TAREA 1 Tema: El Sistema de Gestión de Calidad JULIA ELVIRA VELOZA MORALES Grupo CAT CAT Tutor Gabriel Antonio Alvarado Ortiz ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA DIRECCION DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DIPLOMADO COMPETENCIAS INSTITUCIONALES CALIDAD Y MEJORAMIENTO BOGOTÁ, D. C.

ACTIVIDAD 1 al 7 de septiembre de 2009 Objetivos: Al finalizar el estudio de la unidad temática, los participantes estarán en capacidad de elaborar propuestas de mejoramiento basadas en el Sistema de Gestión de Calidad que tiene la institución en la cual trabajan. Instrucciones: Con base en los elementos contenidos en el Sistema de Gestión de Calidad (tenga en cuenta la normatividad y los principios), desarrolle la siguiente tarea. Construya un proyecto de mejoramiento de su área, que apunte a una necesidad insatisfecha de su comunidad. Dicho proyecto debe contener los 12 principios del Sistema de Gestión de Calidad.

Para el desarrollo de esta actividad escogí como proyecto de mejoramiento el proceso de Gestión Documental, contenido en el Sistema de Gestión de Calidad y el SIGA -Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos. El problema identificado es el NO envío oportuno de los tipos documentales que conforman los expedientes contractuales de la serie contratos, lo que ha originado el tener que realizar frecuentemente procesos de organización, foliación y digitalización, ocasionando además que la documentación no esté anexada a los expedientes de acuerdo con la producción y recibo a la fecha, lo que ha originado insatisfacción por los usuarios que la consultan, así como llamados de atención por parte de los entes de control. Con este proyecto se busca mejorar ésta área y así satisfacer la comunidad de usuarios que consultan esta documentación, para lo cual se aplicaron los 12 principios del Sistema de Gestión de Calidad, contenidos en el material de apoyo tema: el Sistema de Gestión de Calidad.

2. LIDERAZGO Asesor en gestión documental 3. PARTICIPACIONDEL PERSONAL: Grupo gestión documental Personal de apoyo Técnicos y profesionales Directivos 8. RELACION CON EL PROVEEDOR Capacitaciones y talleres Comunicaciones reciprocas continuas verbales y escritas Acuerdos de seguimiento mensual a la gestión realizada 4. ENFOQUE DE PROCESOS Proceso Gestión documental 7. TOMA DE DECISIONES Ver Diagrama causa -efecto 5. ENFORQUE HACIA LA GESTION: Sistema Gestión de Calidad MECI Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos –SIGA 6. MEJORA CONTINUA Capacitación en gestión documental Inducción a la cultura de envió oportuno de la documentación (inmediato) Evaluación a través de auditorias internas 1.IDENTIFICACION : Documentación actualizada y / o disponible para consulta y toma de decisiones. 12. CALIDAD Resultado: Documentación disponible, actualizada 10. TRANSPARENCIA Ejecución de las actividades por parte de contratistas y funcionarios de planta Definición de políticas en gestión documental 9. COORDINACION. COOPERACION, ARTICULACIÒN: Revisión de Procesos con Oficina de Planeación Capacitación con Talento Humano y área administrativa Adquisiciones con presupuesto 11. SOSTENIBILIDAD Medición, evaluación y mejora continuas sobre los procesos aplicados DOCUMENTACION ACTUALIZADA Y/O NO DISPONIBLE

EFECTO Documentación actualizada y/o NO disponible Documentación enviada en forma tardía Alta rotación de contratistas Falta de continuidad en los procesos entre un contrato y otro Personal de apoyo no capacitado en gestión documental Falta de colaboración de asesores y profesionales en la entrega de la documentación Falta de control oportuno por el responsable de la gestión documental del área CASUSAS DIAGRAMA CAUSA - EFECTO