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Profesor: Ing. Franklin Castellano Esp. en Protección y Seguridad Industrial.

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1 Profesor: Ing. Franklin Castellano Esp. en Protección y Seguridad Industrial

2 Objetivo I. Estrategias Comunes: Auditorias internas, Indicadores de gestión, revisión por la dirección. Objetivo II. Estrategias especificas: Investigación de incidentes (laborales y ambientales) Evaluación de impacto ambiental, Inspecciones, evaluaciones técnicas (prearranque) Objetivo III. Estrategias de control: Control de no conformidades, medidas correctivas y preventivas. Objetivo IV. Análisis y Mejora: Análisis de datos, controles estadísticos, mejora continua Contenido

3 QUE SE ENTIENDE POR AUDITORIA? AUDITORIA: Del Latín Auditorius Que tiene virtud para oír Objetivo I. Estrategias Comunes: Auditorias internas, Indicadores de gestión, revisión por la dirección. AUDITORIAS Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria

4 PLANIFICACION DE AUDITORIAS OBJETIVO Y ALCANCE. Establecer las actividades y responsabilidades para desarrollar un Programa de Auditoria Interna, tomando en consideración el estado y la importancia de los Procesos de la organización Este procedimiento aplica a todas las Auditorias Internas y externas a ejecutarse para asegurar que se tomen acciones para eliminar las No Conformidades detectadas y sus causas.

5 PROGRAMA DE AUDITORÍAS. La Directiva y/o Coordinador de Calidad, diseñan el Programa de Auditoria ALCANCE DE LA AUDITORÍA. La Directiva conjuntamente con el Coordinador SIAHO / Calidad, toman la decisión final relativa a los elementos del Sistema de gestión, los requisitos y actividades de la organización, a ser auditados. El alcance y la intensidad de la Auditoria deben ser definidos para satisfacer las necesidades específicas de la Organización PROCEDIMIENTO.

6 AUDITORIAS INTERNAS Las Auditorias Internas al Sistema de Gestion, son ejecutadas con una frecuencia variable entre 3 y 6 meses, a menos que surja la necesidad por parte de la Directiva de realizar una(s) Auditoría(s) adicional(es) fuera del programa establecido, tomando en consideración los requisitos especificados o reglamentados y otros factores pertinentes que afecten el Sistema de Gestión, como son: Seguimiento al Sistema de Gestión Después de una Revisión por la Presidencia. Cambios significativos al Sistema de Gestión. Para verificar cumplimiento de Acciones Correctivas. Cuando los índices de Gestión se consideren altos. Implantación del sistema de Gestión. AUDITORÍAS EXTERNAS. Las Auditorias Externas al Sistema de Gestión, son ejecutadas según surja la necesidad por parte de la Directiva de realizar evaluaciones a su sistema de gestión, o por petición o requisito de una empresa contratante FRECUENCIA DE LAS AUDITORÍAS.

7 El Auditor Líder, prepara el Plan de Auditorias SIAHO y una vez elaborado lo entrega a la Directiva para que lo apruebe. El Plan se diseña con flexibilidad para permitir cambios basados en la información recogida durante la Auditoria. PLAN DE AUDITORÍA El Plan incluye: Objetivo y Alcance de la Auditoria. Identificación de las personas que tienen responsabilidades directas con respecto al objetivo y alcance de la auditoria. Identificación de los Documentos de referencia (Normas y Manuales del Sistema SIAHO, aplicables al auditado. Identificación de las Áreas Funcionales a ser Auditadas. Fecha prevista y tiempo estimado para cada actividad principal de la Auditoria.

8 EJEMPLO DE PLAN DE AUDITORIAS OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA: Evaluar la aplicación del plan especifico SIAHO en La empresa ASCASA, durante el primer trimestre del 2012, Aplica a todas las actividades SIAHO programadas para campo NOMBRE Y CARGO DE LA (S) PERSONA (S) QUE DEBEN ESTAR PRESENTES DURANTE LA AUDITORIA; Elena García Sup.SIAHO de campo, Sr. Alejandro Suarez Coord. Operaciones, Sr. Vicente Castro Sup. De Operaciones, DOCUMENTACIÓN QUE DEBE ESTAR DISPONIBLE EL DÍA DE LA AUDITORIA PARA SER EVALUADA: Plan especifico SIAHO 2012, Registros de cumplimiento de Adiestramiento, inspecciones, mantenimiento, motivación. AREA AUDITADA: Taller de mecanizado FECHA TIEMPO ACTIVIDAD 20/06/12 1hr Revisión de Plan especifico con respecto a norma SIS04 20/06/12 1 hr Verificación de Registros

9 AUDITORIAS INTERNAS El Equipo Auditor, puede estar conformado por el Coordinador de la auditoria, un Directivo y un Gerente o Coordinador de Área Funcional. En caso de ser necesario si lo estiman conveniente, se contacta Auditores Expertos a quienes el Coordinador de la auditoria, les asigna Áreas Específicas a ser Auditadas. Cada Auditor será asignado para auditar elementos específicos del Sistema de gestión o Áreas Funcionales. Tales asignaciones serán hechas por el Coordinador de la auditoria, en conjunto con los Gerentes o Coordinadores de áreas funcionales. ASIGNACIÓN DEL AUDITOR. DOCUMENTOS DE TRABAJO. Los documentos necesarios para facilitar el desarrollo de la Auditoria y presentar los resultados son: Lista de Revisión Interna utilizada para evaluar elemento del Sistema SIAHO. Informe de Auditoria SIAHO para registrar las No Conformidades detectadas.

