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Diseñado por: Manuel Márquez Agosto 2007 Módulo III PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD Manual de ingeniería de la Calidad Capítulo 7 BASES DE PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA.

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1 Diseñado por: Manuel Márquez Agosto 2007 Módulo III PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD Manual de ingeniería de la Calidad Capítulo 7 BASES DE PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA 1- Características de la planificación estratégica 2- Proceso de planificación estratégica 3. Análisis del entorno organizacional 4- Definición de lineamientos estratégicos 5. Definición de factores críticos para el éxito 6 Formulación del Plan Estratégico 7. Implantación del Plan Estratégico 8. Evaluación del éxito organizacional OBJETIVO Establecer la base conceptual y metodológica para la planificación integral de políticas, objetivos y recursos que requiere la organización para ser exitosa en una perspectiva de largo plazo CONTENIDO

2 1. CARACTERISTICAS PLANIFICACION ESTRATEGICA ¿QUE ES LA PLANIFICACION ESTRATÉGICA? Es un proceso de cambio para la mejora continua Es un proceso que involucra a toda la organización en el desarrollo de coincidencias entre el estado actual y el futuro deseado Es un mecanismo que interrelaciona la visión, misión, valores y recursos de la organización, con su futuro Es el camino para centrar los esfuerzas en las actividades tácticas actuales y futuras que conducen al éxito de la organización Es un proceso de visualizar el futuro de la organización y desarrollar los procedimientos y operaciones necesarios para conseguir dicho futuro Es identificar y llevar a la practica los objetivos a Largo Plazo de la empresa Es el componente intermedio del proceso de planeación, situado entre el pensamiento estratégico y la planeación táctica. La planeación estratégica es un proceso que mantiene unido al equipo directivo para traducir la misión, visión y estrategias en resultados tangibles, reduce los conflictos, fomenta la participación y el compromiso a todos los niveles con los esfuerzos requeridos para hacer realidad el futuro que se desea:

3 1.2 PROPOSITO DE PLANIFICACION ESTRATEGICA BASE PARA LA GESTION DE LA CALIDAD TOTAL Crear y sustentar ventajas competitivas: A través de la planificación estratégica los LIDERES moldean el futuro de la organización y gestionan el cambio al enfocarse en una visión ideal de cómo esta deberá ser en el futuro Crear constancia de propósito hacia la mejora del producto o servicio, con el fin de volverse competitivos, permanecer en el negocio y proporcionar empleos (Primero de los 14 puntos de Deming) En el entorno actual de las empresas, la CALIDAD es el elemento clave en la planificación estratégica BASE PARA LA MEJORA DE LOS PROCESOS Y SISTEMAS Comprender las necesidades claves de los clientes como base de información para establecer directrices estratégicas Optimizar el uso de recursos aplicados al producto Asegurar la continuidad entre necesidades a corto y largo plazo (supone desembolsos de capital, capacitación) Asegurar que se entienden las iniciativas de calidad en los 3 niveles claves de la organización (nivel dirección, nivel procesos y nivel individual) Asegurar que las estructuras organizativas facilitan el logro de los planes estratégicos Definir el escenario para la integración de mejoras por adelantos tecnológicos

4 1.3 ALCANCE DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Las organizaciones eficientes responden esta interrogante a partir de la perspectiva de los clientes Los clientes tienen opciones en la competencia y siempre podrán decidir. Estando al tanto de dicha situación se puede identificar con más claridad las metas, objetivos y estrategias organizacionales ¿EN QUE NEGOCIO ESTÁ LA ORGANIZACIÓN? 1. ¿En qué negocio está realmente la organización? 2. ¿Cuáles son los factores críticos para el éxito? 3. ¿Qué logros quiere alcanzar la organización en el futuro? ¿ FACTORES CRÍTICOS PARA EL ÉXITO? Los factores críticos para el éxito son los elementos que tendrán un mayor impacto en la capacidad de la organización para asegurar su fortalecimiento continuo ¿QUE LOGROS QUIERE ALCANZAR EN EL FUTURO? Expectativas de la organización en términos de metas y objetivos asociados a los clientes, mercado, beneficios Expectativas de calidad, productividad y competitividad como un todo integrado La PE involucra a toda la organización en todos sus niveles dentro de los límites establecidos por la Alta Dirección a través de la visión, misión y lineamientos desarrollados y difundidos a través de la propia planificación de estratégica EL SISTEMA DE PE DEBE RESPONDER A TRES PREGUNTAS BÁSICAS:

