Las Auditorias del Sistema de Gestión de la Calidad

Presentación del tema: "Las Auditorias del Sistema de Gestión de la Calidad"— Transcripción de la presentación:

1 Las Auditorias del Sistema de Gestión de la Calidad
DEFINICION : En general el termino “auditoria” se entiende como un análisis,examen o evaluación. En el contexto de la Calidad, la auditoria es una inspección que permite comparar determinados aspectos de la calidad con respecto a las normas y especificaciones existentes,evaluando los resultados. Siempre se deberá garantizar la independencia del auditor,en relación con la parte auditada TIPOS DE AUDITORIAS: Según su orientación,las auditorias pueden ser: DE PRODUCTO.- Estas auditorias tienen como objetivo evaluar las características del producto,tal como lo haría el cliente,Requieren la existencia de una perfecta definición del pliego de condiciones,especificaciones y / o necesidades del cliente. DE SERVICIO.- Lo mismo que al anterior,ahora para un servicio. DE PROCESO.- Se trata de una auditoria de carácter eminentemente técnico,ya que pretende evaluar el comportamiento de un determinado proceso,en función de especificaciones, características técnicas y / o estándares predeterminados DEL SISTEMA DE CALIDAD.- Esta auditoria se realiza para comprobar,mediante el examen y la evaluación de evidencias objetivas,que el Sistema de Gestión de la Calidad es adecuado y ha sido desarrollado,documentado e implantado correctamente,de acuerdo con los requisitos especificados. Según quien las realice,las auditorias pueden clasificarse en: INTERNAS.- Son las realizadas por personal de la propia empresa,o bien,por persona externa a la firma que actúa con los procedimientos y la sistemática de la propia empresa. EXTERNAS.- Auditorias efectuadas por un organismo independiente ,o bien,por personal ajeno a la empresa,con sistemática de actuación propia. También se puede considerarse la AUTO-AUDITORIA, en que el auditor no es independiente del área auditada,la cual aunque podría ser sujeto de un fraude al efectuarse la auto evaluación,sin embargo,resulta ser altamente interesante su aplicación en el contexto de un programa de Mejora Continua de la Calidad,es decir,cuando es aplicada como instrumento de autocontrol del propio auditado. 1

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LA AUDITORIA INTERNA DEL S.G.C.: Es una actividad efectuada por una persona o grupo de personas de la propia empresa y aplicada a todas o cualquiera de las diferentes áreas de actividad existentes en la organización,que se realiza para comprobar,mediante el examen y la evaluación de evidencias objetivas,que el Sistema de Gestión de la Calidad(SGC)es adecuado para alcanzar los objetivos establecidos,y ha sido de forma correcta desarrollado,documentado e implantado,de acuerdo con los requisitos especificados. SUS OBJETIVOS: En general,la auditoria del SGC se realiza para conocer de forma objetiva el grado de cumplimiento o adecuación de todos los procesos que conforman el SGC,con respecto a lo establecido en la normativa correspondiente.Este conocimiento permitirá definir,en función de las no-conformidades detectadas, las acciones correctivas y / o preventivas pertinentes,para seguidamente establecer un seguimiento para asegurar el cumplimiento de dichas acciones,evitando ,en la medida de lo posible,la repetición de las anomalías detectadas. De manera especifica,las auditorias internas del SGC contemplan,entre otros,los siguientes objetivos: Determinar el grado de cumplimiento del SGC,de acuerdo con lo planteado en la documentación del: Manual de Calidad,Procedimientos,Instrucciones,Planes,Normas,reglamentos,....etc. Identificar las no-conformidades existentes en el sistema SGC Dar al auditado la oportunidad de mejorar su SGC. Cumplir los requisitos exigidos por las normas ASO Informar a la Dirección de la empresa acerca del estado del sistema ,con el objeto de que se pueda evaluar la eficacia de dicho SGC para alcanzar los objetivos especificados. Y por ultimo,el mas importante: Impulsar desde la Dirección de la empresa un Proceso de Mejora Continua de la Calidad,orientado a todas las áreas de actividad y basado en el ciclo PDCA,con sus fases de Análisis,Evaluación,Informe,Planificación,Actuación y Verificación. SU PLANIFICACION: El Plan Anual de Auditorias Internas se define normalmente durante el ultimo trimestre del año inmediato siguiente.La realización de una auditoria provoca un comportamiento típico en el entorno del área objeto de la auditoria ,el cual se caracteriza por un incremento notable de la actividad, en función del tiempo,desde el momento en que se recibe el aviso hasta la realización de la auditoria.Por otro lado, Después de celebrada la auditoria será necesario definir y desarrollar una serie de Acciones Correctivas y / o Preventivas,que nuevamente generaran un importante nivel de actividad,que se ira reduciendo en el transcurso del tiempo,hasta llegar prácticamente a des`parecer.La actividad dura desde un mes antes hasta 3 meses . 2

