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SEMINARIO TALLER COSTOS E INDICADORES DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA Por: ING. LUIS ANÍBAL MORA G. Director High Logistics.

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1 SEMINARIO TALLER COSTOS E INDICADORES DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA Por: ING. LUIS ANÍBAL MORA G. Director High Logistics

2 COSTOS LOGÍSTICOS

3 ESQUEMA DEL SISTEMA LOGÍSTICO SUMINISTROS PLANTA DE PRODUCCIÓN TRANSPORTE PRIMARIO ALMACENAMIENTO MANEJO DE MERCANCIA REEMPAQUE PROCESAMIENTO DE ÓRDENES MANEJO DE INFORMACIÓN TRANSPORTE SECUNDARIO PUNTOS DE ENTREGA

4 IMPORTANCIA DE LOS COSTOS LOGÍSTICOS SITUACIÓN ACTUAL: RENTABILIDAD. EFICIENCIA OPERATIVA. ROTACION. SERVICIO AL CLIENTE. OPTIMIZACIÓN DE COSTOS. CAUSAS MÁRGENES PEQUEÑOS. ALTA COMPETTIVIDAD Y LIBRE MERCADO SER MAS COMPETITIVOS. CONTROLAR LOS COSTOS OCULTOS. OBJETIVO DE LAS EMPRESAS

5 BENCHMARKING DE COSTOS LOGÍSTICOS. Fuente IAC Colombia. II 2004

6 1. EMPRESA INDUSTRIAL INGRESOS - COSTOS PRODUCTOS VENDIDOS COMPRAS MAT. PRIMA PRODUCCION -GASTOS DE VENTAS Y ADMON PROCESAMIENTO PEDIDOS TRANSPORTE BODEGAJE INVENTARIOS. EMBALAJES OTROS - UTILIDAD OPERACIONAL - GASTOS FINANCIEROS - UTLIDAD NETA COSTOS LOGÍSTICOS ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS INGRESOS - COSTOS LOG = UTILIDAD ATRIBUIBLE A LA LOGÍSTICA

7 2. EMPRESA COMERCIAL O DISTRIBUIDORA +VENTAS INGRESOS - COSTOS MERCANCÍA VENDIDA DEVOLUCIONES DESCUENTOS - GASTOS DE VENTAS Y ADMON TRANSPORTE BODEGAJE EMBALAJES - UTILIDAD OPERACIONAL - GASTOS FINANCIEROS - UTILIDAD NETA COSTOS LOGÍSTICOS INGRESOS - COSTOS LOG = UTILIDAD ATRIBUIBLE A LA LOGÍSTICA COSTOS LOGÍSTICOS ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

8 COSTOS LOGÍSTICOS Las operaciones logísticas se encuentran agrupadas en cinco procesos: Gestión del Suministro Almacenamiento Procesamiento de Pedidos y Servicio al Cliente Transporte y Distribución Planeación y Gestión del Inventario

9 VENTAS Vs SERVICIO Ingresos por Servicio Contribución al Beneficio Costos Logísticos Curva de Contribución al Beneficio Incremento en: Costos, Ventas y Beneficios ($)

10 RELACIÓN COSTO DE DISTRIBUCIÓN CÁLCULO NUMERO DE OPTIMO DE BODEGAS COSTO DEL SISTEMA NÚMERO DE BODEGAS COSTO DEL TRANSPORTE COSTO DEL INVENTARIO Y SERVICIO PTO EQUILIB. COSTOS LOGÍSTICOS

11 CALCULO TAMAÑO FLOTA TRANSPORTE P Costo fijo DISTANCIA KM 2 FORMULAS CF + CV 1 X 1 = C 2 VX 1 (FLETE) X(CV 1 - CV 2 )= CF X = CF (CV1- CV2) PUNTO DE EQUILIBRIO C $

12 95 DIAS CICLO DEL INVENTARIO CICLO DE CAJA DIA CERO DIA 30 DIA 45 DIA 80 DIA 95 DIA DIAS COMPRARECIBOPAGOPRODUCCIONVENTACOBRO CICLO DE CAJA Vs CICLO DE INVENTARIOS Reduciendo el ciclo de inventario se mejora el ciclo de caja aumentando la liquidez de la empresa

13 DETALLE COSTOS LOGÍSTICOS APROVISIONAMIENTO ALMACENAMIENTO DISTRIBUCIÓN ADMINISTRACIÓN 3PEDIDOS 3COMPRAS 3ESPACIO 3ARRIENDO 3IMPUESTOS 3SEGUROS 3MTTO Y REP. 3EMBALAJE 3TRANSPORTE 3UNITARIZACIÓN 3ADMINISTRACIÓN PERSONAL 3FLUJOS DE INFORMACIÓN SALARIO PERSONAL COMUNICACIONES DOCUMENTOS TENENCIA INVENTARIO COSTO OPORT. ROPTURA STOCK CONTROL EXIST. FLETES

