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III Jornada de Gerencia de Proyectos de TI Bogotá, Marzo 10 y 11 de 2005.

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Presentación del tema: "III Jornada de Gerencia de Proyectos de TI Bogotá, Marzo 10 y 11 de 2005."— Transcripción de la presentación:

1 III Jornada de Gerencia de Proyectos de TI Bogotá, Marzo 10 y 11 de 2005

2 Gerencia del Cambio Tecnológico Las implicaciones de ejecución de proyectos de TI en una organización GLORIA GUEVARA RUEDA Ing. Sistemas, MSc, MBA

3 … Lo único constante es el cambio …

4 … La especie que sobrevive, no es la mas fuerte ni la mas inteligente, sino la que se adapte al cambio …

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6 El único cambio que le gusta al ser humano es el del pañal …

7 Contenido Introducción Introducción El Cambio El Cambio Proyectos de TI Proyectos de TI Cultura Organizacional Cultura Organizacional El gerente de TI El gerente de TI Gestionar el cambio Gestionar el cambio

8 El cambio

9 Algunas definiciones de Cambio, según la Real Academia Española Dejar una cosa o situación para tomar otra. Dejar una cosa o situación para tomar otra. Convertir algo en otra cosa. Convertir algo en otra cosa. Modificar la apariencia, condición o comportamiento de algo. Modificar la apariencia, condición o comportamiento de algo. … Quitar el pañal a un bebé y ponerle uno limpio

10 Los proyectos de TI

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12 Causas de Fracaso … No existen objetivos claros de negocios No existen objetivos claros de negocios Falta de liderazgo y/o apoyo de las directivas Falta de liderazgo y/o apoyo de las directivas

13 Causas de Fracaso … Carencia de metodología o poca adherencia a ésta Carencia de metodología o poca adherencia a ésta

14 Causas de Fracaso … Débil comunicación Débil comunicación Resistencia al cambio Resistencia al cambio

15 Causas de Fracaso … Falta preparación de la organización para asumir el cambio. Falta preparación de la organización para asumir el cambio. Mental Mental Habilidades Habilidades Conocimiento Conocimiento No apropiación del nuevo sistema por parte de los usuarios No apropiación del nuevo sistema por parte de los usuarios

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17 Factores de éxito Integración con otros sistemas Integración con otros sistemas

18 Factores de éxito Apoyo de los directivos Apoyo de los directivos

19 Factores de éxito Integridad de datos Integridad de datos

20 Factores de éxito Adecuado manejo del cambio Adecuado manejo del cambio Apropiación del sistema por parte de los usuarios Apropiación del sistema por parte de los usuarios

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22 La Cultura Organizacional Conjunto de significados compartidos (… formal o informalmente) (… formal o informalmente)

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24 El área de TI en la organización TI En tiempos normales En tiempos normales En tiempos de proyectos En tiempos de proyectos

25 TI Servicio Garantizar Información

26 Momentos de verdad La gente quiere estar informada La gente quiere estar informada La gente quiere que se tenga en cuenta y valore su opinión y/o su necesidad La gente quiere que se tenga en cuenta y valore su opinión y/o su necesidad

27 La gente de sistemas requiere ser: Buenos profesionales Buenos profesionales Buenos negociadores Buenos negociadores Primeros en asumir el cambio Primeros en asumir el cambio

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29 Llega el proyecto de TI Sistemas se convierte en: Líder Líder Foco atención Foco atención Centro de recepción Centro de recepción Punto de dolor / alegría Punto de dolor / alegría Alabanzas / Críticas Alabanzas / Críticas … entre otros … entre otros

30 GESTION DEL CAMBIO PREPARAR EJECUTAR MANTENER

31 PREPARAR

32 Desde mucho antes … Desde mucho antes … Sinergia Sinergia Colaboración Colaboración Comunicación Comunicación Desde un poco antes … Desde un poco antes … Divulgación Divulgación Intercambio opiniones y necesidades Intercambio opiniones y necesidades En el arranque … En el arranque … Coordinación ejecución de cambios Coordinación ejecución de cambios

33 Preparación Determinar visión y los objetivos del cambio Lograr liderazgo por parte de la Dirección General de la organización, a través del área de TI

34 Preparación Analizar la cultura organizacional … entenderla, para gestionarla!

35 Creación del plan Determinación de objetivos concretos 1. Especificación de tareas a realizar 2. Plazos y recursos necesarios Planes de acción en diferentes frentes Plan de comunicación Creación de equipos de trabajo

36 Plan de comunicación 1. Plasmar la visión del proyecto 2. Comunicarla

37 Todos sepan lo que está sucediendo y su impacto Todos sepan lo que está sucediendo y su impacto Integración de todos en la organización Integración de todos en la organización Tener punto de partida y llegada Tener punto de partida y llegada Controlar y monitorear el alcance de los objetivos Controlar y monitorear el alcance de los objetivos

38 QUÉ PARA QUÉ POR QUÉ

39 … Cómo afecta sus condiciones personales y profesionales!

40 Los equipos de trabajo Multiplicadores, encargados de transmitir a toda la organización toda la información … Funciones Funciones Responsabilidades Responsabilidades Integrantes Integrantes Dedicación cada uno al equipo Dedicación cada uno al equipo Líder Líder Frecuencia de reuniones Frecuencia de reuniones

41 EJECUTAR

42 Dinámica y ejecución de las tareas de los equipos de trabajo Dinámica y ejecución de las tareas de los equipos de trabajo Determinar si se hace prueba piloto Determinar si se hace prueba piloto Mostrar resultados tangibles Mostrar resultados tangibles Motivar Motivar

43 MANTENER

44 Una vez puesto en marcha el proyecto, hay que disponer de un periodo de tiempo para monitorear y medir el cumplimiento de los alcances. Una vez puesto en marcha el proyecto, hay que disponer de un periodo de tiempo para monitorear y medir el cumplimiento de los alcances. Apoyar la organización hasta que se engrane bien y pueda seguir sola. Apoyar la organización hasta que se engrane bien y pueda seguir sola.

45 Algunas conclusiones Alinear expectativas a todos los niveles de la organización. Alinear expectativas a todos los niveles de la organización. Establecer una estrategia de comunicación que permita manejar un plan de comunicación efectivo. Establecer una estrategia de comunicación que permita manejar un plan de comunicación efectivo. Establecer una estrategia para definición de nuevos roles y capacidades. Establecer una estrategia para definición de nuevos roles y capacidades. Establecer una estrategia de transferencia de conocimiento y entrenamiento. Establecer una estrategia de transferencia de conocimiento y entrenamiento. Establecer estrategia para medir y administrar la resistencia al cambo. Establecer estrategia para medir y administrar la resistencia al cambo.

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48 GRACIAS


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