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La necesidad de efectuar una auditoria interna la determina la Dirección de la empresa,la cual a la hora de establecer la frecuencia de ejecución deberá tener en consideración los aspectos siguientes: Requisitos especificados en el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Existencia de cambios en la gestión u organización Cambios tecnológicos que pudieran afectar al sistema SGC Resultados de las auditorias internas anteriores Problemas que hayan podido aparecer(dificultades,reclamaciones,devoluciones,...etc.) Considerando los periodos de vacaciones y la influencia en la actividad de las auditorias se suelen planificar las mismas en tres auditorias a realizar en el transcurso del año,desglosándolas de la siguiente manera: Primera Auditoria: a realizar en el mes de Febrero Segunda Auditoria: a realizar en el mes de Mayo Tercera Auditoria: a realizar en el mes de Octubre Con lo que garantizamos una actividad continua durante todo el año.Si solo se realizaran dos auditorias al año es recomendable efectuarlas en los meses de Abril y Octubre. PLAN ANUAL DE AUDITORIAS: Es el documento que recoge el conjunto de auditorias internas de calidad que se prevé realizar en el transcurso de un determinado año.El proceso a seguir para su confección esta formado por las etapas que a continuación son especificadas,a saber. Estudio de las necesidades de auditorias existentes en las distintas áreas de la empresa,las cuales se estipularan por la propia Dirección o por el Comité de Calidad,o por el responsable de la Dirección de la Calidad o por el Director de la Auditoria,según se especifique en la organización del SGC. Diseño provisional de un Plan en el que se especifican los siguientes temas: las auditorias que se proponen las áreas afectadas las fechas estimadas de realización la duración previsible para cada una de ellas(días-auditores) el auditor responsable en cada una de las auditorias a realizar Presentación del Plan a la Dirección para su aprobación con modificaciones si procede Distribución a todos los futuros auditados para que tomen las medidas previsoras oportunas. 3

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AUDITORIAS ESPECIALES: Las auditorias que aparecen el el Plan Anual de Auditorias se Denominan comúnmente ordinarias,siendo cualquier otra no programada una auditoria especial, las cuales se Pueden presentar en el transcurso del año cuando sucedan situaciones especiales de las que se derive la Necesidad de efectuar una auditoria.Estos casos pueden presentarse en las siguientes circunstancias,a saber: Ante una reclamación o queja importante de un cliente Después de haber realizado una Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad por parte de la Dirección. Como consecuencia de deficiencias o errores encontrados en una de las auditorias ya realizadas. La Auditoria Especial deberá ser convocada de forma especifica,ya sea por la propia Dirección,o por alguien con autoridad suficiente e incuestionable sobre el área auditada. SU ORGANIZACION: Para la aplicación de las Auditorias Internas se precisa de una organización especifica,que puede ser distinta de una empresa a otra, en función de su propia organización general, de la del sector al que pertenece,de los productos o servicios que suministra, y concretamente, de su tamaño. Seguidamente se mencionan distintas funciones o estamentos que son comunes en las empresas,a saber: COMITÉ DE CALIDAD.- Esta formado por un equipo de personas de distintos departamentos,presidido por la propia Dirección de la empresa normalmente o por el responsable de Calidad de la misma.Según sea el tamaño de la organización el Comité de Calidad suele estar formado por un numero de miembros que varia entre 3 y 8. Las atribuciones típicas del Comité de Calidad en lo referente a las Auditorias Internas,son las siguientes: Establecer el Plan Anual de Auditorias Internas del Sistema de Gestión de la Calidad Someter a la aprobación de la Dirección Construir la Matriz de elementos de la norma por departamentos,definiendo así la parte que afecta a cada uno de ellos Asegurarse de que la ejecución de las Auditorias se desarrolla normalmente. Realizar el seguimiento adecuado Elegir el equipo de auditores en cada caso,o bien delegar esta función en el Auditor-Jefe DIRECTOR DE LA CALIDAD.- Será el Representante de la Dirección en materia de Calidad y pertenecerá al propio equipo directivo de la empresa con responsabilidad ejecutiva,siendo normalmente el Director de Calidad u otra persona equivalente y se dedica inicialmente a la planificación e impulso de las Auditorias Internas. CONTINUA 4

