PLAN DE CALIDAD DIF MUNICIPAL COLIMA 2000-PL-07 Revisión 03 Enero 2010 DIF Municipal Colima Administración 2009-2012 Este documento es propiedad del H.

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1 PLAN DE CALIDAD DIF MUNICIPAL COLIMA 2000-PL-07 Revisión 03 Enero 2010 DIF Municipal Colima Administración 2009-2012 Este documento es propiedad del H. Ayuntamiento, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial por cualquier medio. Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de documentación. ENTRADA P R O C E S O SALIDA (Resultado, Registros generados) CONTROL ACTIVIDADRESPONSABLEVINCULACIÓN sI Indicador de Medición RO=(RACR/TR) 80% o mas de Requisiciones Atendidas Criterios de Aceptación Verificación y/o control. Reglamento Interno Bitácora de Requisiciones Bitácora de Ordenes de Compra Catálogo de Proveedores Análisis y evaluación de Proveedores externos Nombre del ProcesoAdquisiciones y evaluación de Proveedores Objetivo del Proceso Eficientar el proceso interno de compras, así como seleccionar y evaluar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdo a los requisitos del DIF Municipal Colima. -Decreto 226 -Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y vicios del Sector Pú- blico. -Reglamento de Adquisiones, serví cios y arrendamien- tos del Municipio de Colima -Reglamento DIF -Reglamento Interno de compras -Presupuesto -Reglamento para el manejo de Fon- dos revolventes. Emisión de la Requisición Departamento Solicitante Encargado de Proceso Sistema de Gestión de Calidad Norma ISO 9001:2000 Encargado de Proceso Procede la requisición B Se turna requisición al Depto. de Adquisiones Se sella de recibido la requisición Revisar la requisición Encargado de Proceso Bitácora de Requisiciones 2000-RG-AEP-02 Se le da número de Folio Encargado de Proceso INICIO Si Departamento De Adquisiones A No Requisición 2000-RG-AEP-01 2

2 PLAN DE CALIDAD DIF MUNICIPAL COLIMA 2000-PL-07 Revisión 03 Enero 2010 DIF Municipal Colima Administración 2009-2012 Este documento es propiedad del H. Ayuntamiento, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial por cualquier medio. Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de documentación. ENTRADA P R O C E S O SALIDA (Resultado, Registros generados) CONTROL ACTIVIDADRESPONSABLEVINCULACIÓN Indicador de Medición RO=(RATF/RANC) 90% de satisfacción del usuario Mayor de 851 S.M. Nombre del ProcesoAdquisiciones y evaluación de Proveedores Objetivo del Proceso Eficientar el proceso interno de compras, así como seleccionar y evaluar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdo a los requisitos del DIF Municipal Colima. Departamento De Adquisiciones 123 Determinar el Proceso de Compra Entre 101 y 850 S.M. Igual o menor a 100 S.M. A B Se regresa al Departamento solicitante Departamento solicitante Departamento De Adquisiciones Requisición 2000-RG-AEP-01 Rechaza por Departamento De Adquisiciones Dirección de R.H. y Materiales

3 PLAN DE CALIDAD DIF MUNICIPAL COLIMA 2000-PL-07 Revisión 03 Enero 2010 DIF Municipal Colima Administración 2009-2012 Este documento es propiedad del H. Ayuntamiento, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial por cualquier medio. Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de documentación. ENTRADA P R O C E S O SALIDA (Resultado, Registros generados) CONTROL ACTIVIDADRESPONSABLEVINCULACIÓN 1 Adjudicación Directa Todas las adqui- siciones de bienes o servicios iguales o menores a 100 salarios mínimos. Se compran materiales con fondos de caja chica Se elabora basándose en la requisición de materiales la Orden de compra Monto inferior a $1,650 pesos Si No Dirección de R.H. y Materiales Factura de Compra Nombre del ProcesoAdquisiciones y evaluación de Proveedores Objetivo del Proceso Eficientar el proceso interno de compras, así como seleccionar y evaluar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdo a los requisitos del DIF Municipal Colima. Encargado de Proceso. Encargado de Proceso. C C Se envía orden de Compra para autorización de Dirección Orden de compra 2000-RG-AEP-03 Encargado de Proceso. Dirección de R.H. y Materiales Dirección Bitácora de Orden de compra 2000-RG-AEP-04 D

