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1 GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO ENERO DE 2010 OFICINA ASESORA DE PLANEACION.

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1 1 GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO ENERO DE 2010 OFICINA ASESORA DE PLANEACION

2 2 OBJETO DE LA GUIA Esta guía nos permitirá entender de manera sencilla y clara, la manera de fijar el curso de nuestras acciones estratégicas en el mediano y largo plazo. Así como también la forma en la que haremos control y seguimiento a la evolución al cumplimiento de las metas que esperamos alcanzar. ELEMENTOS DE ESTA GUIA i.Principales conceptos para entender el tema de planeación y control estratégico. ii.Marco de referencia a la planeación sectorial e institucional iii.Marco metodológico para la planeación y control estratégico del MHCP iv.Metodología para la definición a la planeación estratégica v.Metodología para la definición al control estratégico. vi.Preguntas frecuentes. vii.Anexos o Formatos. GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO- 2010

3 3 Que es planeación estratégica? Proceso que tiene por objetivo fijar el curso concreto de acción, que ha de seguirse en el MHCP en el mediano y largo plazo. De este ejercicio se establece la estrategia corporativa, la secuencia de acciones a realizar y las determinaciones de tiempo y recursos necesarios para su realización. Dentro de este proceso se encuentra inmerso el diagnostico, direccionamiento y formulación estratégica. I.Principales conceptos Que es el control estratégico? Proceso por el cual mediante un sistema de monitoreo basado en indicadores, determinamos si las estrategias trazadas están contribuyendo a alcanzar las metas y objetivos de la organización. GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO- 2010

4 4 Que es el ? Que es el Diagnóstico Estratégico? Es el análisis de fortalezas y debilidades internas de la organización, así como las amenazas y oportunidades que enfrenta la institución. I.Principales conceptos Que es el ? Que es el Direccionamiento Estratégico? Proceso mediante el cual la Entidad construye o actualiza la misión - visión del MHCP y la hace realidad mediante la formulación y gestión de sus objetivos estratégico. GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO Que es el Formulación estratégica? Proceso por el cual se define el plan de acción institucional. Este estará compuesto por iniciativas, las cuales tendrán la función de aportar en el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

5 5 Que es la vision? Declaración amplia y suficiente de donde se quiere que la Entidad este un periodo de tiempo futuro (3 o 4 años). I.Principales conceptos Que es la misión? Definición del servicio prestado a los diferentes grupos de interés directos o indirectos. GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO Que es un objetivo estratégico? Resultados a mediano y largo plazo que la Entidad espera lograr para hacer real su misión y visión.

6 6 Que es el sistema de monitoreo de gestión integral? Sistema de aprendizaje para probar, obtener realimentación y actualizar la estrategia de la organización. Permite traducir la estrategia del MHCP en un conjunto coherentes de indicadores, los cuales son medidos a través de diferentes perspectivas que permiten evaluar a la Entidad en su totalidad. I.Principales conceptos Que es el mapa estratégico? Representación gráfica de cómo el MHCP, espera alcanzar los resultados planificados para el logro de su estrategia. En este se hace una representación visual de los objetivos estratégicos y las relaciones causa efecto entre ellos, en los que se definen los ejes y perspectivas estratégicas. GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO Que son los ejes estratégicos? Son líneas básicas de desarrollo del MHCP, consideradas como las decisiones fundamentales que se tienen que tomar para asegurar una mayor eficacia de cara al futuro.

7 7 Que es una iniciativa? Son generalmente proyectos, planes, programas relacionados con el buen desempeño institucional y que se realizan como valor agregado al normal accionar de las áreas o dependencias. Su objetivo es cerrar el gap existente entre la situación actual del objetivo estratégico y su meta. Estas integran todos los componentes del sistema de monitoreo de gestión integral y ayudan a que la estrategia del MHCP pueda ser llevada a cabo, movilizando y motivando a todos los niveles de la organización. I.Principales conceptos GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO Que es una perspectiva? las perspectivas recuerdan la importancia de tener objetivos estratégicos en todas las dimensiones de la organización. Ayudan a la alta dirección a dimensionar y marcar el alcance de su gestión Institucional.

