PLEGARIA DE LA SECRETARIA AYUDAME, SEÑOR: A tener la capacidad para contestar cuatro teléfonos amablemente y atender al mismo dos visitantes mientras escribo la carta que debería estar lista dentro de cinco minutos, aunque tengo la plena certeza que apenas mañana será firmaba. A no perder la paciencia si tengo que pasar horas en el archivo buscando un papel que tal cual yo sospechaba esta en el bolsillo de mi jefe. A tener una memoria de computadora para recordar hechos que pasaron inadvertidos mi jefe hace mucho tiempo y que según el estoy obligada a recordar fácilmente.

A tener la sabiduría de varios profesionales universitarios aunque mis estudios hayan sido simplemente secundarios. A saber donde esta el jefe, que esta haciendo y a que horas volverá aunque eso no lo sepa nadie y mucho menos su esposa. A que cuando el año termine tenga la inteligencia necesaria para no obedecer la orden de mi jefe para destruir esos archivos que me pedirá un par de semanas después, a tener la habilidad de un mago para hacer desaparecer a las personas que mi jefe no quiere recibir después de he dicho no esta y de repente el me habla en voz alta.

Definición de secretariado Es la profesión u oficio de una persona que se encarga de recibir y redactar correspondencias de un superior. Es quien además lleva la agenda, quien custodia y organiza documentos en una oficina con el fin de dar cumplimiento a unos procesos administrativos que conducen al éxito de su labor. Es la que se ocupa de realizar pagos, diligencias, formatos, elaborar facturas y demás documentos menores en la empresa. Es también una persona eficiente, eficaz, activa, responsable, práctica, organizada, dinámica, creativa, y recursiva en todas sus funciones y finalmente es la auxiliar administrativa que desempeña las gestiones organizacionales.

PERFIL DE LA SECRETARIA 1. Buena presencia. 2. Persona de buen trato, amable, cortes y seria. 3. Excelente redacción y ortografía. 4. Facilidad de expresión verbal y escrita. 5. Persona proactiva y organizada. 6. Facilidad para interactuar en grupo. 7. Domino de Windows, micro soft office e internet. 8. Brindar apoyo a todos los departamentos de la empresa. 9. Desempeñarse eficientemente en el área. 10. Aptitud para la organización. 11. Buenas relaciones interpersonales. 12. Dinámica y entusiasta. 13. Habilidades para el planeamiento, la motivación, el liderazgo y toma de decisiones. 14. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Debe ser una persona en la que se tenga plana confianza, y que cumpla con las siguientes características:

CARACTERISTICAS DE LAS/LOS SECRETARIAS/OS Ser puntual en todas sus actividades y funciones. Reclutar las solicitudes de servicio por parte del departamento del servicio al cliente. Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de esto. Recibir e informar asuntos que tengan que ver con el departamento correspondiente para que todos estén informados y desarrollar bien el trabajo asignado. Mantener discreción sobre todo lo que respecta con la empresa. Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamento de la empresa. Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informados a los jefes de los compromisos y demás asuntos. Obtener y realizar instrucciones que sean asignadas por los jefes. Mejorar el aprendizaje continuamente.

COMPONENTES DE LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA La secretaria es un departamento muy importante en toda empresa, es por ello que toda secretaria debe adquirir destrezas y habilidades que le permitan realizar un excelente trabajo estos componentes son: Facilidad de expresión Toda buena secretaria necesita interactuar con cada uno de los factores que intervienen en la empresa tales como:

Personal de administración. Empleados. Clientes. Por ello es necesario que toda secretaria tenga ciertas características que le permitan tener una calidad de comunicación como las siguientes: Dominio del tema. Buen vocabulario. Buena dicción. Facilidad para exponer las ideas. Cordialidad y respeto. Proveedores, entre otros.

BUENAS RELACIONES INTERPERSONALES Es necesario que la encargada de secretaria de una empresa tenga excelentes relaciones con todo el equipo de trabajo, los problemas que se presenten atrasan los procesos y los procedimientos de la empresa y generan un retroceso en el buen funcionamiento de la empresa. Un factor muy importante en el avance de toda compañía es su relación con las personas ajenas a la empresa pero que tienen un vinculo con la empresa por cualquier vía, por ello es importante que toda secretaria mantenga estos vínculos en perfecta armonía, por el bien de la empresa y de mas factores que lo integren.

FACILIDAD DE REDACCIÓN Toda secretaria necesita llevar registros escritos de diferentes movimientos de la empresa tales como actas, funciones, anotaciones de procedimientos, inventarios, nominas, planillas, entre otros muchas funciones. Toda secretaria debe tener excelente dominio de los procesos de: Descripción. Narración. Síntesis y resumen. Abreviación. Ortografía. Redacción. Conocimiento del orden alfabético en cuanto a archivos.

CREATIVA Y DINÁMICA En toda empresa se presenta cualquier tipo de improviso, situaciones inesperadas, que ameritan soluciones improvisadas, para que no afecten el excelente desenvolvimiento de la empresa y sus funciones por eso toda buena secretaria debe convertirse en un eslabón de la empresa.