5 1.4 ELEMENTOS A CONSIDERAR EN P.E. a)Es necesario un fuerte liderazgo para establecer credibilidad en un enfoque total de la calidad b)Todos, directores gerentes y empleados participan en el proceso de planificación c)Se utilizan los deseos y necesidades de los clientes para impulsar las estrategias d)Se involucran a los proveedores en proceso de planificación estratégica e)Se dispone de sistemas efectivos para el desarrollo y difusión de las estrategias f)Disponer de mecanismos efectivos para la medición, retroalimentación y revisión de resultados NECESIDADES Y BENEFICIOS DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATGICA Mantiene a la vez el enfoque en el futuro y en el presente. Refuerza los principios adquiridos en la misión, visión y estrategia. Fomenta la planeación y la comunicación interdisciplinarias. Asigna prioridades en el destino de los recursos. Constituye el puente con el proceso de planeación táctica a corto plazo Obliga a los ejecutivos a ver la planeación desde la macro perspectiva, señalando los objetivos centrales a modo que pueden contribuir a lograrlos.

6 El proceso de planeación estratégica contempla la respuesta de la empresa a su medio ambiente presente y futuro "con el fin de permitir que el negocio opere con un máximo de congruencia y un mínimo de fricciones en las condiciones cambiantes de un mundo incierto". (Wilson, 1.983). 2. PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA OBJETIVO DEL PROCESO A través del proceso de planificación estratégica se recopila, analizar y procesa la información necesaria derivada del entorno social, político y económico de la organización, para definir las políticas, objetivos, recursos y estrategias que habrán de darle sentido de dirección a la organización en un contexto de mediano y largo plazo. ALCANCE DEL PROCESO La planificación estratégica se fundamenta en los estudios de Fortalezas – Oportunidades - Debilidades - Amenazas ( FODA) para fundamentar la definición de los factores críticos para el éxito sobre los que se definirán los lineamientos objetivos, recursos y estrategias La planificación estratégica se enmarca en un circulo de mejora continua que implica, además de la formulación del Plan Estratégico, la implantación del dicho plan, la medición del éxito organizacional y la retroalimentación de la información para reiniciar el proceso

7 2.1 PROCESO DE PLANIFICACION ESTRATEGICA VI-EVALUACION DEL ÉXITO ORGANIZACIONAL Entradas IV-FORMULACION DEL PLAN ESTRATEGICO III-DEFINICION FACTORES CRITICOS PARA EL ÉXITO II-DEFINICION LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS Salidas Información objetiva sobre la capacidad actual y esperada de la organización para enfrentarse al futuro en un mundo globalizado Expectativas en el marco de la factibilidad económica, política y social nacional e internacional Definición de las prioridades competitivas que determinan el éxito de la organización Definición de la visión, misión y alcance de la organización, y de las políticas asociadas a la calidad, productividad y competitividad Definición de objetivos, metas y recursos para el funcionamiento de la organización en el mediano y largo plazo, indicadores de desempeño Medición de resultados, identificación de brechas, acciones de mejora I- ANALISIS DEL ENTORNO DE LA ORGANIZACION V-IMPLANTACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO Características de: clientes, mercado, competencia, entorno tecnológico, entorno político, social y económico Desarrollo de sistemas (calidad, operaciones, medición, evaluación) y procesos, capacitación del personal, aplicación de los procesos

8 3. ANALISIS DEL ENTORNO DE LA ORGANIZACION (I) 1. DEFINICIÓN DEL NEGOCIO ¿En qué negocio está participando realmente la organización? 3. DEFINICIÓN ELEMENTOS EXTERNOS Necesidades y expectativas y deseos de clientes en un contexto de mediano y largo plazo Características del mercado y globalización Entorno competitivo Entorno social, económico y político Fortalezas y debilidades de los proveedores Entorno tecnológico y mercado de trabajo Los entornos políticos y legislativos Requerimientos gubernamentales Fuentes de financiamiento (bolsa, estado, bancos, clientes) Políticas económicas y sociales del gobierno (legislación laboral, control divisas, control producción, control precios) 2. DEFINICIÓN ELEMENTOS INTERNOS DE LA ORGANIZACION Fortalezas y debilidades para competir en ese negocio En que deseamos convertirnos en el futuro Que necesitamos para competir con éxito