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DIRECTOR DE AUDITORIA.- En empresas de cierta magnitud,es frecuente que la función de auditoria este mas desarrollada disponiendo de un Director de la Auditoria que suele estar apoyado por un equipo auditor. DIRECCION GENERAL.- Al Director Gerente o máximo responsable de la empresa le corresponde la aprobación del Plan Anual de Auditorias y además debe ser el principal impulsor del proyecto,liderándolo y haciendo un Adecuado seguimiento de los resultados de las auditorias celebradas,así como de los planes de acción generados. También utilizara las Revisiones del Sistema de Gestión de la Calidad para analizar la evolución del SGC. AUDITOR-JEFE.- Es la persona asignada por la Dirección como responsable de la realización de una auditoria, por lo que tendrá que organizar y dirigir una auditoria,evaluando la situación,informando de las desviaciones encontradas y estableciendo las recomendaciones que considere oportunas y verificando la eficacia de las acciones correctivas y / o preventivas aplicadas como consecuencia de la auditoria.Asimismo deberá responsabilizarse de : participar en la selección del equipo auditor enviar la convocatoria previa al auditado efectuar la planificación especifica de la auditoria dar instrucciones al equipo auditor representar al equipo auditor ante el auditado presentar al auditado el informe con los resultados de la auditoria hacer llegar a la Dirección el Informe Final. AUDITORES.- Son las personas cualificadas para realizar una auditoria,o bien,una parte de la misma,y tienen las responsabilidades siguientes: comunicar y clarificar los requisitos de la auditoria al auditado consignar las observaciones efectuadas durante la auditoria colaborar en la preparación del informe Evaluar la eficacia de las acciones correctoras si fuese preciso asegurar la confidencialidad de la información obtenida colaborar con el Auditor-Jefe en el cumplimiento de su misión limitarse al ámbito de la auditoria actuar con objetividad CONTINUA 5

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AUDITADO.- Es el organismo,área de actividad o departamento que se va a auditar. CLIENTE DE LA AUDITORIA.- Es la persona u organismo que solicita la realización de la auditoria,siendo,por tanto,el Director de la empresa el cliente en el caso de las Auditorias Internas.Es importante que el Auditor de una Auditoria también sea el Auditado de otra. PERFIL DEL AUDITOR: El éxito de una auditoria depende,en gran medida,de la aptitud técnica y humana de los auditores,los cuales deben reunir las características siguientes: A NIVEL TECNICO: Conocimiento sobre el sentido y el objeto de la auditoria Conocimientos específicos de la empresa y del producto o servicio que se ofrece a los clientes. Conocimientos y experiencia en aplicación e interpretación de:Normas,Procedimientos,Instrucciones,. Conocimiento de las exigencias del cliente Conocimiento de los índices y factores ponderantes de la calidad,para valorar el Sistema de G. de la C. Capacidad de planificación y organización Capacidad de redacción de informes. A NIVEL HUMANO : Buena capacidad de dialogo y contacto Saber escuchar y / o saber hacer hablar Ser hábil y diplomático en el trato Ser positivo y actuar con optimismo Ser ordenado y estructurado en su actuación Ser intuitivo y con objetividad,siendo justo en sus juicios Capacidad de reacción en situaciones difíciles Permanecer firmes en sus conclusiones,a menos que aparezcan evidencias que justifiquen el cambio de las mismas. 6

