COORDINACIÓN COMERCIAL PROGRAMAS ABIERTOS 30 de junio 2013

Diseñar, implementar y ejecutar continuamente los procesos de diseño y acciones de mejora que den respuesta a las necesidades publicitarias del CCEC.

Vrs. Indicadores de procesos En el aumento de procesos no cuenta los programas de enero, febrero y marzo la mayoría realizados en diciembre. En el aumento de procesos no cuenta los programas de enero, febrero y algunos de marzo subidos a la web por Catalina. Procesos de diseño – Enero a Junio de 2013 EneroFebreroMarzoAbrilMayoJunio Total% Diplomado % Seminarios - Cursos % HTML % Ajustes Contenidos Web % Contenidos Web % Banners Web % Cerrados (Emp.l y estatal) % Redes Sociales % Comunicación % Apoyo Proyectos % Diseño Institucional % Apoyo Oficinas % Revista Cali % Procesos por mes % Procesos de diseño - Enero a Junio de 2012 EneroFebreroMarzoAbrilMayoJunio Total% Diplomado % Seminarios - Cursos % Virtuales % JPG Masivos % HTML masivos % Avisos Prensa % Folletos especiales % Redes Sociales % JPG Redes Sociales % Comunicación Interna % Apoyo cerrado % Diseño Institucional % Corrección Contenidos % Procesos por mes %

%Participación En diseño 2013 %Participación 2012 Participación sub procesos Enero – junio El proceso de corrección se coordinaba el envío y las correcciones. La corrección es realizada por un proveedor. Los nuevos procesos todos son ejecutados in house.

Descripción referencia por proceso DiplomadosDiplomados 10 folletos 1 afiche 1 plegable SeminarioSeminario 3 folletos 1 afiche 1 postal HtmlHtml 92 ing 21 ajustes ing 4 revistas Calaméo 4 Landing page (ajustes) Contenidos WEB 134 contenidos montados cali y oficinas 141 ajustes contenidos montados cali y oficinas BannersBanners 4 Portal Puj 5 Pag. WEB CCEC 12 otros medios Estatal y empresarial 5 ing 1 campaña fondos 4 apoyo material pingüinos 1 sello Enero – junio ComunicaciónComunicación Avisos prensa 10 Barranquilla 3 Bucaramanga 7 Cali Pautas revistas 1 Revista Semana 2 Revista Universitas 1 Revista Ingesocio 1 Pasto (Elite Nariño) Otros 2 Junta médica 3 Material eventos) Revista Cali 4 revistas Ref. Abril Mayo Junio Julio Apoyo oficinas Pasto 23 ing 3 revista Program. 1 mueble stand Bucaramanga 12 ing 1 revista Program. 1 mueble stand Barranquilla 11 ing 1 Pendon Institucional 1 presentación Diap. Diseño inst. 13 material inst. Apoyo Proyectos 2 ref. museo caña 3 ref. web Carvajal 1 Demo Corporativo

Logros Nuevas plantillas de diseño. Nuevas piezas publicitarias de interacción y promoción. Revista Interactiva (calaméo) Aplicación Green Marketing (pie de imprenta certificado). Autorizado por impresor Imágenes de alta calidad y creación banco de imágenes (suscripción 123RF). Diseño de landing Page, HTML 5 – Navegación Móviles. Optimización de tiempos / Estandarización de tiempos de los procesos ejecutados. Centralización de los procesos publicitarios (B/quilla, B/manga y Pasto). Centroempresa: Señalética e imágenes institucional.(Pte. Visita proveedor) Fondos institucionales de pantalla para equipos auditorios.(Pte. Autorización CSI) Lo que falta:

Indicadores de procesos

Indicadores de resultados

Medios

Indicadores de procesos

Comparativo anual Realizados

Indicadores de procesos Comparativo anual Realizados

Indicador de Resultados Comparativo anual Realizados

Indicadores de Resultados Efectividad Programación83%76% Realizados67%68% Efectividad Comercial Programación

