 Filosofía 4 Orgullo Pertenencia

98 98 Dana 4Orgullo y fe en el personal 4Dejar hacer 4Reconocimiento 4Arriesgar 4Productividad, Manejo de Información En Busca de La Excelencia Empresas de Éxito North American... 4 Capacitación 4 Innovación 4 Ingenio, ganar con talento 4 Reconocimiento, Amor al trabajo 4 Confianza y motivación

99 99 VI Etnografía Organizacional Observación Descriptiva Directa zEspaciolugares físicos zActorgente implicada zActividadrutinas realizadas en el espacio zObjetosrecursos materiales y físicos presentes zActosacciones individuales zEventoconjunto de actividades que se desarrollan zTiemposecuencia de hechos durante un tiempo zMetaobjetivos que la gente quiere lograr zSentimientoemociones sentidas y expresadas

100 100 VII 7 Buenas Razones para el Éxito Enfrentar un reto aumenta la autoestima. La autoestima, genera credibilidad en el grupo. La credibilidad invita a la cohesión. La cohesión implica comunicación. De la buena comunicación dependen los buenos resultados. De los buenos resultados el éxito de la organización. Del éxito de la organización la autoestima de sus empleados. Revista Expansión # 787 pp 93

101 101 VIII ISO Programas de Calidad 9000, 01 y 02 Aseguramiento de la calidad Ecología 19000Seguridad Industrial Desarrollo Ejecutivo ISO International Standard Organization Ginebra Suiza

102 102

103 103 PENCILS Thomas l. Harris P Publicaciones ESucesos NNoticias CParticipación en la Comunidad IMedios de Identidad LCabildeo S Inversión Social USAR MAS RELACIONES PUBLICAS

104 104 DescripciónVentajasDesventajas Cuestionarios Instrumento para recabar información específica y medible Económico Lo anónimo arroja beneficios Se crea dependencia Información enlatada Entrevistas Instrumento que permite la interacción y la observación no verbal. Permite sondear problemas y oportunidades. Estimula nuevas ideas Una buena entrevista toma una o dos horas. Tamaño de las organizaciones. Encuestas Instrumento para recabar información general y puntos de vista Saca problemas a la luz. Buena forma de avanzar en discusiones. Las preguntas no son tan bien estructuradas como las de un cuestionario. Collage y dibujos Maneras proyectivas de obtener información sobre ideas o sentimientos Efectivas para romper el hielo genera mayor apertura Resistencia por parecer juego Sondeo (forma de Entrevista no estructurada) Obtención de información general relacionada con asuntos y o personas Examinar impacto en diversos grupos Fomenta comunicación de ideas y sentimientos No es tan estadístico El éxito depende de la habilidad para involucrarse. Recolección de información

105 105 Técnicas de recopilación de datos Primarios Estrategias de trabajo de campo Srcundarios (documentales) Observación Entrevista Dirigida semidirigida no dirigida Cuestionario Abierto / cerrado Sesiones de grupo Criterios generales Reglas convencionales

106 106 CRITERIOS PARA EL ÉXITO ESQUEMA MC KINSEY 7 S. zESTRUCTURA zESTRATEGIA zSISTEMAS zVALORES zCAPACIDADES zESTILO zSTAFF THOMAS J. PETERS / ROBERT H. WATERMAN "EN BUSCA DE LA EXCELENCIA" STRUCTURE, STRATEGY, STAFF, STYLE, SYSTEMS, SHARED VALUES, SKILLS.

107 107 Atributos de la Excelencia 1.Énfasis en la acción 2.Cercanía con el cliente 3.Autonomía e Iniciativa 4.Productividad contando con las personas 5.Manos a la obra eficazmente 6.Zapatero a tus zapatos 7.Estructuras sencillas, staff reducido 8.Estira y afloja simultáneo

108 108 Estrategias de Planeación de la Comunicación para las Organizaciones Guión Trabajo final

109 109 INTRODUCCION Y PROPOSITO GENERAL La Comunicación como una herramienta para el logro de los objetivos institucionales de las Organizaciones