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L.Manene Las Auditorias del Sistema de Gestión de la Calidad LA EVALUACION Y CUALIFICACION DEL AUDITOR: Los conocimientos y competencia de los auditores deberán poder demostrarse,con el objeto de asegurar que tienen las aptitudes y actitudes necesarias para efectuar y / o gestionar las Auditorias Internas del Sistema de G.de la C. de la empresa .Para ello se deberá efectuar una evaluación a través de entrevistas,considerando la experiencia y los trabajos realizados,la formación recibida ,o bien,a través de pruebas o exámenes efectuados al futuro auditor.En la empresa se deberá constituir un Comité de Evaluación, formado por un mínimo de dos personas con la capacidad y la Jerarquía suficiente como para tomar las decisiones que se requieren.Si hay Comité de Calidad este podría hacer la función de evaluación de los auditores. Para realizar la evaluación de los auditores podría utilizarse un cuestionario personal por auditor,a partir del cual fuese posible tomar la decisión de aprobar o no al correspondiente auditor para el desempeño de sus funciones. La decisión final deberá ser tomada por el Comité de Evaluación en base a los resultados obtenidos en la evaluación practicada por el cuestionario,habiendo fijado los criterios imprescindibles y la valoración mínima a alcanzar.Los registros de las evaluaciones practicadas deberán mantenerse debidamente archivados,por lo menos durante un total de 3 años,como mínimo.Las evaluaciones deberán revisarse periódicamente con un intervalo de 2 a 3 años. EL PROCESO DE AUDITORIA INTERNA: Las etapa o fases del proceso son: 1º.-LA SENSIBILIZACION Y FORMACION DEL PERSONAL: Antes de iniciar la puesta en marcha de las auditorias internas resulta conveniente desarrollar un trabajo de preparación a través del cual se forme e informa a todo el personal del proceso a desarrollar,objetivos que persigue,metodología de trabajo,normas de referencia, y aquellas exigencias que debe satisfacer cada área de actividad de la empresa.Para ello hay los formas,a saber: A)EL PROGRAMA DE DIFUSION Y SENSIBILLIZACION: Se trata de informar y sensibilizar a todo el personal en relación con la practica de las auditorias internas del SGC.Se hace por grupos de no mas de 12 personas de distintos niveles jerárquicos.El programa debe ser conducido por una persona que, además de dominar el tema,tenga experiencia en trabajo en grupo,para lograr involucrar a los participantes. B)LA AUDITORIA CERO O AUDITORIA FORMATIVA: Esta especialmente orientada a la formación de los mandos y responsables de Departamentos,y se trata de la realización de una auditoria de carácter formativo ,en la que el auditor y los auditados tienen la oportunidad de formarse 7

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2º.-LA CONVOCATORIA PREVIA Y SUS OBJETIVOS: Una vez definida la Planificación Anual de Auditorias Internas, aprobada por la Dirección de la organización y distribuida a todos los posibles auditados,el Auditor-Jefe deberá determinar,de común acuerdo con el auditado,con anterioridad suficiente(p.e.un mes),la fecha exacta para la ejecución de la auditoria.El Auditor-Jefe generara una documentación que se entregara a todos los sectores afectados,como Convocatoria previa a la auditoria correspondiente. Esta convocatoria deberá indicar entre otras las siguientes cosas: motivo de la auditoria tipo de auditoria(ordinaria o especial) A que departamentos o de servicios afecta fechas y lugar en que se efectuara El alcance:parte del sistema que va a ser evaluada integrantes del equipo auditor el idioma de la auditoria observaciones nombre y firma del Auditor-Jefe La Convocatoria debe ser enviada a los sectores afectados con un mínimo de quince días de antelación a la realización de la auditoria,siendo recomendable un plazo de un mes. 3º.-DEFINICION DEL ENFOQUE DE LA AUDITORIA: El Auditor-Jefe,junto a los auditores participantes ,deberá diseñar un plan especifico de actuación que será comentado y ultimado con los auditados antes del momento inicial de la auditoria.El mismo deberá incorporar información sobre lo siguiente,además de lo dicho anteriormente: Los objetivos que persigue la auditoria El enfoque con que se va a aplicar Las etapas a desarrollar y las áreas involucradas en cada una continua 8

