FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS en empresas del sector solidario

Presentación del tema: "FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS en empresas del sector solidario"— Transcripción de la presentación:

1 FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS en empresas del sector solidario
Tutor: Darío Castillo Sandoval Autora de diapositivas: María Fernanda Cabal, basada en el libro de su autoría, del mismo título de la presentación – UNES – IER – PUJ Curso de Gestión Solidaria para Comités FONTEBO – UNIVERSIDAD JAVERIANA 2006

2 INTRODUCCIÓN Estudiar lo relativo a la formulación y evaluación de proyectos constituye un elemento concluyente en los estudios de la gerencia de las empresas, toda vez que se refiere al estudio comprehensivo de la realidad que rodea un propósito. En la medida en que se trabaje con un claro sentido por la preferencia hacia el éxito, nos hacemos dueños de las variables que influyen en dicha probabilidad.

3 EL CONCEPTO DE PROYECTO (I)
El término PROYECTO es utilizado en todas nuestras actividades. No es necesario ser un GERENTE para tener que ver con proyectos. Proyecto es algo que NO ES, que todavía es una IDEA que se espera cristalizar en el futuro. Sin embargo, es necesario empezar a actuar hoy y las acciones que se realicen tienen unas consecuencias precisas en el entorno de esa idea futura, es decir, en el éxito o no del Proyecto.

4 El Concepto de Proyecto (II)
Sólo cuando se cristalice la idea que se tenía, se dirá si el esfuerzo valió la pena y sí lo hecho fue adecuado para conseguirlo. Pudieron faltar o sobrar algunos elementos, pudieron ser muy altos los costos para lo que se consiguió o haber hecho mucho más de lo que se esperaba, etc. En general, al contrastar la idea con el resultado y mirar la forma como se llevó a cabo, podremos estar satisfechos o insatisfechos. Y en este último caso, ya será tarde. Se habrá invertido tiempo y esfuerzo en oportunidades irrepetibles.

5 Justificación de los Proyectos (I)
La elaboración de un proyecto se justifica según dos factores: Económicos, expresados como la necesidad de evitar desperdicios, ahorrar costos, conseguir recursos, etc.- Logros, que se manifiestan en términos de alcanzar los objetivos propuestos, asegurar los efectos deseados, evitar desvíos en resultados pero también en uso de recursos, conseguir las metas en tiempo y calidad, etc.

6 Justificación de los Proyectos (II)
Se pretende entonces, que los recursos se asignen eficientemente para solucionar un problema y que la solución así obtenida sea eficaz para satisfacer al cliente. Se pretende también la satisfacción de los intereses privados y de la sociedad en su conjunto. Dentro del concepto de “bienestar” no esposible mantener estos dos puntos de vista en contravía.

7 Formulación y Evaluación (I)
Debe quedar claro que la Formulación y Evaluación de Proyectos obliga a precisar unos objetivos, establecer unos cursos de acción y a pensar anticipadamente en los resultados de un proyecto, para garantizar la asignación adecuada de los recursos para satisfacer las necesidades de la comunidad

8 Formulación y Evaluación de Proyectos (II)
El proyecto se convierte en la Unidad específica mediante la cual se planea dar solución a una necesidad determinada aprovechando una oportunidad o solucionando un problema. La formulación y evaluación de proyectos puede considerarse como la herramienta idónea de la gerencia para permitir el análisis y el control adecuado de los procesos de inversión contenidos integralmente en un proyecto.

9 Formulación y Evaluación de Proyectos (III)
El Objetivo de la Formulación y evaluación de proyectos es verificar que los efectos e implicaciones económicas , técnicas, financieras, institucionales, políticas y organizativas de asignar recursos hacia el logro de un objetivo, generen una relación beneficio-costo adecuada.

10 ETAPAS DE UN PROYECTO (I)
En el proceso de elaborar el PROYECTO de inversión hay una secuencia lógica que coincide con las etapas propias de los procesos de decisión, pero en este caso específico hacen referencia a las actividades y estudios previos, debidamente agrupados en etapas o fases para la realización del proyecto.

11 Formulación y Evaluación de PROYECTOS
Introducción OBJETIVO: Definir si se justifica la inversión de recursos en un proyecto. Escasos Costosos Descartar otras posibilidades de proyectos DECISION RESPONSABILIDAD

12 PROYECTO DEFINICION GERENCIAL:
Unidad para la gestión de recursos de manera eficiente UNIDAD DE GESTION QUE HACER HOY QUE QUIEROMAÑANA PROYECTO $$ RENTABILIDAD BENEFICIO / COSTO Dinero Tiempo Esfuerzo Humano Maquinaria y Equipo Tecnología Utilidad Impacto personal Cobertura Impacto social Impacto ambiental

13 IMPORTANCIA DEL PROYECTO
Hacer un proyecto antes de hacer las cosas es importante porque nos permite ser más dueños de las circunstancias RESULTADOS PROYECTO COMPARAR CORREGIR

14 FASES DEL PROYECTO CONOCIMIENTO de la REALIDAD PREINVERSION
NUEVA NECESIDAD CONOCIMIENTO de la REALIDAD PREINVERSION PREFACTIBILIDAD ESTUDIOS DE FACTIBILIDAD GERENCIA del POROYECTO EVALUACION “EX POST” HASTA AQUÍ RESPONSABILIDAD DEL LIDER HASTA AQUÍ ESTUDIAREMOS

15 PRIMERA PARTE: FORMULACIÓN DEL PROYECTO
1.- LA IDEA La idea de un proyecto nace del conocimiento de la realidad para: aprovechar una oportunidad satisfacer una necesidad corregir una situación IDENTIFICAR UN PROBLEMA CONOCIMIENTO Y CREATIVIDAD VISION DE FUTURO CAPACIDAD DEL LIDER

16 1.- LA IDEA METODOLOGIA DE TRABAJO QUE QUIERO CAMBIAR?
CRITERIOS DE SELECCIÓN DEFINIR PRIORIDADES Cosas de la realidad que me gustaría modificar Con qué bases voy a decidir Definir prioridades para diferentes grupos de interés

17 IDENTIFICACION DE LOS PROBLEMAS DEL ENTORNO
TALLER#1: IDENTIFICACION DE LOS PROBLEMAS DEL ENTORNO La siguiente hoja de trabajo le ayudará a identificar qué oportunidades, necesidades o defectos de su entorno le gustaría cambiar. Por favor: Llénela primero cada uno Trabaje en grupo discutiendo las hojas individuales Saque sólo una cosa por grupo. Para llenar las casilla,observe su formato siguiente y tenga en cuenta: Qué le gustaría cambiar: Liste todo lo que ha venido pensando sobre cosas que Ud. y su grupo podrían hacer y que signifique oportunidad de negocio. Necesidad/Oportunidad: Marque con una x,según corresponda. Después le ayudará a definir su proyecto. Criterios: Corresponde a las bases con las cuales Ud. va a elegir en qué quiere trabajar. En este caso son Interés para la empresa, el fondo de empleados, la comunidad de la localidad, el propio gusto. Prioridades: Son la calificación que Ud. asigna a cada cosa que quiere cambiar, según el grado de importancia que tenga en cada criterio. Califique de 1 a 4, en donde 1 es muy poco interés y 4 muy alto interés.

18 2.- Definir el Problema Es expresar claramente, en palabras, la situación que queremos cambiar. Tiene 2 aspectos: UBICACION Esta DIFERENCIA es, realmente, nuestro problema Cómo son las cosas? Cómo deberían ser? DESCRIPCION Qué? Identidad Dónde? Ubicación Cuándo? Tiempo Cuáles,Cuántos? Magnitud

19 2.- Definir el Problema METODOLOGIA DE TRABAJO
Revise la cosa que le gustaría cambiar, que ya su grupo escogió Cómo es la situación actualmente? Cómo debería ser? Identifique la diferencia entre las dos situaciones Describa con precisión esta diferencia, usando las preguntas. Qué?, Dónde, Cuándo?, Cuánto?

