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La importancia del protocolo como herramienta de comunicación Valencia, 16 de febrero de 2005.

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Presentación del tema: "La importancia del protocolo como herramienta de comunicación Valencia, 16 de febrero de 2005."— Transcripción de la presentación:

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2 La importancia del protocolo como herramienta de comunicación Valencia, 16 de febrero de 2005

3 Japón en japonés,, Nihon País del Sol Naciente Protocolo: Entre tradición y modernidad 1 1

4 COEV Indice A. Negociar con Japoneses B. ¿Cómo vestirse? C. Reuniones de Negocios D. Mujeres en los Negocios E. Invitación, Hospitalidad y Regalos

5 COEV Expansión geográfica mercados y estándares globales realidad virtual Colaboración internacional no hablamos el mismo idioma! Gaps (brechas) en communication Causas: Diferencias culturales en valores y fundamentos Costumbres de negocios diferentes Idiomas diferentes ¿Cómo evitarlos? 1) Contexto A. Negociar con japoneses

6 COEV Tendencia al conformismo - Nagai mono niwa makarero If you cant beat them, join them - Goh ni ireba goh ni shitagae En Roma, haced como los romanos 2) Comunicación japonesa: fundamentos culturales - Tatemae = opinión que debe ser dicha en público porque la situación lo impone - Honne = opinión personal, Honne y Tatemae a.Orientación al grupo

7 COEV b. Jerarquía Orígenes: ética social del Confucianismo Otros ejemplos de jerarquía: intercambio de, meishi, tarjetas de visita, sentarse y orden de intervención durante reuniones, el propio idioma japonés Antiguedad: brecha con el sistema de merocrático Relaciones jerárquicas en los negocios: Cliente Vendedor, Sede Filial, antiguo nuevo, manager subordinados

8 COEV c. Forma y Formalidades, kata en los negocios: importancia de la forma y del procedimiento correctos eliminar ambigüedades Shintoismo, al origen de numerosos rituales que persisten hoy en día, kata = Forma

9 COEV d. Comportamiento situacional El comportamiento depende de la situación Factores: lugar, rango, estatus, relación Ejemplos de malentendidos: a la hora de obtener informaciones u opiniones, creer que no tienen estrategias de marketing, honne y tatemae Importancia de comprender esta influencia para evitar malentendidos

10 COEV e. Comunicación de alto contexto Lenguaje del silencio cultura de alto contexto Educación estandarizante: homogeneidad, valores y fundamentos comunes no hay necesidad de comunicar explícitamente Resultado: pocas palabras, comunicación no verbal muy sutil Paciencia!

11 COEV 3) Gaps en comunicación I, Nemawashi (root-binding) proceso informal para hacer una proposición, obtener informaciones y reforzar apoyos Sistema, Ringi proposición escrita que circula entre todas las personas que serán afectadas por la decisión Consenso de grupo vs. Autoridad individual a.Toma de decisiones Caso: ¿Porqué tanto tiempo?

12 COEV b. Los contratos Caso: Gap de imprecisión en los términos del contrato Actitud japonesa hacia los contratos: - nuestras quejas: vagos, documentos breves En Japón: importancia de la voluntad de hacer negocios y de la confianza flexibilidad - sus quejas: demasiados detalles

13 COEV Consejos prácticos: Tomar tiempo para construir sólidas relaciones Pensar ambos contrato personal y contrato legal Dejar algunos términos flexibles Traducir los términos del contrato en japonés Términos del contrato: escuetos y directos para una mejor compresión Ser flexibles y tener la voluntad de actualizar los términos del contrato a través de la comunicación frecuente Pensar en las repercusiones a largo plazo Estar preparado(a) para enfrentarse a actitudes diferentes en función de los socios ÁNIMO !!!!

14 COEV c. Intercambio de información Caso: ¿Porqué los japoneses tienen necesidad de información muy detallada? Bueno saber vs. Necesidad de saber: diferencias culturales entre culturas de alto / bajo contexto Obtener información: ¡Demasiado! Obtener información: ¡Insuficiente! Consejos: a)Si os preguntan: - Proporcionar tanta información como os sea posible - Informarse: qué necesidad y porqué - Tener voluntad de compartir lo que es considerado bueno saber

15 COEV b)Cuando escucháis la intervención de un japonés que parece no llegar al hecho: -No interrumpir constantemente preguntando Porqué?, ¿Y entonces? -Escuchar con paciencia y favorecer el interlocutor de vez en cuando afirmando con la cabeza, no mirarlo fijamente -Si conversación uno- a- uno, llevarle a resumir mediante confirmaciones o repitiendo lo que ha dicho c)Si queréis más información: -Tener mucho cuidado con la jerarquía -Desarrollar contratos informales -Construir relaciones mediante contactos frecuentes y salidas después del trabajo -Sentirse libre de volver a pedir información

16 COEV d. Relaciones con el cliente Caso:, Okyakusama wa kamisama desu = El cliente es dios Consejos: - Mostrar que habéis hecho importantes esfuerzos para satisfacer las necesidades del cliente - Evitar responder negativamente enseguida: enmarcar la respuesta negativa en un contexto positivo - Intentar determinar qué hay detrás de la demanda de un cliente antes de responder si o no - Considerar el marco global y no un producto o servicio puntual - Si decido no satisfacer la demanda de un cliente, intentar llegar a un compromiso, ¡no cortar en seco!