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Una Auditoria del Sistema de Gestión de la Calidad(SGC) puede ser enfocada de tres formas distintas,a saber: a)POR PROCEDIMIENTOS: Consiste en evaluar en que grado se esta aplicando el paso a paso definido en un determinado procedimiento del SGC. b)POR ELEMENTOS DE LA NORMA: Aquí se trata de conocer la respuesta que da la empresa a una determinada parte de ella,a las exigencias concretas de uno de los elementos de la Norma que resulte aplicable,en el marco del aseguramiento de la calidad. c)POR DEPARTAMENTOS O AREAS DE ACTIVIDAD DE LA EMPRESA: Este tercer enfoque es el mas operativo, ya que permite evaluar de una sola vez el grado de cumplimiento de todo lo elementos que afectan a un departamento concreto.Para poder aplicarlo será preciso diseñar la “Matriz de los Elementos de la Norma por Departamentos” 4º.-CONSTRUCCION DE LA MATRIZ DE LOS ELEMENTOS DE LA NORMA POR DEPARTAMENTOS: Para poder desarrollar una auditoria interna del SGC por departamentos.se debe diseñar la matriz antes mencionada, que indicara con precisión cuales son los elementos de la norma correspondientes que afectan a cada una de las áreas de actividad de la organización.La construcción de la matriz la ejecuta normalmente el Comité de Calidad. Afectación DEBIL Afectación MEDIA Afectación FUERTE DIRECCION ADMINIST.. COMERCIAL FABRICAC. CALIDAD COMPRAS RR.HH. ELEMENTOS ISO 9001 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD LA REVISION DEL CONTRATO EL CONTROL DE LA DOCUMENTACION Y DE LOS DATOS COMPRAS AUDITORIAS INTERNAS 9 EJEMPLO DE MATRIZ DE ELEMENTOS ISO 9001 POR DEPARTAMENTOS

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5º.-IDENTIFICACION Y ANALISIS DE LA DOCUMENTACION: El equipo auditor deberá identificar los documentos de referencia para la auditoria,definiendo un árbol o mapa documental en donde se recoge de forma ordenada el conjunto de documentos existentes en la organización y en donde se apreciaran sus vinculaciones en los diferentes niveles.La documentación usualmente será el Manual de Calidad.los Procedimientos.las Instrucciones ,las Normas aplicables,los Reglamentos,...etc. Seguidamente se realizara el análisis de la documentación recopilada hasta definirlos adecuadamente entre todo el equipo auditor,para proceder a continuación a diseñar los cuestionarios a utilizar,así como las<preguntas que contienen,de forma que se conviertan en instrumentos de evaluación eficaces. 6º.-REUNION INICIAL: Esta reunión entre el equipo auditor y los representantes de la parte a ser auditada se realizara llegado el día y la hora estipulados,iniciándose el proceso de Presentación y el de la Planificación especifica de la auditoria,de manera que en la primera se identifiquen a los componentes del equipo auditor y se haga la presentación de los representantes de la parte auditada y ,por supuesto los objetivos que persigue la auditoria.En la segunda parte se procederá a identificación de las personas que deben participar del área a ser auditada,desglosando el tiempo para cada etapa y estableciendo a quien se informara de los resultados obtenidos 7º.-RECOGIDA DE EVIDENCIAS: A continuación,se inicia el proceso de recogida de evidencias identificando .por un lado a aquellos aspectos que representan algún tipo de incumplimiento,y por el otro lado las situaciones que Sean destacables,de tal manera que se pueden presentar los siguientes tres conceptos,a saber: A) OBSERVACIONES:Son fallos puntuales,sin mayor trascendencia,pero que conviene recoger para que no se repitan B) NO-CONFORMIDADES: Son incumplimientos que demuestran fallos del sistema.Puede tratarse también de una observación que se repite. c) ASPECTOS DESTACABLES: Son todos aquellos que pueden servir de ejemplo para otras áreas de la empresa. Es importante señalar que solo deben recogerse evidencias objetivas y demostrables,debiendo de ser desechadas aquellas evidencias que no se puedan fundamentar. Las formas mas comunes para recoger evidencias en una Auditoria son las siguientes: CONTINUA: 10