20 Trabaje en grupo discutiendo las hojas individuales
TALLER#2: DEFINICION DEL PROBLEMA La siguiente hoja de trabajo le ayudará a definir con precisión su problema Por favor: Preferiblemente llénela primero cada uno Trabaje en grupo discutiendo las hojas individuales Saque sólo una definición del problema por grupo. Para llenar las casilla,observe su formato siguiente y tenga en cuenta: Cómo son las cosas: Liste las características que actualmente tiene la situación Cómo deberían ser: Utilizando su visión del futuro y la de su grupo, piense cómo deberían ser las cosas. Sueñe y a la vez sea realista. No pesimista. Diferencia: Cuál o cuales diferencias encuentra entre estas dos situaciones.Tache aquéllas que en las que Ud. no puede hacer nada.Señale la diferencia principal.Esta es su verdadero problema Descripción : Qué? Qué es lo que realmente está mal? En que objeto se observa la diferencia? En que objeto recae la oportunidad? Dónde? En qué lugar o área geográfica se ve la diferencia? En qué parte del proceso? Cuándo? Cuándo apareció la diferencia? Cuándo empieza la oportunidad Magnitud: Cuántas veces se repite el problema? Cuántos objetos están dañados? Cuántos (individuos procesos,negocios) están cobijados por la oportunidad? Definición final del Problema : En un párrafo resuma este trabajo

21 3.- Causas del Problema Hasta ahora, UD. TODAVÍA NO TIENE UN PROYECTO! Sólo encontró un problema y lo pudo expresar claramente! Ahora averiguará cuál es la verdadera causa del problema. No se deje engañar! La relación entre las causas y el problema no siempre es directa, Generalmente existen árboles de causas. Esto es, que unas dependen de otras. Asegúrese de llegar a las causas más profundas!

22 3.- Causas del Problema Ud. sabe que está ante la verdadera causa del problema cuando al eliminar esta causa, se elimina el problema. Problema Causa aparente Causa aparente síntomas Causa aparente Buscar Solución Causa final Verdadera Causa

23 3.- Causas del Problema METODOLOGIA DE TRABAJO
Retome el problema que ya su grupo definió Haga un listado de las posibles causas del problema. Analice las causas para saber si están relacionadas entre sí en un árbol de causas Seleccione todas las últimas causas Analice estas últimas causas desde la óptica de la causa más probable. Válgase de la experiencia y el conocimiento. Sea analítico y creativo. Elija una, como la causa verdadera, siempre utilizando un método de la calificación.

24 DEFINICION DEL PROBLEMA
TALLER#3: DEFINICION DEL PROBLEMA La siguiente hoja de trabajo le ayudará a buscar la causa más probable de su problema. Por favor: Sea muy creativo. Trate de ver las cosas desde una óptica diferente Trabaje en grupo generando lluvia de ideas. Acepte todos los planteamientos. Discuta y llegue a un acuerdo. Para llenar las casilla,observe el formato siguiente y tenga en cuenta: Definir el Problema: Resuma la definición del problema que tiene en el formato del taller 2. Esto le ayudará a fijar la idea central Posibles Causas: Anote todas las causas que salgan de la lluvia de ideas, aún las que le parezcan absurdas. Probar las Posibles Causas: Analice cada una y establezca relaciones de dependencia. Utilice la columna de números para identificar con el mismo número las que tienen un árbol común. De cada árbol identifique la causa última. Analizar las hipótesis basadas en la experiencia: Es un paso opcional que enriquece el análisis. Documente la experiencia sobre hechos. Evite las anécdotas. Verificar la Causa más probable: Seleccione entre las causas profundas la que aparezca como causa más probable. Someta a discusión el procedimiento y la decisión. Si es posible, haga una prueba. Discuta, escuche. decida.

25 4.- Alternativas de Solución
Consiste en encontrar una forma de atacar directamente la causa profunda del problema, para darle solución. Esta solución que Ud. plantee ahora, será verdaderamente su PROYECTO. Está listo para FORMULAR EL PROYECTO y después evaluarlo.

