Gerencia de Compras – Pregrado Nocturno Sesión 2 (Continuación): Las Estrategias de Compras y los procesos de Suministros. Políticas de Compras Lic. Raquel Nocerino Bossi Octubre 2003

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de definición y análisis necesidades Definición de la necesidad Desarrollo de las especificaciones Análisis de “Comprar” o “Hacer”: Ahorro incremental (Costos variables), TIR, y Matriz de decisión Establecer los principales “milestones” y el “timing” Calcular los costos Obtención de autorización y aprobación para continuar PASO 1

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de definición y análisis necesidades Tipos de especificaciones: Especificaciones de diseño: Detalla las características físicas (dimensiones, espesores, peso, materiales, etc.) de lo que debe ser ofertado. El riesgo es de la empresa compradora Especificaciones de desempeño: Especifica en atributos medibles, lo que el producto o servicio debe lograr en términos operacionales. El riesgo es del proveedor Especificaciones funcionales: Se refiere cuando el suplidor describe el uso final del producto para estimular su competencia comercial, frente a otros productos. Es una consecuencia de las especificaciones de desempeño, y el riesgo es del proveedor PASO 1

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de definición y análisis necesidades Definición de la necesidad Desarrollo de las especificaciones Análisis de “Comprar” o “Hacer”: Ahorro incremental (Costos variables), TIR, y Matriz de decisión Establecer los principales “milestones” y el “timing” Calcular los costos Obtención de autorización y aprobación para continuar PASO 1

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de definición y análisis necesidades Alternativas de Procura: Comprar o Hacer Leasing o Comprar Comprar o Rentar Leasing o Rentar Comprar Nacional o Internacional PASO 1

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de definición y análisis necesidades Alternativas de Procura: Comprar o Hacer Factores de análisis: HACER Menor costo (aunque no siempre) Fácil integración de las operaciones Uso de capacidad ociosa Mantener diseño/producción en forma confidencial Control directo Evitar fuentes no seguras de suministros Estabilizar la fuerza de trabajo PASO 1

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de definición y análisis necesidades Alternativas de Procura: Comprar o Hacer Factores de análisis: COMPRAR Menor costo (aunque no siempre) Utilizar habilidades de proveedores Volúmenes pequeños de producción (costo inefectivo de HACER) Tener capacidad de producción o habilidades limitadas Evitar incremetar la fuerza de trabajo Mantener múltiples fuentes de suministros Control indirecto PASO 1

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de definición y análisis necesidades Alternativas de Procura: Leasing o Comprar; Comprar o Rentar, y Leasing o Rentar Estas decisiones normalmente se toman sobre la base de factores financieros Los Contratos de Leasing usualmente son una opción de más largo plazo que los de alquiler. Son, de hecho, una modalidad crediticia dentro del financiamiento a mediano y largo plazo, ofrecida por los Bancos Universales y las Arrendadoras Financieras, mediante el cual el cliente, que puede ser una persona jurídica o natural, puede disponer inmediatamente de equipos, maquinarias e inmuebles PASO 1

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de definición y análisis necesidades Alternativas de Procura: Leasing o Comprar; Comprar o Rentar, y Leasing o Rentar El Leasing o Arrendamiento Financiero es un contrato de Renta, pero al final existe una opción de compra pre-establecida en el Contrato inicial, por un costo mínimo llamado valor de rescate El Leasing le otorga a la arrendataria (cliente) el uso y goce de un bien, a cambio de una renta que pagará a un arrendadora, sin afectar su tesorería ni su capital de trabajo PASO 1

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de definición y análisis necesidades Alternativas de Procura: Leasing o Comprar; Comprar o Rentar, y Leasing o Rentar En el Contrato de Leasing se establece lo siguiente: Valor del bien, plazo del arrendamiento, tasa de interés, opción terminal a precio inferior al de mercado (valor de rescate) Los equipos son propiedad de la arrendataria en términos fiscales, pero propiedad de la arrendadora en términos jurídicos ¿Qué significa?... PASO 1

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de definición y análisis necesidades Alternativas de Procura: Leasing o Comprar; Comprar o Rentar, y Leasing o Rentar La arrendataria tiene derecho a la depreciación, sin embargo también paga el impuesto a los activos, cuando aplique. Adicionalmente, tiene que liquidar el IVA del equipo dentro del pago inicial La arrendadora, por su parte, tiene la titularidad del bien. Se puede definir como un préstamo donde la cuota se paga a cambio de la cesión del uso inmediato del bien PASO 1

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de definición y análisis necesidades Alternativas de Procura: Leasing o Comprar; Comprar o Rentar, y Leasing o Rentar Bienes objeto de Arrendamiento Financiero: Inmuebles: Galpones, locales comerciales, etc. En estos casos, el inmueble puede ser nuevo o usado, en cuyo caso se soliciatará un avalúo del mismo Muebles: Equipos, maquinaria de cualquier tipo, local o importada, nueva o usada (previo avalúo) y medios de transporte, entre otros PASO 1