14 COSTOS OCULTOS ROTURA DE STOCK NO EXISTENCIA EN EL MOMENTO DE DESPACHAR. ë VALOR VENTAS NO REALIZADAS ë PÉRDIDA DE IMAGEN ë FAVORECE LA COMPETENCIA OBSOLESCENCIA DETERIOROS Y DAÑOS DEVOLUCIONES DIFERENCIAS DE CANTIDADES INVENTARIADAS (ERRORES Y/O HURTOS) RETRASOS DESPACHOS

15 LOS COSTOS DE ABASTECIMENTO Y COMPRAS GESTIÓN DE INVENTARIOS

16 COSTOS ASOCIADOS A LAS CANTIDADES PEDIDAS IMPUESTOS Y SEGUROS RIESGO DE PÉRDIDA DADO POR ROBO COSTO DE OPORTUNIDAD COSTO DE COLOCAR ÓRDENES SELECCIÓN DEL PROVEEDOR, SEGUIMIENTO, Y OTROS CONTACTOS RECOLECCIÓN Y PAGO DE FACTURAS RECIBO, INSPECCIÓN Y MANEJO PREPARACIÓN Y MANEJO SOBRE DOCUMENTO AUTORIZADO

17 COSTO DE ORDENAR (PEDIR) EMPRESA: XXXXX PERIODO:_________________ NoRUBRO COSTOCOSTO TOTAL 1PERSONAL DIRECTO 2PERSONAL INDIRECTO 3PAPELERIA Y DOCUMENTOS 4LLAMADAS TELEFÓNICAS Y COMUNICACIONES 5FAX E INTERNET

18 COSTO DE PROCESAR UNA ÓRDEN DE COMPRA M anual 105 C omputador 52 EDI22 EDI + Código de Barras M anual Computador EDIEDI + Código de Barras Número de Ordenes US $ US$ 105 US$ 52 US$ 22

19 LOS COSTOS DE LOS INVENTARIOS GESTIÓN DE INVENTARIOS

20 COSTOS TOTAL INVENTARIOS COSTO INVERSIÓN COSTO RIESGO COSTO CUIDADO IMPUESTOS POSESIÓN COSTO DE PEDIR (ORDENAR) COSTO DE SEGUIMIENTO COSTO DE DESPACHAR COSTO DEVOLUCIONES COSTO PEDIDOS ESPECIALES COSTO TRANSPORTE ADICIONAL COSTO OCULTOS RENOVACIÓN ROTURA DE STOCK

21 Costo de escasez o costos de agotar existencias: Son complejos de estimar. Se pueden asumir como una venta perdida o como un pedido pendiente. - En el primer caso se convierte en la ausencia de un ingreso. - En el segundo caso se convierte en un costo extra de actividades y de trámite. En ambos casos se da a lugar un incuantificable muy grande que es la pérdida de confianza de los clientes o hasta el cliente mismo. Costos en la Gestión de Inventarios

22 COSTOS INTEGRALES DE INVENTARIOS TOP FIVE 1. COSTOS DE MANTENER EL INVENTARIO (CARRYNG COST) 2. COSTOS DE OPORTUNIDAD (FINANCIEROS) 3. COSTOS DE MANEJO Y MANIPULACIÓN (DAÑOS Y DETERIORO) 4. COSTOS DE OBSOLESCENCIA (DADOS DE BAJA, PROMOCIÓN) 5. COSTOS DE PERDIDAS Y FALTANTES (ROBOS)

23 LOS COSTOS DE BODEGAS Y ALMACENES

24 COSTO DE ALMACENAMIENTO EMPRESA: XXXXX PERIODO:_________________ NoRUBRO COSTOCOSTO TOTAL 1PERSONAL DIRECTO E INDIRECTO 2SERVICIOS PÚBLICOS 3ARRIENDO 4SUMINISTROS Y COMPRAS 5MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 6SEGUROS 7VIGILANCIA 8DEPRECIACIÓN 9COMPRA DE EQUIPOS 10OTROS

25 OBJETIVO: Controlar el valor unitario del costo por almacenamiento propio o contratado.. DEFINICIÓN: consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el número de unidades almacenadas en un periodo determinado. COSTO DEL ALMACENAMIENTO NUMERO DE UNID. ALMACENADAS NOTA: SIRVE PARA COMPARAR EL COSTO POR UNIDAD ALMACENADA Y ASI PODER DECIDIR SI ES MAS RENTABLE SUBCONTRATAR EL SERVICIO DE ALMACENAMIENTO O TENERLO PROPIO. COSTO UNIDAD ALMACENADA FÓRMULA =