4 PLAN DE CALIDAD DIF MUNICIPAL COLIMA 2000-PL-07 Revisión 03 Enero 2010 DIF Municipal Colima Administración 2009-2012 Este documento es propiedad del H. Ayuntamiento, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial por cualquier medio. Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de documentación. ENTRADA P R O C E S O SALIDA (Resultado, Registros generados) CONTROL ACTIVIDADRESPONSABLEVINCULACIÓN Nombre del ProcesoAdquisiciones y evaluación de Proveedores Objetivo del Proceso Eficientar el proceso interno de compras, así como seleccionar y evaluar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdo a los requisitos del DIF Municipal Colima. Recibir bienes y Validar documentos: Orden de compra y Factura Departamento solicitante Encargado de Proceso Factura del proveedor Autorización Por Dirección B D Enviar orden de compra a proveedor Dirección Dirección de R.H. y Materiales Orden de compra 2000-RG-AEP-03 Autorizada Si No Encargado de Proceso Proveedor Orden de compra 2000-RG-AEP-03 Autorizada Cumple requisitos F E Si No Bien recibido Firma de autorizado orden de compra y regresa a departamento de adquisiciones Dirección Dirección de R.H. y Materiales

5 PLAN DE CALIDAD DIF MUNICIPAL COLIMA 2000-PL-07 Revisión 03 Enero 2010 DIF Municipal Colima Administración 2009-2012 Este documento es propiedad del H. Ayuntamiento, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial por cualquier medio. Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de documentación. ENTRADA P R O C E S O SALIDA (Resultado, Registros generados) CONTROL ACTIVIDADRESPONSABLEVINCULACIÓN Nombre del ProcesoAdquisiciones y evaluación de Proveedores Objetivo del Proceso Eficientar el proceso interno de compras, así como seleccionar y evaluar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdo a los requisitos del DIF Municipal Colima. Se rechaza el material E Se llena forma de Evaluación de proveedores Departamento solicitante Encargado de Proceso Departamento solicitante Encargado de Proceso Evaluación de Proveedores 2000-RG-AEP-05 F Se pone sello y firma de persona que recibe materiales Se elabora contra recibo Por departamento de adquisiciones Factura del Proveedor con sello y firma de recibido Orden de compra 2000-RG-AEP-03 Autorizada Departamento solicitante Encargado de Proceso Departamento solicitante Proveedor G Factura del proveedor Se turna la documentación a departamento de adquisiciones Contra recibo de factura de proveedor Departamento solicitante Encargado de Proceso

6 PLAN DE CALIDAD DIF MUNICIPAL COLIMA 2000-PL-07 Revisión 03 Enero 2010 DIF Municipal Colima Administración 2009-2012 Este documento es propiedad del H. Ayuntamiento, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial por cualquier medio. Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de documentación. ENTRADA P R O C E S O SALIDA (Resultado, Registros generados) CONTROL ACTIVIDADRESPONSABLEVINCULACIÓN Nombre del ProcesoAdquisiciones y evaluación de Proveedores Objetivo del Proceso Eficientar el proceso interno de compras, así como seleccionar y evaluar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdo a los requisitos del DIF Municipal Colima. Se registra pasivo en contabilidad G Tramitar la documentación correspondiente para proceso de pago Encargado de Proceso Encargado de Proceso Dirección de R.H. y Materiales Se elabora póliza de cheque para pago Se firma cheques Encargado de Proceso Dirección de R.H. y Materiales Dirección de R.H. y Materiales Dirección Póliza de Cheques Y Cheque Se efectúa pago Dirección de R.H. y Materiales Proveedor Cheque FIN

