Gestión de Proyectos Diciembre 2008 Departamento de Planificación y Seguimiento (DPS) Secretaría de Administración y Finanzas (SAF)

Mandato de la Asamblea General 2008 “12. Evaluación y control de resultados b. Encomendar a la Secretaría General que prepare, en consulta con los Estados Miembros un marco de evaluación de programas y proyectos que responda a los mandatos establecidos por los cuerpos políticos y a las ventajas comparativas de la Organización, con excepción de aquellos financiados con el FEMCIDI, y que informe al Consejo Permanente.” AG/RES (XXXVII-O/07)

Principios que orientan la gestión de proyectos Velar por que los proyectos y programas que desarrolla la SG/OEA se adecuen a los mandatos recibidos. Promover que las áreas técnicas de la SG/OEA realicen las consultas debidas con los Estados miembros sobre los proyectos y programas propuestos. Contribuir a la institucionalización de una cultura de rendición de cuentas y de una gestión orientada a resultados. Orientar el diseño de los proyectos a los requerimientos de los donantes. Facilitar la coordinación entre las diversas áreas que puedan tener competencia y experiencia en los temas de las propuestas presentadas. Apoyar la preparación de programas y proyectos de alta calidad técnica, los procesos de monitoreo y evaluación, así como brindar instrumentos para el aprendizaje en base a las experiencias realizadas. Promover una mayor eficiencia mediante una programación racional en el uso de los recursos

Procedimientos de evaluación de pertinencia en el ámbito de la Comisión de Evaluación de Proyectos (CEP) 1. Presentación de propuesta en formulario único de Perfil de Proyectos al DPS (Secretaría Técnica de la CEP). 2. Personal DPS colabora con áreas técnicas con el fin de mejorar aspectos metodológicos y técnicos de la propuesta y realiza evaluación pertinencia (cumplimiento mandatos y ventajas comparativas). 3. Grupo Trabajo CEP (representantes de todas las áreas de la SG) analiza aspectos técnicos, valida evaluación pertinencia y presenta recomendaciones a CEP. 4. CEP analiza las propuestas en cuanto a pertinencia, calidad técnica general del proyecto e implicancias en materia de política institucional. 5. CEP aprueba, rechaza, o solicita modificaciones y aclaraciones sobre la propuesta presentada.

Perfiles proyectos presentados a CEP (enero noviembre 2008) Entre enero de 2006 y noviembre de 2008 las dependencias de la SG presentaron 296 perfiles de proyecto a consideración de la CEP.  273 aprobados  11 no aprobados  9 pendientes (mayor información solicitada)  3 retirados El mayor número de perfiles de propuestas fue presentado por la Secretaría de Seguridad Multidimensional (99), la Secretaría de Asuntos Políticos (61) y la Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral (87).

Desarrollo de instrumentos para facilitar el diseño, monitoreo y evaluación de proyectos basado en resultados La SG ha desarrollado y aplica instrumentos de formulación, monitoreo y evaluación de proyectos que permitan mejorar la calidad técnica de las propuestas, así como enfatizar el logro de resultados. Estos desarrollos serán complementados por soportes informáticos que agilicen la preparación de proyectos y la entrega de informes de resultados a los Estados miembros y a los donantes. Los formatos estándar están siendo utilizados en el diseño y seguimiento de los proyectos financiados por el Fondo Español, fortaleciendo la orientación hacia la administración por resultados y una mejora en la capacidad de informar sobre el logro de los resultados de los proyectos.

Capacitación en gestión de proyectos El desarrollo y aplicación de nuevos mecanismos e instrumentos a ser utilizados en varios momentos del ciclo de gestión de proyectos ha ido acompañado de capacitación para mejorar el diseño y formulación de proyectos, así como los procesos de seguimiento de la ejecución y de presentación de información sobre los resultados logrados. Entre 2006 y 2007 por medio de una serie de talleres se han capacitado:  259 funcionarios de OEA en metodología de diseño de proyectos  102 funcionarios de OEA en monitoreo y evaluación de proyectos basados en resultados  180 funcionarios de los Estados miembros en diseño de proyectos

Seguimiento al progreso en la ejecución de los proyectos aprobados por CEP entre enero de 2006 y julio de 2007 A solicitud de la CEP las áreas coordinadores y/o ejecutoras de proyectos, presentaron informes sobre el estados de los proyectos aprobados. De total de proyectos aprobados (158), se recibió información sobre el estado de ejecución de 101 proyectos. El monto total de estos proyectos es de $ 72.3 millones, de los cuales poco más de un millón corresponde a la contribución de OEA. Este proceso tuvo como objetivo:  Brindar información a la CEP y a los órganos políticos sobre el avance de los proyectos aprobados y los logros obtenidos en la ejecución.  Presentar algunos datos que puedan orientar la toma de decisiones en cuanto a los mecanismos de seguimiento de la cooperación, a fin de mejorar la información a los donantes sobre resultados obtenidos con el financiamiento otorgado.

4% 10% 2% 4% 23% 44% 5% 2% 1% Asistencia técnica en la formulación e implementación de planes de desarrollo (4%) Asistencia técnica en fortalecimiento de la seguridad pública (10%) Asistencia técnica en el fortalecimiento de la democracia y paz (2%) Asistencia técnica en formulación de políticas públicas y el desarrollo de estándares (4%) Apoyo para la investigación y el acceso a la información (23%) Fortalecimiento de capacidades humanas (44 %) Apoyo a acciones humanitarias (5%) Promoción de la cooperación internacional e intersectorial (5%) Apoyo financiero (2%) Fortaleci- miento institucio- nal(1%) Areas temáticas de los proyectos desarrollados entre enero de 2006 y julio de 2007

Ejemplos de algunos logros informados (proyectos aprobados entre enero 2006 y julio 2007)

Principales logros alcanzados en gestión de proyectos Implantación de procedimientos para la evaluación ex-ante de proyectos. Información sobre la ejecución de proyectos aprobados por la CEP entre 2006 y Desarrollo de instrumentos estándar para el diseño y monitoreo de proyectos basados en resultados. Personal de OEA y funcionarios de los Estados miembros capacitados en diseño y monitoreo de proyectos. Coordinación entre DPS y SEDI/FEMCIDI para desarrollo y revisión de instrumentos técnicos para diseño y monitoreo basado en resultados y capacitación funcionarios países miembros. Implantación de una metodología e instrumentos para el diseño y monitoreo de proyectos basado en resultados en el proceso de formulación y ejecución de proyectos financiados por el Fondo Español. Mejora en la calidad técnica de los proyectos presentados para aprobación de la CEP y, en particular para proyectos del Fondo Español. Progresiva adopción de un enfoque de gestión de proyectos basado en resultados

Próximos pasos para mejorar la gestión de proyectos Incentivar la presentación oportuna y completa de los informes solicitados, de forma de poder realizar un análisis en base al número total de proyectos aprobados por la CEP, ejecutados y finalizados. Desarrollo de un soporte informático para la presentación de informes que agilice no solamente su preparación, sino también el análisis. Identificación de los resultados esperados y los indicadores que midan el avance del proyecto. Afinación de los instrumentos de monitoreo y apoyo a las áreas desde la etapa de diseño hasta la preparación de informes de resultados.