Business Plan SAXUM FOUNDATION Fundraising Campaign Ca Jerusalem, August 2013.

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1 Business Plan SAXUM FOUNDATION Fundraising Campaign Ca Jerusalem, August 2013

2 A Modo de recordatorio… Cómo lo vamos a conseguir? Que necesitamos conseguir? 60 Millones de dólares para la construcción de los edificios y el Fondo de dotación Con un Business Plan, mucha fe y mucho trabajo

3 Qué es un Business plan? Es el plan que cada región ha de hacer para preparar la campaña de fondos: Consideraciones tácticas, descripción de los objetivos, medios, riesgos, plazos, protocolo de responsabilidades, comunicación interna, metas, éxitos, etc. Para qué necesitamos un Business plan? La campaña en algunos casos puede ser larga y, aunque en un principio va dirigida a los de Casa, siempre será necesario acudir a cooperadores y amigos. Cada gestión económica ha de ser una gestión apostólica. Para conseguir los objetivos en los plazos previstos, necesitamos prever las posibles gestiones y las cantidades, además de saber presentar y enfocar los temas de manera que convenzan. En cada región distintos aspectos del proyecto mueven mas que otros a dar.

4 Algunos datos relevantes 1.Desde hace más de 20 años se lleva buscando este terreno. 2.La superficie construida será de unos 7.000 m2. 3.La idea es construir en cuanto esté el permiso final de obra. La construcción tardará en torno a dos años. 4.La meta es empezar las actividades a finales del 2015

5 Consideraciones generales a tener en cuenta para la elaboración del Business Plan 1.Se empezará la campaña cuando tengamos en la mano el permiso final de construcción. Esto significa tener una espera activa. Mientras se pueden ir haciendo cosas. 2. Desde el cg se determinara la cantidad a conseguir por cada región. 3. El canal de comunicación de toda la campaña será la pagina web. 4.Habrá un material común para la promoción y otro a usar de manera distinta para cada país. 5.Aunque cada región tiene su autonomía para organizarse como vea, existe una organización general al servicio de las regiones.

6 Estructura organizativa general 1.La entidad propietaria de Saxum se llama Association for Cultural Interchange (ACI). 2.La entidad que coordina la campaña de fondos es que colabora con las fundaciones locales de cada región y está al servicio de ellas. 3.Las fundaciones regionales han de adaptarse para que funcione esta colaboración, reciban los donativos para este propósito y los envíen a Association for Cultural Interchange (ACI), que es quien paga el proyecto. El Endowment, en principio, parte estará en ACI y el resto en 4.Cada región ha de tener un único interlocutor con la Fundación Saxum, que será el responsable de la campaña en esa región. 5.Una persona del Board de la Fundación Saxum participará en el Board de la organización que se cree en cada región. 6.Creación de una base de datos de donantes. Reportes mensuales a la Fundación Saxum.

7 No se trata de pedir dinero sin más. Se trata de involucrar a la gente en el proyecto para que lo hagan suyo. Despues darán dinero y buscarán dinero. Cada persona involucrada hará su propia campaña. Los donantes no dan dinero a las causas. Los donantes dan dinero a las personas en las que confían porque saben que van a sacar el proyecto adelante. No olvidar que… Conocer bien Tierra Santa. Saber transmitir pasión por este instrumento. Manejar bien el material de promoción, especialmente pagina web. Para recibir, antes hay que dar. Estudiar bien qué damos a cambio, qué podemos ofrecer, que cosas podemos mostrar como ya conseguidas. Trabajos Previos 1

8 Con estas consideraciones vamos a sugerir un ejemplo de Business Plan…

9 Qué necesitamos delimitar en el Business plan? 1.Mission Statement (Razón de ser) y necesidad del proyecto. 2.Cantidades a conseguir y tiempo de consecución. 3.Organización interna, comunicación e infraestructura necesaria 4.Material de promoción y uso. 5.Fases y tiempo de construcción 6.Lista de donantes. 7.Comunicación con los donantes. 8.Herramientas de control Aquí se trata de dar algunas consideraciones mas o menos generales que puedan ayudar a todos. Cada región ha de seguir su propio plan y seria muy deseable salir de curso anual con las líneas de acción marcadas.