110 110 Resumen Ejecutivo CARACTERÍSTICAS DE LA ORGANIZACION: Antecedentes Generales Contemplar de manera general (Fortalezas y Debilidades) aspectos como: Historia, Condiciones de trabajo, Situación financiera Servicios que presta, Organización Interna (en todas sus etapas) Desarrollo, causas y problemas, Logros trascendentes. Lugar en el mercado, Principales problemas que enfrenta. Planes en el corto y largo plazos, Aportaciones a la comunidad. Políticas y objetivos, Marco legal, Fuente del negocio, características generales del sector en el que se desarrolla la organización etc. etc

111 DEFINICIÓN DEL EMISOR Determinar quiénes somos y Misión Descripción del logo y lema en su caso Simbología Colores y Visión y Valores y Metas y Productos y servicios La planificación

112 112 OBJETIVOS: Corto Plazo: Mediano Plazo: Largo Plazo: Analisis FODA F Fortalezas O Oportunidades D Debilidades A Amenzas

113 113 zESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

114 114 Diagnóstico sobre el estado de la Comunicación en la organización

115 DEFINICIÓN, CLASIFICACIÓN Y GRADO DE INFLUENCIA DE LOS DIVERSOS PÚBLICOS Determinar las audiencias claves significativas y Internas Área Administrativa y Externas Área Mercadológica e Institucional La planificación

116 116 La planificación 3.- Investigar los perfiles de los clientes, usuarios o beneficiarios 4.- Determinar los objetivos estratégicos

117 117 La planificación 5.- Determinar: a) argumentos motivacionales b) los mensajes claves para las diversas audiencias 6.- Canales y medios de comunicación ¿Cuál es el mejor para cada audiencia?

118 118 Visión Estratégica de cada una de las áreas de intervención de la Comunicación

119 119

120 120 Comunicación Administrativa Productos Comunicativos 2 por área (es decir uno por persona del equipo) Evaluación

121 121 Matrices de Comunicación Mercadologica Matrices de Comunicación Institucional

122 122 La planificación 7.- Plan de actividades por audiencia y área de oportunidad: y Boletín informativo para miembros y Comunicado para usuarios yBoletín de prensa a medios

123 123 La planificación 8.- Metas y estrategias por actividad Ejem: El Reporte anual Objetivo, metas, audiencias, mensajes clave, responsables, presupuesto, cronograma 9.- Calendario general detallado (anual) de todas las acciones indicando el responsable y si es posible el presupuesto del que se dispone

124 124 La planificación 10.- Evaluación y Análisis de obstaculizadores y facilitadores y Revisión de logros y tropiezos y Evaluación permanente PROPONER LOS INSTRUMENTOS DE EVALUACION.

125 125 El trabajo deberá presentarse en un CD interactivo con documentos, videos o multimedia hipertexto, links a paginas corporativas y demás recursos.

126 126 El trabajo deberá referirse a una organización real. Puede ser una empresa, una organización sin fines de lucro o una entidad gubernamental. Los trabajos se realizan individualmente o por parejas a elección del grupo.

127 127 Se ha especializado profesionalmente en el área de la Comunicación Institucional desde una óptica estratégica integral. Colaboro durante varios años como Director de Promoción en el Centro Mexicano para la Filantropía A.C. Participa activamente en diversos Consejos de Organizaciones Profesionales y Sin Fines de Lucro. Su actividad docente a nivel profesional la inicio en MAURICIO GUERRERO

128 128 Licenciado en Comunicación Estudios de Maestría en Sociología Facultad de Ciencias Políticas y Sociales Universidad Nacional Autónoma de México, Maestría en Comunicación Institucional Centro Avanzado de Comunicaciones Eulalio Ferrer A.C. Curso de Formación Unión Social de Empresarios de México A.C. Diplomado en Liderazgo Social ITESM UV. Profesor a nivel Maestría en diversas Universidades Ha dictado cursos y conferencias en Estados Unidos, México, Guatemala, Salvador, Nicaragua, Venezuela y Holanda. Actualmente es director de CMS Consultores. MAURICIO GUERRERO

129 129 Dakota no PB Colonia Nápoles Delegación Benito Juárez México D.F


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