OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Jorge Enrique Vergara Vergara RENDICIÓN DE CUENTAS 2015 OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Jorge Enrique Vergara Vergara

RENDICIÓN DE CUENTAS 2015 2. ARTICULACIÓN CON LA MISIÓN Y VISIÓN INSTITUCIONAL. La Oficina Asesora de Control Interno, en cumplimiento de sus cinco roles (Administración del riesgo, asesoría y acompañamiento, seguimiento y evaluación, relación con entes externos y Generar una cultura de autocontrol), contribuye para que los planes, programas y proyectos establecidos por la Institución, se lleven a cabo de acuerdo a los procesos, procedimientos, normas internas y externas aplicables, con criterios de eficacia, eficiencia, economía, transparencia y moralidad, y así cumplir la misión y visión institucional. Elaboró: Yeniffer Latorre Casas-Joaquin Medina Aprobó: Jorge Enrique Vergara Vergara Oficina OACI- 2015

3. PROYECTOS Y METAS DE LA OFICINA RENDICIÓN DE CUENTAS DE 2015 3. PROYECTOS Y METAS DE LA OFICINA Dar 100% cumplimiento al programa de Seguimientos y Auditorias para 2015. Elaboró: Yeniffer Latorre Casas-Joaquin Medina Aprobó: Jorge Enrique Vergara Vergara Oficina OACI- 2015

3. PROYECTOS Y METAS DE LA OFICINA RENDICIÓN DE CUENTAS DE 2015 3. PROYECTOS Y METAS DE LA OFICINA Gestión de enero a marzo de 2015. Elaboró: Yeniffer Latorre Casas-Joaquin Medina Aprobó: Jorge Enrique Vergara Vergara Oficina OACI- 2015

SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO Y ACCIONES DE CUMPLIMIENTO RENDICIÓN DE CUENTAS DE 2015 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO Y ACCIONES DE CUMPLIMIENTO Opciones de Mejora: Ajustar el proceso de implementación, especialmente en temas como inventarios, depreciación, presuntas dobles pensiones, mayores valores pagados y aquellas relacionadas con la actualización de las cifras referentes al pasivo pensional. Trabajar por dar respuestas institucionales a la contraloría sobre el avance en la implementación de las acciones de mejoramiento. Antes de implementar las acciones de mejora de los planes de mejoramiento a suscribir con el ente de control, realizar una análisis de causas con el fin de establecer acciones que sean efectivas. Elaboró: Yeniffer Latorre Casas-Joaquin Medina Aprobó: Jorge Enrique Vergara Vergara Oficina OACI- 2015

RENDICIÓN DE CUENTAS DE 2015 SEGUIMIENTO A LOS AVANCES DE LA GESTION PRESUPUESTAL, CONTRACTUAL Y FISICA DE LOS PROYECTOS DE INVERSION DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL, PERIODO 2014.  Opciones de Mejora: Dar tratamiento a los riesgos que puedan afectar directamente la ejecución de los Proyectos. Establecer mecanismos para trabajar de manera eficiente en la etapa precontractual, con el fin de agilizar los procesos de contratación. Tener en cuenta la fluctuación del dólar como un riesgo dentro de la contratación. Continuar con el seguimiento permanente que realiza la Oficina Asesora de Planeación y Control y dejar evidencia de los correctivos establecidos. Mejorar la Comunicación interna de la Universidad. Elaboró: Yeniffer Latorre Casas-Joaquin Medina Aprobó: Jorge Enrique Vergara Vergara Oficina OACI- 2015

RENDICIÓN DE CUENTAS DE 2015 SEGUIMIENTO A LOS AVANCES DE LA GESTION PRESUPUESTAL, CONTRACTUAL Y FISICA DE LOS PROYECTOS DE INVERSION DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL, PERIODO 2014.  Opciones de Mejora: Continuar con los incentivos que está realizando el centro de investigaciones, en el diseño de una política de motivación a los grupos que generan más investigación Continuar con la gestión para la creación del Estatuto del Fondo de Centro de Investigaciones, en donde maneje los recursos propios Mejorar el tramite de correspondencia de la universidad para evitar demoras en la entrega de documentos importantes para el desarrollo de los proyectos. Mejorar los espacios para el personal que desarrolla sus actividades dentro de los Proyectos, como para los equipos que se han adquirido en el desarrollo del mismo. Elaboró: Yeniffer Latorre Casas-Joaquin Medina Aprobó: Jorge Enrique Vergara Vergara Oficina OACI- 2015