9 3.1 METODO DE EVALUACION Oportunidades y Amenazas del entorno Condiciones externas del negocio: Análisis mercados Análisis competencia Entorno socioeconómico Fortalezas y Debilidades de la organización Condiciones internas: Ventajas o desventajas competitivas: Tecnología automatizada Fuerza de trabajo efectiva Capacidad nuevos productos Fuerza de ventas talentosa Infraestructura adecuada PLAN ESTRATEGICO Las organizaciones eficientes están obligadas a analizar las Oportunidades y Amenazas del mercado y la competencia, así como a crear un plan estratégico que minimice Debilidades y optimice Fortalezas en el marco del siguiente esquema: Plan de lineamientos, metas objetivos y recursos basado en el entorno y en las propias capacidades para lograr la misión de la organización en el largo plazo LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS FACTORES CRITICOS PARA EL EXITO FODA

10 3.2 ANALISIS DE EXPECTATIVAS DE LOS CLIENTES IMPORTANCIA DE LOS CLIENTES EN LA PLANIFICACION ESTRATEGICA Al integrar la información del cliente en la planificación estratégica, la organización puede identificar el segmento de mercado en el que quiere competir La calidad movida por el cliente y la excelencia del desempeño en la operación son temas estratégicos claves del negocio y parte integral de la planificación general del mismo Objetivos de mejora de la calidad como mejorar la satisfacción del cliente y reducir defectos, reciben ahora tanta atención como los objetivos financieros y mercadotécnicos ALCANCE DEL ANÁLISIS Gracias a la comprensión de mercado y clientes, las organizaciones son capaces de crear y mantener una bases de clientes distintivos Las necesidades y expectativas de los clientes se traducen directamente en parámetros de diseño importantes para desarrollar, fabricar, entregar y dar servicio al producto o servicio Los planes estratégicos emplean esta información e incorporan estrategias para mejorar la satisfacción del cliente, previéndole mejores productos y servicios, así como ventajas económicas de tiempo de entrega y de calidad METODOS APLICADOS Investigación de mercados Encuestas Análisis estadístico de datos derivados de mediciones del SGC

11 4. DEFINICION LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS (II) DEFINICION DEL ENFOQUE EN LA COMPETENCIA ENFOQUE TRADICIONAL Replicar lo que hace la competencia pero de forma más eficiente para aumentar la distancia entre valor para el cliente y costo y así crear una ventaja competitiva. ( Correr más rápido y ser mejor operacionalmente) ENFOQUE MODERNO Satisfacer las demandas de clientes, proveedores y otros de forma original y distinta a la competencia DEFINICION DEL MODELO DE NEGOCIO Actividades, recursos y contratos organizados en el marco de la respuesta a 4 cuestiones básicas: 1º ¿que productos se deben ofrecer al mercado? 2º ¿Qué actividades básicas se deben realizar? 3º ¿De que recursos debemos disponer? 4º ¿Cómo debe ser la estructura organizativa: Gobierno de actividades y recursos? ALCANCE Los lineamientos estratégicos están determinados por la visión, misión y política de la calidad que habrán de fundamentar la actuaciones de toda la organización

12 4.1 VISION ORGANIZACIONAL La visión organizacional son las expectativas que se tienen sobre lo que quisiéramos que fuera la organización si todo funcionara de acuerdo a nuestros deseos: Es una orientación sobre los propósitos fundamentales que buscará la organización en un futuro previsible Es la visualización de la organización y del negocio en el largo plazo en el contexto del mercado, competencia, prestigio, recursos humanos EJEMPLO DE VISION DE LA ORGANIZACIÓN Empresa Garal Sistemas C.A. (autorizado) Continuar trabajando para incrementar el reconocimiento de la calidad de nuestros servicios y productos. Lograr el liderazgo en Prestación de Servicios a nivel Nacional en los sectores de edificaciones inteligentes, telecomunicaciones, eléctrico e industrial y crecer en ventas en el mercado internacional que nos permita lograr el crecimiento sostenido y rentable de la empresa. Continuar trabajando para incrementar el reconocimiento de la calidad de nuestros servicios y productos. Lograr el liderazgo en Prestación de Servicios a nivel Nacional en los sectores de edificaciones inteligentes, telecomunicaciones, eléctrico e industrial y crecer en ventas en el mercado internacional que nos permita lograr el crecimiento sostenido y rentable de la empresa.

