Fundamentos de Auditoria Papeles de Trabajo

Papeles de trabajo Los papeles de trabajo, son todos aquellos documentos que sus­ten­tan la evidencia recopilada por los profesionales audi­tores durante el proceso de una auditoria, y que sirven para respaldar el informe y el juicio técnico sobre lo que se está examinando.

Papeles de trabajo Para algunos autores las hojas o papeles de trabajo: «Son el conjun­to de cédulas, documentos, cintas magnéticas, videos y otros, en los cuales el auditor registra los datos y la informa­ción obtenida, así como los resultados de las pruebas realizadas durante su examen».

Papeles de trabajo En la actualidad, muchos profesionales utilizan computadores perso­nales, laptops, Tablet o Smartphone para llevar sus Hojas de Trabajo, las cuales quedan archivadas en sus respec­tivas memorias.

Papeles de trabajo De conformidad a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, el Auditor está obligado a preparar, organizar, controlar y conservar los papeles u hojas de trabajo, donde han quedado registrados las pruebas que el auditor aplicó, y la evidencia y conclusiones a las cuales ha arribado.

Tipos de Papeles de Trabajo

Objetivos de las hojas de trabajo 1.- Registrar las labores llevadas a cabo en una auditoría Las HT proporcionan un registro sistemático y detallado de las labores llevadas a cabo por los profesio­nales del área, en los exámenes de auditoría que se practican. También las HT, se transforman en un registro de la información y de la evidencia que se ha obtenido, y que sirve para respaldar los hallazgos, las conclusiones , los juicios y las recomendaciones entregadas, producto del trabajo de auditoría.

Objetivos de las hojas de trabajo 2.- Determinar que el examen se efectuó de acuerdo con las NAGAS En las HT, deberá quedar refleja­do todos los anteceden­tes que permitan avalar que el examen se efec­tuó conforme a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, es­pecialmente las relativas a la ejecución del trabajo. Por lo tanto los legajos o carpe­tas de estas HT deben contener los programas de auditoría, la evi­dencia obtenida, los estudios y compresión del Control Interno y el grado de con­fianza o riesgos que este implica, los procedimientos apli­cados, y otros antecedentes necesarios para el examen

Objetivos de las hojas de trabajo 3.- Servir como fuente de información para futuros exáme­nes. Los antecedentes recopilados durante el examen y las conclusiones a las cuales han llegados los auditores, y que sir­ven como evidencia para respaldar el informe de auditoría, en muchas oportunidades puede servirle al auditor, para de­mostrar en el trabajo efectuado, y considerarlo como un elemento de juicio más al programar la nueva auditoría.

Objetivos de las hojas de trabajo 4.- Mejorar la calidad de los exámenes Las HT, no sólo deben estar bien preparadas o elabora­das, sino que además tienen que contener los asuntos más relevan­tes debidamente estudiados, con toda la eviden­cia suficiente que asegure que se le ha dado una adecuada atención del punto de vista de la auditoría a las materias examinadas

Objetivos de las hojas de trabajo 5.- Facilitar la Revisión y Supervisión Las HT, son fundamentales para la etapa de revisión que debe efectuar el encargado de la auditoría o el responsable de ella en la etapa de la ejecución del examen y del informe en borrador o preliminar de auditoría, antes que pueda ser for­mulado o remitido a los distintos usuarios. También permite que perso­nas ajenas a quien las ha preparado, examine los detalles de la auditoría registrado en dichos papeles.

Objetivos de las hojas de trabajo 7.- Respaldar el informe de auditoría en los procesos judi­ciales En aquellos casos que los infor­mes de auditoría den origen a presentaciones ante los tribunales de justicia, normal­mente por algún asunto asociados con algunas irregu­laridades cometidas en las empresas, u otros delitos encontrados du­rante el examen, las HT, son de gran importancia para respaldar el conte­nido del informe de auditoría, y le ayudan además al auditor a recordar situaciones de la cual se trata la materia impugnada.