8 8 ii. Planeación sectorial e institucional GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO- 2010

9 9 La planeación de las entidades públicas estará siempre enmarcada bajo los lineamientos dados por el plan nacional de desarrollo. A nivel sectorial los diferente sectores de la economía, deben definir su plan indicativo, herramienta de gestión que organiza y orienta estratégicamente las acciones del MHCP y de sus entidades adscritas y vinculadas para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo, materializándose en unos indicadores que poseen metas cuatrienales / anuales, acordados por el sector. De igual forma los organismos y entidades de la Administración Pública, en el marco de las políticas de desarrollo administrativo, deben determinan programas, proyectos, acciones, actividades, responsables e indicadores para el mejoramiento de su gestión de acuerdo a los lineamientos dados el Departamento Administrativo de la función pública. A nivel institucional será responsabilidad del MHCP la de proponer los lineamientos y acciones que enmarcaran su futuro organizacional mediante la definición a su plan estratégico, del cual se deriva su plan de acción. ii. Planeación sectorial e institucional GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO- 2010

10 10 iii. Marco metodológico planeación y control estratégico GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO- 2010

11 11 Diagnostico Estratégico. En esta etapa del proceso, la Oficina Asesora de Planeación (en adelante OAP) deberá proponer un borrador de riesgos mediante la Matriz RO. Ver Anexo 1. La cual inicialmente, será retroalimentada con información del sistema de administración de riesgos (riesgos institucionales) y a las reuniones internas con los asesores y funcionarios del OAP. Esta propuesta será continuamente divulgada para su debate, actualización y depuración en los diferentes talleres estratégicos con las diferentes áreas o dependencias, para finalmente definir aquellos riesgos y oportunidades internas y externas que puedan imposibilitar o por el contrario coadyuvar en el cumplimiento al propósito misional de la Entidad. En las siguientes etapas del proceso, se deberá confirmar que los riesgos identificados sean mitigados con la definición de los objetivos estratégicos planteados. IV. Metodología definición a la planeación estratégica GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO- 2010

12 12 Direccionamiento estratégico. Las ideas rectoras de la Entidad deberán ser actualizadas teniendo en cuenta la normatividad legal que enmarca la gestión del MHCP y a las disposiciones que el Ministro ordene. Una vez obtenidas las respuestas y redactada una posible misión / visión, se debe evaluar si ésta es válida y cumple con la mayoría de las características, para lo cual se diseño una matriz con sus componentes clasificados en dos categorías. Ver Anexo 2. Validadas las ideas rectoras se hace necesaria la formulación o rediseño de los objetivos estratégicos, para lo cual se deberá tener en cuenta las siguientes recomendaciones; Deben estar alineados al cumplimiento de la misión y visión. Deben ser definidos por los más altos niveles en todas las áreas de la Entidad. Deben cubrir e involucrar a toda la organización. Deben ser medibles y con posibilidad de evaluación. IV. Metodología definición a la planeación estratégica GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO- 2010

13 13 Direccionamiento estratégico. En caso de que sea necesaria la reformulación de los actuales objetivos estratégicos, será responsabilidad de la OAP la de coordinar con las distintas áreas que los nuevos objetivos estratégicos cumplan con las condiciones anteriormente citadas. A partir de este análisis y de ser necesario se replanteara el actual mapa estratégico del Ministerio. Este deberá estar compuesto por objetivos estratégicos, ejes estratégicos y perspectivas relacionados sistémicamente en causa efecto. Ver Anexo 3. IV. Metodología definición a la planeación estratégica GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO- 2010