INFORME PORMENORIZADO ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO RENDICIÓN DE CUENTAS 2015 INFORME PORMENORIZADO ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO NOV 2014 – FEB 2015 Opciones de Mejora: Implementar el plan de mejoramiento Institucional para fortalecer la mejora continua de la institución. Definir e Implementar el Plan de Capacitaciones para el personal administrativo y docente de la Universidad. Aprobar la Metodología de Administración del riesgo para el análisis, calificación y tratamiento del riesgo por procesos, teniendo en cuenta los riesgos anticorrupción y el los proyectos de inversión. Fortalecer el procedimiento de autoevaluación Institucional, la cual se debe hacer periódicamente. Realizar procesos de reinducción a los servidores públicos (contratistas y funcionarios) de la Universidad a fin de que conozcan la plataforma estratégica, y realizar encuestas de satisfacción. Elaboró: Yeniffer Latorre Casas-Joaquin Medina Aprobó: Jorge Enrique Vergara Vergara

INFORME PORMENORIZADO ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO RENDICIÓN DE CUENTAS 2015 INFORME PORMENORIZADO ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO NOV 2014 – FEB 2015 Opciones de Mejora: Realizar campañas de sensibilización y socialización del código de ética de la Universidad.   Implementar la política de comunicaciones Procurar la pronta y efectiva implementación del SIGUD con el fin de fortalecer la gestión de la Universidad y lograr la Acreditación Institucional. Tener en cuenta la información de la oficina de Atención al ciudadano en los comités directivos para la toma de decisiones. Elaboró: Yeniffer Latorre Casas-Joaquin Medina Aprobó: Jorge Enrique Vergara Vergara

SEGUIMIENTO ASIGNACION DE CUPOS ESPECIALES RENDICIÓN DE CUENTAS DE 2015 SEGUIMIENTO ASIGNACION DE CUPOS ESPECIALES  Opciones de Mejora: Continuar con el cumplimiento de la normatividad en la asignación de Cupos Especiales, se evidenció el mérito académico de los admitidos por estos grupos de acuerdo a los exámenes del Estado y las pruebas establecidas en cada Facultad, y el cumplimiento a la normatividad que aplica para estos casos. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONCILIACION DE LOS PROCESOS JUDICIALES DEL SEGUNDO SEMESTRE DE 2014 Opciones de Mejora: Continuar con el cumplimiento de las funciones señaladas en la precitada norma, en cada uno de los comités, se instaló a consideración de sus integrantes, los hechos y fundamentos jurídicos expuestos por cada uno de los abogados externos a cargo de la defensa jurídica de la Universidad, con el propósito de considerar la procedencia o no de la conciliación en los asuntos respectivos, así como la determinación de no iniciar una acción de repetición. Elaboró: Yeniffer Latorre Casas-Joaquin Medina Aprobó: Jorge Enrique Vergara Vergara Oficina OACI- 2015

RENDICIÓN DE CUENTAS DE 2015 SEGUIMIENTO: A INFORME DE LA ATENCION A LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS – Art. 76 Ley 1474 Opciones de Mejora: Implementar estrategias de comunicación desde la alta dirección con el fin de capacitar a los servidores públicos y docentes para mejorar el servicio al ciudadano en cuanto a: Ofrecer la adecuada a atención telefónica Suministrar información completa y verdadera Ofrecer trato respetuoso hacia el ciudadano. Ofrecer trato respetuoso hacia los estudiantes Ofrecer el vigilante trato respetuoso hacia los estudiantes Modificar el logo que se encuentra actualmente en la página principal, para facilitar y hacer evidente la forma de acceder a la Oficina de Quejas reclamos y atención al ciudadano. Mejorar la señalización que permita el fácil acceso del ciudadano y estudiantes a la oficina de Atención al Ciudadano. Elaboró: Yeniffer Latorre Casas-Joaquin Medina Aprobó: Jorge Enrique Vergara Vergara Oficina OACI- 2015

RENDICIÓN DE CUENTAS DE 2015 SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LA RESOLUCION 755-2012 HORARIO ESPECIAL DE TRABAJO PARA SERVIDORES Opciones de Mejora: Verificar el cumplimiento de los requisitos de que trata la Resolución 755 de 2012 para los funcionarios de la Universidad, para conceder los horarios de flexibilidad laboral. Adoptar y cumplir los controles y autocontroles para que los beneficiarios de la medida cumplan a cabalidad con los procedimientos insertos en la norma. Como son: Concertar horario de trabajo con el funcionario Concertar objetivos laborales. Reportar el horario de trabajo acordado con el trabajador Requerir y aportar la documentación requerida Efectuar el control del cumplimiento del horario establecido (Planillas de control) Elaboró: Yeniffer Latorre Casas-Joaquin Medina Aprobó: Jorge Enrique Vergara Vergara Oficina OACI- 2015