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de definición y análisis necesidades Alternativas de Procura: Leasing o Comprar; Comprar o Rentar, y Leasing o Rentar Plazos del Arrendamiento Financiero: Generalmente son entre 1 a 5 años, dependiendo del bien arrendado Para maquinaria y equipos: de 12 a 48 meses Para inmuebles: entre 16 a 60 meses PASO 1

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de definición y análisis necesidades Alternativas de Procura: Leasing o Comprar; Comprar o Rentar, y Leasing o Rentar Claúsulas del Arrendamiento Financiero: Precio: Se puede financiar hasta el 100% del valor del bien y tiene todas las ventajas del uso y beneficio económico que le proporciona el bien objeto de arrendamiento Valor de Rescate: Varía entre el 1% y el 3% del precio del bien Opción de Compra: Es la facultad que se le otorga al arrendatario para obtener la propiedad del bien arrendado, mediante el pago de un valor de rescate PASO 1

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de definición y análisis necesidades Alternativas de Procura: Leasing o Comprar; Comprar o Rentar, y Leasing o Rentar Claúsulas del Arrendamiento Financiero: Tasas de interés: Dado que el canon de arrendamiento financiero consta de amortización del precio (capital) y comisiones (generalmente entre el 1% al 3%) y recargos (intereses), en caso de mora, sólo se pueden cobrar intereses sobre la porción de capital incluida en la cuota y en ningún caso sobre la porción de intereses Canon adelantado: Si se utiliza, pero es negociable PASO 1

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de definición y análisis necesidades Alternativas de Procura: Leasing o Comprar; Comprar o Rentar, y Leasing o Rentar Ventajas del Arrendamiento Financiero: Se conoce con certeza el precio de la compra al final del plazo, ya que se pacta dentro del contrato inicial Libera el capital de trabajo para usos más productivos Pagos deducibles del ISLR Representa una línea de crédito adicional, manteniendo disponibles las ya autorizadas por otras fuentes PASO 1

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de definición y análisis necesidades Alternativas de Procura: Leasing o Comprar; Comprar o Rentar, y Leasing o Rentar Ventajas del Arrendamiento Financiero: Protege al cliente de los riesgos de obsolescencia, la opción de compra es una alternativa no obligada Existe otra modalidad que funciona igual al arrendamiento financiero: SALE & LEASE BACK Ocurre cuando un activo a ser arrendado es propiedad del cliente, y éste es comprado por el banco o arrendadora para arrendárselo al mismo cliente, lo cual le brinda una mejoría en su Tesorería PASO 1

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de definición y análisis necesidades Alternativas de Procura: Leasing o Comprar; Comprar o Rentar, y Leasing o Rentar Desventajas del Arrendamiento Financiero: Como el plazo máximo para inmuebles es de 60 meses, las cuotas podrían verse más afectadas que un préstamo hipotecario La institución financiera es la que compra el bien para arrendárselo al solicitante motivo por el cual tanto la factura como el documento de propiedad se elaboran a su nombre. No exite la figura de RESERVA DE DOMINIO como los préstamos de vehículos, ni de HIPOTECA como garantía en el caso de los inmuebles. Por tanto, el gasto por traspaso de la propiedad del bien podría ser alto PASO 1 Crédito con garantía Prendaria Compra-Venta a plazos con Reserva de Dominio

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de búsqueda de Proveedores El inicio de este proceso ocurre con el envío al Departamento de Compras de la Solicitud o Requisición de Compra Evaluación/Confirmación de Especificaciones Determinación de proveedores Pre-calificados (Revisión del Desempeño pasado/Base de Datos autorizadas de suplidores) Generación/Preparación del paquete de Licitación/Cotización PASO 2 Fabricación de Tanques – Puerto Cabello

“Bidder Conferences”: Notificaciones Escritas Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de Licitación/ Solicitud Cotizaciones Esquemas de Negociación: No hay proceso de negociación El precio de la oferta está determinado por las fuerzas competitivas del mercado (Licitaciones cerradas) El precio está determinado por un proceso de negociación: Request for Information (RFI) Request for quotation (RFQ) Request for Proposal (RFP) PASO 3 “Bidder Conferences”: Aclaratorias o Notificaciones Escritas

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de Licitación/ Solicitud Cotizaciones Procesos de Negociación: Request for Information (RFI): Utilizado para obtener información de compras con propósitos de planificación (Planning information) Una práctica de negocio que permite establecer una referencia de precio con proveedores autorizados o no (Propósitos informativos) No implica compromiso de compra ni la empresa compradora está obligada a iniciar un proceso formal de adquisición Pudiera ser el primer contacto con los proveedores en el proceso de negociación PASO 3

