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REINGENIERÍA DE PROCESOS Madrid, 1 de Abril de 2000.

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1 REINGENIERÍA DE PROCESOS Madrid, 1 de Abril de 2000

2 RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G LOS PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA Racionalización. Definición y objetivos. Elaboración de procedimientos. Técnicas recomendadas. Reingeniería de procedimientos. Tecnologías de la información y sistemas de información

3 RACIONALIZAR, ¿PARA QUÉ? OBJETIVOS â Lograr la máxima productividad â Simplificar procesos y estructuras â Eliminar tareas que no añaden valor â Mejorar la distribución de la carga de trabajo FUNCIONES X PROCESOS RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

4 OBJETIVO GENERAL Eliminar las tareas y actividades que no producen un valor añadido a la organización RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

5 LOS BENEFICIOS POTENCIALES SON IMPORTANTES (I) AHORROS 3. Reducción de plazos25% -75% 1. Reducción en costes de mano de obra 25% - 50% 2. Reducción en documentos 30% -60% RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

6 LOS BENEFICIOS POTENCIALES SON IMPORTANTES (II) AHORROS 4. Reducción en número de transacciones 30% - 60% 5. Reducción de espacio fisico de oficina 20% - 40% RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

7 RESULTADO: EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN 4 ESTRUCTURA 4 OBJETIVO 4 FUNCIONAMIENTO 4 NORMAS 4 PROCEDIMIENTOS RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

8 METODOLOGÍA I.- REVISIÓN GLOBAL - PLANIFICACIÓN II.- ANÁLISIS y DESARROLLO III.- IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO 1. Análisis Organización 2. Análisis de Procesos 3. Elaboración de Procedimientos 4. Medición del trabajo / Distribución en Planta RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

9 DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS Contiene información sobre el conjunto de operaciones que en forma cronológica se establecen para llevar a cabo una tarea concreta. RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

10 CLASES Procedimientos de oficina Procedimientos de fábrica GeneralesInvolucran a dos o mas unidades. EspecíficosUna unidad. RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

11 OBJETIVOS (I) Documentar la operativa de los distintos puestos de trabajo. Proporcionar una herramienta de ayuda para el conocimiento de las tareas que corresponden a cada responsable. Construir un punto de referencia básico y fundamental para la formación. RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

12 OBJETIVOS (II) Compendiar en forma ordenada y secuencial las operaciones que se efectúan para desa- rrollar una actividad determinada. Establecer formalmente los métodos y técni- cas de trabajo que deben seguirse para la rea- lización de actividades. Precisar responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las activida- des. RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

13 PROCESO DE ELABORACIÓN 1. Preparación y Presentación del Proyecto 2. Recopilación y Análisis de la Información 3. Preparación de los procedimientos: narrativa y flujograma 4. Aprobación y difusión de los procedimientos DESCRIPCIÓN DE FASES: RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

14 DESCRIPCIÓN DE FASES (I) 1. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL PROYECTO Presentación a la alta dirección que deberá contener los siguientes aspectos: Justificación de la necesidad de elaboración. Tipo de procedimiento y áreas afectadas. Forma de recopilación de la información. Calendario de actividades. RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

15 DESCRIPCIÓN DE FASES (II) 1. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL PROYECTO Organización del proyecto, constitución del equipo de trabajo y elaboración del plan a seguir. RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

16 DESCRIPCIÓN DE FASES (II) 2. RECOPILACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN La elaboración de procedimientos se basa en la información que el equipo extraiga de las áreas implicadas, de la siguiente forma: Estructura organizativa. Descripción de puestos de trabajo y tareas. Entrevistas. Análisis de documentos. Cuestionarios y Encuestas. Observación directa. RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

17 DESCRIPCIÓN DE FASES (III) 3. PREPARACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS EN FORMA NARRATIVA Y DE FLUJOGRAMA Consensuados los procedimientos se procede a la realización del informe final, que debe contemplar los apartados siguientes: P Introducción. P Estándares de procedimientos. P Índice de procedimientos. P Descripción de procedimientos. P Relación de impresos, archivos y pantallas. RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

18 DESCRIPCIÓN DE FASES (IV) 3. PREPARACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS EN FORMA NARRATIVA Y DE FLUJOGRAMA El procedimiento se presenta de dos formas posibles, como son la narrativa y el flujograma. RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

19 DESCRIPCIÓN DE FASES (V) 4. APROBACIÓN Y DIFUSIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Un procedimiento sin aprobación no tiene validez. Obtenida la aprobación de los procedimientos es importante hacerlos llegar a los puestos de trabajo afectados y que se asimilen en los plazos previstos. RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

20 LA ENTREVISTA (I) I.- PREPARACIÓN II.- PLANIFICACIÓN III.- CONDUCCIÓN IV.- CONCLUSIONES 1. Apertura 2. Desarrollo 3. Cierre RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

21 LA ENTREVISTA (II) 1. Apertura 2. Desarrollo 3. Cierre Presentación Objetivo Permiso notas Preguntas Escucha Activa Tomar notas Recapitulación Sugerencias Agradecimiento RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

22 LA TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL 4 Reunir a un grupo de expertos en un tema. 4 Lograr la participación/involucración de todos. 4 Priorizar, evaluar la importancia de los problemas. 4 Llegar al consenso. 4 Generar un Plan de Acción. OBJETIVOS RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

23 LA TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL FASES 1. Generación silenciosa de ideas 2. Comunicación de las ideas 3. Discusión 4. Clasificación por materias y discusión 5. Votación y conclusión 6. Análisis de la Información RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