17 COEV e. Citas y Reuniones de negocios Caso: ¿De qué trata la reunión? ¿Porqué los japoneses no hablan o hablan muy poco durante las reuniones? - Falta de seguridad para hablar en inglés - Es maleducado interrumpir - Necesidad de ofrecer información completa Porqué tantas citas y reuniones informales? - Demostrar forma y procedimiento en los negocios - Cultura de alto contexto: cohesión del grupo - Anuncios oficiales de toma de decisiones ( Nemawashi) Honne / Tatemae

18 COEV Consejos: a)Para favorecer los japoneses a participar confortablemente y activamente en las reuniones: Escribir un esquema de los puntos previstos en una pizarra, resumir periódicamente y al final de la reunión No esperar respuestas inmediatas, respuestas tatemae Durante las reuniones: establecer claramente que el objetivo de la reunión es intercambiar opiniones Enviar un orden del día y soportes documentales con antelación

19 COEV Consejos (continuación): b)Para converger objetivos y llegar a una solución Precisar los objetivos y las expectativas antes de la reunión Confirmar los acuerdos y las próximas acciones al final, escribiéndolos si es posible en la pizarra Confirmar los resultados de la reunión escribiendo después de la reunión un acta y enviándolo por C/e., fax, etc. Quedar con los japoneses uno por uno para conocer su honne

20 COEV f. Feedback y Soluciones (1) Caso: ¡No he oído nunca que lo hacemos bien! Feedback indirecto hacia personas de estatus alto evitar el enfrentamiento o perder la faz Uso de intermediarios Focalización de lo negativo hacia los subordinados Procedimientos de resolución de conflictos: identificación del problema, análisis de las causas, hacer participar las personas relacionadas para establecer medidas

21 COEV Consejos: Esperarse un feedback indirecto Cuidar a quién, cuándo y dónde preguntáis el feedback No focalizar los japoneses negativamente, sea mediante una actitud negativa, sea ignorando lo positivo Esperarse la manera japonesa de resolver conflictos, y a que ésta implique a varias personas Responder rápidamente a las demandas y ayudar el cliente, o al menos indicar que no se puede ofrecer una respuesta completa Trabajar con los japoneses la manera de cómo informar casos urgentes f. Feedback y Soluciones (2)

22 COEV 3) Gaps en comunicación II a. Expresiones indirectas o ambiguas Entiendo Lo consideraremos Es urgente Subiremos vuestro salario después de un tiempo El si japonés

23 COEV Consejos: El no directo es poco frecuente. Tener cuidado a la comunicación no verbal Respuestas generales no, respuestas concretas = si No dudar en preguntar aclarar términos subjetivos como urgente Ampliar el contenido de vuestra comunicación incluyendo tanto lo que dicen como lo que no dicen, lo que hacen como lo que no hacen Cambiar la situación si no sabe si la respuesta era honne o tatemae. Intentar construir y mantener una red de comunicaciones informales

24 COEV b. Tono incomprendido c. El inglés de los japoneses

25 COEV d. Elección de las palabras e. Comunicación no-verbal

26 COEV B. ¿Cómo vestirse ? (1) ¡Cuidado!: las apariencias son importantes La forma es una prolongación del contenido Traje: uniformidad, sobriedad y elegancia Trajes occidentales caros: altamente valorados, oscuros…, llevarse todo el guardarropa porque muy difícil encontrar vuestra talla! Modificar vuestro guardarropa en función de la jerarquía

27 COEV Clima: cálido y húmedo pensar en ropa de recambio Desastre si traje arrugado Paraguas Ventajas: cabellos cortos, bien peinados, ducha frecuentes, trajes limpios permanentemente, de algodón preferiblemente B. ¿Cómo vestirse ? (2)

28 COEV Mujeres occidentales: ¡No llamen la atención ! Evitar tacones altos Discreción para atenuar la percepción de amenaza… B. ¿Cómo vestirse ? (3)

29 COEV C. Reuniones de negocios: ¿cómo hacer? (1) d) Intercambio de tarjetas de visita e) Atribución de los asientos f) Idioma de trabajo g) Conversación neutra h) ¿Quién habla? i) ¿Cómo tomar la palabra? j) ¡No tenga miedo del silencio!

30 COEV k) Actitud correcta l) Estrategia a tener m) Comprender a medias n) El éxito o) Fin de la reunión p) Desayunos de negocios q) Decisiones: ¡paciencia ! C. Reuniones de negocios: ¿cómo hacer? (2)

31 COEV D. Mujeres en los Negocios: ¡Cuidado! Situación general La mujer extranjera La galantería Las relaciones Tomar una copa

32 COEV E. Invitación, Hospitalidad, Regalos (1) a) Invitación La cena Los bares con acompañantes Otras distracciones Invitación al domicilio

33 COEV b) Hospitalidad: Devolver la amabilidad E. Invitación, Hospitalidad, Regalos (2)

34 COEV Regalos Recibir los regalos Ofrecer regalos Regalos o sobornos? E. Invitación, Hospitalidad, Regalos (3)

35 COEV 2


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