Conceptos básicos de la entrevista Edgardo Castro Rivera, CFE Ayudante Ejecutivo Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno 6 de mayo de 2008 Estado.

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1 Conceptos básicos de la entrevista Edgardo Castro Rivera, CFE Ayudante Ejecutivo Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno 6 de mayo de 2008 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173

2 Contraloría a sus órdenes... 2 Objetivo Proveer información general a los participantes sobre el proceso de entrevistas para obtener información durante las auditorías.

3 Contraloría a sus órdenes... 3 6 TA NORMA DE TRABAJO DE CAMPO –Obtener evidencia suficiente, competente y relevante –Conservar el registro de la labor efectuada, con determinadas características Evidencia testimonial – entrevistas y testimonios. Merecen más crédito los testimonios que se obtienen libremente, sin intimidación NORMAS

4 Contraloría a sus órdenes... 4 7 MA NORMA DE TRABAJO DE CAMPO –El trabajo debe conservarse y documentarse en hojas de trabajo Deben tener información suficiente que permita su entendimiento y comprensión por otro auditor Deben contener determinadas características Cont. NORMAS

5 Contraloría a sus órdenes... 5 ¿QUE ES UNA ENTREVISTA?  Es una conversación entre dos o más personas con el próposito de obtener información.  Una sesión de preguntas y contestaciones estructuradas.

6 Contraloría a sus órdenes... 6 PROPÓSITOS Obtener información mediante la contestación a las preguntas: Qué Quién Cómo Cuándo Dónde Porqué Cuánto Lograr un propósito específico de acuerdo a la etapa en que se encuentra la auditoría.

7 Contraloría a sus órdenes... 7 Obtener datos para el desarrollo de la auditor í a o investigaci ó n. Recopilar informaci ó n sobre un posible esquema. Obtener informaci ó n que establezca o refute los elementos esenciales de un delito o violaci ó n a normas y reglamentos. Cont. Propósitos

8 Las entrevistas requieren la planificación de las preguntas, a quién entrevistar, el momento adecuado, el lugar, la documentación, para obtener la información que se necesita.

9 Contraloría a sus órdenes... 9 Apertura Cuerpo o Interrogatorio Cierre PARTES DE LA ENTREVISTA

10 Contraloría a sus órdenes... 10  Se presentará de una manera cortés y profesional.  Informará al entrevistado el propósito de la entrevista.  Solicitará al entrevistado que se identifique. Cont. Partes de la Entrevista En la apertura el entrevistador:

11 Contraloría a sus órdenes... 11 El entrevistador  Dirigirá sus preguntas de conformidad con el propósito de la entrevista y su teoría del caso.  Estará atento a lo que el testigo dice, como a lo que no dice, y a su reacción corporal.  Se relaciona con documentos, el entrevistador solicitará al entrevistado que los examine, identifique y declare sobre su autenticidad. Cont. Partes de la Entrevista Cuerpo de la entrevista:

12 Contraloría a sus órdenes... 12 TIPOS DE PREGUNTAS  Cerradas  Se contestan con Sí o No  Se utiliza para obtener información específica  Abiertas  Hay que explicar para contestar la pregunta.  Se usa para obtener mayor cantidad de información

13 Contraloría a sus órdenes... 13 El entrevistador debe resumir para el entrevistado los puntos claves. Para ello puede hacer las siguientes tres preguntas abiertas: Cont. Partes de la Entrevista ¿Hay algo más que quizás se nos olvidó preguntarle? ¿Qué otras personas pueden tener conocimiento sobre este asunto? ¿Hay algo más que usted quiera añadir? Cierre:

14 Contraloría a sus órdenes... 14  El entrevistador solicitará al entrevistado que mantenga en la confidencialidad de los asuntos tratados.  El entrevistador agradecerá al entrevistado su colaboración. Cont. Partes de la Entrevista Cont. cierre

15 Contraloría a sus órdenes... 15 Preparación para la entrevista Estudiar la reglamentación y documentación. Preparar una guía de preguntas. Debe ir dirigida a contestar las siete preguntas: Qué, Quién, Cómo, Cuándo, Dónde, Cuánto y Porqué. Ser cortés, respetuoso y neutral, pero firme con el entrevistado para dirigirlo a contestar lo que se le ha preguntado. Ser un buen oyente y observador.

16 Contraloría a sus órdenes... 16 Cont. Preparación Recordar que cada persona es diferente, vaya preparado para cualquier imprevisto. Realizar la entrevista en un lugar apropiado y crear un ambiente positivo. Preparar y documentar la minuta de la entrevista. Validar la información obtenida. Concluir sobre la entrevista y evaluar los resultados.

17 Contraloría a sus órdenes... 17 Redacción de la Entrevista Información sobre: Fecha Lugar Hora Entrevistado (nombre completo – dos apellidos) Entrevistador Asunto Detalles de la información obtenida Otros Formato

18 Contraloría a sus órdenes... 18 Las entrevistas por sí solas, generalmente, no son suficientes para sustentar una conclusión. Documentos Hojas de trabajo Análisis de datos

19 Contraloría a sus órdenes... 19 Preguntas

20 Contraloría a sus órdenes... 20 Información adicional División de Auditorías de: Municipios: (787) 200 -7252, ext 561

21 Contraloría a sus órdenes...