26 OBJETIVO: Controlar los costos unitarios por manejo de las unidades de carga de la bodega. DEFINICIÓN: Porcentaje de manejo por unidad sobre los gastos operativos del centro de distribución. FÓRMULA = COSTO TOTAL OPERATIVO BODEGA TOTAL UNIDADES DESPACHADAS NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL PORCENTAJE DEL COSTO DE MANIPULAR UNA UNIDAD DE CARGA EN LA BODEGA O CENTRO DISTRIBUCIÓN COSTO POR UNIDAD DESPACHADA

27 OBJETIVO: Calcular los gastos de la bodega respecto al total de despachos efectuados. DEFINICIÓN: De cada 100 pesos que se despachan, que porcentaje es atribuido a los gastos de operación. TOTAL VENTAS O DESPACHOS -1 X TOTAL COSTO OPERATIVO NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL PORCENTAJE DE LOS GASTOS OPERATIVOS DE LA BODEGA RESPECTO A LA VENTAS DE LA EMPRESA COSTOS POR 100 PESOS DESPACHADOS FÓRMULA =

28 LOS COSTOS DEL TRANSPORTE DE CARGA Y DISTRIBUCIÓN

29 COSTO DE DISTRIBUCIÓN EMPRESA: XXXXX PERIODO:_________________ NoRUBRO COSTOVALOR UNITARIO 1COSTOS FIJOS 2COSTO VARIABLES 3PERSONAL CONDUCCIÓN 4FLETES A TERCEROS

30 Precios que cobran las compañías transportistas por sus serviciosFLETES TARIFAS EN FUNCIÓN DE PESO ($ / TON ) PAQUETEO ($ / CAJA, FUNCIÓN KILOS) VOLUMEN (PESO PROMEDIO) DISTANCIA (KILÓMETROS)(CIUDADES)

31 ESTRUCTURA DE COSTOS OPERATIVOS AÑO 2004 (Julio) (Vehículo tipo Tractocamión) PARTICIPACIÓN INCREMENTOINCIDENCAPARTICIPACIÓN CONCEPTODiciembre.2003%Enero-Julio/04%jul-04% $ / MES % SALARIOS, PRESTACIONES Y COMISIONES ,607,80, ,90 COMBUSTIBLES ,568,212, ,28 LLANTAS Y NEUMÁTICOS ,576,00, ,70 FILTROS Y LUBRICANTES ,537,00, ,59 MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN , ,73 PEAJES ,326,70, ,51 IMPUESTOS AL VEHÍCULO , ,26 SEGUROS , ,43 RETEFUENTE , ,60 GARAJES Y LAVADO ,397,80, ,45 OTROS ,797,80, ,55 TOTAL MES , ,00

32 Transporte y Distribución de Producto Terminado A. Transporte Subcontratado: Flete B. Costos directos de transporte propio (si aplica) 1. Salarios2. Depreciación 3. Arrendamiento4. Combustible y lubricante 5. Mantenimiento y Repuestos 6. Llantas 7. Papelería8. Impuestos 9. Seguros 10. Multas 11. Daños12. Robos C. Administración del transporte propio y la distribución interna 1. Salario supervisores 2. Depreciación equipo oficina 3. Mantenimiento y reparaciones equipo oficina 4. Mantenimiento 5. Comunicaciones 6. Papeler í a e implementos de oficina D. Devoluciones internas y externas

33 ANÁLISIS TRANSPORTE CONTRATADO VENTAJAS VENTAJAS MAYOR DEDICACIÓN A OTRAS ÁREAS DE LA EMPRESA CARGAS Y VIAJES VARIABLES PUEDEN SER ABASTECIDOS LOS COSTOS DE OPERACIÓN SON VARIABLES Y FLEXIBLES EL TRANSPORTADOR PUEDE PROMOVER UN SERVICIO MÁS EFICIENTE (ESPECIALIZADO) REDUCCIÓN EN LA INVERSIÓN EN CAPITAL DE TRABAJO DESVENTAJAS PÉRDIDA DE CONTACTO DIRECTO CON EL CONSUMIDOR RETROALIMENTACIÓN Y PROBLEMAS DE COMUNICACIÓN RIESGO DE REDUCIR EL SERVICIO AL CLIENTE FALTA DE INFORMACIÓN VERAZ Y OPORTUNA ANTE PROBLEMAS POSIBLE RIESGO DE PÉRDIDA DE CLIENTES