RENDICIÓN DE CUENTAS DE 2015 LEY DE CUOTAS - LEY 581 DE 2000 - 30% Dar cumplimiento a lo dispuesto en la Circular Conjunta 100-03 de la Procuraduría y el Departamento Administrativo de la Función Pública, sobre la vigilancia preventiva y aplicación de las disposiciones contenidas en la Ley 581 de 2000 sobre la adecuada y efectiva participación de la mujer en los niveles decisorios de la Administración Pública. Elaboró: Yeniffer Latorre Casas-Joaquin Medina Aprobó: Jorge Enrique Vergara Vergara Oficina OACI- 2015

PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO CON LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ DOBLES PENSIONES (Hallazgos 2.1.1, 23.1.6.4, 2.2.1, 2.1.2…..2.1.23) INVENTARIOS (Saldos almacén-contabilidad, depreciación) MAYORES VALORES PAGADOS A FUNCIONARIOS Y DOCENTES GESTIÓN DOCUMENTAL DEBILIDAD EN EL DEBIDO COBRO DE CUOTAS PARTES CONCURRENTES (Por pagar y por cobrar, Fondo de pensiones. NO COTIZAR AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL. ( Trabajadores oficiales) Elaboró: Yeniffer Latorre Casas-Joaquin Medina Aprobó: Jorge Enrique Vergara Vergara

5. LOGROS ALCANZADO POR LA DEPENDENCIA RENDICIÓN DE CUENTAS 2015 5. LOGROS ALCANZADO POR LA DEPENDENCIA A través de los informes de auditoría, de seguimiento y al proceso de asesoría y acompañamiento se han ajustado algunos procesos de gestión y motivado acciones de mejora en los procesos que llevan a presentar mejores resultados institucionales. Se ha logrado llevar a cabo tres reuniones del Comité Coordinador de Control Interno, donde se ha podido socializar y llevar a la mesa asuntos importantes para el sistema. Que la División de Recursos Humanos realizara correcciones al Sistema de Reporte de Información sobre cesantías. Ajustes por parte de los responsables a los procesos de control y Autocontrol en la asignación de puntos por productividad académica. Elaboró: Yeniffer Latorre Casas-Joaquin Medina Aprobó: Jorge Enrique Vergara Vergara Oficina OACI- 2015

5. LOGROS ALCANZADO POR LA DEPENDENCIA RENDICIÓN DE CUENTAS 2015 5. LOGROS ALCANZADO POR LA DEPENDENCIA Diseño de procedimientos para controlar la distribución de elementos de ferretería. Incremento de controles en los Contratos de Aseo y vigilancia. Realizar trabajo de equipo con la oficina Asesora de Planeación para tener el primer borrador de la matriz plan de mejoramiento, contribuir a la elaboración del procedimiento de mejora continua. Incrementar la confiabilidad de la información reportada por el Sistema de Vigilancia y Control Fiscal- SIVICOF Participación de las dependencias en las observaciones a los documentos Manual de Funciones y Cargas laborales. Aumento en la disposición de las dependencias para responder oportunamente los requerimientos de la Oficina. Elaboró: Yeniffer Latorre Casas-Joaquin Medina Aprobó: Jorge Enrique Vergara Vergara Oficina OACI- 2015

9. NECESIDADES ACTUALES Y FUTURAS DE LA OFICINA RENDICIÓN DE CUENTAS 2015 9. NECESIDADES ACTUALES Y FUTURAS DE LA OFICINA Espació físico ajustado a las actuales necesidades de la oficina. Software especializado para el desarrollo del proceso auditor Herramientas como mapa de riesgos, indicadores de gestión, procedimientos con tiempos, normograma y plan de Mejoramiento Institucional que permitan hacer seguimiento y medir la mejora continua de la institución. Implementación de los sistemas de gestión. Generar desde la alta dirección la conciencia de la importancia de la implementación y sostenibilidad del Sistema de Control Interno. Elaboró: Yeniffer Latorre Casas-Joaquin Medina Aprobó: Jorge Enrique Vergara Vergara Oficina OACI- 2015

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO !

RENDICIÓN DE CUENTAS 2015 10. MECI 2015 Oficina OACI- 2015 Elaboró: Yeniffer Latorre Casas-Joaquin Medina Aprobó: Jorge Enrique Vergara Vergara Oficina OACI- 2015

MECI 2015 Elaboró: Yeniffer Latorre Casas-Joaquin Medina Aprobó: Jorge Enrique Vergara Vergara

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