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de Licitación/ Solicitud Cotizaciones Procesos de Negociación: Request for Quotation (RFQ): Solicitud de Cotizaciones Para el sector privado, algunas veces, los RFQ y RFP son considerados como iguales Aplica a aquellos requerimientos que no estén negociados a través de Contratos o Convenios de Suministros (es decir, que deban seguir un proceso de Licitación abierto (Open Bid) o cerrado (con/sin Auditoría Interna/Externa) – Generalmente, procesos de compras recurrentes El proceso de Solicitud de Cotizaciones normalmente está amparado por dos o tres oferentes autorizados. Las excepciones a esta política deben estar debidamente documentadas y aprobadas previamente PASO 3

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de Licitación/ Solicitud Cotizaciones Procesos de Negociación: Request for Quotation (RFQ): Solicitud de Cotizaciones El comprador no tendrá que solicitar cotizaciones, cuando pueda demostrar algunos de los siguientes casos: Ciertos servicios profesionales o técnicos en lo que se conozca el grado de competencia del personal (el precio no es el único factor a considerar, sino también la capacidad del personal, conocimientos y pericia del trabajo) Cuando el monto total de la compra sea tan reducido que no justifique el proceso de Solicitud de Cotización PASO 3

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de Licitación/ Solicitud Cotizaciones Procesos de Negociación: Request for Quotation (RFQ): Solicitud de Cotización Cuando los artículos sólo puedan obtenerse de una sola fuente de abastecimiento (Proveedores únicos) Cuando la compra sea de emergencia El proceso de solicitud de cotizaciones puede realizarse en forma telefónica o escrita, dependiendo del tipo de compra a realizar y de los montos de la adquisición (políticas de compras). Sin embargo, cada análisis de ofertas debe estar documentado debidamente PASO 3

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de Licitación/ Solicitud Cotizaciones Procesos de Negociación: Request for Proposal (RFP): Solicitud de Propuestas o Licitaciones El RFP es el proceso más costoso para el Vendedor o Proveedor, ya que éste no sólo debe demostrar ser competitivo en costo, sino también en desempeño técnico, historia gerencial de la empresa, calidad, instalaciones, manejo de subcontratistas (si es el caso), entre otros El departamento de compras es el que prepara un RFP, el cual contiene todos los términos y condiciones que estarán incorporados en el Contrato resultante PASO 3

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de Licitación/ Solicitud Cotizaciones Procesos de Negociación: Request for Proposal (RFP): Solicitud de Propuestas o Licitaciones Procesos de este tipo implican compras mayores o proyectos (Procesos Licitatorios) – Compras no recurrentes, generalmente Las ventajas de un RFP: Es fácil de analizar y comparar, ya que la solicitud de propuestas están hechas bajo los mismos términos y condiciones El comprador gana una mejor posición de negociación El tiempo y esfuerzo requerido para negociaciones se reduce PASO 3

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de Licitación/ Solicitud Cotizaciones Procesos de Negociación: Request for Proposal (RFP): Solicitud de Propuestas o Licitaciones Los dilemas en un RFP: Negociaciones planeadas ¿Cuánto es lo máximo que está dispuesto a pagar el comprador?. Debe definir estrategias y tácticas ¿Cuánto es lo máximo que está dispuesto a aceptar el proveedor?. Debe definir estrategias y tácticas Seleccionar el tipo de contrato (Próxima sesión) PASO 3

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de Selección de Proveedores La selección del proveedor Elaboración y firma del Contrato u Orden de Compra Elementos a considerar: Acuerdo mutuo Consideraciones: Ej. Pagos Iniciales Capacidad Contractual Propósito legal PASO 4

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de Gerencia de Contratos/ Gerencia de la O/C “Change Management”: Manejar las modificaciones contractuales o de la Orden de Compra Interpretación de Especificaciones (Garantizar términos y condiciones contractuales) y garantía de la calidad indicada Manejo de Subcontratistas Supervisión de fabricación Resolución de disputas Manejo del Calendario de entregas Manejo del Calendario de pago Cierre de Contrato o de la Orden de Compra PASO 5

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de definición y análisis necesidades Definición de la necesidad Desarrollo de las especificaciones Análisis de “Comprar” o “Hacer”: Ahorro incremental (Costos variables), TIR, y Matriz de decisión Establecer los principales “milestones” y el “timing” Calcular los costos Obtención de autorización y aprobación para continuar PASO 1

Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de definición y análisis necesidades Definición de la necesidad Desarrollo de las especificaciones Análisis de “Comprar” o “Hacer”: Ahorro incremental (Costos variables), TIR, y Matriz de decisión Establecer los principales “milestones” y el “timing” Calcular los costos Obtención de autorización y aprobación para continuar PASO 1 Precios de Transferencia