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1.- ANALISIS DE LA DOCUMENTACION: Este se deberá realizar,si no se ha efectuado anteriormente. 2.-ENTREVISTAS:S Se realizaran entre auditor y auditado,con las siguientes consideraciones:: el auditor no deberá hacer exposiciones magistrales el auditor deberá dirigir la entrevista,conduciendo al auditado hacia los temas que merezcan su atención deberá existir un clima de dialogo los aspectos planteados por el auditado deberán estar sujetos a confirmación 3.-ANALISIS DEL FLUJO DE APLICACIÓN. Una forma sencilla de recoger evidencias consiste en efectuar un análisis recorriendo paso a paso el flujo de aplicación de un determinado proceso 4.-REGISTROS: El análisis de los registros proporciona evidencias inequívocas de que algo se ha hecho 5.-ANALISIS DE LA CAPACIDAD DEL SGC PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS PREDEFINIDOS: Normalmente.esta información esta en poder de la Dirección y de los mandos superiores de la empresa, en cuyo caso el Auditor recomendara que se evalué dentro del contexto de la “Revisión del SGC por la Dirección”. En cualquier caso,para facilitar el proceso de recogida de evidencias,se puede hacer por muestreo,cuya muestra debe seleccionarse aleatoriamente para asegurar la representatividad de los resultados.Por ejemplo si tuviéramos un total de 106 proveedores,se analizarían de los registros de evaluación de ellos,a un total de 11 proveedores(10%). 6.-UTILIZACION DE CUESTIONARIOS: Con la utilización de cuestionarios de valoración debidamente diseñados con aspectos conceptuales,preguntas y subpreguntas relativos a la evaluación de la empresa o del sector objeto de la auditoria repasando todos los capítulos de los elementos de la norma ISO. Es conveniente que sea ampliado con algunos cuestionarios adicionales relativos a temas como la Seguridad,el Medio Ambiente,el Orden y la Limpieza,el Mantenimiento General,el trabajo en equipo y Participación del Personal.,el sistema de comunicación e información,el clima laboral y motivacion del personal,el conocimiento de su “know-how” y la capacidad de crecimiento tecnológico y de mejora continua CONTINUA 11

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8º.-EL INFORME PROVISIONAL: Este informe contiene el conjunto de notas y evidencias recogidas por el auditor Entre las cuales figuraran las observaciones,no-conformidades y aspectos destacables. 9º.-PRESENTACION DE RESULTADOS AL AUDITADO: Un informe provisional en el que las evidencias aparezcan bien documentadas,es la clave para abordar con éxito la reunión final de presentación de los resultados al auditado.En esta presentación pueden ocurrir distintas situaciones,a saber: que las evidencias mostradas por el auditor sean inmediatamente aceptadas por el auditado, dejándose constancia de ello en el informe final a realizar posteriormente que las evidencias no sean aceptadas,por lo que se someten a debate entre auditor y auditado, pudiendo aparecer ahora tres alternativas,a saber: el auditor,con sus argumentos y evidencias objetivas logra convenir al auditado,lo cual se hace constar en el informe final. El auditado aporta nueva información que desmonta la tesis del auditor,es decir,que sus evidencias resultaron erróneas,en tal caso,se deberá despreciar el planteamiento hecho por el auditor. Los planteamientos del auditado no concuerdan con los del auditor,presentándose puntos de vista diferentes.En este caso,se deberá dejar constancia de ambos plantea mientos en el informe final de auditoria,con lo que la Dirección se encargara de decidir, cuando reciba dicho informe. 10º.-LA VALORACION DE LA AUDITORIA: De ser necesaria y deseada esta valoración,la misma se puede realizar de distintas formas:valoración por deméritos,valoración lineal y valoración ponderada,que de seguido se explica: VALORACION POR DEMERITOS: Esta valoración actúa restando puntos en función de los incumplimientos que se produzcan,adjudicando un determinado numero de deméritos a cada tema evaluado,para traducir el resultado final a un porcentaje.Una posible escala a usar,es la siguiente: 0 deméritos Cuando todo se cumple perfectamente ; si se observan fallos puntuales o situaciones mejorables; si existen fallos significativos; y cuando no se aplica el sistema. A partir de los deméritos obtenidos se puede calcular un índice de cumplimiento que se expresa en %. 12