14 14 Formulación Estratégica El plan de acción se deriva del plan estratégico institucional, y representa las iniciativas generales que permitirán dar cumplimiento a los objetivos estratégicos del MHCP. Sera responsabilidad del OAP, coordinar entre todas las direcciones del Ministerio el planteamiento de la iniciativas las cuales deberán ser formuladas teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones; Los programas de iniciativas se establecen una vez que el equipo ejecutivo ha identificado los objetivos estratégico, indicadores de desempeño y metas para cada perspectiva del SMGI. Las iniciativas deben ser definidas y desarrolladas para ayudar a cerrar la brecha entre el desempeño actual con el esperado de la organización. Las iniciativas deben estar exclusivamente vinculadas con los objetivos estratégicos de la compañía. Deben ser formuladas por cada una de las áreas o direcciones, en términos de planes, programas o proyectos fuera del normal accionar de sus responsabilidades. IV. Metodología definición a la planeación estratégica GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO- 2010

15 15 Formulación Estratégica El mapeo final de las iniciativas permitirá; (a) Asociar recursos con la estrategia. (b) Asegurar el alineamiento entre las iniciativas y la estrategia. (c) Clarificar responsabilidades. (d) Potenciar la conexión entre el proceso de presupuestario y el proceso de planeamiento estratégico. Deben identificarse dentro de las mismas iniciativas; responsable a nivel de equipo de liderazgo, duración en tiempo, presupuesto y resultado buscado. Estas se formularan teniendo encuentra la información descrita en el Anexo 4. IV. Metodología definición a la planeación estratégica GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO- 2010

16 16 Sistema de monitoreo de gestión integral ( En adelante SMGI) Derivada de la visión y misión de la Entidad, la estrategia de estar en el corazón del la gestión Institucional. Una vez decidida la estrategia, entonces se puede determinar qué medir. Las medidas se realizaran a través de los Indicadores de desempeño estratégico (KPIs) e inductores, los cuales permitirán determinar si estamos progresando en el propósito de lograr nuestra estrategia. Esta iteración de medir, analizar y decidir se convertirá en un ciclo de mejora para la Entidad. De lo anterior se debe considerar; El SMGI define la obtención y uso de indicadores de gestión derivados de los objetivos e iniciativas descritos en el mapa estratégico de la organización. Los indicadores de desempeño estratégico se centran en el desempeño de los objetivos estratégicos de la Entidad al final de un periodo. Los indicadores inductores miden las iniciativas que son claves para obtener mejoras en los indicadores de desempeño. Las metas fijan y comunican el nivel de desempeño esperado para la organización en un determinado periodo de tiempo. IV. Metodología definición al control y seguimiento estratégico GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO- 2010

17 17 Sistema de monitoreo de gestión integral El SGMI de la Entidad ayudara hacer un monitoreo en forma global y de conjunto, combinando esa evaluación en cada una de las perspectivas planteadas. Sin embargo, recoger y analizar los datos es la parte más critica del proceso, así como seleccionar la información más relevante e identificar la manera más clara de presentarla. Por ello la OAP se soportara en la utilización de la tecnología para automatizar este proceso es un evento evolutivo natural que deberá estar liderado y retroalimentado por cada una de las áreas o direcciones. El primer paso será el de identificar los orígenes de información a través de la ficha técnica de los indicadores y hacer un seguimiento eficiente a través de su hoja de vida. Ver Guía para la elaboración y análisis de indicadores estratégicos y de gestión de procesos. Para que los indicadores mantengan el sentido para el que fueron creados, es imprescindible generar una ficha técnica para cada uno de ellos. Así mismo y como soporte al seguimiento a los resultado de los indicadores, a través de la hoja de vida podremos ver la evolución de los mismos y consecuentemente tomar las decisiones correctivas o preventivas que correspondan.. IV. Metodología definición al control y seguimiento estratégico GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO- 2010

18 18 Sistema de monitoreo de gestión integral Los indicadores se usan como soporte, para cada decisión organizacional. También ayuda a los Directivos a detectar deficiencias Institucionales, aún antes de que éstas sucedan. Ajustes a la planeación estratégica y/o SMGI Si la novedad impacta en lo sustancial al mapa estratégico ( Ideas rectoras (misión, visión), Perspectivas, objetivos, ejes, iniciativas estratégicos), así mismo para el caso de los planes de acción: La O.A.P deberá presentar a consideración y aprobación al comité directivo del MHCP los cambios planeados. Una vez aprobada la novedad se ajusta en la herramienta, y posteriormente se oficializara en la Pagina Intranet del MHCP. Si la novedad no impacta al sistema en los plazos de ejecución o metas; Se realizaran por parte del administrador de la herramienta, los ajustes necesarios en la hoja de vida de los indicadores. IV. Metodología definición al control y seguimiento estratégico GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO- 2010