10 Una vez tenga cumplimiento la fecha de la Auditoria completada en el Plan, ésta se inicia con la reunión de apertura donde el Auditor Líder cumple con los objetivos siguientes: EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA. REUNIÓN DE APERTURA. La misma será conducida por el Coordinador de la auditoria y deben estar presentes el Directivo, los Coordinadores de Área Funcional y los Supervisores de Sección. El propósito de la reunión, es establecer los Objetivos, Alcance, Plan de Auditoria, los Canales de Comunicación y forma de cómo será documentada y conducida la Auditoria, Planificar la Reunión de Cierre y confirmar que los recursos y facilidades necesarias para la realización estén disponibles. Confirmar la Hora y Fecha para la Reunión de Cierre (Reunión Final) y para cualquier otra reunión del equipo Auditor y Auditado. Clarificar los puntos dudosos sobre el Plan de Auditoria

11 Una vez finalizada la Reunión de Apertura, el Equipo Auditor procede a la recolección de las evidencias y reporta las observaciones de la misma. EXAMEN. Las evidencias se obtienen a través de las entrevistas, revisión de documentos y mediante la observación de actividades y situaciones en el área de interés. Los indicios de No Conformidad son anotados si parecen significativos, aún cuando no hallan sido incluidos en la Lista de Revisión Interna y son investigados. La información obtenida a través de las entrevistas se verifica mediante la información de otras fuentes, tales como la observación física, las mediciones y los registros. RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS.

12 Todas las Observaciones de la Auditoria se documentan, en el Informe de Auditoria, al concluir todas las actividades, el Equipo Auditor revisa dichas observaciones para determinar cuales deben ser reportadas como No Conformidades. El Equipo Auditor, se asegura que éstas sean debidamente documentadas en forma clara, precisa y que estén soportadas por evidencias. Las No Conformidades son identificadas en términos de los requisitos específicos de la Norma u otros documentos relativos contra los cuales la Auditoria ha sido conducida. Las Observaciones y No Conformidades son revisadas por el Coordinador y el Auditado. OBSERVACIONES DE LAS AUDITORÍAS.

13 Una vez concluidas las actividades de la Auditoria, se realiza una Reunión donde deben estar presentes las personas que asistieron a la Reunión de Apertura. El Auditor Líder, presenta las conclusiones del equipo Auditor, con el propósito de: Informar los resultados y conclusiones de la Auditoria. Analizar las Observaciones y Deficiencias relacionadas con la efectividad del Sistema de gestión y el cumplimiento de los Objetivos, utilizando el Informe de Auditoria Documentar con una Minuta, la mencionada Reunión de Cierre. REUNIÓN DE CIERRE.

14 PREPARACIÓN DEL INFORME Coordinador, prepara el Informe de Auditoria CONTENIDO DEL INFORME. El informe de la Auditoria, debe reflejar fielmente el carácter y el contenido de la misma. Deberá tener la fecha y estar firmado por el coordinador SIAHO y deberá contener, según los casos, los elementos siguientes : Objetivos y Alcance de la Auditoria. Identificación de los Documentos de Referencia contra los cuales fue realizada la Auditoria (Norma de Sistema de SIAHO, Manual de Procedimientos SIAHO, Manual de normas SIAHO, u otros). Capacidad del Sistema para alcanzar los Objetivos definidos. Observaciones de No Conformidad DOCUMENTACIÓN DE LA AUDITORÍA.

15 Una vez finalizado el Informe de Auditoria el Auditor Líder envía una copia a la Directiva Es responsabilidad del Coordinador SIAHO suministrar al Auditado copia del Documento. Cualquier distribución adicional será consultada con el Auditado. El Informe de Auditoria que contenga información de propiedad o de tipo confidencial, es salvaguardada por el coordinador SIAHO. La información de la Auditoria es emitida tan pronto como sea posible. Si no puede hacerse en el plazo previsto, las razones del retraso son justificadas ante el Auditado y establecer la nueva fecha de emisión. DISTRIBUCIÓN DEL INFORME RETENCIÓN DE LOS EXPEDIENTES. Los Documentos de la Auditoria, son retenidos de acuerdo con un convenio entre el Presidente, Coordinador SIAHO, el Auditado y según requisitos regulatorios. CULMINACIÓN DE LA AUDITORÍA. La Auditoria culminará cuando se remita el Informe de Auditoria a la Directiva..

16 El Auditado es responsable por la determinación e iniciación de la Acción Correctiva necesaria para solventar una No Conformidad o para eliminar la causa de ésta. La responsabilidad del Auditor se limita a la identificación de la No Conformidad. La Acción Correctiva y las subsiguientes Auditorias de Seguimiento son finalizadas dentro de un período acordado por el Directivo, el Coordinador SIAHO y el Auditado. SEGUIMIENTO DE LA ACCIÓN CORRECTIVA.


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