Definición y Rediseño de Puestos (DRP) Guía del Componente Metodológico Aplica el Meta Modelo de Metodologías CEIAR (Conceptos, Entregables, Insumos, Actividades, Roles)

Algunos problemas a enfrentar ¿Cómo enfrentar los problemas de coordinación debido a la falta de precisión en las responsabilidades de los puestos?. ¿Como resolver los problemas de implementación en un rediseño de procesos mediante el rediseño de las funciones o responsabilidades de algunos puestos?. ¿Qué técnicas simples de documentación se pueden aplicar cuando no se cuenta con Manuales de Funciones o los existentes no son útiles (por estar desactualizados, tener excesivo nivel de detalle, etc.)?.

Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades 5.0 Roles Anexos

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¿Cómo diferenciar lo trascendente de lo trivial en la Definición de un Puesto? Las ramas y …ramitas no bastan Es necesario una visión de bosque 5

¿Procesos, Funciones, Unidades, Roles? No existen definiciones oficiales. Los 4 se refieren a grupos de actividades. La diferencia: el énfasis o ángulo que cada término representa Proceso: da énfasis a la transformación de entradas en salidas Función: da énfasis a la responsabilidad que se asigna a una persona o equipo Unidad: (Área) da énfasis a los puestos y sus agrupaciones Rol: da énfasis al comportamiento esperado y a las competencias requeridas para ello Los tres conceptos se pueden emplear de manera simultánea e intercambiable. Roles Funciones Procesos Unidades Los Roles pueden se más fácilmente aplicados a las Funciones o a las Unidades.

¿Cómo se definen las Funciones de Áreas o Puestos ¿Cómo se definen las Funciones de Áreas o Puestos? Analizando las Cadenas de Valor de la Organización Función 1 Función 2 Función 3 Función 5 Necesidades del Mercado Valor para el Cliente Función 4 Materias Primas y Componentes de Terceros Valor para el Dueño / Valor Social La creación de valor se logra mediante las interacciones entre Roles/Funciones/Procesos. El trabajo en equipo es fuente de “Sinergia” (1+1=3) o “Economía de Alcance” ¿Por qué las organizaciones más grandes usualmente pagan mayores sueldos?

Los 5 niveles de Procesos y Documentación Normativa 1 2 3 4 5 Macro Procesos Manual(es) de Políticas Procesos CPOL Sub Procesos (1) Manual(es) de Operación y Funciones Actividades (2) Manual(es) de Procedi-mientos FPUE Tareas (3) FPRO (1) De 0 a N niveles. (2) Agrupadas en “Procedimientos”. (3) Agrupadas en “Instructivos”.

A nivel mas detallado: Funciones y Roles en un Flujograma Ante baja carga de trabajo podrían ser dos Funciones o Roles de un solo Puesto Ante alta carga de trabajo podrían ser dos Unidades que agrupen varios Puestos

Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos: Base para identificar Responsabilidades (Funciones) MPC - E - MAR / MISP.xls 10

MPC - E - MAR / Catálogo de Actividades.xls Catálogo de Actividades: Inventario mas detallado de las diferentes Responsabilidades Funciones MPC - E - MAR / Catálogo de Actividades.xls

El Catálogo de Actividades brinda detalles a nivel de Procesos y Puestos Mapa de Procesos / Funciones Catálogo de Actividades

MPC - E - MAR / Organigrama.xls

Totales / Balance de Actividades MPC - E - MAR / Balance de Actividades.xls

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Ficha de Puesto (versión básica) DRP - E - Ficha de Puesto Versión Básica.xls

DRP - E - Ficha de Puesto.xls Justificación de la Carga de Trabajo en base a “Inductores” o “Indicadores Operacionales” Los “Tipos de Ocurrencia” (Inductores o Indicadores Operacionales) no son precisos. Sin embargo propician una mejor definición de las Responsabilidades pues hacen notar aquellas muy generales o muy detalladas. En principio se determinan a partir de los Resultados o Salidas. DRP - E - Ficha de Puesto.xls 17

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Cronograma de Sesiones

Secuencia detallada para seguimiento del Desarrollo de las Fichas de Puesto

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Roles: Los genéricos para Proyecto de Cambio ADC - R - Funciones… xls

Roles: Los específicos para este Componente Metodológico DRP - R - Funciones.xls

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Bibliografía Fundación Chile (2003). “Identificación de competencias laborales a través del Análisis Funcional”. http://www.chilecalifica.cl/prc/n-0-complab1.pdf. GALBRAITH, Jay, DOWNEY, Diane y KATES, Amy. “Definiendo y premiando el éxito”. En Designing Dynamic Organizations. USA: AMACOM, 2002. Cap. 5. HAYGROUP (2004). Documento de Trabajo. “Principios básicos para el diseño de una organización efectiva”. [Online]. http://www.haygroup.com/downloads/co/WP_Principios_Básicos_para_el_Diseño_de_una_Org._efectiva.pdf. KAPLAN, R. S. y NORTON, D. P. (2008). “Alineamiento de las unidades organizativas y los empleados”. En The Execution Premium – Integrando la estrategia. España. Ediciones Deusto 2008. RUMMLER, G. (1995). “Nivel del trabajo/trabajador del desempeño”. En Improving Performance: How to manage the white space of the organizational chart. USA: Jossey – Bass Inc., Publishers. 1995.