ESTUDIOS DE USUARIOS EN ARCHIVOS LUIS FERNANDO JAÉN GARCÍA PROFESOR CATEDRÁRTICO UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

AGENDA 1- Introducción. 2- Importancia de los estudios de usuarios. 3- Metodología para la realización de estudios de usuarios en archivos.

INTRODUCCIÓN

INTRODUCCIÓN 1 -Los estudios de usuarios nacen en el campo de la Bibliotecología. -Década de 1980 en USA: -Primeros estudios de usuarios en archivo. -Aplicando la metodología de la Bibliotecología.

INTRODUCCIÓN 2 -Se adecuan los postulados teóricos y metodológicos de la Bibliotecología a la Archivística. -Importancia de que en los archivos se indague sobre las necesidades informativas de los usuarios. -Usuarios: razón de ser de los archivos.

INTRODUCCIÓN 3 Conceptualización de estudio de usuarios: “Investigación de corte cuantitativo y cualitativo que permite analizar, a partir de la aplicación del método indirecto y el método directo, las necesidades, deseos, hábitos, demandas y usabilidad de la información; asimismo, la evaluación los servicios y productos archivísticos, los recursos y la infraestructura, entre otros”

IMPORTANCIA DE LOS ESTUDIOS DE USUARIOS

IMPORTANCIA DE LOS ESTUDIOS DE USUARIOS 1 1- Permiten conocer e identificar a los usuarios: perfil. 2- Determinar necesidades, demandas y usabilidad de información. 3- Evaluación de los servicios y productos archivísticos.

IMPORTANCIA DE LOS ESTUDIOS DE USUARIOS 2 4- La planificación de nuevos servicios y productos. 5- Tomar decisiones sobre cambios, renovaciones o eliminaciones de los servicios y productos. 6- Analizar los patrones de consumo y uso de la información por parte de los usuarios.

IMPORTANCIA DE LOS ESTUDIOS DE USUARIOS 3 7- Cambiar políticas que restringen la satisfacción de los servicios. 8- Adaptación del programa de descripción acorde con las necesidades de los usuarios. 9- Evaluación de los recursos humanos, materiales y tecnológicos del archivo.

IMPORTANCIA DE LOS ESTUDIOS DE USUARIOS Evaluar la infraestructura del archivo. 11- Establecer políticas de conservación y digitalización de los documentos. 12- Establecer programas de formación de usuarios.

IMPORTANCIA DE LOS ESTUDIOS DE USUARIOS 5 - Tomar decisiones sobre diversos aspectos del archivos: -Políticas de gestión de información. -Programa de formación de usuarios. -Tratamiento archivístico de la documentación. -Políticas de digitalización. -Asignación de recursos. -Creación de nuevos productos y servicios. -Programa de difusión. -Políticas de calidad.

METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE ESTUDIOS DE USUARIOS EN ARCHIVOS

METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE LOS ESTUDIO DE USUARIOS - Los estudio de usuarios no se pueden manipular ni a favor ni en contra del archivo, la institución o alguien. -Metodología utilizada en los estudios de usuarios: -Análisis del entorno interno y externo. -Método indirecto. -Método directo.

ANÁLISIS DEL ENTORNO INTERNO

ENTORNO INTERNO 1 1- Reseña histórica 2- Marco filosófico -Misión -Visión -Objetivos -Políticas -Funciones -Estructura organizativa -Recursos: humanos, financiero, materiales y tecnológicos -Servicios y productos

ENTORNO EXTERNO

ENTORNO EXTERNO 1 -Analiza aspectos relacionados con el contexto donde está circunscrito el archivo: 1- Territorialidad: Ubicación, provincia, cantón, distrito. 2- Demográficos: Población del área donde está el archivo. 3- Económicos: Principales actividades económica.

ENTORNO EXTERNO 2 4- Educativos: Centros educativos en el entorno del archivo. 5- Sociales: Principales componentes, composición social del entorno. 6- Políticos: Entidades gubernamentales en el entorno.

ENTORNO EXTERNO 3 7- Culturales: Existencia de entidades culturales. 8- Entidades privadas: Existencia y naturaleza. 9- Oportunidades y amenazas del entorno.

MÉTODO INDIRECTO

MÉTODO INDIRECTO 1 -Los datos se obtienen de forma indirecta de los usuarios, sin tener que consultar a ellos. -Mide aspectos cuantitativos de la demanda y usabilidad de la información.

MÉTODO INDIRECTO 2 -Instrumentos de control de la información: -Registro de usuario. -Registro de consulta. -Boleta de préstamo de documento. -Boleta de reprografía.

REGISTRO DE USUARIO

REGISTRO DE USUARIO 1 -Proporciona los datos personales y profesionales de cada uno de los usuarios. -La aplicación es de forma individual, es decir, uno por cada usuario que acude al archivo. -Permite conocer el perfil del usuario.

REGISTRO DE CONSULTA

-Los tipos de consultas que se realizan. -La cantidad de consultas que se realizan. -Medios por los que realizan las consultas.

BOLETA DE PRÉSTAMO

BOLETA DE PRÉSTAMO 1 - Tiene dos finalidades: -Controlar el préstamo de los documentos custodiados en el archivo. -Sirve de prueba para establecer responsabilidades ante cualquier situación que le ocurra a la documentación prestada.

BOLETA DE PRÉSTAMO 2 -Cantidad de préstamo: día, semana, mes, etc. -Fondos o series demandas. -Tipología de usuario que acude al archivo: interno o externo.

BOLETA DE PRÉSTAMO 3 -Usabilidad de información: gestiones administrativas, toma de decisiones, investigación, ocio, etc. -Procedencia de los usuarios: nacionales o extranjeros. -Género

BOLETA DE REPROGRAFÍA

BOLETA DE REPROGRAFÍA 1 -Control de la documentación que se reproduce por algún medio mecánico o automatizado. -Determinar qué se reproduce y por qué medios. -Actuación antes los medios de reproducción: mantenimiento, reparación o compra de equipo.

BOLETA DE REPROGRAFÍA 2 - Cantidad de reprografías: día, semana, mes, etc. -Fondos o series más reproducidas: -Políticas de conservación. -Digitalización.

BOLETA DE REPROGRAFÍA 3 - Medios de reproducción: -Fotocopias. -Microfilmes. -Impresos. -Cámara digital.

MÉTODO DIRECTO

MÉTODO DIRECTO 1 -Se aplica directamente a los usuarios, previa identificación de la población: usuarios reales. -Permite conocer la percepción, la calidad, las opiniones, las valoraciones, la evaluación, etc. sobre diversos aspectos del archivo. -Analiza aspectos cualitativos.

MÉTODO DIRECTO 2 -Permite determinar necesidades de información. -Evaluación de la infraestructura, equipamiento y mobiliario. -Servicios: calidad, oportunidad, horario, etc. -Atención: trato, amabilidad, cordialidad, empatía, apoyo.

MÉTODO DIRECTO 3 - Instalaciones: iluminación, ventilación, ruido, ubicación física, señalética. -Equipo: actualidad, disponibilidad, accesibilidad. -Mobiliario: ergonomía, estado, dimensiones.

MÉTODO DIRECTO 3 - Se aplican las técnicas de recolección de datos: -Cuestionario. -Entrevista. -Observación. -Grupos focales.

LUIS FERNANDO JAÉN GARCÍA PROFESOR CATEDRÁTICO SECCIÓN DE ARCHIVÍSTICA ESCUELA DE HISTORIA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA