EL TIEMPO En encuesta directivos insatisfechos con el 45% del uso de su tiempo. Importante identificar al enemigo…NOSOTROS. Trampa de la actividad, tan enfrascado en lo que haces que pierdes de vista PARA QUE lo haces. “ Si no sabes que hacer galopa”. Curva de rendimiento. Eficacia-Eficiencia. Dificultad para medir tareas de Dirección,el control suele ser emocional. Gran diferencia entre lo que creemos que hacemos, lo que deberíamos hacer, y lo que realmente hacemos.

EL TIEMPO COMO RECURSO EQUITATIVO Cada persona recibe las mismas 24 horas. INELASTICO No puede acumularse, ahorrarse, ni prestarse. INDISPENSABLE No existe acción que se realice sin tiempo. INEXORABLE Fluye en un solo sentido.

NORMAS PARA PROGRAMAR EL TIEMPO ( I) Tenga siempre preparado su PROGRAMA antes de iniciar la jornada. Programe sus actividades en función de los OBJETIVOS que quiera alcanzar. Elabore su programa en torno a temas ESENCIALES Trate de acompasar sus actividades, en la medida de los posible, a sus CICLOS CORPORALES. Programe siempre su horario por ESCRITO. AGRUPE acciones y asuntos relacionados entre sí siempre que le sea posible.

NORMAS PARA PROGRAMAR EL TIEMPO ( II) Mantenga a la VISTA su programa de actividades diarias. No vacile en tomarse largos periodos de tiempo para tareas IMPORTANTES. Asegúrese de asignar a cada tarea un tiempo SUFICICENTE, pero no excesivo. Mantenga la flexibilidad necesaria para poder abordar asuntos NO PREVISTOS, pero de interés. Incluya algún tiempo para PENSAR todos los días. Incluya, también, un tiempo fijo para lecturas PROFESIONALES.

HERRAMIENTAS PARA LA GESTION DEL TIEMPO Actitud mental Enfoque hacia objetivos Manejo de agenda, programación Establecer prioridades Defensa de las interrupciones: .-Teléfono .- Reuniones .- Visitas

EFICACIA VERSUS EFICIENCIA La eficiencia consiste en hacer las cosas bien. Es positiva pero no garantiza resultados.La persona eficiente se limita a hacer bien lo que hace. La persona eficaz sabe ante todo QUE es lo que debe hacer.Tiene claros los resultados que desea alcanzar.Hace lo que le acerca a ellos. LA EFICIENCIA SE CENTRA EN EL METODO EN EL COMO, LA EFICACIA EN EL FIN

CONSIDERACIONES SOBRE EL TIEMPO PRINCIPIO DE PARETO ( Regla del 80/20 ) Los elementos críticos de cualquier conjunto, constituyen por lo general una minoría LEY DE PARKINSON Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización.

1ª LEY DE ACOSTA LAS TAREAS SE ALARGAN AL INTERRUMPIRLAS. El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos interrumpido.

2ª LEY DE ACOSTA ES DIFICIL APARCAR CAMIONES Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corta.

Es fácil ser a la vez chapuza en unos temas y perfeccionista en otros. 3ª LEY DE ACOSTA DE CHAPUZA A PERFECCIONISTA El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica, sino que forma una curva en S. Es fácil ser a la vez chapuza en unos temas y perfeccionista en otros.

CARACTERISTICAS DE LOS OBJETIVOS CONCRETOS Y ESPECIFICOS POCOS Y MUY IMPORTANTES COMPATIBLES ENTRE SI ALCANZABLES PERO CON DIFICULTAD MEDIBLES, CUANTIFICABLES ESTABLECER PLAZOS ESTAR ESCRITOS

REUNIONES Utilízalas para: Definir objetivos Intercambiar información Analizar o resolver problemas “Vender una idea”

NO CONVOQUE REUNION CUANDO : No existe un propósito específico. Existe otro modo de conseguir el mismo resultado. Falta tiempo para conseguir la información precisa o realizar la adecuada preparación. Falta alguna de las personas clave

AL CONVOCAR LA REUNION Establezca objetivos. Establezca orden del día. Convoque solo a los que sea necesario, y hágales saber lo que se espera de ellos. Comience a la hora prevista. Lleve preparada la reunión.Evite cortes, ni entradas ni salidas. Mantenga el rumbo según el orden del día. Gestione el tiempo y termine a la hora prevista. Resuma conclusiones. Asegúrese que todos conocen exactamente lo que tienen que hacer y para cuando. Levante y acta y que se distribuya antes de 48 h.

TELEFONO Sea Conciso.Centrese en el tema. LLAMADAS RECIBIDAS Establezca un filtro adecuado. De instrucciones específicas para atenderlas o desviarlas. Establezca periodos preferentes. LLAMADAS REALIZADAS Agrupe las que haga. Prepárelas.Anote lo que desea comunicar o preguntar. Haga resumen al colgar Anote cifras, fechas y acuerdos.

CRISIS Analice sus crisis Busque pautas. Intente anticiparse a ellas. Establezca y desarrolle planes de contingencia antes de que aparezca la crisis

CUANDO ESTALLE UNA CRISIS: Tómelo con calma. Conserve la sangre fría. Relájese antes de abordar el problema. Mantenga a la vista sus objetivos. Averigüe el motivo de la crisis. Busque una solución definitiva, no un parche. Ensaye nuevas ideas. Introduzca mejoras, establezca cambios, puede ser el mejor momento.

MANEJO DE LAS VISITAS Diga NO,amable pero firme, a quien solicite “un minuto” que no le interese conceder.Pídale que venga en otro momento que le interese más. Para acortar una visita acuda al despacho del colega. Manténgase de pié las conversaciones serán más cortas. Ponga límite de tiempo al iniciar cada visita. No divague. Céntrese en lo esencial. Si algunos miembros de su Equipo entran y salen continuamente de su despacho, pídales que acumulen temas para tratarlos a la vez.