ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES INTERNOS DEL GOBIERNO 2007 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR 1 Alex A. Pérez Román Auditor Senior COMPRAS, CUENTAS POR PAGAR Y DESEMBOLSOS

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno  Propósito del proceso de compras del Gobierno  Personas autorizadas a comprar  Regulaciones del proceso  Procesos relacionados  Reglamentación aplicable Introducción

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno  Documento que origina la compra  Recibo de los bienes  Distribución contable y registro de las transacciones  Procesamiento de facturas  Registro del desembolso Objetivos de la Auditoría

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno  Reglamentación aplicable  Entrevistas  Comprador  Receptor  Encargados del procesamiento de las facturas  Encargados de efectuar los desembolsos  Supervisores  Otros Conocimiento del Proceso

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno  Inspección de documentos  Nombramientos y vigencia.  Determinar universos.  Revisión analítica.  Muestra. Nombramientos y Estadísticas

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno  El área tiene buenos controles internos y son observados.  En el área no hay controles, no se observan los establecidos o son muy pobres los existentes.  Se determinará el modo de selección y tamaño de la muestra. Controles Internos

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno  Requisición  Cumplimentada  Contiene detalle de los artículos requisados  Firmada por el solicitante y por quien aprueba la adquisición  Orden de Compra  Enumeradas y usadas en secuencia  Aprobada  Detallada Pruebas de Cumplimiento

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno  Procedimiento de Compra  Compras en Mercado Abierto ♦Emergencia ♦Único Proveedor  Subastas informales  Subastas formales Cont. Pruebas de Cumplimiento

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno  Procedimiento de Compra  Selección adecuada del procedimiento de compra.  Que se haya seguido dicho procedimiento.  Que la selección del proveedor sea adecuada. Cont. Pruebas de Cumplimiento

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno  Recibo de Bienes:  Que se cumplimente el informe de recibo e inspección para cada orden de compra.  Que las personas que firman el informe de recibo están autorizadas para ello.  Que se envíe copia del informe de recibo al Departamento de Compras, Contabilidad y Propiedad. Cont. Pruebas de Cumplimiento

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno  Procesamiento de Facturas  Comparación de las facturas contra las órdenes de compra.  Reclamación por bienes dañados.  Pago por bienes no recibidos. Cont. Pruebas de Cumplimiento

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno  Desembolsos  Corrección aritmética.  Determinar su corrección, propiedad y legalidad.  Corresponden a actividades de la entidad.  Evaluar si son extravagantes, excesivos e innecesarios.  Los pagos fueron aprobados y cancelados una vez pagados. Cont. Pruebas de Cumplimiento

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno  Cheques  Comparación del beneficiario, importe y fecha.  Las firmas en los cheques son las requeridas y las autorizadas.  Los endosos corresponden al beneficiario del cheque y el mismo no parece ser irregular. Cont. Pruebas de Cumplimiento

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno  Resumen de los resultados.  Redactar los hallazgos.  Redactar las recomendaciones.  Comunicar los resultados.  Dar seguimiento a las recomendaciones.  Auditorías periódicas y seguimiento. Conclusión sobre las Pruebas

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno  No había Requisición de Compra.  Fraccionamiento en las compras para evitar subastas.  No se solicitaron cotizaciones a por lo menos 3 licitadores.  Cotizaciones con poca información que no permitía corroborar su autenticidad.  No se preparó el Récord de Cotizaciones o no se preparó adecuadamente.  No se obtuvo certificación de disponibilidad de fondos. Hallazgos Frecuentes

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno  Órdenes de compra sin aprobar.  Adquisición de bienes sin mediar órdenes de compra previas.  Compras a licitadores no cualificados.  No se distribuyó la copia de la orden de compra de equipo a la Sección de Propiedad. Cont. Hallazgos Recientes

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno  Los bienes no fueron recibidos por personal autorizado para ello.  Fallas en completar el Informe de Recibo e Inspección.  Facturas sin aprobar por funcionarios autorizados.  Facturas y justificantes no fueron cancelados una vez pagados.  No había evidencia de la designación de personal en procesos de subastas.  No se realizó subasta formal requerida. Cont. Hallazgos Recientes

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno  Enmiendas a las condiciones de la subasta sin evidencia de aprobación.  La Junta de Subastas no evaluó todas las propuestas sometidas.  Documentos del proceso de subastas no indicaban fecha, número de subasta, persona que lo preparó, firma, entre otros.  No se estampó la fecha y hora de recibo de las propuestas sometidas por los licitadores. El Comité de Apertura tampoco incluyó sus iniciales. Cont. Hallazgos Recientes

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno  Evaluación de propuestas recibidas después de la fecha fijada para la apertura de los pliegos.  Adjudicación de subasta a un licitador que reflejaba pérdidas en los estados financieros y que no prestó fianza de ejecución.  Ausencia de Actas de la Junta de Subastas.  Actas sin firmar o sin indicar los miembros de la Junta presentes. Cont. Hallazgos Recientes

Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno El Proceso de Compras en el Gobierno Revisión 2007

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