10 1.Mission Statement y necesidad del proyecto. 2.Cantidades a conseguir y tiempo de consecución. 3.Organización interna, comunicación e infraestructura necesaria 4.Material de promoción y uso. 5.Fases y tiempo de construcción 6.Lista de donantes. 7.Comunicación con los donantes. 8.Herramientas de control

11 a profundizar en la vida de Jesús para que cerrando los ojos, podamos contemplarla como en una película. a profundizar o redescubrir las raíces de nuestra cultura y nuestra fe. La razón de ser de es que las personas que asistan a sus actividades, conozcan mejor a Cristo, lo traten y lo amen más. a favorecer el entendimiento entre las distintas culturas así como ayudar a los cristianos de Tierra Santa. Por eso ayudará…

12 Qué hace a único? La posibilidad de combinar la peregrinación con la reflexión, el seguimiento de las huellas de Cristo en los lugares santos, con la meditación de los Evangelios en un entorno apropiado. La posibilidad de atender adecuadamente a los peregrinos facilitando la recepción de los sacramentos y un ambiente cuidado para sentirse como en casa. La posibilidad de profundizar en el conocimiento de la Historia y la cultura de Tierra Santa.

13 1.Mission Statement y necesidad del proyecto 2.Cantidades a conseguir y tiempo de consecución. 3.Organización interna, comunicación e infraestructura necesaria 4.Material de promoción y uso. 5.Fases y tiempo de construcción 6.Lista de donantes. 7.Comunicación con los donantes. 8.Herramientas de control

14 2. Cantidades a conseguir $ 30.000.000,00 Construcción Endowment

15 account name TOTAL Updated Percentage Land Expenses (Purchase and Taxes) $ 4,000,000.0013% Design $ 2,200,000.007% Control $ 10,000.000% Management and Supervision $ 1,000,000.003% Fees and Taxes $ 1,200,000.004% Landscape $ 300,000.001% Excavation & Retaining Walls $ 2,000,000.007% Construction $ 16,000,000.0053% Media Center $ 790,000.003% Oratories $ 1,500,000.005% Furniture & Equipment $ 1,000,000.003% TOTAL IN USD $ 30,000,000.00100% Presupuesto de construcción, equipamientos y formación

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17 Planteamiento del Endowment Proveer ayudas y subvenciones a las actividades que se organicen. Garantizar la sostenibilidad del proyecto en el futuro. Desarrollo de programas de formación.

18 Con los $30 Millones presupuestados, contando con un rendimiento del 5% conseguimos $1.5 Millones al año. Justificación del Endowment

19 Distribución del Endowment Con los $30 Millones a un rendimiento del 5% conseguimos $1.5 Millones al año. Esto garantiza la estabilidad. Veamos dos escenarios: Situación política inestable con cierre de la casa por motivos de seguridad. Con esta cantidad podemos asumir el coste de la plantilla de la administración, un mantenedor y dos guardias de seguridad. En una situación normal de funcionamiento podremos destinar esos rendimientos a las siguientes partidas: Un mínimo de un 40% para ayudas y subvenciones de actividades. Un máximo de: 20% Promoción de actividades de la administración 15% Desarrollo de programas multimedia 10% Actividades desarrolladas por la Fundación Saxum 15% Recapitalización del Endowment

20 1.Mission Statement y necesidad del proyecto. 2.Cantidades a conseguir y tiempo de consecución. 3.Organización interna, comunicación e infraestructura necesaria 4.Material de promoción y uso. 5.Fases y tiempo de construcción 6.Lista de donantes. 7.Comunicación con los donantes. 8.Herramientas de control

21 3. Creación de un equipo de campaña adecuado a la cantidad que se ha de conseguir. A modo de sugerencia podría ser: Presidente de la Fundación local. Executive Director de la campaña. Un miembro de la cr/dl. Uno o dos grandes donantes Tesorero (empresario; experto en finanzas). Abogado (cuestiones legales de la fundación). Un representante de la Fundación Saxum. Un administrativo. IMPORTANCIA DE TENER UN BUEN SPEAKER CONOCEDOR DEL PROYECTO Y DE LA VIDA EN TIERRA SANTA, QUE SEPA TRANSMITIR LA NECESIDAD DE SACARLO ADELANTE: QUIZA PRIMERO VOSOTROS Y DESPUES OTROS A LOS QUE FORMEIS

22 Responsabilidades del Board 1.Identificar y escribir la correcta mission statement de su pais. 2.Preparar una lista de objeciones a modo de FAQ. 3.Identificar posibles donantes. 4.Establecer metas mensuales y comunicar al Board. 5.Organizar reuniones para explicar el proyecto. 6.Preparar a un buen speaker. Ha de conocer bien el proyecto y la vida en Tierra Santa. 7.Establecer una correcta comunicacion con el Board General. 8.Resolver los requerimientos legales y financieros de los donantes. 9.Trabajar con constancia la base de datos. 10.Darle a todas las gestiones economicas la componente apostolica. 11.Establecer el tiempo de dedicacion y las reunions necesarias para el correcto seguimiento de los plazos y cantidades a conseguir. 12.Ir formando un equipo de Delegados de Saxum que puedan ser despues los agentes de la postpromoción: peregrinaciones, convivencias, comuniones, renovaciones matrimoniales, colegios, etc. Puede ser un buen eap. 13.Organizar algun evento annual para los donantes y posibles donantes. 14.Establecer un mecanismo comodo y flexible para agradecer las donaciones y mantener a los donantes informados de todos los detalles del proyecto y de aquellos detalles que les confirmen en su generosa decision.