19 19 IV. Preguntas frecuentes. GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO Cuales son las responsabilidades de la OAP en la definición a la planeación y control estratégico? Coordinar con las distintas áreas, talleres estratégicos que posibiliten el consenso general a la planeación y control estratégico. Proponer y divulgar para su debate, actualización y depuración un borrador al diagnostico y direccionamiento estratégico de la Entidad. Presentar para la aprobación de comité directivo la planeación y la metodología de control estratégica definida. Asesorar a los participantes en la formulación de los objetivos estratégicos, iniciativas, metas e indicadores de seguimiento.

20 20 IV. Preguntas frecuentes. GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO Cuales son las responsabilidades de las distintas aéreas y/o direcciones en la definición a la planeación y control estratégico? Aprobar y aportar en el diagnostico y direccionamiento estratégico propuesto por la OAP. Participar en los diferentes talleres estratégicos que programe la OAP. Definir dentro de su competencia los objetivos estratégicos, iniciativas, metas e indicadores de seguimiento. Cada cuanto debemos hacer planeación estratégica? Este proceso se realiza para un termino de 4 anos, sin embargo anualmente se deberá hacer una revisión, actualización o reforma de las estrategia y del plan de acción.

21 21 IV. Preguntas frecuentes. GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO Cual es el principal beneficio del sistema de monitoreo de gestión integral (SMGI)? Este modelo de gestión permite describir y medir nuestra estrategia a través de objetivos e indicadores de actuación, involucrando a todos los niveles de la organización. Logrando focalizar y alinear las actividades e iniciativas de todos en el logro de la estrategia. Que significa la relación causa efecto? El SMGI a través del mapa estratégico, permite describir la estrategia del MHCP como un conjunto de relaciones causa efecto que son concretas, que se pueden medir y justificar.,

22 22 IV. Anexo 1. GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO RIESGOOPORTUNIDAD

23 23 IV. Anexo 1. GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO RIESGOOBJETIVO ESTRATEGICO

24 24 IV. Anexo 2. GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO PREGUNTAS A CONSIDERAR EN LA FORMULACION DE LA MISION 1. Qué hace el Ministerio? 2. Quiénes son los interesados en el Ministerio? 3. Cuáles son los productos o servicios más importantes del Ministerio? 4. Qué mercado satisface el Ministerio? 5. Con que recursos cuenta el Ministerio para el logro de sus metas? 6.Cuáles son los valores, creencias y aspiraciones fundamentales del Ministerio y sus prioridades filosóficas? 7. Cuál es la imagen pública a la que aspira el Ministerio?

25 25 IV. Anexo 2. GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO PREGUNTAS A CONSIDERAR EN LA FORMULACION DE LA VISION 1. Si todo tuviera éxito, como será el Ministerio dentro de 4 o 5 años? 2. Qué innovaciones pueden hacerse en los productos y servicios del Ministerio? 3. Qué otras necesidades y expectativas de los clientes pueden satisfacer los productos y/o servicios que ofrece el Ministerio? 4. Qué deberá hacer el Ministerio durante los próximos años para adaptarse al cambio? 5. Cuáles serán nuestros productos,servicios y clientes dentro 4 o 5 años? 6. Cuál será la base tecnológica del Ministerio dentro de 4 o 5 años? 7. Qué talento humano necesitará el Ministerio dentro de 4 o 5 años?

26 26 IV. Anexo 3. GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO- 2010

27 27 IV. Anexo 4. GUIA PARA LA PLANEACION Y CONTROL ESTRATEGICO Perspectiva Objetivo estratégico IniciativasJustificación Nombre Indicador Indicador Meta ResponsableFecha InicioDuraciónRecursos


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