CALI Planeación AnualPlaneación SemestralEjecutado Programación Total 122 diplomados y 60 seminarios. 58 diplomados y 33 seminarios 67 diplomados y 43 seminarios Lanzamiento 93 Diplomados y 46 seminarios 44 diplomados y 25 seminarios 51 diplomados y 37 seminarios Apertura 60 Diplomados: $ participantes 30 Seminarios: $ – 16 participantes 30 diplomados: $ – 18 participantes y 16 seminarios: $ – 16 participantes 30 diplomados: $ – 17 participantes y 19 seminarios: $ – 16 participantes Ventas Esperadas $ $ $ (96%) Indicador de Resultados

MATRIZ DE INDICADORES POR PROCESO Periodo evaluado: Enero a Junio 2013 Fecha de medición: Junio PROCESO: Gestión Comercial de programas abiertos Cálculo y desempeño # Nombre del indicador Tipo de indicador FormulaUnidades Meta del período Resultado del período Ponderac.Desempeño Desempeño ponderado 1 Cumplimiento de la programación abierta EFICACIA (# de contenidos definidos en el período / total de contenidos programados)*100 %75%80% 107%0% 2 Eficacia en la oferta de programas abietos EFICACIA (# de programas abiertos vendidos / total de programas abiertos ofertados)*100 %64%56% 87%0% 6 Cumplimiento del presupuesto de ventas EFICACIA (Ingresos por ventas / Ventas esperadas)*100 %100%96% 0% Efectividad de los medios EFECTIVIDAD (# de personas inscritas / total de personas informadas a través de los medios)*100 % 43% #¡DIV/0! 8 % Destinación de los ingresos por venta destinado a medios. EFICIENCIA (Inversión mensual en medios / ingresos por venta de los eventos promovidos)*100 %10%6% 60%0% 9 Inversión promedio en medios por persona inscrita EFICIENCIA Inversión mensual en medios / # personas inscritas $ / personas ,00 $ ,45 74%0% 10 Inversión promedio en medios por persona informada EFICIENCIA Inversión mensual en medios / # personas informada $ / personas $ ,82 #¡DIV/0!

Logros Mejoramos tiempos en definición de aperturas. Mejoramos resultados en ventas. Se continua la capacitación a los involucrados en el proceso de atención comercial de primera línea (secretarias, personal nuevo, call center Serlefin), a las Coordinadoras de las oficinas. Call Center está reportando todas las llamadas directamente en el CRM. Se incorporó agente de chat a línea de atención por la página web y se capacitó sobre la información del Centro. Se realizaron ajustes al grupo de primera línea que atiende la 8787 y se incorporaron dos personas en atención de soporte durante los días pico. Adicionalmente el call center también incoporó un agente de back up a su primera línea de atención durante las mismas horas pico. CRM funciona bajo valiosa normalidad para gestión comercial de abiertos y cerrados.

Lo que sigue… Clasificación de las áreas de interés para el CRM Ejecutar estrategia de actualización de base de datos. Realizar investigación de mercados en Oficinas. Contratar Auxiliar de Comunicaciones Seguimientos y mejoras al CRM – Implementación modulo SC Ejecución de la estrategia para la publicidad digital Ejecución de estrategia para vender diplomados en zonas alternas (Pereira, Tulua, Popayan) Diseñar estrategia para vender seminarios permanentemente

No conformidades enefebmarabrmayjun Total general Contenidos con menos de 60 no solicitados por comercial Incumplimiento con tareas asignadas 53 8 Incumplimiento Programación2 1 3 No suministro a tiempo de información comercial Reproceso por cambios en contenidos Reproceso por errores en contenidos Retrasos proyectos3 1 4 Participantes sin pago 1 1 Quejas y reclamos: clientes Falta claridad en proceso Solicitudes aplazamiento/recuperación Faltan recursos 1 1 Total general