Contenido de las hojas de trabajo o papeles de trabajo Las HT, van a contener la evi­dencia encontrada por el auditor durante el examen, como también aquellos antecedentes que le permitieron obtener esa evidencia. También es importante desta­car, que el contenido de las HT, dependerá del tipo de auditoría que se está llevando a cabo, es así como los papeles de trabajo van a conte­ner:

Contenido de las hojas de trabajo o papeles de trabajo Programas de auditoría Cuestionarios elaborados, tanto de control interno, como aquellos preparados para obtener información. Copias de la escritura de formación de la sociedad. Estatuto orgánico de la empresa Organigrama de la entidad Copias de procedimientos de interés para la auditoría Estados Contables Estados Presupuestarios Análisis de saldos

Contenido de las hojas de trabajo o papeles de trabajo Las evaluaciones llevadas a cabo La constancia de los procedimientos aplicados Copias de cartas remitidas por los auditores Entrevistas efectuadas Cálculos efectuados Notas de los supervisores Asientos de ajuste y otras recomendaciones efectuadas por el auditor Conciliaciones

Contenido de las hojas de trabajo o papeles de trabajo Extracto de documentos importantes Fotocopias de documentos importantes y que sirven para la audi­toría Confirmaciones obtenidas de terceros Carta de Gerencia Flujogramas elaborados, ya sea por la empresa o por el auditor Actas de arqueo Copias de inventarios Copias de planillas electrónicas con antecedentes pertinentes a la auditoría que se practica. Antecedentes sobre muestreo estadístico empleado Notas y observaciones efectuadas por el auditor, sobre procedi­mientos empleados, sobre C.I., otros comentarios y las recomenda­ciones propuestas

Preparación de los Papeles de Trabajo Las HT, deben estar compuesta, por un encabezamiento, por un cuerpo o parte central, y por la parte final:

Preparación de los Papeles de Trabajo A.- Encabezamiento El encabezamiento de las HT, debe estar compuesto de la siguiente forma: Nombre de la Empresa Materia, asunto o cuenta examinada Objetivo de la HT. Nombre de la subcuenta, si se trata de análisis de una audito­ría contable. Nombre de quien preparó las HT, en una ángulo de la HT, y la fe­cha de su confección. En el mismo ángulo y debajo del anterior las iniciales de quien las revisó y la respectiva fecha.

Preparación de los Papeles de Trabajo B.- Cuerpo Central En esta parte el auditor debe dejar establecido los procedimientos aplicados, e indicar la evidencia reunida, los análisis, cálculos y conclusiones a las cuales el auditor ha arribado

Preparación de los Papeles de Trabajo C.- Parte Final En la parte final de la HT, el auditor deberá dejar establecida, la fuente de la información obtenida, el alcance y profundidad del examen, el resultado y conclusiones, las marcas o tildes empleadas, y la numeración de la HT.-

Codificación y orden de los PT A.- Codificación Es fundamental tener una buena codificación y un orden en las HT, ya que facilita tanto su localización posterior, como la referenciación con otras materias relacionadas. En una auditoría pueden existir más de una carpeta permanente o corriente, por lo cual es fundamen­tal su orden.

Codificación y orden de los PT Se puede ordenar los anteceden­tes ya sea por materia o siguiendo otra secuencia, y se puede numerar en forma correlativa o en combinación con letras, en todo caso cualesquiera sea el método adoptado este debe ser uniforme para todas las carpetas que se originen en la empresa auditada.

Codificación y orden de los PT B.- Referenciacion La referenciación consiste en colocar en las HT, el código de otra HT, donde figura la misma infor­mación, u otra relacionada, que permita una mejor comprensión de lo estudiado. Es aconsejable colocar el núme­ro de la HT, al lado de la cifra o literatura en ambas HT que se están referenciando.

Ejemplo de codificación de los PT

Ejemplo de codificación de los PT

Propiedad de los Papeles de Trabajo La propiedad de las HT, corres­ponde al auditor, y este tiene la responsabilidad de velar por la debida custodia de las mismas

Propiedad de los Papeles de Trabajo En relación a esta materia, esto varía de un país a otro, en Chile, las NAGAS, nos indican que el audi­tor no debe destruir bajo ninguna circunstancia los papeles de trabajo, hasta el término o expiración de un plazo prudencial, que aunque la legislación vigente no lo especifica particularmente. Se puede con­siderar prudente un lapso de 7 años a contar de la fecha de tér­mino de los exámenes.

Marcas de Auditoria Las marcas son símbolos que el auditor utilizará en los papeles de trabajo para indicar la naturaleza y alcance de los procedimientos aplicados en circunstancias especificas, las cuales facilitan la revisión de los papeles de trabajo.

Marcas de Auditoria Las marcas deben ser uniformes, simples, distinguibles y claras, de manera que puedan ser rápidamente escritas por el auditor que ejecuta el trabajo e identificables por quien lo supervise.

Marcas de Auditoria La explicación o significado de las marcas se hará en cada cédula donde se coloquen o se detallarán en una cédula exclusiva de marcas, esta deberá archivarse al final del legajo de papeles de trabajo. A modo de ejemplo, se presentan las siguientes marcas de auditoria:

Marcas de Auditoria