26 3.- Causas del Problema METODOLOGIA DE TRABAJO (1)
Retome el problema y su causa verdadera CRITERIOS Qué condiciones necesita cumplir la solución? LIMITES DESEABLES Que condiciones quisiera que tuviera? VALORES BASES PARA DECIDIR

27 3.- Causas del Problema METODOLOGIA DE TRABAJO (2) ALTERNATIVAS
Plantear todas las soluciones posibles Calificar las soluciones según los criterios Estudiar Riesgos ANALISIS DECIDIR

28 ALTERNATIVA DE SOLUCION
TALLER#4: ALTERNATIVA DE SOLUCION La siguiente hoja de trabajo le ayudará identificar la solución del problema planteado. Por favor: Sea muy creativo. Trate de ver las cosas desde una óptica diferente. Averigüe Trabaje en grupo generando lluvia de ideas. Acepte todos los planteamientos. Discuta y llegue a un acuerdo. Para llenar las casilla,observe el formato siguiente y tenga en cuenta: Objetivo de la Decisión: Solución a la causa más probable. Criterios: Límites:Escriba las condiciones que de todos modos debe tener la solución. Deseables: Anote las condiciones que Ud. quisiera que tuviera la solución. Valor de ponderación: Dele un valor en número, a cada condición deseable según su importancia. Alternativas: Escriba todas las posibles decisiones. Aún las que parezcan ridículas Limites: Analice cada una y revise si cumple con cada uno de los límites.Tache las que no cumplen con todos los límites. Deseables: Calificación: Califique con un número qué tanto cumple la alternativa con cada uno de los criterios deseables. Ponderación: Escriba el valor de ponderación. Puntaje Total: Multiplique los dos números anteriores

29 SEGUNDA PARTE: ESTUDIOS ESPECIALIZADOS

30 1.- ESTUDIO DE MERCADOS OBJETIVO:
Conocer el comportamiento esperado de los bienes y servicios producidos por el proyecto. PRODUCTO: Usos Presentación Bienes Relacionados Distribución Legislación MERCADO: DEMANDA: Variables Dimensión Comportamiento OFERTA: Régimen Proveedores PRECIOS: Fijación CLIENTE: Descripción Segmento Potenciales

31 2.- ESTUDIOS TECNICOS OBJETIVO:
Obtener información para decidir sobre la localización, tamaño, diseño de planta y procesos del proyecto. TAMAÑO Tamaño Unico Crecimiento escalonado INGENIERÍA PORDUCTO Descripción Técnica Proceso Producción Muebles y Equipos Insumos Arquitectura LOCALIZACION Zona Vías Recursos Regulación Desarrollo Sitio Exacto CRONOGRAMA Actividades Tiempos

32 3.- PROCESO ADMINISTRATIVO
OBJETIVO: Decidir anticipadamente, la forma como se manejará el proyecto. ANALISIS ESTRATEGICO Naturaleza Objetivos Programas ASPECTOS JURIDICOS Salud Ambientales Impuestos Desarrollo Municipal ESTRUCTURA Y FUNCIONES Organigrama Personal

33 4.- ESTUDIO FINANCIERO OBJETIVO:
Recopilar información sobre costos, ingresos, necesidades de dinero y presupuestos del proyecto. INVERSIONES Activos Fijos Capital de Trabajo INGRESOS Por Venta Otros COSTOS Operacionales Costos Producción Gastos Operación Financieros FLUJO DE CAJA Disponible Necesidad de $$$

34 4.- ESTUDIO FINANCIERO (2)
PUNTO DE EQUILIBRIO INGRESOS = COSTOS PRESUPUESTO Ventas Cantidad a producir Consumo de Materiales Inventario de materias primas Costo de materiales Mano de obra Gastos generales Inventarios productos terminados Costos indirectos de fabricación Aportes de capital Tesorería Balance general Compras Inversión en activos fijos Pérdidas y ganancias. ANALISIS FINANCIERO Liquidez Rentabilidad FUENTES DE FINANCIACION Sector Financiero Banca Fomento Cooperativas

35 TERCERA PARTE: EVALUACION DEL PROYECTO
ECONOMICA

36 FINANCIERA

37 PROCESO DE EVALUACION DEL PROYECTO

38 CONCEPTO FUNDAMENTAL EN LA EVALUACION FINANCIERA

39 DOCUMENTO FINAL

40 Bibliografía Cabal Escandón, María Fernanda (2003). Formulación y gestión de proyectos en empresas del sector solidario. Texto UNES – PUJ, Bogotá D.C., 147 pp. Medina, Felipe (2005). Presentaciones en PPT sobre formulación de Proyectos. UNES – PUJ, Bogotá D.C.