24 LA TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL EL MODERADOR 4 Orienta al grupo hacia el tema. 4 Obtiene ideas, opiniones e información. 4 Logra la participación/involucración de todos. 4 Muestra entusiasmo no partidista. 4 Proporciona información aclarativa sin distorsionar. 4 Maneja situaciones difíciles. EL AYUDANTE 4 Colabora con el Moderador en la logística. 4 Controla el tiempo de cada fase. 4 Ayuda en la fase de clasificación. 4 Colabora en la explicación de la técnica. 4 Recoge y organiza la información obtenida. RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

25 CONTENIDO Texto (narrativa) Informaciones o instrucciones del procedimiento Diagramas Flujos de trabajo Formas Impresos o documentos empleados en la elaboración del procedimiento RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

26 ¿QUÉ SE DEBE HACER CON LOS PROCEDIMIENTOS DE UNA EMPRESA?: K Identificarlos. K Racionalizarlos. K Optimizarlos. K Describirlos. K Aprobarlos K Implantarlos. K Mantenerlos. K Mejorarlos. K Rediseñarlos cuando el mantenimiento no es suficiente (reingeniería de procesos). RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

27 REINGENIERÍA DE PROCEDIMIENTOS: Enfoque centrado en el cliente y la cuenta de resultados y crear ventajas competitivas sostenibles utilizando de forma integrada conocimientos operativos, técnicos y de negocio. OBJETIVOS DEL BPR: Conseguir y mantener una ventaja competitiva destacando del resto RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

28 BPR TÁCTICO: Hacer lo mismo que se está haciendo pero de la mejor manera posible. BPR ESTRATÉGICO: Hacer lo que debiera de hacerse y de la mejor manera posible. ALTERNATIVAS DE BPR: 8 Sólo bpr táctico. 8 Sólo bpr estratégico. 8 Primero bpr táctico, después bpr estratégico. 8 Bpr táctico y bpr estratégico simultáneamente. RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G

29 G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G PRESIONES SOBRE LA EMPRESA Del cliente: calidad precio, servicio, atención, respuesta inmediata, etc. Del entorno: derechos del consumidor, medio ambiente, cambios demográficos, prevención de riesgos. Del mercado: competencia sofisticada, ciclo de vida menor, globalización. De los accionistas: dividendos, revalorización. De los empleados: condiciones mejores, mayor poder adquisitivo, menos horas de trabajo. De la tecnología: desarrollo tecnológico acelerado. RESULTADO: Necesidad / obligación de BPR.

30 RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G REINGENIERÍA VERSUS MEJORA: Tiempo Mejora BPR Resultados

31 RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G REFERENCIALES PARA LA REINGENIERÍA. o Expectativas y necesidades reales y latentes del cliente. o Máximo valor añadido para el cliente, superando a la competencia. o Saltos de mejora en: " Valor añadido. " Calidad. " Precio. " Servicio. " Atención. " Tiempo de respuesta. o Procesos de dirección y procesos de negocio.

32 RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G DEFINICIÓN CLÁSICA DE BPR: Analizar lo fundamental y rediseñar racionalmente los procesos de negocio para conseguir mejoras drásticas en las unidades críticas de medida del rendimiento. (M. Hammer)

33 RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G ENFOQUE DEL BPR: BPR es un enfoque que cuestiona el marco fundamental en el cual una Organización lleva a cabo sus negocios. CLIENTE ESTRATEGIA ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDAD PERSONAS Y CULTURA SISTEMAS PROCESOS Y PROCEDIMIENTO

34 RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G PUNTOS DE RUPTURA BUSCADOS POR BPR:  Nuevas Tecnologías.  Organización flexible.  Innovación en productos y servicios.  Calidad de Servicio.  Reducción de costes.  Cultura.  Etc.

35 RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G CLAVES DEL ÉXITO DE UN PROYECTO DE BPR: w Asegurar el compromiso de la Alta Dirección:  Liderar el proyecto.  Proporcionar visión global.  Proporcionar recursos y medios necesarios.  Ilusionarse y demostrarlo. w Implicar al personal. w Buscar mejoras significativas. w Orientarse a la satisfacción del cliente. w Introducir Calidad en la Gestión. w Determinar indicadores de gestión.

36 RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G BENEFICIOS DE UN PROYECTO BPR:  Organización basada en los procesos.  Enfoque al cliente.  Procesos compuestos por actividades con Valor Añadido.  Reasignación de Costes de Calidad.  Mejoras sustanciales.

37 RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G REINGENIERÍA Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN: No es posible desarrollar reingeniería sin el soporte de las T.I. Las reingenierías de mayor éxito han hecho de las T.I. uno de sus motores básicos. Las T.I. Deben ser aplicadas de manera intensiva en cuatro áreas básicas: !Área estratégica (alta dirección). ! Área táctica (mandos intermedios). ! Área operativa (trabajadores). ! Área cliente (relaciones de empresa-cliente)

38 RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G FACTORES DE ÉXITO EN LA RELACIONES T.I./ REINGENIERÍA: Cultura de innovación sistemática a través de las T.I. Iniciativa innovadora para su aplicación. Creatividad para diseñar las rupturas soportadas por T.I. Maximización de las sinergias. Prioridad a la prevención de errores y a los tiempos de respuesta. Comprensión y facilidad de uso.

39 RIKE R G CONFERENCIA REINGENIERÍA - UNED RIKE R G REINGENIERÍA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Sistemas de información toma de decisiones. Información para gestionar los cambios originados por BPR. La matriz de información como elemento de enlace entre BPR y la gestión se sus resultados: ! Información existente. ! Información necesaria. ! Déficit de información. ! Cobertura de ese déficit.


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