23 1.Mission Statement y necesidad del proyecto. 2.Cantidades a conseguir y tiempo de consecución. 3.Organización interna, comunicación e infraestructura necesaria 4.Material de promoción y uso. 5.Fases y tiempo de construcción 6.Lista de donantes. 7.Comunicación con los donantes. 8.Herramientas de control

24 4. Material de promoción al servicio de todos Pagina web www.saxum.org Videos de promoción (Español e Inglés) Guidelines para presentar esos videos Folleto pequeño descargable. Personalización para cada país Folleto grande (en construcción) Distintos Power Points que pueden servir de ayuda. Iniciativas de cada región que resulten útiles: videos, etc

25 1.Mission Statement y necesidad del proyecto. 2.Cantidades a conseguir y tiempo de consecución. 3.Organización interna, comunicación e infraestructura necesaria 4.Material de promoción y uso. 5.Fases y tiempo de construcción 6.Lista de donantes. 7.Comunicación con los donantes. 8.Herramientas de control

26 5. Cronograma del proyecto

27 Plazos de financiación dic13dic14Total Construcción$12 M$18 M$30 M Endowment$10 M$20 M$30 M TOTAL$22M$38M$60 M

28 1.Mission Statement y necesidad del proyecto. 2.Cantidades a conseguir y tiempo de consecución. 3.Organización interna, comunicación e infraestructura necesaria 4.Material de promoción y uso. 5.Fases y tiempo de construcción 6.Lista de donantes. 7.Comunicación con los donantes. 8.Herramientas de control

29 PRIMERA FASE: IDENTIFICAR LOS GRANDES DONANTES TOP AND MAJOR DONORS

30 6. Lista de grandes donantes TENER EN CUENTA: 70% DE GRANDES DONANTES Y 30% DE PEQUEÑOS Campaña de grandes donantes: en 2-3 años. (personas de Casa y cooperadores?) Lista clara de potenciales donantes (3 o 4 nombres por gestión de cantidad prevista). Relaciones con asr y dlf. Definir la gente de casa que va a participar en la promoción en una primera fase. Definir el tiempo necesario para esa primeras gestiones: tener en cuenta tiempo de contacto, oportunidad de la gestión y cantidad a pedir. Estudiarlo bien. Preparar muy bien el material a utilizar: usar los generales y adaptarlos a las necesidades. Apoyo de la oficina central Eje central de la campaña: EL WEBSITE Flexibilidad en las peticiones: no menos de 350.000 $ en tres años. Una vez hecha la lista: tiempo concreto de acción. Podría ser que algunas gestiones fallaran. No desesperarse.

31 Modalidades de donación Además: Donantes de honor Empresa patrono /particular patrono Nombres de salas Reconocimiento de grandes donantes Posibles aplicaciones android e iphone para compra de cosas concretas: grandes unidades de obra Miembro de AMIGOS DE SAXUM Cuotas periódicas y compromisos de donaciones TODO LO QUE SE OS OCURRA Vamos a echar un vistazo a la web: http://www.saxum.org Las grandes donaciones se consiguen siempre face to face

32 Posibles actividades complementarias a realizar para los donantes grandes Visitas a Tierra Santa con algunos donantes. Visitas desde la oficina a personas concretas. Reuniones de grupos pequeños explicando el proyecto. Guideline del video de promoción. Jornadas relacionadas con la Tierra Santa, seminarios, explicaciones. Jornadas de empresarios que financien un proyecto social: Peace Process in Israel

33 Relaciones con la oficina central En Jerusalem siempre disponibles para ir a visitar o recibir personas Relación fluida mensual de objetivos propuestos y conseguidos. Nuevas ideas a transmitir. Oportunidad de una base de datos (intranet en la web) de donantes: posibles comunicaciones posteriores Necesidades de material de promoción. Compartir experiencias con otras regiones.

34 SEGUNDA FASE: RESTO DE DONANTES MIDSCALE AND REGULAR DONORS

35 En principio hay que proponerlo a todos los de Casa y a sus amigos. Hemos de pensar en medianos y pequeños donantes. Pensando aplicaciones para móviles que faciliten la donación pequeña. Pensar más bien en suscripciones y donativos periódicos. Proponerse cantidades superiores a $15,000 en tres años para donantes intermedios y $5.000 para pequeños donantes.

