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DARÍO CASTILLO SANDOVAL FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS en empresas del sector solidario Tutor: Darío Castillo Sandoval.

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Presentación del tema: "DARÍO CASTILLO SANDOVAL FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS en empresas del sector solidario Tutor: Darío Castillo Sandoval."— Transcripción de la presentación:

1 DARÍO CASTILLO SANDOVAL FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS en empresas del sector solidario Tutor: Darío Castillo Sandoval Autora de diapositivas: María Fernanda Cabal, basada en el libro de su autoría, del mismo título de la presentación – UNES – IER – PUJ Curso de Gestión Solidaria para Comités FONTEBO – UNIVERSIDAD JAVERIANA 2006

2 DARÍO CASTILLO SANDOVAL INTRODUCCIÓN Estudiar lo relativo a la formulación y evaluación de proyectos constituye un elemento concluyente en los estudios de la gerencia de las empresas, toda vez que se refiere al estudio comprehensivo de la realidad que rodea un propósito. En la medida en que se trabaje con un claro sentido por la preferencia hacia el éxito, nos hacemos dueños de las variables que influyen en dicha probabilidad.

3 DARÍO CASTILLO SANDOVAL EL CONCEPTO DE PROYECTO (I) El término PROYECTO es utilizado en todas nuestras actividades. No es necesario ser un GERENTE para tener que ver con proyectos. Proyecto es algo que NO ES, que todavía es una IDEA que se espera cristalizar en el futuro. Sin embargo, es necesario empezar a actuar hoy y las acciones que se realicen tienen unas consecuencias precisas en el entorno de esa idea futura, es decir, en el éxito o no del Proyecto.

4 DARÍO CASTILLO SANDOVAL El Concepto de Proyecto (II) Sólo cuando se cristalice la idea que se tenía, se dirá si el esfuerzo valió la pena y sí lo hecho fue adecuado para conseguirlo. Pudieron faltar o sobrar algunos elementos, pudieron ser muy altos los costos para lo que se consiguió o haber hecho mucho más de lo que se esperaba, etc. En general, al contrastar la idea con el resultado y mirar la forma como se llevó a cabo, podremos estar satisfechos o insatisfechos. Y en este último caso, ya será tarde. Se habrá invertido tiempo y esfuerzo en oportunidades irrepetibles.

5 DARÍO CASTILLO SANDOVAL Justificación de los Proyectos (I) La elaboración de un proyecto se justifica según dos factores: Económicos, expresados como la necesidad de evitar desperdicios, ahorrar costos, conseguir recursos, etc.- Logros, que se manifiestan en términos de alcanzar los objetivos propuestos, asegurar los efectos deseados, evitar desvíos en resultados pero también en uso de recursos, conseguir las metas en tiempo y calidad, etc.

6 DARÍO CASTILLO SANDOVAL Justificación de los Proyectos (II) Se pretende entonces, que los recursos se asignen eficientemente para solucionar un problema y que la solución así obtenida sea eficaz para satisfacer al cliente. Se pretende también la satisfacción de los intereses privados y de la sociedad en su conjunto. Dentro del concepto de bienestar no esposible mantener estos dos puntos de vista en contravía.

7 DARÍO CASTILLO SANDOVAL Formulación y Evaluación (I) Debe quedar claro que la Formulación y Evaluación de Proyectos obliga a precisar unos objetivos, establecer unos cursos de acción y a pensar anticipadamente en los resultados de un proyecto, para garantizar la asignación adecuada de los recursos para satisfacer las necesidades de la comunidad

8 DARÍO CASTILLO SANDOVAL Formulación y Evaluación de Proyectos (II) El proyecto se convierte en la Unidad específica mediante la cual se planea dar solución a una necesidad determinada aprovechando una oportunidad o solucionando un problema. La formulación y evaluación de proyectos puede considerarse como la herramienta idónea de la gerencia para permitir el análisis y el control adecuado de los procesos de inversión contenidos integralmente en un proyecto.