RESPONSABILIDAD Amerita puntualidad en todo, pulcritud en los trabajos, puntualidad en cuanta asistencia respecto del horario, esto es llegar demasiado puntual, pero no tengo hora de salida y prontitud con las tareas que se le asignan.

CONFIABILIDAD La secretaria/o debe formar parte de la confiabilidad de la empresa, no contar ni lo mas mínimo a personal ajeno a la empresa o familiares, todo debe mantenerse estrictamente archivado, organizado, protegido y evitar su extravió y que cualquier persona tenga acceso a el.

EL AMBIENTE, RECURSOS Y HERRAMIENTAS DE TRABAJO La secretaria es responsable de su ambiente de trabajo, de que exista un orden en todas las cosas que dependan de ella, toda secretaria debe velar por su espacio de trabajo, los recursos mobiliarios, documentación, así como los siguientes:

Archivo. Escritorio. Carpetas. Carpeta con relación de gastos. Buzón de archivos. Libros de cartas. Libros de ingresos. Carpetas de nomina. Carpetas de facturación. Documentos registrados en la computadora.   No es permitido que toda documentación de la empresa que este bajo la supervisión de la secretaria esté desordenados o extraviados, sin pulcritud, deteriorado, trajo sin culminar o por su irresponsabilidad propuesto para última hora.

COMUNIÓN SECRETARIAL La comunicación es la herramienta esencial a través de la cual se organiza las acciones de las personas en una organización.

Fundamentos de comunicación Proceso. Flujo de la comunicación. Ascendente. Descendente. Lateral. Beneficios de la comunicación Desaparecen la radio pasillo. Se comprenden mejor los problemas. Se moviliza la capacidad colectiva de solución de problemas. Favorece la identificación del personal. Incrementa la participación. Se establecen políticas basadas en la consulta y el consenso. Aumenta la productividad. La participación recibe el acuerdo reconocimiento. Aumenta el sentido de pertenencia.

Escrita. Verbal. Corporal. Palabras. Imágenes. Acciones. Gestos. TIPOS DE COMUNICACIÓN MECANISMO DE COMUNICACIÓN Palabras. Imágenes. Acciones. Gestos. Contextos. Escrita. Verbal. Corporal.

COMUNICACIÓN EFECTIVA Simplificación y precisión en mensajes escritos. Capacidad de escucha empática. Coherencia entre el mensaje y la acción.

DOS REGLAS BASICAS PARA TENER EN CUENTA Tres “Q” Que comunicar. Quien da la información. A quien se le va comunicar.

Tres “c” Cuando comunicar. Como comunicar. Cuanto comunicar.

Comunicación organizacional La comunicación existe siempre en las organizaciones (formal e informal). Los empleados necesitan comunicarse con sus superiores. La comunicación es un proceso continuo y acumulativo. La comunicación afectiva requiere canales múltiples con mensajes consistentes. Los canales más eficaces son los bidireccionales (con interacción).

CINCO PASOS PARA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ Mapa por ruta Enunciar el punto central en la primera oración. Establecer en donde queremos llegar. Enumerar los puntos a tratar. Una idea por vez Expresarnos al nivel y conocimiento del oyente. Sintetizar y reformular. Obtener retro alimentación. Ser especifico Cantidad, que, cuando, como, cuando. Utilizar analogías y ejemplos. Establecer la importancia de los puntos que estamos tratando. Palabras, voz cuerpo Sincronizar lo que estoy diciendo, con el tono de voz que uso, y el lenguaje del cuerpo que utilizo. Ajustamos a la realidad del oyente Ponernos en el lugar del otro.

Pasos para una comunicación eficaz Controlar Lo realmente nos están diciendo. Lo que expresan los gestos. Controlar si existe información por otra vía. Controlar si existen antecedentes. Controlar si hay señales emocionales o de cansancio.

No manejarse con suposiciones Simplemente preguntar. Atender a las emociones del otro Evitar los calificativos y las ironías. Hablar de los errores, no de la personalidad de quien los comete. Escuchar, serenar al que esta alterado antes de hablar de lo importante. Hablar moderadamente lo que sentimos. Saludar y despedir a los demás. Interesarnos en el otro.

Crear un clima de confianza Demostrar que tenemos interés en la comunidad. Evitar interrupciones. Evitar brusquedades innecesarias. Esforzarse por comprender. No irse por las ramas Explicar lo que queremos decir. Contestar lo que se nos pregunte. Aceptar las expresiones (no comenzar con no).

Reforzar y controlar el mensaje Ser flexible Recordar que nosotros también podemos equivocarnos. Pensar si vale la pena ganar la discusión. Reforzar y controlar el mensaje Averiguar si entendieron el mensaje.  

Necesidades de información de los empleados ¿Cuál es mi trabajo? ¿Cómo lo estoy haciendo? ¿A quien le interesa? ¿Cómo le va a mi sector? ¿Cómo le va a nuestra empresa? ¿Cómo puedo contribuir yo?

Destinatarios de la comunicación Empleados Familiares Sindicatos

Herramientas de comunicación Ordenes verbales. Memorándum. Revista de la empresa. Noticias del día. Cartas. Carteleras. Manual de indagación. Carteles o posters. Teléfono/e-mail. Charlas, conferencias y reuniones informativas. Cursos y seminarios de formación.