13 La misión es la imagen actual que enfoca los esfuerzos de la organización para conseguir los propósitos fundamentales asociados a su razón de ser La razón de ser no es el producto o servicio que ofrecemos, si no qué necesidad estamos satisfaciendo La misión indica de manera concreta donde radica el éxito de la empresa y puede construirse tomando en cuenta las siguientes preguntas: 4.2 MISION DE LA ORGANIZACIÓN ¿Quienes somos? - identidad, legitimidad ¿Qué buscamos? - Propósitos ¿Qué hacer? - Principales medios para lograr el propósito ¿Porqué lo hacemos? - Valores, principios, motivaciones ¿Para quiénes trabajamos? – Clientes, organización, sociedad ALCANCE DE LA MISIÓN Características de negocio en que desea estar la empresa Quienes son los clientes y sus necesidades Lineamientos generales sobre los negocios Perspectiva de desarrollo, crecimiento y rentabilidad Es importante identificar y construir la misión sin confundir los fines y los medios utilizados para lograr su materialización ¿Qué ES LA MISION DE UNA ORGANIZACIÓN? La misión le da sentido de realidad y materialidad a la visión de la organización e debe considerar:

14 CARACTERISTICAS DE LA MISION La misión es la concepción implícita de la razón de ser de la empresa y pone de manifiesto la Identidad y los valores para ser reconocida en su entorno La misión facilita la cohesión alrededor de objetivos comunes y la resolución de conflictos y motivación del personal. La misión define la interrelación entre la organización y sus actores relevantes: clientes, proveedores, empleados, comunidad, accionistas, medio ambiente La misión debe ser un compromiso compartido por todos en la organización La misión debe ser precisa y factible, Una vez definida se difunde a todas las áreas de gestión para su internalización. Cada proceso deberá a su vez generar su propia misión, para que todos se dirijan hacia los mismos fines. 4.2 MISION DE LA ORGANIZACIÓN (cont) Somos una empresa privada de un alto compromiso con la sociedad que ofrece servicios y productos de seguridad y protección electrónica y herramientas de optimización de recursos para mejorar la calidad de vida; a través de un excelente equipo de profesionales y alianzas tecnológicas aportando soluciones de vanguardia a distintos sectores en Venezuela y el Exterior. Buscamos niveles de rentabilidad que aseguren la sostenibilidad y crecimiento de la empresa, manteniendo relaciones enmarcadas en la equidad, respeto, integridad y honestidad con nuestros aliados. Como parte de nuestra filosofía velamos por el continuo desarrollo profesional y humano que garantice el bienestar de nuestros empleados. EJEMPLO DE MISION Empresa Garal Sistemas C.A. (autorizado)

15 5. DEFINICION FACTORES CRÍTICOS PARA EL ÉXITO (III) ¿CUALES SON LAS FACTORES CRÍTICOS PARA EL ÉXITO? Son los elementos básicos que tendrán un mayor impacto en la capacidad de la organización y están asociados a: a)Las características de la organización para poder competir en su área de negocio b)Que se debe hacer bien para atraer clientes y conservarlos c)Las fortalezas y debilidades internas, y las oportunidades y amenazas de la competencia CARACTERISTIC AS DE LA ORGANIZACIÓN PARA COMPETIR Para competir exitosamente, se debe definir los elementos que intervienen en la dinámica la organización asociados a: Clientes Liderazgo Sistemas y Procesos Participación del personal Relación con los proveedores Utilización de datos estadísticos en decisiones Métodos de mejora continua QUE SE DEBE HACER BIEN PARA LOS CLIENTES Para tener cada vez más y mejores clientes la organización debe ocuparse las prioridades competitivas asociados a: Características de la calidad Precios Servicios