9 DARÍO CASTILLO SANDOVAL Formulación y Evaluación de Proyectos (III) El Objetivo de la Formulación y evaluación de proyectos es verificar que los efectos e implicaciones económicas, técnicas, financieras, institucionales, políticas y organizativas de asignar recursos hacia el logro de un objetivo, generen una relación beneficio-costo adecuada.

10 DARÍO CASTILLO SANDOVAL ETAPAS DE UN PROYECTO (I) En el proceso de elaborar el PROYECTO de inversión hay una secuencia lógica que coincide con las etapas propias de los procesos de decisión, pero en este caso específico hacen referencia a las actividades y estudios previos, debidamente agrupados en etapas o fases para la realización del proyecto.

11 DARÍO CASTILLO SANDOVAL Formulación y Evaluación de PROYECTOS Introducción OBJETIVO : recursos proyecto Definir si se justifica la inversión de recursos en un proyecto. Escasos Costosos Descartar otras posibilidades de proyectos DECISION RESPONSABILIDAD

12 DARÍO CASTILLO SANDOVAL PROYECTO DEFINICION GERENCIAL: Unidad para la gestión de recursos de manera eficiente QUE QUIERO MAÑAN A QUE HACER HOY PROYECTO UNIDAD DE GESTION BENEFICIO / COSTO Utilidad Impacto personal Cobertura Impacto social Impacto ambiental Dinero Tiempo Esfuerzo Humano Maquinaria y Equipo Tecnología

13 DARÍO CASTILLO SANDOVAL dueños Hacer un proyecto antes de hacer las cosas es importante porque nos permite ser más dueños de las circunstancias IMPORTANCIA DEL PROYECTO PROYECTO RESULTADOS COMPARAR CORREGIR

14 DARÍO CASTILLO SANDOVAL FASES DEL PROYECTO NUEVA NECESIDAD CONOCIMIENTO de la REALIDAD PREINVERSION PREFACTIBILIDAD ESTUDIOS DE FACTIBILIDAD GERENCIA del POROYECTO EVALUACION EX POST HASTA AQUÍ ESTUDIAREMOS RESPONSABILIDAD HASTA AQUÍ RESPONSABILIDAD DEL LIDER

15 DARÍO CASTILLO SANDOVAL PRIMERA PARTE: FORMULACIÓN DEL PROYECTO 1.- LA IDEA La idea de un proyecto nace del conocimiento de la realidad para: aprovechar una oportunidad satisfacer una necesidad corregir una situación IDENTIFICAR UN PROBLEMA CONOCIMIENTO Y CREATIVIDAD 4VISION DE FUTURO 4CAPACIDAD DEL LIDER

16 DARÍO CASTILLO SANDOVAL 1.- LA IDEA METODOLOGIA DE TRABAJO QUE QUIERO CAMBIAR? CRITERIOS DE SELECCIÓN DEFINIR PRIORIDADES Cosas de la realidad que me gustaría modificar Con qué bases voy a decidir Definir prioridades para diferentes grupos de interés

17 DARÍO CASTILLO SANDOVAL TALLER#1: IDENTIFICACION DE LOS PROBLEMAS DEL ENTORNO siguiente hoja de trabajo La siguiente hoja de trabajo le ayudará a identificar qué oportunidades, necesidades o defectos de su entorno le gustaría cambiar. Por favor: Llénela primero cada uno Trabaje en grupo discutiendo las hojas individuales Saque sólo una cosa por grupo. Para llenar las casilla,observe su formato siguiente y tenga en cuenta: Qué le gustaría cambiarQué le gustaría cambiar: Liste todo lo que ha venido pensando sobre cosas que Ud. y su grupo podrían hacer y que signifique oportunidad de negocio. Necesidad/OportunidadNecesidad/Oportunidad: Marque con una x,según corresponda. Después le ayudará a definir su proyecto. Criterios:Criterios: Corresponde a las bases con las cuales Ud. va a elegir en qué quiere trabajar. En este caso son Interés para la empresa, el fondo de empleados, la comunidad de la localidad, el propio gusto. PrioridadesPrioridades: Son la calificación que Ud. asigna a cada cosa que quiere cambiar, según el grado de importancia que tenga en cada criterio. Califique de 1 a 4, en donde 1 es muy poco interés y 4 muy alto interés.