36 Posibles actividades complementarias a realizar para los donantes medianos y pequeños Convivencias especiales para explicar el proyecto. Visitas desde la oficina regional a grupos. Acompañar a hacer gestiones por parte de la oficina regional. Jornadas relacionadas con la Tierra Santa, seminarios, explicaciones.

37 1.Mission Statement y necesidad del proyecto. 2.Cantidades a conseguir y tiempo de consecución. 3.Organización interna, comunicación e infraestructura necesaria 4.Material de promoción y uso. 5.Fases y tiempo de construcción 6.Lista de donantes. 7.Comunicación con los donantes. 8.Herramientas de control

38 7. Comunicación con los donantes 1.Cada donativo hay que agradecerlo, por pequeño que sea. 2.Modelos de cartas de acuerdo con las cantidades. 3.Creación de un newsletter. Alimentar la página web con información a las oficinas centrales. 4.Importancia de tener un Customer Service en cada fundación local.

39 1.Mission Statement y necesidad del proyecto. 2.Cantidades a conseguir y tiempo de consecución. 3.Organización interna, comunicación e infraestructura necesaria 4.Material de promoción y uso. 5.Fases y tiempo de construcción 6.Lista de donantes. 7.Comunicación con los donantes. 8.Herramientas de control

40 Comunicación con la oficina central. Informes mensuales de objetivos y metas conseguidas. Reuniones periódicas del equipo de campaña. Dedicación. Uso de una base de datos común. Experiencias.

41 A modo de ejemplo general… Si he de conseguir $5M en 3 años necesito: 1.Board con Executive Director con dedicación plena 2.Un administrativo a tiempo parcial 3.Una lista de 830 donantes, de acuerdo con los distintas clases de donantes. our casetype donortime achieveamount 3 yearseffective listtotal amountList needed $ 5,000.00regular3 years $ 5,000.00100 $ 500,000.00300 $ 15,000.00midscale3 years $ 15,000.00100 $ 1,500,000.00400 $ 25,000.00majoreach year $ 75,000.0020 $ 1,500,000.0080 $ 50,000.00topeach year $ 150,000.0010 $ 1,500,000.0050 230 $ 5,000,000.00 830

42 Otra distribucion de donaciones… Numero de donativosdel orden de (tres años)cantidad totalnumero de donantes en lista eficacesen Euros 11,000,000.00 3 1500,000.00 3 2300,000.00 600,000.00 6 4200,000.00 800,000.00 12 5100,000.00 500,000.00 15 1050,000.00 500,000.00 30 2025,000.00 500,000.00 60 3510,000.00 350,000.00 105 505,000.00 250,000.00 150 128 5,000,000.00 384

43 No perder de vista que: Saxum es un instrumento de recristianización. Cada gestión económica es una gestión apostólica. Cada donación revierte en esa persona y en muchas otras. TODOS LOS DONANTES SON IMPORTANTES. IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN Y LA COORDINACION CON LA OFICINA CENTRAL: base de datos de donantes, testimonios, alimentar la pagina web con noticias,etc

44 Posibles Preguntas que hay que saber contestar. 1.El Middle East es una zona de constante riesgo. Vale la pena un proyecto así cuando hay tanta inestabilidad en el país? 2.En mi región ya hay muchas iniciativas que sacar adelante y Tierra Santa me parece algo muy lejano. No conviene más bien centrarse en los proyectos apostólicos de la región y consolidarlos? 3.Me parece que no es necesario gastarse tanto dinero en un proyecto simplemente para facilitar la conversión. Tenemos ya muchos instrumentos que lo facilitan y que revierten en la propia región. 4.Si en Israel no hay mucha labor… Cómo se va a llenar la casa durante todo el año? Al final puede pasar que haya que ir… 5.Si se organizan cv de s y crt, no será muy poco el tiempo a estar para lo que cuesta ir allí? Cómo se va a organizar? 6.Tal y como están las cosas, me parece difícil que un s pueda ir allí de cv sin su mujer. Hay algo previsto para solventar esto? 7.No es demasiado ambicioso el Visitor Center? Tampoco organizamos muchas peregrinaciones… y ya hay otras cosas parecidas. Además, si organizamos peregrinaciones en los colegios y parroquias, después los s no van a querer ir de cv y el calendario cargara sobre los numerarios y agregados, lo cual no parece muy viable en algunos meses del año. 8.El Visitor Center, no debía estar en Jerusalem? No es fácil ir a Abu Gosh….

45 Ahora…. Contesta estas preguntas 1.Tengo claro lo que se pretende. Creo en el proyecto? 2.Tengo claro lo que voy a transmitir 3.Tengo claro qué organización necesito 4.Tengo claro cómo establezco mi comunicación

46 Preguntas a responder A modo de resumen: Mission statement. Necesidad del proyecto Medios para implementarlo: oficina. Staff. Goals. Timeline Información en la web