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VALORACION LINEAL: Esta valoración otorga puntos por los aspectos que si cumplen,traduciéndolos a un porcentaje o tanto por ciento resultante.En esta valoración frecuentemente se otorga un total de 10 puntos a cada aspecto auditado,que pudiera ser cada uno de los elementos de la norma ISO a la que se haga referencia,obteniendo el total como la suma de las valoraciones parciales,para por ultimo se traduzca el resultado final a base cien(%).Por cada pregunta existe una puntuación de 0 a 1,de la siguiente forma:0,00....no existe ninguna observación; 0,25....existe algo; 0,50...existe en grado mínimo aceptable; 0,75...existe en grado bueno; 1,00....existe en grado excelente.Después de puntuar todas las preguntas se suma la puntuación total que se transformara en una valoración dentro de la escala 0-10 que se trasladara posteriormente al informe final.Para efectuar esta transformación multiplicaremos la puntuación total alcanzada por 10 y dividiremos el resultado por el numero de preguntas consideradas en el capitulo de que se trate.Si alguna de las preguntas del cuestionario no es aplicable a la empresa en cuestión,solo se consideraran las preguntas razonables y si hay que añadir nuevas preguntas que no estén recogidas en el cuestionario se deberán adicionar al numero de preguntas total.En cualquier caso ,el numero de preguntas a emplear seria el correspondiente al total de las consideradas. VALORACION PONDERADA: Se emplea cada vez que se desea dar un mayor peso a algunos de los aspectos objeto de evaluación,estableciendo un factor multiplicador variable,en función de la importancia del tema evaluado,que se multiplicara por el correspondiente resultado de la evaluación. Normalmente se utiliza con la valoración porcentual. 11º.-EL INFORME FINAL:Después de efectuar la reunión de presentación de los resultados de la auditoria con el auditado,el auditor deberá desarrollar el Informe Final de la Auditoria,tomando en consideración todas las anotaciones hechas a lo largo del proceso de aplicación. Este informe debe contener todas las conclusiones y los acuerdos alcanzados a partir del informe provisional después de haber sido presentado al auditado.La parte inicial del informe debe tener la descripción general de la auditoria efectuada,dando a conocer:la fecha de la auditoria,un numero codificado del informe para el CONTINUA 13

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archivo,los datos de la empresa y área auditada,los auditores participantes,los representantes del sector a auditar y el resultado de la auditoria con los comentarios del auditado y firmas del auditor y auditado. Por otro lado, deberá existir un informe correspondiente a los capítulos o elementos de la norma ,evaluados, en el que se detallen las observaciones,no-conformidades y aspectos destacables encontrados durante la auditoria.También,adicionalmente,se deberá hacer constar en el Informe final la necesidad de aplicación de Acciones Correctoras y / o Preventivas para dar solución a las observaciones o no.conformidades derivadas de la auditoria,solicitando al auditado la presentación del correspondiente plan,en un plazo que podría variar de 15 a 30 días. Dicho plan de acciones será entregado al auditor o a la Dirección y deberá ser convenientemente consensuado. Igualmente, debería hacerse constar en este informe final la necesidad o no de que el auditado,después de haber ejecutado las Acciones Correctivas o Preventivas informe de su evolución,ya sea al auditor o a la Dirección. El auditor hará llegar una copia del Informe Final de A auditoria,en primer lugar,al personal afectado,es decir.al auditado o a los representantes de los departamentos involucrados.Posteriormente,el auditor hará entrega del original del Informe Final a la Dirección de la empresa. Por ultimo,el Auditor-Jefe archivara copia del Informe Final de Auditoria,así como de todos los documentos, registros o evidencias resultantes del proceso de auditoria 12º.-LOS PLANES DE ACCION: Estos deberán ser definidos por el auditado,al cual se le puede ayudar con el equipo auditor o de cualquier otra área de actividad de la empresa.Dichos Planes de Acción deben expresar con claridad las acciones y mejoras necesarias que se han de implantar en la organización o en el sector auditado, detallándose para cada una de ellas quien será el responsable de su ejecución y plazo de realización y,también, quien debe aplicarlos,es decir el auditado con incluso la posible participación de cualquier otra área de actividad a solicitud del auditado. 13º.-SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES: El auditado deberá valorar posteriormente los resultados obtenidos,así como la incidencia que estos tienen en las no-conformidades detectadas en la auditoria,e informara al Auditor-Jefe, para que proceda a la verificación de la eficacia de las acciones desarrolladas.Será el auditado quien informe a la propia Dirección de las mejoras alcanzadas o bien el Auditor-Jefe,después de efectuar la verificación. 14