NORMOGRAMA INSTITUCIONAL OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO (OACI ) SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES APLICABLES A LOS PROCESOS Dra. Sandra Milena Rodríguez. Apoyo, Oficina Asesora de Control Interno (OACI) 21 de abril de 2015

OBJETIVO GENERAL: Evaluar la aplicación del procedimiento, GJ-PR-1 PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES Y NORMATIVOS VERSION 2 FECHA 09/02/2015 en los procesos de gestión jurídica, gestión de recursos, gestión para personas, seguimiento, evaluación y mejora continua, gestión del conocimiento y la comunicación y direccionamiento estratégico y evaluar la aplicación del noveno lineamiento de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales NTD-SIG 001:2011.

ALCANCE: Evaluación de la inclusión de Requisitos Legales mediante el seguimiento, autoevaluación y cumplimiento de las directrices GJ-PR-1 PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES Y NORMATIVOS VERSION 2 FECHA 09/02/2015 y la aplicación de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales NTD-SIG 001:2011 (noveno lineamiento), para los procesos de gestión jurídica, gestión de recursos, gestión para personas, seguimiento, evaluación y mejora continua, gestión del conocimiento y la comunicación y direccionamiento estratégico, en el periodo comprendido entre el 03 de marzo al 31 de marzo, así como la actualización del normograma institucional con la normatividad interna y externa

OPORTUNIDADES DE MEJORA  Se presenta incumplimiento del PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES Y NORMATIVOS, GJ-PR-1 VERSION 2 FECHA 09/02/2015.  Se evidencia que los líderes de proceso que son los responsables de diligenciar el formato“GJ-FO-5 Matriz Registro Evaluación Requisitos Legales”, lo hacen de manera incompleta.

En la matriz “GJ-FO-4 NORMOGRAMA INSTITUCIONAL, se evidencia que no se está haciendo la actualización, ni se están reportando el conjunto de normas aplicables a cada proceso como sucede con el proceso de gestión del conocimiento y la comunicación que no cuenta con ninguna norma publicada. La normatividad reportada por cada líder de proceso para la construcción del normograma institucional GJ-FO-4, se encuentra con errores e incompleta. Los líderes de los proceso, no comunican oportunamente en el Formato GJ-FO-3 el los cambios en los requisitos legales. Se evidencia que no se le esta dando pleno cumplimiento al noveno lineamiento de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales NTD-SIG 001:2011.

RECOMENDACIONES 1.Formular el plan de mejoramiento con base en el informe de evaluación y seguimiento de requisitos legales (normograma institucional ). 2.A la oficina Asesora Jurídica como responsable del procedimiento, se le sugiere liderar la adherencia a éste y realizar la actualización del Normograma Institucional, ajustándose a la norma. 3.A los Líderes de proceso como responsables de actualizar la Matriz de Requisitos, es importante que socialicen las normas aplicables a cada proceso con su equipo de trabajo, antes de ser subidas a la matriz normograma institucional.