18 DARÍO CASTILLO SANDOVAL 2.- Definir el Problema Es expresar claramente, en palabras, la situación que queremos cambiar. Tiene 2 aspectos: UBICACION DESCRIPCION Qué?Identidad Dónde?Ubicación Cuándo?Tiempo Cuáles,Cuántos?Magnitud Cómo son las cosas? Cómo deberían ser? DIFERENCIA es, Esta DIFERENCIA es, realmente, nuestro problema

19 DARÍO CASTILLO SANDOVAL 2.- Definir el Problema METODOLOGIA DE TRABAJO cosa que le gustaría cambiar,Revise la cosa que le gustaría cambiar, que ya su grupo escogió Cómo es la situación actualmente? Cómo debería ser? Identifique la diferencia entre las dos situaciones Describa con precisión esta diferencia, usando las preguntas. Qué?, Dónde, Cuándo?, Cuánto?

20 DARÍO CASTILLO SANDOVAL siguiente hoja de trabajo La siguiente hoja de trabajo le ayudará a definir con precisión su problema Por favor: Preferiblemente llénela primero cada uno Trabaje en grupo discutiendo las hojas individuales Saque sólo una definición del problema por grupo. Para llenar las casilla,observe su formato siguiente y tenga en cuenta: Cómo son las cosasCómo son las cosas: Liste las características que actualmente tiene la situación Cómo deberían serCómo deberían ser: Utilizando su visión del futuro y la de su grupo, piense cómo deberían ser las cosas. Sueñe y a la vez sea realista. No pesimista. Diferencia Esta es su verdadero problemaDiferencia: Cuál o cuales diferencias encuentra entre estas dos situaciones.Tache aquéllas que en las que Ud. no puede hacer nada.Señale la diferencia principal.Esta es su verdadero problema DescripciónDescripción : Qué?Qué? Qué es lo que realmente está mal? En que objeto se observa la diferencia? En que objeto recae la oportunidad? Dónde?Dónde? En qué lugar o área geográfica se ve la diferencia? En qué parte del proceso? Cuándo?Cuándo? Cuándo apareció la diferencia? Cuándo empieza la oportunidad Magnitud:Magnitud: Cuántas veces se repite el problema? Cuántos objetos están dañados? Cuántos (individuos procesos,negocios) están cobijados por la oportunidad? Definición final del Problema :Definición final del Problema : En un párrafo resuma este trabajo TALLER#2: DEFINICION DEL PROBLEMA

21 DARÍO CASTILLO SANDOVAL 3.- Causas del Problema problema Hasta ahora, UD. TODAVÍA NO TIENE UN PROYECTO! Sólo encontró un problema y lo pudo expresar claramente! verdadera causa más profundas! Ahora averiguará cuál es la verdadera causa del problema. No se deje engañar! La relación entre las causas y el problema no siempre es directa, Generalmente existen árboles de causas. Esto es, que unas dependen de otras. Asegúrese de llegar a las causas más profundas!

22 DARÍO CASTILLO SANDOVAL 3.- Causas del Problema Ud. sabe que está ante la verdadera causa del problema cuando al eliminar esta causa, se elimina el problema. Problema Causa aparente Causa final síntomas Verdadera Causa Buscar Solución

23 DARÍO CASTILLO SANDOVAL 3.- Causas del Problema METODOLOGIA DE TRABAJO problemaRetome el problema que ya su grupo definió Haga un listado de las posibles causas del problema. Analice las causas para saber si están relacionadas entre sí en un árbol de causas Seleccione todas las últimas causas Analice estas últimas causas desde la óptica de la causa más probable. Válgase de la experiencia y el conocimiento. Sea analítico y creativo. Elija una, como la causa verdadera, siempre utilizando un método de la calificación.

24 DARÍO CASTILLO SANDOVAL siguiente hoja de trabajo La siguiente hoja de trabajo le ayudará a buscar la causa más probable de su problema. Por favor: Sea muy creativo. Trate de ver las cosas desde una óptica diferente Trabaje en grupo generando lluvia de ideas. Acepte todos los planteamientos. Discuta y llegue a un acuerdo. Para llenar las casilla,observe el formato siguiente y tenga en cuenta: Definir el ProblemaDefinir el Problema: Resuma la definición del problema que tiene en el formato del taller 2. Esto le ayudará a fijar la idea central Posibles CausasPosibles Causas: Anote todas las causas que salgan de la lluvia de ideas, aún las que le parezcan absurdas. Probar las Posibles CausasProbar las Posibles Causas: Analice cada una y establezca relaciones de dependencia. Utilice la columna de números para identificar con el mismo número las que tienen un árbol común. De cada árbol identifique la causa última. Analizar las hipótesis basadas en la experiencia:Analizar las hipótesis basadas en la experiencia: Es un paso opcional que enriquece el análisis. Documente la experiencia sobre hechos. Evite las anécdotas. Verificar la Causa más probable:Verificar la Causa más probable: Seleccione entre las causas profundas la que aparezca como causa más probable. Someta a discusión el procedimiento y la decisión. Si es posible, haga una prueba. Discuta, escuche. decida. TALLER#3: DEFINICION DEL PROBLEMA

25 DARÍO CASTILLO SANDOVAL 4.- Alternativas de Solución Consiste en encontrar una forma de atacar directamente la causa profunda del problema, para darle solución. PROYECTO Esta solución que Ud. plantee ahora, será verdaderamente su PROYECTO. FORMULAR EL PROYECTO Está listo para FORMULAR EL PROYECTO y después evaluarlo.

26 DARÍO CASTILLO SANDOVAL 3.- Causas del Problema METODOLOGIA DE TRABAJO (1) problema causa verdaderaRetome el problema y su causa verdadera Qué condiciones necesita cumplir la solución? Que condiciones quisiera que tuviera? LIMITES DESEABLES BASES PARA DECIDIR

27 DARÍO CASTILLO SANDOVAL 3.- Causas del Problema METODOLOGIA DE TRABAJO (2) Plantear todas las soluciones posibles 4Calificar las soluciones según los criterios 4 Estudiar Riesgos DECIDIR

28 DARÍO CASTILLO SANDOVAL siguiente hoja de trabajo La siguiente hoja de trabajo le ayudará identificar la solución del problema planteado. Por favor: Sea muy creativo. Trate de ver las cosas desde una óptica diferente. Averigüe Trabaje en grupo generando lluvia de ideas. Acepte todos los planteamientos. Discuta y llegue a un acuerdo. Para llenar las casilla,observe el formato siguiente y tenga en cuenta: Objetivo de la Decisión Objetivo de la Decisión: Solución a la causa más probable. CriteriosCriterios: Límites:Escriba las condiciones que de todos modos debe tener la solución. Deseables: Anote las condiciones que Ud. quisiera que tuviera la solución. Valor de ponderación: Dele un valor en número, a cada condición deseable según su importancia. AlternativasAlternativas: Escriba todas las posibles decisiones. Aún las que parezcan ridículas Limites: Analice cada una y revise si cumple con cada uno de los límites.Tache las que no cumplen con todos los límites. Deseables: Calificación: Califique con un número qué tanto cumple la alternativa con cada uno de los criterios deseables. Ponderación: Escriba el valor de ponderación. Puntaje Total: Multiplique los dos números anteriores TALLER#4: ALTERNATIVA DE SOLUCION