34 CÁLCULO TAMAÑO FLOTA TRANSPORTE P Costo fijo DISTANCIA KM 2 FÓRMULAS CF + CV 1 X 1 = C 2 VX 1 (FLETE) X(CV 1 - CV 2 )= CF X = CF (CV1- CV2) PUNTO DE EQUILIBRIO C $

35 COSTO DE REVERSA EMPRESA: XXXX PERIODO:_________________ NoRUBRO COSTOVALOR UNITARIO 1COSTOS DE RETRANSPORTE 2COSTOS DE REALMACENAMIENTO 3COSTOS DE REEMPAQUE 4COSTO DE MANEJO 5COSTOS ADMINISTRATIVOS

36 LOS COSTOS DE LA LOGÍSTICA INTERNACIONAL (DFI)

37 Participación de la DFI en el Comercio Internacional (Colombia) Producción 45% Comercialización 25% D.F.I. 30%

38 PARAMETROS BÁSICOS DEL DFI Directos: - Embalaje - Marcado - Unitarización - Documentación - Manipulación - Transporte - Almacenaje - Aduaneros - Bancario - Agentes Indirectos: - Administración (sueldos y salarios) - Inventario (costo financiero) - Duración de cada servicio - Interfases -Tiempo total de tránsito -Tiempo de entrega - Cumplimiento - Confiabilidad - Frecuencia - Velocidad - Comunicación - Otros Costos Tiempo Calidad servicios Matrices: País Exportador, de Tránsito Internacional, País Importador y Resumen

39 TIPOS DE FLETE MARÍTIMO Y AEREO VARIABLE (BASE) PESO VOLUMEN UNIDAD COMERCIAL AD - VALOREM PESO VOLUMEN + AD - VALOREM FACTORES QUE INFLUYEN RUTA PRODUCTO VR. COMERCIAL RELACIÓN PESO / VOL MERCANCÍA PELIGROSA TIPO DE ESTIBA CÁLCULO FLETE BASE MARÍTIMA: TONELADA MÉTRICA BASE AÉREA: 1.66 KG / MT3 BASE TERRESTRE: 400 KG / MT3

40 I. EMBALAJE Es la preparación para su envío al cliente extranjero, los numerosos gastos incurridos tienen lugar en el país exportador, y es el primer componente de costo de la DFI. II. MARCADO Se relaciona y complementa con el embalaje de la mercancía. La operación se realiza, en su totalidad en el país exportador. III. DOCUMENTACIÓN Incluye los gastos en que se incurre para obtener la documentación requerida, tanto en el país exportador como en el país importador. IV. UNITARIZACIÓN Es la operación de juntar las piezas de carga en unidades como paletas o contenedores, y se lleva a cabo en el país exportador, el proceso contrario en el país importador. COSTOS DIRECTOS DEL DFI

41 V. ALMACENAMIENTO Es el almacenamiento de los productos que se movilizan a través de las operaciones de la DFI, en el país exportador en embarque internacional o durante el transito aduanero y antes de llegar al local del importador en el país importador. VI. MANIPULEO Es la manipulación a los productos (unidad de carga) desde el local del exportador al importador y a través del transito aduanero (cargue, descargue, rupturas de carga). VII. ADUANEROS Es una revisión general de los mecanismos que gobiernan los derechos e impuestos de aduana. COSTOS DIRECTOS DEL DFI VIII. TRANSPORTE Es el pago por el servicio de transporte de mercancías, llamado FLETE. Este se define como la suma pagada al porteador por el traslado de mercancías a través de toda la cadena del DFI (ORIGEN - DESTINO).

42 IX. SEGURO Es uno de los servicios esenciales del comercio internacional vincula tres (3) elementos entre sí: el asegurado (exportador o importador), el asegurador (compañías de seguros) y el objeto asegurado (carga). X. BANCARIOS Se genera en el país exportador o importador y esta relacionado con las condiciones estipuladas en el contrato de pagos internacionales que rige la transacción dentro del marco del contrato de compraventa internacional. XI. AGENTES Delegar en un departamento especializado externo o en agentes especializados el manejo de toda la operación o parte de ella. No obstante, en los dos (2) casos es conveniente que los exportadores e importadores supervisen el proceso de la cadena de distribución en todos los productos. COSTOS DIRECTOS DEL DFI

43 Pérdida del cliente Pérdida de mercados Pérdida de imagen Exceso de inventarios Mayor costo por tiempo de ejecutivos Administración de quejas Reprocesos - Producción - Comercialización Consecuencias de una inadecuada gestión de DFI Costos ocultos COSTOS DIRECTOS DEL DFI


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