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Publicada porJulián Contreras Gil Modificado hace 8 años
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Av. 12 de Octubre y Coruña Ed. Urban Plaza, Piso 5 www.delfosconsultancy.com C O N S U L T A N C Y
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PRESENTACIÓN DE AVANCE REDISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO LEGAL BAJO UN MODELO ESPECIALIZADO DE FÁBRICA Cliente: URIBE & SCHWARZKOPF Abril 2012
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CONTENIDO I. Status del ProyectoII. ProblemáticaIII. SoluciónIV. Puntos CríticosV. Próximos Pasos
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STATUS DEL PROYECTO % de Avance: 55% Desvío: 0% Fecha Inicio: 5/Marzo/2012 Fecha Fin: 1/Junio/2012 6 Semanas 3 Semanas 100% 5-Mar 4 Semana s 07-May1-Jun Etapa 1: Diagnóstico Situación Actual del Proceso Legal Etapa 2: Rediseño del Proceso Legal Procesos y Políticas Estructura, roles y personas Layout Acuerdos de Servicio Indicadores de Gestión (Productividad, Eficiencia) Etapa 2: Rediseño del Proceso Legal Procesos y Políticas Estructura, roles y personas Layout Acuerdos de Servicio Indicadores de Gestión (Productividad, Eficiencia) Etapa 3: Implementación del Modelo 23-Mar26-Mar04-May 66%
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ACTIVIDADES REALIZADAS Definición de estructura y perfiles Selección de personal (10 entrevistas) Elaboración de Manuales: o Manual de Políticas y Procesos o Manual Organizativo y de Funciones o Manual de Incentivos Diseño de formatos: hojas de ruta mensajero y tramitador, check list de requisitos, etc. Conceptualización y diseño de matriz inteligente Elaboración de Acuerdos de Servicio
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PUNTOS CRÍTICOS Recursos Humanos Traslado Oficina Tecnología Finanzas
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RECURSOS HUMANOS JEFE LEGAL ABOGADO 2 ABOGADO 1 TRAMITADOR ASISTENTE OPERATIVO MENSAJERO ABOGADO 3 COORDINADOR SERVICIO AL CLIENTE EJECUTIVO SERVICIO AL CLIENTE CONTADOR Personal nuevo que se incorpora el 7 de mayo 2da Etapa de Selección - junio JEFE LEGAL ABOGADO 2 ABOGADO 3 COORDINADOR SERVICIO AL CLIENTE EJECUTIVO SERVICIO AL CLIENTE CONTADOR ASISTENTE OPERATIVO REPRESENTANTE LEGAL PRESIDENTE
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RECURSOS HUMANOS DEFINICIONES Fecha de salida Jefe Legal Actual (máximo viernes 4 de mayo) Comunicación formal a personal que trabaja actualmente en Departamento Legal, sobre la creación de nueva empresa y nuevos lineamientos. Comunicación formal a todos los empleados de Uribe&Schwarzkopf sobre creación de nueva empresa y realización de Acuerdos de Servicio
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TRASLADO OFICINA DEFINICIONES A partir del 7 de mayo personal debería poder ubicarse en la oficina donde funcionará HomeLaw: Coordinador de Servicio al Cliente y Ejecutivo de Servicio al Cliente en nueva casa de Uribe&Schwarzkopf Otros empleados en la nueva oficina asignada para Home Law Adquisición de impresoras y equipos necesarios para la operación
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TRASLADO OFICINA DISTRIBUCIÓN FÍSICA Jefe Legal Asistente Operativa Abogado Contador Otros ARCHIVOARCHIVO
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TECNOLOGÍA Falta de Seguimiento y Control Falta de conocimiento de estado actual de trámites Inexistencia de información por Proyectos Información y documentación no compartida entre Departamentos Doble digitación de información Agendamiento de Citas a la misma hora, generando colas y esperas Atendimiento no personalizado Cliente desinformado PROBLEMÁTICA
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DEPARTAMENTO LEGAL Generación automática de minutas y ordenes de entrega Reproducción automática de hoja de ruta de tramitador y mensajero Generación de Indicadores por Cliente y Proyecto Acceso a Matriz de Control a Gerencia y otras áreas interesadas Registro de actividades Depto Legal Registros por Proyectos y ventas Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos Responsables del trámites y de proyectos Estatus de Trámite y Proyecto Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad) Registro de actividades Depto Legal Registros por Proyectos y ventas Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos Responsables del trámites y de proyectos Estatus de Trámite y Proyecto Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad) Control y Seguimiento de Trámites Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites Atención dedicada y personalizada a Clientes Clientes informados Calidad en Atención al Cliente Agenda Electrónica Desarrollo para importación de datos MÓDULOS DE VENTAS, SERVICIO AL CLIENTE Y CARTERA (HYSI): Información de Proyectos, Ventas y Clientes Selección y configuración de herramienta SOLUCIÓN TECNOLOGÍA Valor desarrollo:$1500 Proveedor: Buider Solution
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DEPARTAMENTO LEGAL Registro de actividades Depto Legal Registros por Proyectos y ventas Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos Responsables del trámites y de proyectos Estatus de Trámite y Proyecto Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad) Registro de actividades Depto Legal Registros por Proyectos y ventas Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos Responsables del trámites y de proyectos Estatus de Trámite y Proyecto Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad) Control y Seguimiento de Trámites Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites Atención dedicada y personalizada a Clientes Clientes informados Calidad en Atención al Cliente Agenda Electrónica Desarrollo para importación de datos MÓDULOS DE VENTAS, SERVICIO AL CLIENTE Y CARTERA (HYSI): Información de Proyectos, Ventas y Clientes Selección y configuración de herramienta Generación automática de minutas y ordenes de entrega Reproducción automática de hoja de ruta de tramitador y mensajero Generación de Indicadores por Cliente y Proyecto Acceso a Matriz de Control a Gerencia y otras áreas interesadas Escenario 1:Desarrollo TECNOLOGÍA
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DEPARTAMENTO LEGAL Registro de actividades Depto Legal Registros por Proyectos y ventas Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos Responsables del trámites y de proyectos Estatus de Trámite y Proyecto Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad) Registro de actividades Depto Legal Registros por Proyectos y ventas Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos Responsables del trámites y de proyectos Estatus de Trámite y Proyecto Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad) Control y Seguimiento de Trámites Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites Atención dedicada y personalizada a Clientes Clientes informados Calidad en Atención al Cliente Generación automática de minutas y ordenes de entrega Reproducción automática de hoja de ruta de tramitador y mensajero Generación de Indicadores por Cliente y Proyecto Acceso a Matriz de Control a Gerencia y otras áreas interesadas Escenario 2: Sin Desarrollo TECNOLOGÍA
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FINANZAS DEFINICIONES Definir valor de Fee Mensual por áreas de Apoyo Definir gastos que ingresarán directamente a Homelaw y gastos que serán presentado mediante factura por las dos compañías Definir temas de inversión
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PRÓXIMAS ACTIVIDADES Envío de Manuales, Formatos y Documentos para Aprobación de Uribe&Schwarzkopf y Lexvalor (semana 30 de abril) Aprobación y cierre de Acuerdos de Servicio Presentación Final Etapa de Rediseño (semana 30 de abril) Capacitación Personal (7 de mayo) Implementación y acompañamiento (7 de mayo al 4 de junio)
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www.delfosconsultancy.com Av. 12 de Octubre y Coruña Edificio Urban Plaza, Piso 5 Quito - Ecuador C O N S U L T A N C Y
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