16 5.1 DEFINICION PRIORIDADES COMPETITIVAS En el marco de los lineamientos estratégicos definidos se establecen las prioridades asociadas a las características de la calidad relacionadas con los factores críticos para el éxito Los factores críticos se pueden ordenar por prioridades (por ejemplo de 1 a 5) METODO Las características de la calidad son los atributos que debe poseer el producto para que sea preferido por el cliente sobre la competencia Estos atributos se especifica en la cartera de ofertas que ofrece la organización al cliente y generalmente están asociados a: Precios aceptables del producto: Iguales o menores que los de la competencia Desempeño en entrega: Entrega a tiempo, entrega rápida en el lugar adecuado Productos alta calidad: Percepción de los clientes del grado de excelencia de los atributos ofrecidos y esperados Servicio al cliente: Efectividad en mantenimiento, repuestos, atención a quejas Estos elementos se derivan de los factores críticos para el éxito definidos en el marco de la información de entrada al proceso de planificación estratégica ELEMENTOS ASOCIADOS A LAS CARACTERISTICAS DE LA CALIDAD

17 ¿Qué ES UN PLAN ESTRATEGICO? 6. FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATEGICO (IV) En el capítulo II-2 Formulación del Plan Estratégico se establece la metodología para la realización del Plan Estratégico Está enmarcado en el entorno de la organización, es consistente con los lineamientos estratégicos y está orientado a los factores críticos para el éxito Detalla metas y objetivos específicos que deben lograse para cumplir la misión b) Alinea la manera en que se satisfacen las necesidades de los clientes mediante actividades cotidianas de negocios, con los valores, la misión y la visión de la organización Al integrar las mediciones del desempeño en el Plan Estratégico, los líderes tiene la oportunidad de determinar el progreso de la organización hacia el cumplimiento de sus metas y objetivos La planificación estratégica enfocada en la calidad adopta una perspectiva más amplia, en comparación con la planificación estratégica tradicional El Plan Estratégico es un documento donde se especifican los objetivos, metas, recursos, indicadores de desempeño y mecanismos de control para asegurar el éxito de la organización en el mediano y largo plazo CARACTERISTICAS DEL PLAN ESTRATEGICO

18 ALCANCE DE LA IMPLANTACION DEL PLAN ESTRATEGICO 7. IMPLANTACION DEL PLAN ESTRATEGICO (V) * En el Módulo II Gerencia de la Calidad del Manual de Ingeniería de la Calidad se define la metodología para el desarrollo de sistemas de medición y control de desempeño **En el Módulo V Desarrollo de sistemas de producción" se desarrolla la metodología para el D&D de procesos El Plan Estratégico, una vez desarrollado y aprobado por la Alta Dirección es el documento clave que sirve de base para la realización del producto o la prestación de loa servicios en el marco de las siguientes actividades: Desarrollo de sistemas de la calidad, operaciones, medición, evaluación* Diseño los procesos correspondientes a estos sistemas** Capacitación del personal con responsabilidades de gerencia para lograr la eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos Capacitación del personal que trabaja dentro de los procesos para lograr la efectividad de su aplicación, control y mejora Control de los resultados de los procesos y sistemas

19 8. EVALUACIÓN DEL ÉXITO ORGANIZACIONAL (VI) * En el Módulo II Gerencia de la Calidad del Manual de Ingeniería de la Calidad se define la metodología para la evaluación del éxito organizacional ALCANCE DE LA EVALUACION Durante la implantación del Plan Estratégico se procede, de acuerdo a los instrumentos diseñados en los procesos a realizar las siguientes actividades: Recopilar y registrar los datos correspondientes a los resultados que se van obteniendo a través del tiempo (medir los resultados) Analizar los datos e identificación las brechas entre metas y resultados Analizar las causas de las brechas identificadas en el marco de sistema y procesos desarrollados e implementados Revisar el plan estratégico Desarrollar planes de mejora en el marco del plan estratégico revisado Estas actividades pueden ser complementadas con auditorias internas u otros métodos para evaluar el nivel de calidad y competitividad de la organización


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