7 PLAN DE CALIDAD DIF MUNICIPAL COLIMA 2000-PL-07 Revisión 03 Enero 2010 DIF Municipal Colima Administración 2009-2012 Este documento es propiedad del H. Ayuntamiento, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial por cualquier medio. Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de documentación. ENTRADA P R O C E S O SALIDA (Resultado, Registros generados) CONTROL ACTIVIDADRESPONSABLEVINCULACIÓN a 2 Solicitar cotizaciones vía electrónica, física o correo electrónico Encargado de Proceso. Elaborar cuadro Comparativo Encargado de Proceso. Analizar los cuadros Comparativos de Propuesta económica Cuadro comparativo de proveedores Propuesta económica 2000-RG-AEP-06 Nombre del ProcesoAdquisiciones y evaluación de Proveedores Objetivo del Proceso Eficientar el proceso interno de compras, así como seleccionar y evaluar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdo a los requisitos del DIF Municipal Colima. Por adjudicación directa con tres cotizaciones montos entre 101 y 850 Salarios mínimos vigentes en el Estado. Proveedores Cotización del proveedor Se envía cuadro Comparativo de proveedores para autorización de Dirección Encargado de Proceso. Dirección H

8 PLAN DE CALIDAD DIF MUNICIPAL COLIMA 2000-PL-07 Revisión 03 Enero 2010 DIF Municipal Colima Administración 2009-2012 Este documento es propiedad del H. Ayuntamiento, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial por cualquier medio. Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de documentación. ENTRADA P R O C E S O SALIDA (Resultado, Registros generados) CONTROL ACTIVIDADRESPONSABLEVINCULACIÓN a Solicitar visto bueno del Comité de Compras del H. Ayuntamiento de Colima Directora Gral. del DIF Municipal Col Oficialía Mayor H. Ayuntamiento de Colima Oficio solicitando visto bueno del comité de compra del H. Ayuntamiento de Colima Nombre del ProcesoAdquisiciones y evaluación de Proveedores Objetivo del Proceso Eficientar el proceso interno de compras, así como seleccionar y evaluar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdo a los requisitos del DIF Municipal Colima. H Autorización Por Dirección B Dirección Dirección de R.H. y Materiales Cuadro comparativo de proveedores Propuesta económica 2000-RG-AEP-05 No Si Se envía oficio a Oficialía Mayor del H. Ayuntamiento de Colima Dirección Sellan de recibido por Oficialía Mayor del H. Ayuntamiento de Colima Oficio solicitando Intervención del comité De compra del H. Ayuntamiento De Colima Oficialía Mayor H. Ayuntamiento de Colima Oficialía Mayor H. Ayuntamiento de Colima Dirección Oficio sellado de recibido I

9 PLAN DE CALIDAD DIF MUNICIPAL COLIMA 2000-PL-07 Revisión 03 Enero 2010 DIF Municipal Colima Administración 2009-2012 Este documento es propiedad del H. Ayuntamiento, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial por cualquier medio. Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de documentación. ENTRADA P R O C E S O SALIDA (Resultado, Registros generados) CONTROL ACTIVIDADRESPONSABLEVINCULACIÓN a Nombre del ProcesoAdquisiciones y evaluación de Proveedores Objetivo del Proceso Eficientar el proceso interno de compras, así como seleccionar y evaluar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdo a los requisitos del DIF Municipal Colima. I Se recibe oficio Informando el Resultado del comité de compras del H. Ayuntamiento de Colima Oficialía Mayor H. Ayuntamiento de Colima Dirección Oficio con resultado del visto del comité de compras del H. ayuntamiento de Colima La compra sigue el procedimiento establecido Por H. Ayuntamiento para compras entre 101 y 850 Salarios mínimos vigentes En el estado C

10 PLAN DE CALIDAD DIF MUNICIPAL COLIMA 2000-PL-07 Revisión 03 Enero 2010 DIF Municipal Colima Administración 2009-2012 Este documento es propiedad del H. Ayuntamiento, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial por cualquier medio. Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de documentación. ENTRADA P R O C E S O SALIDA (Resultado, Registros generados) CONTROL ACTIVIDADRESPONSABLEVINCULACIÓN a Por Concurso Cuando el monto sea entre 851 y 11,151 Salarios mínimos vigentes en el Estado. Solicitar participación del Comité de compras del H. Ayuntamiento de Colima Directora Gral. del DIF Municipal Col Oficialía Mayor H. Ayuntamiento de Colima Oficio solicitando Participación del comité de compras del H. Ayuntamiento De Colima Nombre del ProcesoAdquisiciones y evaluación de Proveedores Objetivo del Proceso Eficientar el proceso interno de compras, así como seleccionar y evaluar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdo a los requisitos del DIF Municipal Colima. Contar con la requisición de materiales y especificación técnica Encargado de Proceso. 3 Se envía requisición para autorización de Dirección Requisición 2000-RG-AEP-01 Encargado de Proceso. Dirección de R.H. y Materiales Dirección Bitácora de Requisiciones 2000-RG-AEP-02 Especificación técnica Autorización Por Dirección B Dirección Dirección de R.H. y Materiales No Si J

11 PLAN DE CALIDAD DIF MUNICIPAL COLIMA 2000-PL-07 Revisión 03 Enero 2010 DIF Municipal Colima Administración 2009-2012 Este documento es propiedad del H. Ayuntamiento, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial por cualquier medio. Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de documentación. ENTRADA P R O C E S O SALIDA (Resultado, Registros generados) CONTROL ACTIVIDADRESPONSABLEVINCULACIÓN a Nombre del ProcesoAdquisiciones y evaluación de Proveedores Objetivo del Proceso Eficientar el proceso interno de compras, así como seleccionar y evaluar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdo a los requisitos del DIF Municipal Colima. Se envía oficio a Oficialía Mayor del H. Ayuntamiento de Colima Dirección H Sellan de recibido por Oficialía Mayor del H. Ayuntamiento de Colima Oficio solicitando Intervención del comité De compra del H. Ayuntamiento De Colima Oficialía Mayor H. Ayuntamiento de Colima Oficialía Mayor H. Ayuntamiento de Colima Dirección Oficio sellado de recibido Especificación técnica Se recibe oficio Informando el Resultado del comité de compras del H. Ayuntamiento de Colima Oficialía Mayor H. Ayuntamiento de Colima Dirección Oficio con resultado de participación del comité de compras del H. Ayuntamiento de Colima La compra sigue el procedimiento establecido Por H. Ayuntamiento para compras mayores a 851 Salarios mínimos vigentes En el estado C

12 PLAN DE CALIDAD DIF MUNICIPAL COLIMA 2000-PL-07 Revisión 03 Enero 2010 DIF Municipal Colima Administración 2009-2012 Este documento es propiedad del H. Ayuntamiento, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial por cualquier medio. Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de documentación. IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD IDENTIFICACIÓN DEL SERVICIOTRAZABILIDADRESPONSABLE Número de Requisición -Reglamento Interno -Bitácora de Requisiciones -Bitácora de Ordenes de Compra -Catálogo de Proveedores -Análisis y Evaluación Bimestral de proveedores Externos Titular del Proceso RETROALIMENTACIÓN CON EL USUARIO INSTRUMENTOFRECUENCIARESPONSABLEMETA Evaluación y Recepción del ProductoBimestralTitular del Proceso 90% de Satisfacción de los usuarios del servicio. Nombre del ProcesoAdquisiciones y evaluación de Proveedores Objetivo del Proceso Eficientar el proceso interno de compras, así como seleccionar y evaluar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdo a los requisitos del DIF Municipal Colima.

13 PLAN DE CALIDAD DIF MUNICIPAL COLIMA 2000-PL-07 Revisión 03 Enero 2010 DIF Municipal Colima Administración 2009-2012 Este documento es propiedad del H. Ayuntamiento, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial por cualquier medio. Esta versión es vigente si se consulta en la red o en el centro de documentación. PROPIEDAD DEL USUARIO (Sólo las Dependencias que apliquen) NOMBRE DEL PRODUCTO PROPORCIONADO POR EL USUARIO VERIFICACIÓN REQUERIDATIPO DE PROTECCIÓN Y SALVAGUARDA REGISTRO GENERADO EN CASO DE DAÑO O EXTRAVÍO Requisición recibida Requisición de compra en base al reglamento Bitácora de Requisiciones Bitácora de Ordenes de compra Copia de recibido del usuario solicitante Responsable del Sistema de Gestión de Calidad y Mejora Continua Puesto y firma de aprobación Titular del Proceso Puesto y firma de quien emite la información Nombre del ProcesoAdquisiciones y evaluación de Proveedores Objetivo del Proceso Eficientar el proceso interno de compras, así como seleccionar y evaluar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdo a los requisitos del DIF Municipal Colima.