29 DARÍO CASTILLO SANDOVAL SEGUNDA PARTE: ESTUDIOS ESPECIALIZADOS

30 DARÍO CASTILLO SANDOVAL 1.- ESTUDIO DE MERCADOS OBJETIVO: comportamiento esperado Conocer el comportamiento esperado de los bienes y servicios producidos por el proyecto. PRODUCTO: Usos Presentación Bienes Relacionados Distribución LegislaciónMERCADO: DEMANDA: Variables Dimensión Comportamie nto OFERTA: Régimen Proveedores PRECIOS: Fijación CLIENTE: Descripción Segmento Potenciales

31 DARÍO CASTILLO SANDOVAL 2.- ESTUDIOS TECNICOS OBJETIVO: localización, tamaño, diseño de planta y procesos Obtener información para decidir sobre la localización, tamaño, diseño de planta y procesos del proyecto. TAMAÑO Tamaño Unico Crecimiento escalonado INGENIERÍA PORDUCTO Descripción Técnica Proceso Producción Muebles y Equipos Insumos Arquitectura LOCALIZACION Zona Vías Recursos Regulación Desarrollo Sitio Exacto CRONOGRAMA Actividades Tiempos

32 DARÍO CASTILLO SANDOVAL 3.- PROCESO ADMINISTRATIVO OBJETIVO: como se manejará Decidir anticipadamente, la forma como se manejará el proyecto. ANALISIS ESTRATEGICO Naturaleza Objetivos Programas ASPECTOS JURIDICOS Salud Ambientales Impuestos Desarrollo Municipal ESTRUCTURA Y FUNCIONES Organigrama Personal

33 DARÍO CASTILLO SANDOVAL 4.- ESTUDIO FINANCIERO OBJETIVO: costos, ingresos, necesidades de dinero y presupuestos Recopilar información sobre costos, ingresos, necesidades de dinero y presupuestos del proyecto. INVERSIONES Activos Fijos Capital de TrabajoINGRESOS Por Venta Otros COSTOS Operacionales Costos Producción Gastos Operación Financieros FLUJO DE CAJA Disponible Necesidad de $$$

34 DARÍO CASTILLO SANDOVAL 4.- ESTUDIO FINANCIERO (2) Ventas Cantidad a producir Consumo de Materiales Inventario de materias primas Costo de materiales Mano de obra Gastos generales Inventarios productos terminados Costos indirectos de fabricación Aportes de capital Tesorería Balance general Compras Inversión en activos fijos Pérdidas y ganancias. ANALISIS FINANCIERO Liquidez Rentabilidad FUENTES DE FINANCIACION Sector Financiero Banca Fomento Cooperativas PRESUPUESTO PUNTO DE EQUILIBRIO INGRESOS = COSTOS

35 DARÍO CASTILLO SANDOVAL TERCERA PARTE: EVALUACION DEL PROYECTO ECONOMICA

36 DARÍO CASTILLO SANDOVAL FINANCIERA

37 DARÍO CASTILLO SANDOVAL PROCESO DE EVALUACION DEL PROYECTO

38 DARÍO CASTILLO SANDOVAL CONCEPTO FUNDAMENTAL EN LA EVALUACION FINANCIERA

39 DARÍO CASTILLO SANDOVAL DOCUMENTO FINAL

40 DARÍO CASTILLO SANDOVAL Bibliografía Cabal Escandón, María Fernanda (2003). Formulación y gestión de proyectos en empresas del sector solidario. Texto UNES – PUJ, Bogotá D.C., 147 pp. Medina, Felipe (2005). Presentaciones en PPT sobre formulación de Proyectos. UNES – PUJ, Bogotá D.C.


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