Jefe del Sistema de Gestión de la Calidad y Ecoeficiencia TALLER: “SERVICIOS Y HERRAMIENTAS PARA EL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO” Econ. Yusith Vega Odes Jefe del Sistema de Gestión de la Calidad y Ecoeficiencia

Tema: Planeamiento y Buenas Prácticas en Gestión.

Una gran labor comercial y una correcta dirección de las operaciones no es suficiente para poder dirigir una empresa con efectividad; es imprescindible dotarse de una adecuada gestión empresarial, que pueda orientar a la compañía hacia los objetivos marcados por ésta. La información, el orden y el control son claves para el éxito a medio y largo plazo.  

Planeamiento Estratégico ¿Quiénes somos? - ¿Por qué existimos? El Planeamiento estratégico es el punto de partida del proceso de planificación de la organización, donde se identifican las orientaciones fundamentales que guiarán en el mediano y largo plazo el funcionamiento de la institución; en tal sentido, cobra importancia para poder dar respuesta a las siguientes preguntas: ¿Quiénes somos? - ¿Por qué existimos? ¿Hacia donde vamos?

¿Qué es un plan estratégico? Para que sirve un plan estratégico Es un documento en el que los responsables de una institución reflejan cual será la estrategia a seguir por su compañía en el mediano plazo. Por ello, un plan estratégico se establece generalmente con una vigencia que oscila entre 1 y 3 años como máximo. Para que sirve un plan estratégico Para definir los objetivos de la institución y cuáles son las mejores acciones que deben llevarse a cabo para alcanzar dichos objetivos. Facilitando con ello la gestión de la organización al hacerla más transparente, asignar políticas concretas a los diversos sectores implicados y permitir la evaluación en función del cumplimiento de las actuaciones especificadas.

En el Planeamiento Estratégico se define: 1.-Filosofía Institucional: Misión, Visión, Objetivos Estratégicos, Objetivos Específicos y los Valores institucionales. 2.-Diagnostico Estratégico: Se elabora la Matriz FODA, realizando el Análisis Interno (Fortalezas y Debilidades) y Análisis Externo (Oportunidades y Amenazas); finalmente se define el Plan de Acción por Áreas y los Indicadores de Gestión. 3.-Elaboración del Presupuesto: por Áreas y luego el institucional. (Definición de recursos necesarios). 4.-Monitoreo: Control de cumplimiento del plan de Acción y revisión de cumplimiento de metas de los Indicadores de Gestión. Revisión y/o restructuración del plan de acción.

Importancia de los Indicadores Herramienta para evaluar las actividades implementadas o desarrolladas. “El control de gestión mediante el uso de indicadores, es un proceso mediante el cual, la organización se asegura de la obtención de recursos, y del empleo eficaz, y eficiente de tales recursos en el cumplimiento de los objetivos organizacionales”. “Todo lo que se puede medir, se puede mejorar” Peter Drucker

Importancia de la Comunicación Es necesario comunicar el Plan Estratégico a todos los niveles de la organización y explicarse en detalle. "Si no sabemos a dónde vamos, es probable que no lleguemos a ninguna parte"  

Buenas Prácticas en Gestión.

Buenas Prácticas en Gestión - Enfoque de Procesos Actuar Planificar Verificar Hacer Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las politicas de la organización. Hacer: Implementar los procesos. Verificar: realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las politicas, objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados. Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

Planeamiento Estratégico Buenas Prácticas/Sistemas de Gestión Deben estar alineados

¿Qué son Buenas Prácticas en Gestión?

Las Buenas Prácticas en Gestión o prácticas exitosas son soluciones que han probado ser eficientes y eficaces para cumplir una tarea, resolver un problema, alcanzar una meta u objetivo o aprovechar o crear una oportunidad y por lo tanto pueden ser replicadas.

Importancia y beneficios de implementar Buenas Prácticas en Gestión.

La implementación de Buenas Prácticas en Gestión en las instituciones logra: 1.- Ayudar a las empresas e instituciones a trabajar en equipo. 2.- Trabajar con procesos debidamente documentados que facilitan la producción de bienes y/o servicios debidamente estandarizados, asegurando la homogeneidad de los resultados. 3.- Marcar una ventaja competitiva en el mercado. (Mejora la competitividad). 4.- Reducción de las mermas y/o duplicidad de procesos; generando mayor rentabilidad al negocio. 5.- Aumentar el grado de satisfacción del cliente; la institución está siempre atenta a las necesidades del cliente.

6.- Mayor estabilidad en el desempeño de las labores de los colaboradores. 7.- Facilitar el acceso al mercado Internacional. 8.- Aportar a la mejora de la imagen de la institución. 9.- La institución empieza a trabajar y diseñar sus estrategias en base a los resultados de sus “Indicadores de Gestión”. 10.- La Mejora Continua se convierte en el objetivo permanente de todos los que conforman la institución.

Importancia y beneficios de Implementar Buenas Prácticas en Gestión Las BPG no son solo herramientas al alcance de las grandes empresas, sino que las medianas y pequeñas empresas con mayor razón pueden conseguir los beneficios y obtener mayor provecho derivados de su implantación y su mantenimiento. El incremento de la eficiencia, el aumento de la credibilidad tanto en la empresa como en los productos y servicios que brinda, el aumento de la confianza que los clientes tienen en la empresa, posicionarse en el mercado interno y la posibilidad de la apertura de nuevos mercados internacionales para exportar, teniendo la posibilidad de ampliar el mercado; son los resultados del manejo eficiente de un Sistema de Buenas Prácticas en Gestión.

Modelo de Buenas Prácticas en Gestión para las Cámara de Comercio.

Requisitos: Metodología estándar para la elaboración de un Plan Estratégico Institucional de las Cámaras. Modelo de un organigrama base, con una estructura mínima que evite gastos administrativos innecesarios. Establecimiento de perfiles de competencia para cada uno de los cargos principales, estandarizando requisitos en cuanto a educación, formación, habilidades y experiencias. Procedimientos estandarizados de los servicios comunes que brindar las Cámaras de Comercio.

Encuestas de satisfacción estandarizadas para medir la satisfacción de los asociados y clientes en general. Estandarización de Indicadores de Gestión para medir la eficacia y eficiencia de los servicios y procesos comunes. Procedimientos estandarizados para la atención de quejas y reclamos. Estándares mínimos de Seguridad Informática (hardware) para brindar seguridad y protección a la información de la Cámara.

Jefe del Sistema de Gestión de la Calidad y Ecoeficiencia TALLER: “SERVICIOS Y HERRAMIENTAS PARA EL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO” Econ. Yusith Vega Odes Jefe del Sistema de Gestión de la Calidad y Ecoeficiencia